Cơ bản về kỹ năng giao tiếp

Khám phá 130 kỹ năng giúp bạn làm chủ giao tiếp hiệu quả.

Thông điệp của bạn có rõ ràng?

Bạn đã bao giờ gặp khó khăn khi truyền tải thông điệp?

Có lẽ bạn đã cố tạo ra một dự án mang tính đột phá, được giao nhiệm vụ điều hành cuộc họp phòng ban, hay trình bày một bài thuyết trình hấp dẫn. Bạn cố gắng hết sức, nhưng tất cả bạn nhận được chỉ là những cái nhìn ngơ ngác và sự im lặng đáng sợ.

Rất có thể, những điều bạn cố gắng nói không sai, nhưng vấn đề ở chỗ bạn nói thế nào.

Người truyền thông giỏi nhất truyền cảm hứng và khuyến khích mọi người, giúp họ làm việc hiệu quả và loại bỏ trở ngại về sự hiểu biết. Thật không may, rất nhiều người gặp khó khăn để giao tiếp hiệu quả – chúng ta nhận được những thông điệp khó hiểu, dẫn tới hiểu lầm, thất vọng và mất cơ hội.

Tuy nhiên, với các kỹ năng đúng, bất cứ ai cũng có thể trở thành một người giao tiếp tốt. Bạn có thể tìm hiểu thêm hơn 130 kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ được chia nhỏ trong các nhóm sau:

Hiểu nguyên tắc cơ bản.
Lên kế hoạch truyền thông.
Truyền thông bằng văn bản.
Giao tiếp ấn tượng mặt đối mặt
Điều hành cuộc họp
Cung cấp một bài thuyết trình tuyệt vời
Chiến thắng người khác.
Làm chủ nghệ thuật phản hồi.
Xử lý tình huống giao tiếp khó khăn
Các nguồn tài nguyên khác.
Ý kiến và thông tin chi tiết.

Mục lục

Hiểu nguyên tắc cơ bản

Từ ý định ban đầu, thông qua truyền tải, tới giải thích và phản hồi, thông điệp của bạn sẽ đi theo một quá trình gọi là Chu kỳ truyền tải thông tin. Thông điệp của bạn cần thành công ở từng giai đoạn của chu kỳ này, vì vậy hãy cấu trúc nó thật cẩn thận để đáp ứng được nhu cầu và nguyện vọng của người nghe và phù hợp với các kênh mà bạn đang sử dụng.

Tuy nhiên, truyền thông là một quá trình hai chiều và bạn sẽ chỉ biết rằng bạn đã thành công bằng cách chú ý đến thông tin phản hồi.

Vì vậy, trước khi giao tiếp mặt đối mặt, dành thời gian tự hỏi “Kỹ năng lắng nghe của bạn tốt chưa?”

Cho đối tượng giao tiếp của bạn biết rằng, bạn thực sự đang nói về thông điệp của họ bằng cách lắng nghe đồng cảm và lắng nghe chủ động. Tìm hiểu làm thế nào để giao tiếp khéo léo, phát triển sự cảm thông và nỗ lực hiểu quan điểm người khác để đi đến một sự hiểu biết chung. Điều này, đến lượt nó cho phép bạn tạo ra các kết nối chất lượng cao với họ.

Tóm lại những kỹ năng này có thể giúp bạn vui vẻ hơn và hiệu quả hơn ở nơi làm việc. Nhưng để đạt được chúng, bạn cần bắt đầu với một kế hoạch.

Lên kế hoạch truyền thông

Mục đích của một kế hoạch truyền thông hiệu quả là gửi đúng thông điệp đến đúng người, đúng cách. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng nhiều người thất bại trong việc tổ chức thông điệp đúng cách, dẫn đến hiểu lầm, thất vọng và lỡ mất cơ hội.

Bước đầu tiên để có một kế hoạch giao tiếp hiệu quả là tạo ra một khuôn khổ trong đó thể hiện sự hiểu biết của bạn về thính giả và làm thế nào để đạt đươc nó. Đừng đưa ra các giả định: lắng nghe một cách thông minh để hiểu ý kiến, nhu cầu và mối quan tâm của người khác và đặt câu hỏi đúng cách.

Sau đó, sử dụng Tam giác hùng biên cấu trúc thông điệp phù hợp với kỳ vọng của người nhận, bối cảnh của họ và thông điệp bạn muốn truyền tải. Nếu bạn muốn người nghe hành động, có thể sử dụng Lời kêu gọi hành động của Monroe để khích lệ và truyền cảm hứng cho họ. Và xem xét việc khích lệ tinh thần bằng cách kể chuyện.

Dù chọn phong cách gì, hãy nhớ giữ cho thông điệp đơn giản, tránh sử dụng tiếng lóng – bài viết 7 tiêu chí để giao tiếp tốt hơn sẽ giúp bạn. Giữ thông tin được sắp xếp chặt chẽ trong các khối độc lập dễ hiểu và đơn giản và rõ ràng.

Giao tiếp mạnh mẽ bằng văn bản

Tại nơi làm việc, không ai có thời gian giải mã email, báo cáo lan man hay thông điệp phức tạp. Đó là lý do tại sao kỹ năng viết hiệu quả là rất cần thiết.

Giao tiếp bằng văn bản đang cạnh tranh với nhiều thông tin khác để thu hút sự chú ý của thính giả để thành công. Đây là nơi bạn có thể sử dụng kim tự tháp ngược, nơi mà các điểm chủ chốt đi đầu.

“Giữ mọi thứ chặt chẽ” rất quan trọng khi bạn viết email, cần ngắn gọn, rõ ràng và sử dụng tiêu đề thông minh là tất cả các chiến lược thiết yếu. Tránh lan man, sử dụng sai giọng điệu và những sai lầm phổ biến khác. Lời khuyên này cũng áp dụng cho thông điệp tức thời, bạn thậm chí phải ngắn gọn hơn với nó.

Với văn bản dài, đặc biệt là báo cáo kinh doanh, cần được tổ chức rõ ràng và hợp lý, để người đọc biết chính xác đi đâu tìm kiếm thông tin họ cần và không mất thời gian với một khối lượng dữ liệu phi cấu trúc.

Giao tiếp ấn tượng mặt đối mặt

Để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và thu hút mọi người thông qua giao tiếp, bạn cần phát triển sự nhạy cảm và khả năng phản ứng tích cực với những điều họ nói.

Tạo ấn tượng tốt đẹp ban đầu cũng quan trọng như khi giao tiếp bằng văn bản. Cho dù bối cảnh cuộc trò chuyện là gì, hãy đúng giờ, đoan trang và cởi mở và trung thực. Đặt mọi người thoải mái với những cuộc trò chuyện nhỏ và đảm bảo lắng nghe một cách cẩn thận để trả lời.

Tùy cơ ứng biến cũng rất hữu ích, đặc biệt là trong những tình huống mà bạn có thể nói mà không báo trước. Tạo một bài rao thang máy hấp dẫn, vì vậy mà bạn có thể tận dụng lợi thế trong bất kỳ cơ hội gặp gỡ nào.

Hãy nhớ rằng không phải tất cả giao tiếp mặt đối mặt là lời nói. Trong thực tế khi mọi người đang nói về cảm xúc và cảm giác của họ, phần lời nói trong thông điệp của họ có thể lên tới ít nhất là 7% toàn bộ cuộc giao tiếp. Một người giao tiếp khéo léo học cách đọc và sử dụng ngôn ngữ cơ thể, cũng như lắng nghe từ ngữ được sử dụng.

Thiết kế cuộc họp hiệu quả

Nhiều người không ưa các cuộc họp. Kỹ năng giao tiếp kém có thể là một nguyên nhân quan trọng và điều hành cuộc họp tệ có thể khiến thất vọng và bối rối về những điều cần làm tiếp theo.

Bạn có thể đã chứng kiến một nhà lãnh đạo không hiểu mục đích của cuộc họp. Thật điên rồ phải không, bằng cách học một loạt các kỹ năng đơn giản, bạn có thể quản lý cuộc họp một cách thông minh và hiệu quả.

Các quy tắc cơ bản để điều hành một cuộc họp hiệu quả là thiết lập mục tiêu, giữ cuộc họp càng ngắn càng tốt và đảm bảo người tham gia đều hài lòng với quá trình này.

Nhưng là một người điều phối, bạn cũng cần phải có khả năng:

Thiết kế và lập kế hoạch một cuộc họp.
Có sự tham gia của mọi người từ đầu với hoạt động làm quen
Hướng dẫn và kiểm soát nhóm trong cuộc họp.
Ghi lại những điểm chính một cách hiệu quả.
Hãy chắc chắn rằng những người tham gia hiểu được những gì họ cần làm sau cuộc họp.

Không phải mọi cuộc họp đều diễn ra theo kế hoạch. Nếu cuộc họp có xu hướng đi lệch hướng, bạn có thể học cách tạo bản đồ đối thoại, điều chỉnh hỗn loạn và đảm bảo mọi người nói theo cách có tổ chức. Xung đột có thể phát sinh khi mọi người có nhiều quan điểm khác nhau, vì vậy đảm bảo bạn học cách quản lý xung đột để có một kết quả tốt.

Hãy chắc chắn rằng quyết định của nhóm là khách quan và hợp lý, ngay cả khi một cuộc họp không có xung đột. Và không để tư duy tập thể, sự thiên vị hay bẫy khác làm hỏng những gì bạn cố gắng đạt được.

Truyền tải bài thuyết trình tốt

Trình bày là một phần cốt lõi trong nhiều cuộc họp, nhưng làm thế nào để chắc chắn phần trình bày của bạn truyền cảm hứng và nâng cao tinh thần? Bạn sẽ cần một loạt các kỹ năng trình bày tốt.

Lên kế hoạch trình bày một cách cẩn thận. Bạn sẽ có một bài trình bày tuyệt vời dễ dàng hơn nhiều nếu dành thời gian chuẩn bị những điều sẽ nói, chọn cấu trúc và phong cách đảm bảo thông điệp rõ ràng và trực quan. Di chuyển giữa các sự kiện cụ thể và những ý tưởng trừu tượng khi trình bày – điều này giúp bạn nói chuyện một cách hiệu quả.

Chuẩn bị phòng và kiểm tra bất kỳ đạo cụ hoặc phần cứng CNTT.

Mang tất cả những yếu tố này lại với nhau là nhiệm vụ không dễ dàng gì. Giữ một mắt chú ý những sai lầm phổ biến và nhớ rằng ngay cả những người chuyên nghiệp cũng lo lắng, vì vậy bạn cũng có thể vượt qua chúng. Nếu bạn hiểu đối tượng lắng nghe, bạn có thể chuẩn bị nội dung hấp dẫn và tự tin nói trước đám đông.

Chiến thắng người khác

Ngay cả những thông điệp có cấu trúc và được truyền tải khéo léo nhất cũng không luôn được như ý muốn. Nhưng, với kỹ năng tạo ảnh hưởng và kỹ năng đàm phán bạn có thể ngăn ngừa hay giải quyết xung đột và đạt được những gì mình cần.

Có một số cách để tiếp cận cuộc trò chuyện như vậy. Trường hợp bạn muốn xây dựng mối quan hệ lâu dài, đàm phán win-win sẽ giúp bạn tìm thấy một giải pháp được tất cả mọi người chấp nhận. Nhưng bạn nên có kế hoạch những điều mình sẽ làm bằng cách tìm hiểu về Thương lượng phân phối. Sử dụng Ma trận đàm phán của Lewicki và Hiam để chọn chiến lược đàm phán tốt nhất cho tình huống của mình.

Hãy cẩn thận tránh những sai lầm phổ biến trong đàm phán. Dù tính huống hay loại hình đàm phán của bạn là gì, điều quan trọng là tiếp cận nó một cách quả quyết và hợp tác, thậm chí nếu bạn phải nói “không”. Là một phần của điều này, thiết lập những điều mọi người thực sự cần, do đó bạn có thể tự tin với vị trí của mình.

Thuyết phục là nghệ thuật khiến mọi người đồng ý với bạn và do đó, nó có liên quan chặt chẽ đến đàm phán. Sức mạnh thuyết phục dựa trên bốn yếu tố: thiết lập uy tín, tìm kiếm nền tảng chung với một người mà bạn đang thuyết phục, đưa ra bằng chứng rằng bạn đã đúng và tạo ra một kết nối cảm xúc.

Bạn vẫn có thể đạt được theo cách của mình ngay cả khi chỉ có một vài người chia sẻ quan điểm của bạn. Áp dụng mô hình tin tưởng ABCD và xác định điều gì đó để mặc cả, và bạn có thể ngạc nhiên trước những gì mình có thể đạt được.

Nắm vững nghệ thuật phản hồi

Tin tưởng cũng là trọng tâm của phản hồi hiệu quả – đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất bạn có thể học hỏi. Hiểu và được hiểu bởi đồng nghiệp bao gồm cởi mở về bản thân và tìm cách để chia sẻ thông tin với họ, cũng như các quan điểm của họ.

Những phản hồi mà bạn cung cấp cho các thành viên trong nhóm có thể không phải lúc nào cũng tích cực, nhưng nếu bạn học cách làm điều đó tốt, bạn có thể tạo nên sự khác biệt tới hiệu suất của họ. Tất nhiên, có hai mặt trong mỗi đồng tiền: học để tiếp nhận và xử lý phản hồi về hiệu suất của riêng bạn cũng mang lại lợi ích.

Một ý tưởng tốt là đánh giá cách bạn cung cấp phản hồi ra sao, và làm thế nào để cải thiện. Bạn nên nhằm mục đích đạt được kết quả tích cực, điều này áp dụng cho dù bạn đang khen một đồng nghiệp hay đối phó với một vấn đề hiệu suất của cô ấy. Trong cả hai trường hợp, hãy thử sắp xếp thông tin phản hồi: tập trung ý kiến của bạn vào tình huống, hành vi và tác động cụ thể. Xem xét sự cân bằng giữa ý kiến tích cực và tiêu cực và tác động của chúng.

Nếu bạn là người nhận phản hồi, hãy sử dụng nó một cách có chủ ý bằng cách phân tích nó và suy nghĩ xem bạn có thể phản ứng với nó thế nào. Chịu trách nhiệm về hiệu suất của bạn và phát triển các kỹ năng của mình một cách tích cực. Chấp nhận lời phê bình tích cực như là một phương tiện để cải thiện hiệu suất của bạn – và cố gắng không phòng thủ.

Nhưng nếu bạn tin rằng những lời chỉ trích không công bằng, hãy vững chắc. Thách thức nó hợp lý và lịch sự. Học cách quản lý phản hồi tiêu cực bằng kỹ thuật tự thắc mắc giúp bạn cải thiện. Xem xét các sự kiện với nhau và chuẩn bị cho một giải pháp cho vấn đề đã được đánh dấu.

Xử lý tình huống giao tiếp khó khăn

Phản hồi tiêu cực không phải là tình huống giao tiếp khó khăn duy nhất. Đôi khi bạn có cuộc trò chuyện căng thẳng hay đối đầu, lúc đó bạn cần quyết đoán. Thách thức yêu cầu không hợp lý và tìm ra hành vi thao túng. Tìm hiểu làm thế nào để thể hiện tính cách, giữ vững lập trường khi bạn chắc chắn mình đúng.

Trong nhiều trường hợp, bạn có thể tránh bị tổn thất, thất vọng bằng cách biết khi nào và làm thế nào để lên tiếng, ngay cả khi bạn cảm thấy khó khăn. Đảm bảo không nhầm lẫn khẳng định quyền và ý kiến của bạn một cách tiêu cực. Tìm hiểu làm thế nào để đạt được những điều bạn cần bằng cách hợp tác với người khác, không chỉ đơn giản bằng cách hăm dọa họ.

Tìm được nền tảng chung theo cách này đặc biệt quan trọng nếu bạn làm việc với người mà bạn không thích. Trong trường hợp này, bạn cần cố gắng thiết lập một kết nối giúp bạn làm việc cùng nhau, tuy nhiên khó khăn có thể xảy ra.

Xem xét các kết nối cũng có thể giúp đỡ trong các tình huống khác. Ví dụ, Nếu bạn muốn thuyết phục ai đó đã bác bỏ ý kiến của mình và tư duy đóng, bạn sẽ cần phải giữ bình tĩnh, hợp lý và quyết đoán. Bạn có thể thách thức và đưa ra giả thiết, thu hút người khác vào cuộc tranh luận và tạo điều kiện cho sự đồng thuận. Nhưng xem xét sử dụng kịch bản phân vai để chuẩn bị cho những thách thức và cảm xúc mà có thể phát sinh.

Nếu bạn đã từng phải trao đổi tin xấu, hãy rõ ràng và chân thành. Để cho ai đó ra đi là điều khó khăn nhất đối với bất kỳ nhà quản lý nào; đảm bảo bạn trung thực, công bằng. Nếu tin tức thực sự xấu và bạn phải kiểm soát khủng hoảng, giữ thông tin mở với đồng nghiệp. Nếu không, tin đồn sẽ lắp đầy khoảng trống, với kết quả tiêu cực. Vì vậy, kiểm soát tình hình, chứng minh năng lực và trấn an đồng nghiệp rằng bạn đang hành xử một cách trung thực và cởi mở.

Blog