Những sai lầm cần tránh khi ký kết một thỏa thuận
Đừng giả định một cái gì đó không thể thương tượng
Tất cả các nhà quản lý thành công cần đàm phán, cho dù đó là để bung ra các điều khoản của một hợp đồng, để đạt được thỏa thuận của mọi người trong cuộc họp hay để thỏa thuận thời hạn với các thành viên trong nhóm.
Bạn sẽ phải vật lộn trong sự nghiệp của mình nếu bạn không thể đàm phán hiệu quả. Ví dụ: bạn có thể mất hợp đồng hoặc sự tôn trọng của các thành viên trong nhóm. Hoặc, bạn có thể không giải quyết được vấn đề mà các nhà thương thuyết tốt hơn có thể thông qua.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét 10 sai lầm phổ biến trong đàm phán – không theo thứ tự cụ thể nào – và thảo luận xem làm thế nào bạn có thể tránh chúng.
Chú thích:
Xem thêm các bài viết về đàm phán để trau dồi kỹ năng của bạn. Có nhiều cách tiếp cận khác nhau, như Thương lượng phân phối, đàm phán tích hợp và đàm phán win-win và các công cụ hữu ích khác, như Mô hình các lớp xung đột và Ma trận đàm phán của Lewicki và Hiam, có thể giúp bạn thương lượng hiệu quả hơn.
Mục lục
Sai lầm 1: Không chuẩn bị
Ngay cả khi bạn có một ý tưởng rõ ràng về những điều bạn muốn từ một cuộc đàm phán, bạn vẫn cần phải chuẩn bị và sắp xếp các luận cứ một cách cẩn thận.
Khi chuẩn bị, bạn cảm thấy tự tin hơn, đó là điều quan trọng trong bất kỳ cuộc đàm phán nào. Bạn ít có khả năng quên điều gì đó nếu chuẩn bị đầy đủ..
Nếu bạn tham gia đàm phán nhóm, hãy ngồi xuống trao đổi trước với đội nhóm và quyết định xem ai sẽ nói gì. Luyện tập và làm rõ các lập luận của bạn, có thể sử dụng kịch bản phân vai. Thảo luận về những điều phía bên kia có thể nói và những điều bạn chuẩn bị để thỏa hiệp. Ghi chép và đưa chúng tới cuộc họp.
Sai lầm 2: Không xây dựng mối quan hệ
Có những trường hợp khi bạn cần đàm phán “lạnh”, vì vậy bạn không ý thức được mong muốn của đối phương. Hãy cố gắng thiết lập mối quan hệ với bên kia nếu có thể. Chỉ cần mẩu chuyện nhỏ cũng có thể giúp bạn xây dựng lòng tin và có cái nhìn tốt hơn về mục tiêu, tham vọng của anh ta hay thậm chí là lo ngại, nỗi sợ về quá trình đàm phán.
Có thể có một số khó khăn, nhưng bạn sẽ đạt được một thỏa thuận thỏa đáng nếu thiết lập mối quan hệ tốt ngay từ đầu.
Sai lầm 3: Sợ phạm lỗi
Cố gắng đạt được thỏa thuận tốt nhất cho bản thân, nhóm hay tổ chức bạn có thể khiến bạn khó chịu. Bạn có thể sợ nói ra điều gì đó sai trái, giải quyết hoặc mặc cả quá sớm. Có lẽ bạn thấy từ chối đề nghị của người khác sẽ xấu hổ hoặc căng thẳng, đặc biệt là nếu phong cách lãnh đạo của bạn là đồng thuận hơn là chỉ thị.
Để giải quyết những cảm xúc này, hãy nhớ, có sự khác biệt giữa đàm phán và tranh cãi. Không giống như một tranh luận, khi mỗi bên lên tiếng chống lại điều gì đó, mục đích đàm phán là cả hai bên đạt được thỏa thuận. Vì mỗi bên muốn những điều khác nhau, bạn chỉ có thể đến thời điểm này thông qua thảo luận về những điều bạn chuẩn bị và không chuẩn bị để làm – đó chỉ là một phần của quá trình.
Sai lầm 4: Không lắng nghe
Bạn cần lắng nghe đối phương để trở thành một nhà đàm phán thành công. Nếu bạn nói chuyện quá nhiều hoặc bỏ qua những điều anh ta nói, sẽ khó tìm ra các khu vực thỏa thuận. Bạn cũng có thể suy nghĩ từ quan điểm của anh ta.
Khi có kỹ năng lắng nghe tốt, bạn hiểu thêm về những điều người khác muốn, xác định xem liệu có bất kỳ mối quan tâm chung nào không và tìm ra khoảng cách. Sử dụng kỹ năng lắng nghe chủ động và lắng nghe đồng cảm để hiểu rõ hơn về động cơ và mối quan tâm của cô ấy.
Sai lầm 5: Không biết “BATNA” của bạn
Thuật ngữ “BATNA” (viết tắt của “Best Alternative to a Negotiated Agreement – Giải pháp thay thế tốt nhất cho một thỏa thuận đàm phán”) có nguồn gốc từ các nhà nghiên cứu Roger Fisher và cuốn sách năm 1987 của William Ury, “Getting to Yes: Negotiating Agreement Without Giving In“
Về cơ bản, mặc dù mục đích đàm phán của bạn là để có được điều mình muốn, nhưng cũng cần quyết định xem giải pháp thay thế tốt nhất tiếp theo của bạn là gì. Nó có nghĩa, bạn biết khi nào là tốt nhất để cắt giảm thiệt hại và rời đi.
Quyết định BATNA của bạn trước khi tham gia đàm phán và đảm bảo bạn biết kết quả “tốt” là gì, ngay cả khi bạn không nhận được chính xác điều mình muốn. Có BATNA rõ ràng có nghĩa bạn có thể thúc đẩy mạnh hơn trong quá trình đàm phán và có thể đạt được thỏa thuận tốt hơn mong đợi, bởi bạn giữ các tùy chọn mở.
Sai lầm 6: Quan tâm quá nhiều
Bạn cần quan tâm tới kết quả đàm phán, nhưng không nên quá nhiều tới mức đưa ra một quyết định tồi, bởi bạn không thể từ bỏ. Nói cách khác, quản lý cảm xúc của bạn, quyết định khi nào thì ngừng.
Mẹo:
Một phần của việc này là đảm bảo bạn có nhiều lựa chọn thay thế để lựa chọn. Bạn sẽ ở vị thế yếu nếu bạn chỉ có một lựa chọn.
Sai lầm 7: Giả định thứ gì đó không thể thương lượng
Hãy tưởng tượng kịch bản sau: một ngôi sao bóng rổ đã ký hợp đồng nhiều triệu đô, trong vòng bốn năm với một đội bóng hàng đầu. Đó là một thoả thuận kín, giúp anh ta có nguồn thu nhập và nguồn tài trợ, tại CLB trong thời hạn hợp đồng, nếu phá vỡ hợp đồng sẽ phải chịu tổn thất chi phí lớn.
Nhưng anh ta đã thua trong mùa giải đầu tiên của mình và đội của đối phương tỏ ra quan tâm đến anh. Đột nhiên, hợp đồng với câu lạc bộ có thể thương lượng và điều khoản phá vỡ được đưa ra để thảo luận. Đây không phải là một thủ tục dễ dàng, nhưng, mùa giải tới, anh ấy có một câu lạc bộ mới và tất cả các bên đều vui vẻ.
Ví dụ này cho thấy không có gì nằm ngoài bàn đàm phán. Nếu bạn nghĩ mọi thứ có thể đàm phán, bạn sẽ có nhiều lựa chọn hơn!
Sai lầm 8: Tập trung vào giá
Đàm phán kinh doanh thường là về tiền.
Tất nhiên, giá quan trọng, nhưng nó thường chỉ là một khía cạnh của thỏa thuận. Hãy xem xét những thứ bạn có thể thương lượng. Ví dụ: bạn có thể thỏa thuận với điều khoản về tính độc quyền, thêm các dịch vụ bổ sung hoặc cải tiến các điều khoản của hợp đồng.
Sai lầm 9: Cố gắng giành “Chiến thắng”
Đạt được thỏa thuận có thể khó khăn hơn nếu bạn mong muốn giành chiến thắng hoàn toàn, ngay cả khi bạn có lợi thế ngay từ khi bước vào đàm phán.
Cuộc đàm phán hiệu quả nhất là khi cả hai bên rời khỏi bàn đàm phán và cảm thấy họ đã đạt được điều gì đó. Họ có thể không có mọi thứ mình muốn, nhưng họ có một thỏa thuận đủ đáng giá.
Điều quan trọng là không nên tham lam. Nếu bên kia thỏa hiệp và cả hai bên đều chấp nhận được, bạn có thể rơi vào thế nguy hiểm nếu bạn “chơi xấu” và đặt cuộc đàm phán tương lai vào rủi ro. Nói cách khác, biết khi nào nên dừng đàm phán!
Đọc bài viết đàm phán win-win tìm hiểu thêm về các mẹo giúp bạn tìm kiếm sự thỏa hiệp công bằng khi đàm phán.
Sai lầm 10: Đưa ra tối hậu thư
Nếu bạn sử dụng từ “Đây là đề xuất tốt nhất và cuối cùng của chúng tôi” trong đàm phán ban đầu, thì không thể thảo luận được gì nữa.
Cơ hội tìm kiếm thỏa hiệp sẽ mỏng manh hơn khi bạn đưa ra tối hậu thư như thế này, bởi bạn ép bên kia vào chân tường. Cách tiếp cận này cũng có thể được xem là hung hăng và độc đoán, mặc dù đôi khi nó cần thiết khi bên kia tiếp tục cố gắng làm giảm vị trí của bạn.
Tuy nhiên, phải nhận thức được sự khác biệt giữa việc đưa ra một tối hậu thư và thiết lập thời hạn. Các nhà đàm phán có kinh nghiệm thường sử dụng thời hạn khuyến khích bên kia quyết định hoặc phá vỡ bế tắc.
Nhược điểm là nó đặt bạn vào áp lực thời gian. Cả hai bên đều tập trung vào việc đạt được một thỏa thuận trong khung thời gian, có thể đẩy nhanh quá trình tìm kiếm thỏa hiệp.
Những điểm chính
Đàm phán hiệu quả đòi hỏi sự chuẩn bị và sự hiểu biết rõ ràng về điều bạn và bên kia muốn đạt được.
Trong khi bạn muốn đảm bảo thỏa thuận tốt nhất, đàm phán là về việc đạt được thỏa thuận và sự đồng thuận chứ không phải là “chiến thắng”.
Hãy xem xét các lựa chọn thay thế mà bạn đã chuẩn bị để chấp nhận – bao gồm từ bỏ một thỏa thuận – và nhớ tránh xa tối hậu thư.
Áp dụng vào cuộc sống
Quản lý tốt mỗi ngày chính là đàm phán và thỏa hiệp. Hãy thử các kỹ thuật trong bài viết này khi bạn quản lý đội nhóm, cũng như trong quá trình đàm phán chính thức hơn. Ví dụ: bạn có thể hưởng lợi từ việc lắng nghe nhiều hơn hoặc ít tập trung hơn vào “chiến thắng”?
