Ghi chép hiệu quả
Bạn đã từng tham dự cuộc họp nào mà không một ai thực hiện lời hứa mà họ đưa ra trước đó? Bởi vì không có gì tiến triển kể từ lần trước nên không có nhiều vấn đề để thảo luận và mọi người sẽ sớm mất hứng. Trước khi bạn kịp nhận ra, động lực của nhóm đã bị suy giảm.
Đây là tình huống thường xảy ra nhưng có thể tránh gặp phải nhờ lưu hành kịp thời những ghi chép đầy đủ sau mỗi cuộc họp . Bằng cách đó, mọi người đều được nhắc nhở rõ ràng về những gì họ cần làm khi nội dung cuộc họp vẫn còn tồn tại trong tâm trí họ.
Trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu làm thế nào để ghi chép cẩn thận và có tổ chức. Chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn những điều cần làm và những điều có thể bỏ qua cũng như làm thế nào để trình bày ghi chép có hiệu quả, thúc đẩy mọi người đọc và hành động.
Tất nhiên, chúng tôi không khẳng định rằng ghi chú là một khía cạnh đặc biệt thú vị trong sự nghiệp. Tuy nhiên, ghi chép rõ ràng, bao quát và có tổ chức có thể mang lại rất nhiều lợi ích. Chúng giúp tạo ra sự khác biệt giữa những người tham dự cuộc họp cho có và không làm gì cả với những người làm mọi thứ để đẩy dự án tiến về phía trước. Và sự tiến triển có thể là kết quả trực tiếp của việc ghi chép!
Chú thích:
Bài viết không đề cập đến tính chính thức và có cấu trúc.Thay vào đó, nó tập trung vào việc ghi chép theo định hướng hành động trong cuộc họp không chính thức.
Mục lục
Trước cuộc họp
Nếu bạn xác định mình sẽ ghi chép trong cuộc họp, hãy dành thời gian chuẩn bị. Hãy ghi nhớ những điều sau đây:
- Họp không phải là phim ảnh- bạn muốn biết cốt truyện trước khi bắt đầu! Điều đó có nghĩa là bạn cần phải xem xét trước nội dung chương trình. Nếu biết trước những vấn đề nào sẽ được đưa ra thảo luận, bạn có khả năng sắp xếp thông tin ghi chép tốt hơn.
- Chuẩn bị sườn ghi chép từ trước! Nghiên cứu chương trình để phác thảo sơ qua và dành khoảng trống để ghi chú. Bạn có thể trình bày sổ tay theo hệ thống Cornell.
- Nếu bạn dự kiến đóng góp tích cực trong cuộc họp, hãy chắc chắn viết ra những ý bạn muốn trình bày trước. Khi bận ghi chép, bạn khó có thể nhớ ra những điều này.
Những điều cần ghi chép trong cuộc họp
Những gì thực sự cần thiết cần ghi chép?
- Danh sách những người được mời nhưng không thể tham dự cũng như những người chắc chắn tham dự. Điều này sẽ giúp bạn nhớ ai là người cần được gửi bản ghi chép cuộc họp.
- Khi hoạt động nào đó được đề xuất và đồng ý, hãy ghi chép cụ thể thời gian và tên người chịu trách nhiệm thực hiện. Nếu người điều hành cuộc họp không xác định ai sẽ là người thực hiện nhiệm vụ cụ thể, hãy chủ động hỏi ông ấy.
- Nếu khôn có thói quen viết tắt thì đừng cố ghi lại tất cả những điều được nói ra vì nó có thể khiến bạn không bắt kịp tiến độ cuộc họp. Ghi chú cuộc họp không phải là sao chép – bạn cần phải suy nghĩ trước khi bắt đầu viết. Hãy chọn lọc và tóm tắt nội dung ghi chép.
Mẹo:
Bạn có thể tìm thông tin trong bản ghi chép dễ dàng hơn bằng cách sử dụng biểu tượng cho mỗi điểm chính. Ví dụ:
- [] – Biểu thị những việc “cần làm”
- () – Đánh dấu công việc được chỉ định cho một người cụ thể
- * – Đánh dấu sự kiện quan trọng
- ? – Đánh dấu những điểm bạn cần nghiên cứu thêm.
Sau cuộc họp
- Tiêu đề ghi chép cần phản ánh mục tiêu tổng thể của cuộc họp. Bạn cần đánh dấu thời gian rõ ràng và trong trường hợp địa điểm diễn ra cuộc họp thường xuyên thay đổi, hãy ghi chép địa điểm cụ thể. Điều này giúp mọi người xác định tài liệu họ nhận được là của cuộc họp nào.
- Khi lưu trữ các ghi chép, hãy đặt tên tệp một cách cụ thể. Điều này giúp bạn có thể tìm thấy tài liệu một cách dễ dàng. Tên tệp bao gồm cả tên cuộc họp và ngày tháng sẽ giúp bạn lưu trữ có tổ chức. Tiêu đề “Cuộc họp marketing ngày 17 tháng 1 năm 2010.doc” giúp mọi người dễ dàng tìm các tài liệu liên quan khi cần thiết.
- Bạn cần đưa vào những chi tiết nào? Điều này phần lớn phụ thuộc vào nội dung cuộc họp và nhóm làm việc với bạn. Nếu phân vân, hãy trình bày ngắn gọn, súc tích trong khi vẫn đảm bảo có đủ thông tin để những người không thể tham dự hiểu quyết định được phê duyệt.
- Gửi ghi chú kịp thời – tốt nhất là trong vòng 24 giờ kể từ khi diễn ra cuộc họp. Điều này không chỉ giúp mọi người tối đa hóa thời gian thực hiện nhiệm vụ được phê duyệt mà còn tận dụng được động lực và sự nhiệt tình xuất phát từ cuộc họp trước khi nó biến mất.
- Nếu bạn quan tâm đến việc mọi người đọc ghi chép, hãy nhớ ghi tiêu đề email cụ thể như tên tài liệu và tệp tin. Để tìm hiểu thêm về điều này, hãy tham khảo bài viết của chúng tôi về làm thế nào để viết email hiệu quả.
Khi suy nghĩ đến việc làm thế nào để nâng cao kỹ năng ghi chép giúp tổ chức cuộc họp tốt hơn, hãy tham khảo bài viết về Điều hành cuộc họp hiệu quả và Điều hành hội nghị qua điện thoại
Những điểm chính
Ghi chép cuộc họp đòi hỏi quá trình suy nghĩ và tổ chức tốt. Hãy chuẩn bị trước bằng cách xem qua nội dung chương trình và xác định những người sẽ tham dự.
Hãy đảm bảo bản ghi chép dễ tìm và dễ sử dụng. Đặt tên tiêu đề tài liệu, tên tệp và tiêu đề email càng cụ thể càng tốt. Và để việc ghi chép trở nên dễ dàng hơn, bạn có thể sử dụng những biểu tượng khác nhau để đánh dấu các công việc, nhiệm vụ nổi bất.
Ngoài ra, đừng trì hoãn việc lưu hành ghi chép. Hãy gửi chúng càng sớm càng tốt sau cuộc họp. Bạn sẽ ngạc nhiên về tính hiệu quả của phương pháp tiếp cận này trong việc thúc đẩy quá trình hoàn thành nhiệm vụ.
