Sử dụng IM – tin nhắn tức thời hiệu quả

Những điều nên và không nên làm khi giao tiếp nhanh

Phi đang giữa quá tình nghiên cứu và viết báo cáo cho sếp cần vào cuối ngày nhưng anh ta thiếu một thông tin quan trọng.

Anh ta biết rằng đồng nghiệp, người làm việc trong một tòa nhà khác, có những thông tin cần thiết. Tuy nhiên, anh ta không muốn gọi cho cô bởi anh ta biết rằng cô đang bận rộn cho bản bản báo cáo hôm nay của chính cô. Và có thể mất vài giờ trước khi cô ấy kiểm tra email. Vì vậy, anh ấy gửi cho cô một tin nhắn nhanh qua phần mềm IM của tổ chức. Trong vài phút, cô trả lời và Phi bổ sung thông tin vào bản báo cáo của mình.

Mặc dù tin nhắn tức thời (IM) ban đầu được sử dụng như là một cách để giữ liên lạc với gia đình và bạn bè, bây giờ nó chứng minh giá trị trong thế giới kinh doanh. Các nhà quản lý và nhân viên phụ thuộc vào IM để đặt câu hỏi, cộng tác trong các dự án và giám sát các nhóm làm việc tại nhà hoặc ảo.

Trong bài này, chúng ta sẽ khám phá những ưu và nhược điểm của việc sử dụng IM tại nơi làm việc. Chúng ta sẽ xem IM và chỉ cho bạn cách sử dụng nó hiệu quả.

Các loại IM

Nhắn tin tức thì (IM) là một công nghệ được thiết kế cho cuộc trò chuyện một-một. Nếu bạn là người mới sử dụng IM, hãy nghĩ đến nó giống như một loạt các email ngắn, được gửi trên màn hình trong thời gian thực.

Có nhiều lựa chọn khác nhau để sử dụng IM tại nơi làm việc. Tổ chức  bạn có thể đã tùy chỉnh công nghệ IM đã có sẵn thông qua dịch vụ mạng nội bộ hoặc phần mềm email. Hoặc, bạn có thể cài đặt một sản phẩm phần mềm độc lập như Windows Live Messenger (trước đây là MSN Messenger), Google Talk, Skype, or AOL Instant Messenger.

Cũng như cuộc trò chuyện cơ bản, hầu hết các loại IM có các tính năng tương tự như khả năng hiển thị cho mọi người khi bạn sẵn sàng hoặc trạng thái bận rộn và  tùy chỉnh danh sách liên hệ/danh sách bạn bè.

Ưu điểm của IM

• Khi được sử dụng đúng, IM có thể tăng năng suất bằng cách giảm thời gian gọi điện thoại hoặc viết email.
• Bạn có thể sử dụng trạng thái IM của mình để cho mọi người biết khi bạn có mặt hoặc bận – điều này rất hữu ích cho cuộc trò chuyện IM và để mọi người cập nhật khả năng tham gia của bạn nếu họ cần liên hệ với bạn.
• IM là một cách dễ dàng để giao tiếp với đội ảo hoặc nhân viên làm việc tại nhà.
• IM thường hoạt động tốt khi phối hợp các nhóm và nhiệm vụ, đặc biệt là khi mọi người ở nhiều phòng ban hoặc địa điểm.
• Cuộc gọi điện thoại có thể làm phiền người khác trong văn phòng – sử dụng IM ít ảnh hưởng hơn.
• Hầu hết các loại phần mềm IM sẽ giữ lịch sử các cuộc trò chuyện – điều này rất hữu ích nếu bạn cần lập hồ sơ về các cuộc trò chuyện của mình hoặc nếu bạn quên bất kỳ thông tin nào.
• Tùy thuộc vào phần mềm IM, bạn cũng có thể sử dụng nó để chia sẻ các tập tin và tài liệu, thực hiện cuộc gọi video và thoại và gửi tin nhắn văn bản đến điện thoại di động.

Nhược điểm của IM

Mặc dù IM vô cùng hữu ích trong một môi trường kinh doanh, nhưng cũng có một số bất lợi có thể xảy ra:

• IM có thể gây gián đoạn các thành viên trong nhóm, đặc biệt là khi các cuộc trò chuyện trở nên dài dòng hoặc không liên quan đến công việc.
• IM có thể làm gián đoạn luồng công việc nếu bạn không quản lý hiệu quả – không giống như điện thoại hoặc email, rất khó để bỏ qua tin nhắn IM khi nó hiện ra trên màn hình. Vì vậy, nếu bạn liên tục bị gián đoạn bởi các yêu cầu trò chuyện, năng suất của bạn có thể bị ảnh hưởng. (Bạn có thể giảm thiểu tình trạng này bằng cách sử dụng trạng thái IM của mình một cách hiệu quả – xem phần những điều nên làm và không nên làm bên dưới)
• Sử dụng một chương trình IM bên ngoài hệ thống mạng nội bộ của tổ chức bạn có thể là một nguy cơ về an ninh, tùy thuộc vào hệ thống CNTT tại chỗ – xem phần dưới đây để biết thêm về điều này.
• Nói chung, mọi người đều cần sử dụng phần mềm tương tự IM để có thể giao tiếp. (Ví dụ: bạn sẽ không thể sử dụng Skype để liên hệ với ai đó bằng Windows Live Messenger). Tuy nhiên, một số loại phần mềm IM cho phép bạn liên hệ với những người đang sử dụng các loại phần mềm khác.

IM  – Những điều nên và không nên

IM có thể được sử dụng rất thành công trong một môi trường kinh doanh. Nhưng có một số điều bạn nên làm và không nên làm, đảm bảo tối đa hóa năng suất.

Những điều nên làm

• Giữ nó ngắn – Cuộc trò chuyện ngắn gọn. Bạn muốn nói chuyện về các vấn đề cá nhân, nhưng hãy nhớ rằng bạn đang làm việc và bạn cần phải làm việc. Ngoài ra, IM không phải là email, vì vậy giữ mỗi tin nhắn trong hai câu hoặc ít hơn.
• Có quy tắc IM tại chỗ – Nếu bạn ở vị trí quản lý, viết ra các quy tắc hoặc chính sách tổng thể để sử dụng IM với khách hàng và nhà cung cấp. Nhóm  bạn nên biết cái gì thích hợp hay không thích hợp khi trò chuyện
• Sử dụng trạng thái IM của bạn – Hầu hết phần mềm IM đều có tính năng trạng thái cho phép bạn nói với người khác rằng bạn đang onl (có sẵn để trò chuyện), bận, điện thoại hoặc xa. Để giảm thiểu sự xao lãng, hãy đặt trạng thái bận rộn khi bạn không muốn bị gián đoạn. Và hãy lịch sự khi kiểm tra tình trạng của người khác trước khi mở một cuộc trò chuyện với họ.
• Yêu cầu trò chuyện – Hãy nhớ, IM là sự gián đoạn, vì vậy nếu bạn nghĩ rằng bạn cần phải có cuộc trò chuyện dài, hãy luôn mở trò chuyện IM bằng cách hỏi mọi người nếu họ có thể nói chuyện.
• Học cách nói không – Nếu không phải là thời điểm tốt để  trò chuyện, hãy nói với mọi người rằng bạn sẽ liên hệ với họ sau.
• Chọn tên người dùng chuyên nghiệp – Nếu có thể, chỉ cần sử dụng tên bạn. Việc đặt tên người dùng “dễ thương” thường bị xem là không chuyên nghiệp và có thể gây nhầm lẫn cho người khác khi họ cố liên lạc với bạn.

Những điều không nên

• Thảo luận các vấn đề nhạy cảm – Tránh sử dụng IM để nói về các vấn đề nhạy cảm, đặc biệt là thông tin bí mật hoặc chiến lược của công ty. Một số loại IM không an toàn.
• Sử dụng IM để đưa ra thông tin xấu hoặc phản hồi về hiệu suất – Luôn cung cấp các thông điệp cảm xúc hoặc thông điệp tiêu cực mang tính cá nhân, để người kia có thể nghe được lời bạn và thấy ngôn ngữ cơ thể của bạn.
• Chuyển các tài liệu nếu bạn không biết nguồn của chúng – các tệp đính kèm IM có thể ảnh hưởng đến việc bảo vệ tường lửa của công ty, điều này sẽ gây ra vấn đề nếu tài liệu của bạn bị nhiễm virut.
• Sử dụng từ viết tắt của IM – Người đọc có thể không biết những cụm từ như “LOL” (thường là “laughing out loud – cười to”) hoặc “BRB” (thường là be right back – quay lại ngay). Kỹ năng viết tốt áp dụng cho IM, cũng như email và thư từ.
• Sử dụng IM cho những thứ không khẩn cấp – Email thích hợp hơn cho việc này.

Mẹo:

IM là một phần cốt lõi của truyền thông thế kỷ 21 và nó đặc biệt mạnh mẽ khi được sử dụng  “kết hợp với nhau” một nhóm ảo. Đừng bỏ cuộc bởi bất lợi của nó!

Những điểm chính

Nhiều tổ chức sử dụng IM như một công cụ truyền thông hiệu quả. Nó cung cấp một cách nhanh chóng để truyền đạt thông tin đơn giản hoặc đặt một câu hỏi đơn giản, đặc biệt khi bạn cần một câu trả lời khẩn cấp. Nó cũng tuyệt vời khi kết nối với các nhóm ảo hoặc thành viên làm việc tại nhà.

Tránh IM nếu bạn cần thảo luận các vấn đề nhạy cảm hoặc đặt các câu hỏi phức tạp. Cũng nên nhớ rằng hầu hết các chương trình phần mềm IM không an toàn, do đó đừng bao giờ thảo luận về chiến lược của công ty hoặc thông tin cá nhân nhạy cảm.

Trước khi mở một cuộc trò chuyện dài, đảm bảo rằng người khác có thể nói chuyện, và không sử dụng Tiếng lóng IM, có thể không chuyên nghiệp và khó hiểu.