Chọn Chiến lược đàm phán tốt nhất
Bạn đã có một ngày bận rộn.
Thứ nhất, một trong các thành viên trong nhóm muốn gặp bạn để trao đổi về việc tăng lương. Tiếp theo, bạn có cuộc gọi hội nghị với nhà cung cấp, người muốn tăng giá cước vận chuyển. Cuối cùng, bạn có cuộc họp với sếp về ngân sách hoạt động và cô ấy muốn cắt giảm 15%. Với một kế hoạch như thế này, bạn có rất nhiều cuộc đàm phán!
Thách thức ở đây là mỗi trường hợp đều cần một cách tiếp cận khác nhau: một số cuộc đàm phán sẽ là hợp tác, trong khi số khác lại có tính cạnh tranh hơn.
Một số người tiếp cận tất cả các cuộc đàm phán theo cùng một cách, đều sử dụng cùng một phương pháp. Tuy nhiên, có nhiều cách khác nhau để đàm phán; Và khi bạn chọn chiến lược tốt nhất cho từng tình huống, bạn dễ dàng đạt được điều mình muốn. Nhưng làm thế nào để biết nên sử dụng cách tiếp cận nào?
Ma trận đàm phán của Lewicki và Hiam giúp bạn trả lời câu hỏi này.
Mục lục
Giới thiệu về Công cụ
Roy Lewicki và Alexander Hiam đã phát triển Ma trận Đàm phán và công bố nó trong cuốn sách năm 2006 của họ, “Mastering Business Negotiation“
Ma trận Đàm phán, trong hình 1, giúp bạn lựa chọn phương pháp đàm phán tốt nhất cho tình huống của mình, dựa trên tầm quan trọng của kết quả và mối quan hệ.
Hình 1:
Từ “Mastering Business Negotiation: A Working Guide to Making Deals and Resolving Conflict,” của Roy J. Lewicki và Alexander Hiam.
Lewicki và Hiam nói rằng có năm chiến lược đàm phán mà bạn có thể sử dụng:
- Avoiding – Hủy bỏ (Trì hoãn để chiến thắng)
- Accommodating – Dễ tính (Thua để chiến thắng)
- Competing – Cạnh tranh (Thắng – Thua)
- Collaborating – Hợp tác (2 bên cùng thắng)
- Compromise – Thảo hiệp (Chia tách từng phần)
Bạn có thể xác định chiến lược phù hợp nhất bằng cách tìm xem tình huống của mình rơi vào vùng nào trên trục X,Y
Trục X xem xét tầm quan trọng của kết quả đàm phán. Bạn càng tiến ra xa, kết quả càng quan trọng với bạn. Trục Y thể hiện tầm quan trọng của mối quan hệ với người kia, mối quan hệ ưu tiên thấp ở dưới cùng của ma trận, trong khi mối quan hệ ưu tiên cao ở trên cùng.
Sử dụng
Tốt nhất nên sử dụng Ma trận này trước khi đàm phán với người khác, bằng cách phân tích các ưu tiên, bạn có thể chọn chiến lược đàm phán phù hợp nhất với nhu cầu cụ thể của mình.
Bạn cũng có thể sử dụng ma trận này phân tích xem người khác sẽ chọn hình thức đàm phán nào. Nếu bạn để họ dẫn trước, chú ý tới chiến lược mà họ chọn, thì nó sẽ cho bạn biết rất nhiều điều về ưu tiên của đối phương.
Mẹo:
Trước khi bắt đầu đàm phán, điều quan trọng là phải xác định BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement – giải pháp thay thế tốt nhất cho một thỏa thuận đàm phán) của bạn và của người kia. Bằng cách này, bạn nhận thức được các lựa chọn thay thế và đưa ra quyết định sáng suốt trong quá trình đàm phán.
Hãy xem xét từng chiến lược đàm phán một cách chi tiết hơn.
Năm chiến lược đàm phán
-
Hủy bỏ (Trì hoãn để chiến thắng)
Chiến lược “trì hoãn” ở góc dưới bên trái của ma trận và nó thể hiện các tình huống mà kết quả và mối quan hệ đều có mức độ ưu tiên thấp. Vì vậy, bạn có thể rút lui khỏi đàm phán (tạm thời hoặc vĩnh viễn) hoặc tránh tình huống này hoàn toàn.
Mọi người thường sử dụng chiến lược trì hoãn khi người khác tức giận hoặc liên quan tới cảm xúc. Hãy kiểm soát cảm xúc của riêng bạn nếu người khác buồn phiền và thay vào đó tập trung vào sự đồng cảm và sử dụng kỹ năng lắng nghe chủ động
Cần lưu ý, tránh đàm phán trong các tình huống liên quan tới cảm xúc thường là chiến thuật đầu tiên; khi người kia bình tĩnh, bạn có thể hướng họ vào một phong cách đàm phán khác.
Bạn cũng có thể sử dụng chiến lược trì hoãn khi bạn có một lựa chọn thay thế đủ mạnh hoặc nếu bạn có thể đáp ứng nhu cầu của mình mà không cần đàm phán.
-
Dễ tính (Thua để chiến thắng)
Chiến lược này nằm ở góc trên bên trái của ma trận; Khi mối quan hệ có tầm quan trọng cao, nhưng kết quả đàm phán không phải là ưu tiên.
Với chiến lược này, bạn không nên quá lo lắng về việc “đánh mất” kết quả để duy trì mối quan hệ. Ví dụ, khi bạn đàm phán tăng lương với một nhân viên giỏi, người mà bạn thực sự muốn giữ. Nó cũng hữu ích trong trường hợp bạn cần trì hoãn cho một cuộc đám phán lớn hơn, cho đến khi bạn có nhiều hỗ trợ, chứng cứ hay thời gian.
Cuối cùng, bạn có thể sử dụng chiến lược này trong trường hợp chấp nhận một khoản lỗ ngắn hạn để đổi lấy một khoản lợi nhuận dài hạn. Ví dụ: bạn có thể đàm phán với sếp trì hoãn kỳ nghỉ của mình đổi cho cô ấy, đổi lại, cô ấy sẽ cho bạn thêm 2 ngày nghỉ trong tháng kế tiếp.
Trước khi sử dụng loại đàm phán này, xác nhận xem mối quan hệ này có quan trọng hơn so với kết quả. Nếu thực sự như vậy, xây dựng lòng tin bằng cách làm rõ ý định của bạn. Đảm bảo người kia hiểu rằng bạn đang từ bỏ mối quan tâm của mình cho anh ta – nó sẽ không xây dựng mối quan hệ trừ khi người khác hiểu bạn đang làm gì!
Tiếp theo, thể hiện sự tôn trọng với vị trí và khả năng của người khác với lời khen ngợi chân thành. Hãy nhớ, mục tiêu của bạn là tăng cường và bảo vệ mối quan hệ này, vì vậy hãy tích cực.
-
Cạnh tranh (Thắng – Thua)
Chiến lược này được thể hiện ở góc dưới bên phải của ma trận. Ở đây, kết quả là quan trọng, trong khi bảo vệ mối quan hệ có thể không quan trọng chút nào.
Chiến lược này phù hợp nhất khi bạn cần giành chiến thắng, ngay cả khi cái giá phải trả là mối quan hệ. Một ví dụ điển hình của chiến lược cạnh tranh là khi mua một chiếc xe; bạn muốn mức giá tốt nhất có thể và duy trì một mối quan hệ thân thiện, lâu dài với nhân viên bán hàng không phải là điều quan trọng.
Bạn có thể sử dụng chiến lược này khi đàm phán với ai đó, người đại diện cho người khác hoặc khi cả hai bên chỉ có mục tiêu ngắn hạn.
Đàm phán cạnh tranh không có nghĩa là mối quan hệ đã bị hủy hoại. Cả hai bên đều có thể tôn trọng lẫn nhau, miễn là cả hai đều công bằng và trung thực trong cuộc đàm phán. Cần có tính cách mạnh mẽ, quyết đoán và sức mạnh bên trong để thương lượng thành công trong loại kịch bản này, vì vậy hãy sớm xây dựng những kỹ năng này.
Điều quan trọng khi tiến hành đàm phán cạnh tranh là hiểu rõ những điều bạn cần để thoát khỏi tình huống. Viết ra những điều bạn muốn đạt được, cũng như một loạt đề nghị hoặc nhượng bộ khác mà bạn sẵn sàng từ bỏ để có được thứ mình muốn. Bằng cách chuẩn bị, bạn hiểu rõ hơn về những điều bạn có thể trao đổi với người khác.
Nếu đàm phán với một bên không quen thuộc, hãy bắt đầu đàm phán với nhiều câu hỏi. Tìm hiểu phía bên kia, thậm chí có thể hỏi người kia xem mục tiêu của anh ta là gì.
Thương lượng phân phối thường rơi vào chiến lược cạnh tranh bởi nó là “thắng-thua.” Mặc dù vậy, điều quan trọng cần nhớ là cả hai bên vẫn có thể hướng tới kết quả mà họ đồng ý là công bằng và hợp lý.
-
Cộng tác (Win-Win)
Chiến lược “Hợp tác” ở góc trên bên phải của ma trận. Hợp tác là một phong cách đàm phán win-win hay đàm phán cùng có lợi, bởi giành chiến thắng quan trọng, đồng thời cũng cần duy trì mối quan hệ. Cả hai bên đều cần đạt được mục tiêu của mình theo một cách nào đó.
Hợp tác thường là cách tiếp cận tốt nhất khi kết quả không mong muốn, chẳng hạn như hai bên tranh giành một phần thưởng rất nhỏ. Với sự hợp tác, bạn có thể cùng nhau làm việc để đạt được một phần thưởng lớn hơn, thay vì giành lấy những miếng bánh nhỏ hơn.
Bắt đầu phong cách đàm phán hợp tác bằng cách thể hiện sự tin tưởng và xây dựng thiện cảm. Nói với bên kia một cách công khai những điều bạn định làm và mục tiêu của bạn là gì. Bằng cách này, bạn xây dựng tự tin tưởng và tạo ra mối liên kết.
Danh tiếng của bạn cũng góp phần vào nỗ lực hợp tác. Nếu bạn có tiếng về sự công bằng, trung thực và toàn vẹn, thì bên kia sẽ tin tưởng bạn hơn trong quá trình đó. Đảm bảo bạn có một danh tiếng tốt!
Sáng tạo giải quyết vấn đề là một phần quan trọng khi hợp tác. Để cả hai bên giành chiến thắng, bạn phải tìm cách mới, sáng tạo để xem xét vấn đề.
-
Thỏa hiệp (Chia khác biệt)
“Thỏa hiệp” nằm ở trung tâm ma trận. Sự thỏa hiệp thường diễn ra khi các bên không thể tìm cách hợp tác, nhưng họ vẫn muốn đạt được mục đích và duy trì mối quan hệ. Thỏa hiệp đòi hỏi ít nỗ lực hơn là hợp tác.
Thỏa hiệp thường sử dụng các chiến lược từ bốn phong cách đàm phán khác, đó là lý do tại sao hiểu được các phong cách khác sẽ giúp bạn thỏa hiệp hiệu quả hơn. Mốt số vấn đề bạn có thể sử dụng chiến lược hợp tác, trong khi số khác có thể cần phong cách đàm phán cạnh tranh.
Điều quan trọng là phải linh hoạt trong quá trình này. Hãy nhớ rằng, bạn có thể thắng cũng như thua ở đây, vì vậy đảm bảo bạn hiểu rõ mục tiêu của mình, đặc biệt nếu bạn thay mặt người khác đàm phán. Bạn cũng cần ưu tiên một số mục tiêu nhất định, từ đó bạn biết có thể làm gì và không thể làm gì để bị thua.
Hãy nhớ, người đưa ra đề nghị đầu tiên thường là người bị mất tổng thể nhiều nhất, nếu có thể, hãy để bên kia dẫn đầu. Điều này không chỉ giúp bạn có được vị trí mạnh hơn mà còn cho bạn cái nhìn rõ hơn về ưu tiên và mục tiêu của bên kia. Khi bạn trở lại với sự phản đối, bắt đầu với những thỏa hiệp nhỏ. Nếu bắt đầu từ thỏa hiệp nhỏ, nó giúp bạn tránh leo trang đòi hỏi từ cả 2 bên.
Cuối cùng, cho thấy bạn muốn đàm phán bằng cách giải quyết các mối quan tâm chính của bên kia. Điều này chứng minh sự công bằng và sự đồng cảm của bạn và cho thấy bạn sẵn sàng đạt được chiến thắng cho tất cả mọi người.
Mẹo:
Xem bài viết Phong cách đàm phán dựa trên trực giác và ảnh hưởng cho bạn một cái nhìn sâu sắc khác khi lựa chọn phong cách đàm phán tốt nhất.
Những điểm chính
Roy Lewicki và Alexander Hiam phát triển Ma trận Đàm phán và công bố nó trong cuốn sách năm 2006 của họ, “Mastering Business Negotiation.” Ma trận này cho phép bạn lựa chọn chiến lược đàm phán tốt nhất dựa trên tầm quan trọng của kết quả và mối quan hệ trong từng tình huống. Năm phong cách này là:
- Avoiding – Hủy bỏ (Trì hoãn để chiến thắng)
- Accommodating – Dễ tính (Thua để chiến thắng)
- Competing – Cạnh tranh (Thắng – Thua)
- Collaborating – Hợp tác (2 bên cùng thắng)
- Compromise – Thảo hiệp (Chia tách từng phần)
Để sử dụng mô hình, thể hiện tầm quan trọng của mối quan hệ trên trục Y và tầm quan trọng của kết quả trên trục X. Nó giúp bạn xác định cách đàm phán tốt nhất để sử dụng trong từng tình huống.
