Giao tiếp duyên dáng và hiệu quả
Email là một trong những công cụ giao tiếp quan trọng nhất mà chúng ta thường sử dụng. Đây là một cách tiếp cận với mọi người khắp toàn cầu ngay lập tức, dễ dàng và lý tưởng.
Vấn đề là chúng ta thường không sử dụng email một cách hiệu quả. Chúng ta có thể muốn trả lời ngay lập tức, viết dài dòng, không mạch lạc làm người nhận bối rối hoặc gửi một loạt thư mà người nhận không bao giờ đọc.
Bài viết này sẽ đưa ra một số chiến lược sẽ giúp bạn sử dụng email hiệu quả hơn.
Mục lục
Tầm quan trọng của việc sử dụng email hiệu quả
Mặc dù email rất hữu ích nhưng nó lại mất nhiều thời gian và công sức của bạn nếu không biết sử dụng chúng hiệu quả.
Ví dụ: Bạn dành bao nhiêu thời gian đọc những email được chuyển tiếp, mà không liên quan gì đến mình hoặc công việc của mình? Hoặc bạn có thường xuyên phải tìm kiếm trong hộp thư đến những email yêu cầu sự chú ý ngay lập tức, mà người gửi không gắn cờ “khẩn cấp”?
Dưới đây, chúng tôi vạch ra 8 chiến lược giúp bạn sử dụng email hiệu quả hơn. (Bài viết quản lý email hiệu quả và viết email hiệu quả đưa ra một số mẹo bổ sung giúp bạn quản lý và viết email)
-
Sử dụng Email một cách chính xác
Khi chọn người nhận, sử dụng “To,” “cc” và “bcc” một cách chính xác là rất quan trọng.
Chỉ sử dụng “To” để gửi cho những người cần thực hiện hành động hoặc bao gồm những người bị ảnh hưởng trực tiếp bởi email.
Sử dụng “cc” khi người nhận cần biết về thông điệp nhưng không nhất thiết phải thực hiện bất kỳ hành động nào.
Sử dụng “bcc” khi bạn muốn gửi email cho nhiều người, nhưng không muốn tiết lộ tên và địa chỉ email của tất cả mọi người trong danh sách.
-
Chọn lọc với “Trả lời tất cả – Reply to all“
Tính năng “Reply to all” cho phép bạn trả lời mọi người một cách dễ dàng trong một chuỗi email. Tuy nhiên, bạn chỉ nên sử dụng nó khi chắc chắn rằng phản hồi của mình có liên quan đến từng người.
Khi đưa ra phản hồi hoặc chỉ trích một người, đừng bao giờ sử dụng “Reply to all”. Nếu bạn phải chia sẻ thông tin xấu hoặc đưa ra phản hồi, hãy viết email mới và gửi ý kiến của bạn trực tiếp đến người đó.
-
Tránh Email Tennis
Chúng ta đã từng sử dụng email tennis trước đây. Nó xảy ra khi mọi người hỏi thông tin qua lại – thường trong một khoảng thời gian ngắn – để xác định ngày họp hoặc hỏi và trả lời các câu hỏi.
Bạn có thể tránh email tennis và tiết kiệm thời gian bằng cách đưa ra cho người nhận sự lựa chọn trong email đầu của mình.
Ví dụ
Chào Lam,
Chúng ta cần lên lịch gặp nhau trong tuần này. Tôi rảnh lúc 10 giờ sáng thứ tư hoặc 2 giờ chiều thứ năm. Liệu một trong hai ngày đó có phù hợp với bạn?
Nam
Hãy tưởng tượng điều gì sẽ xảy ra nếu Nam không đưa ra cho Lam bất kỳ lựa chọn nào. Lam có thể muốn gặp vào thứ hai và Nam sẽ phải trả lời rằng anh không có thời gian rảnh.
Cung cấp cho người nhận càng nhiều thông tin cần thiết trong email đầu và giữ nó đơn giản càng tốt. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và trao đổi thông tin một cách nhanh chóng. Còn một cách khác đó là hãy nhấc điện thoại lên và nói chuyện trực tiếp với người đó.
-
Lịch sự
Hãy thường xuyên lướt qua hộp thư đến và trả lời email trong một khoảng thời gian hợp lý. Đây là hành động lịch sự, đơn giản và khuyến khích người nhận trả lời email một cách kịp thời.
Mức độ thường xuyên kiểm tra hộp thư đến phụ thuộc vào bản chất công việc của bạn. Thông thường, cách quản lý hộp thư đến hiệu quả là kiểm tra nó 3 lần một ngày.
Đôi khi, bạn có thể lãng phí thời gian vì trả lời quá nhanh. Ví dụ: hãy tưởng tượng rằng đồng nghiệp gửi email cho bạn để được tư vấn về một vấn đề. Một phút sau, cô ấy lại gửi email thông rằng mình đã tự giải quyết được vấn đề. Tuy nhiên, bạn không thấy phản hồi mới cho đến khi đã soạn thảo một câu trả lời dài cho câu hỏi ban đầu của cô ấy.
Nếu cần gửi phản hồi chi tiết cho một email nhưng không có thời gian thu thập thông tin ngay lập tức, hãy báo lại rằng mình đã nhận được thông điệp và trả lời đầy đủ sau.
Cuối cùng, hãy sử dụng chế độ out-of-office khi không vào email trong một ngày hoặc lâu hơn, bất kể bạn đang nghỉ ngơi hay tham gia cuộc họp.
-
Gắn cờ lên email khẩn cấp khi thích hợp
Những email quan trọng nhất phải được đánh dấu là “khẩn cấp” trong dòng chủ đề, trước tiêu đề để người nhận biết rằng cô ấy cần phải ưu tiên cho nó.
Ví dụ
Dòng chủ đề: KHẨN CẤP Vui lòng đọc trước 12:00
Tuy nhiên, cần đảm bảo trước rằng email là cách tốt nhất để gửi những thông điệp khẩn cấp. Ví dụ: nếu người nhận không ở văn phòng và không kiểm tra email , cô ấy sẽ không đọc được tin nhắn trước 12:00
Vì vậy, bạn có thể muốn nhắn tin hoặc gọi cho người đó nếu cần thông báo khẩn cấp.
-
Đánh dấu rõ ràng
Bao nhiêu lần bạn nhận được email chuyển tiếp “FYI” từ một ai đó và phải cuộn xuống, lướt qua một số trao đổi để tìm hiểu những thông tin có liên quan?
Tất cả chúng ta đều phải làm điều này vào lúc nào đó. Nó gây bực bội và lãng phí thời gian. Hãy giúp đỡ người nhận và tóm tắt những gì họ cần biết khi chuyển tiếp email “FYI”. Chỉ dẫn này đặc biệt hữu ích khi gửi tệp đính kèm. Liệt kê những điểm chính trong tài liệu đính kèm ở phía trên cùng email để người nhận có thể biết những gì có trong đó.
Ví dụ
Tiêu đề: Tóm tắt Báo cáo cuộc họp vào ngày 12 tháng 2
Chào mọi người,
Dưới đây là những điểm chính trong cuộc họp ngày hôm nay:
- Thời hạn của dự án được thay đổi đến ngày 17 tháng 2.
- Nam sẽ tiếp quản vị trí quản lý dự án nhóm trong thời gian Trung vắng mặt.
- Đức sẽ tham gia nhóm với vị trí quản lý dự án CNTT.
Biên bản được đính kèm phía dưới nếu mọi người muốn biết chi tiết hơn về những gì chúng ta đã thảo luận hôm nay.
Huy
-
Gửi email cảm ơn
Bạn đã gửi email chỉ để nói “cảm ơn” bao nhiêu lần?
Mọi người đều muốn cảm thấy được đánh giá cao, mặc dù phải bày tỏ lòng biết ơn với công việc của ai đó là rất quan trọng nhưng gửi email chỉ ngắn gọn “cảm ơn” lại không hiệu quả. Khi cần gửi nhiều email cảm ơn tới ai đó, cách tiếp cận tốt hơn là chỉ gửi một email cảm ơn dài hơn.
Ví dụ
Chào Lan,
Tôi muốn cảm ơn những nỗ lực của bạn trong tuần này. Khả năng giao tiếp của bạn rất tuyệt và tôi thực sự đánh giá cao những phản hồi nhanh chóng của bạn. Dự án chắc chắn sẽ thành công với sự giúp đỡ của bạn!
Cảm ơn bạn một lần nữa,
Nga
Ngoài ra, bạn có thể ghi “Cảm ơn!” trong dòng chủ đề của email và tiếp tục khi kết thúc thư.
Ví dụ
Cảm ơn vì đã gửi báo cáo ngay lập tức!
Bạn cũng có thể sử dụng “NTR- No Thanks Required – Không yêu cầu cảm ơn” khi gửi email. Chỉ cần đảm bảo rằng người mà bạn giao tiếp biết ý nghĩa của từ này.
Ví dụ
Chào Long
Mọi thứ đã hoàn thành. Tôi đã đính kèm tài liệu cuối cùng. (NTR!)
-
Gửi thông tin bí mật
Khi phải gửi thông tin bí mật, hãy nhớ rằng email không phải là công cụ an toàn 100%. Một khi bạn gửi email, người nhận có thể chuyển tiếp nó cho bất cứ ai.
Không đưa thông tin nhạy cảm vào phần thân của email. Thay vào đó, tại sao không lưu nó vào tập tin an toàn, có mật khẩu bảo vệ thư mục?
Hoặc là bạn có thể truyền tải thông tin bí mật trực tiếp cũng như qua điện thoại.
Một nguyên tắc tốt là giả định rằng người nhận không coi email là công cụ riêng tư.
Những điểm chính
Email đã trở thành một công cụ truyền thông quan trọng, đó là lý do tại sao bạn cần biết cách sử dụng nó hiệu quả.
Khi viết email, hãy đảm bảo rằng bạn sử dụng “To,” cc “và” bcc “chính xác. Đảm bảo rằng email bao gồm tất cả những thông tin cần thiết để tránh “tennis email.” Ngoài ra, tóm tắt những email dài dòng ngay từ đầu để người đọc có thể nhanh chóng nắm bắt được những điều họ đang đọc. Cuối cùng, hãy sử dụng chữ viết tắt “NTR”, viết tắt của “No thanks Required”/ Không yêu cầu cảm ơn” để không phải nhận những email “cảm ơn” không cần thiết.
