Truyền đạt thông tin nhạy cảm
Một thành viên sáng giá nhất nhóm bạn, Tuấn, vừa kết thúc buổi thuyết trình. Tuấn có vẻ hài lòng với phần trình bày của mình, nhưng rõ ràng anh ấy chưa chuẩn bị kỹ. Bài trình bày của Tuấn chưa được nghiên cứu kỹ và cấu trúc thì tệ và bạn thức sự thất vọng vì sự thiếu nỗ lực của anh ta.
Trước khi mọi người rời khỏi phòng hội nghị, Tuấn hỏi ý kiến bạn. Bạn đã trao đổi về sự cẩu thả và vô tổ chức trong bài thuyết trình và rằng bạn đã mong đợi nhiều hơn từ anh ấy.
Không ngạc nhiên lắm, Tuấn rất buồn và ngay lập tức bạn hối hận vì ý kiến mình đưa ra. Bạn muốn thành thật nhưng không muốn làm tổn thương cảm xúc Tuấn, đặc biệt trước mặt người khác. Một tháng sau, Tuấn quyết định từ chức.
Hầu hết chúng ta đều phải đưa tin xấu hay tin nhạy cảm tại một số thời điểm trong sự nghiệp. Và mặc dù điều quan trọng là nói sự thật, chúng ta cũng cần nghĩ xem làm thế nào thực hiện nó. Chiến thuật giao tiếp khéo léo cho phép chúng ta trung thực trong khi vẫn tôn trọng cảm xúc người khác.
Khi giao tiếp một cách khéo léo, chúng ta có thể duy trì mối quan hệ lâu dài, xây dựng lòng tin và thể hiện sự chu đáo. Trong bài viết này, chúng ta tìm hiểu xem chiến thuật đó là gì và làm thế nào phát triển nó.
Mục lục
Giao tiếp khôn khéo là gì?
Khôn khéo là khả năng nói lên sự thật theo cách cân nhắc tới cảm xúc và phản ứng của người khác. Nó cho phép bạn đưa ra phản hồi khó khăn, truyền đạt thông tin nhạy cảm và nói đúng sự thật mà vẫn duy trì được mối quan hệ.
Giao tiếp khéo léo bao gồm nhiều thứ: trí tuệ cảm xúc, sự tôn trọng, tự quyết, tự nhận thức, chu đáo, tinh tế, trung thực, ngoại giao và lịch thiệp.
Tại sao Giao tiếp khôn khéo lại quan trọng?
Thứ nhất, sự khôn khéo rất quan trọng khi bạn cần trao đổi tin xấu hay đưa ra phản hồi quan trọng, cho dù là tình huống cá nhân hay sự chuyên nghiệp.
Tiếp theo, giao tiếp khôn khéo giúp củng cố danh tiếng và xây dựng sự tín nhiệm. Nó cho phép bạn duy trì mối quan hệ hiện có và xây dựng mối quan hệ mới. Một cách tiếp cận khôn khéo cho thấy lập trường, sự trưởng thành, chuyên nghiệp và tính toàn vẹn.
Giao tiếp khôn khéo cũng thể hiện cách cư xử tốt. Bạn tạo sự khác biệt với đám đông và sẽ nhận được nhiều sự chú ý vì những lý do chính đáng. Điều này giúp bạn có thêm nhiều cơ hội cho sự nghiệp của mình.
Cuối cùng, giao tiếp khôn khéo có thể giúp bạn tránh xung đột, tìm kiếm điểm chung và cho phép người khác giữ thể diện. Vì vậy, nó là một tài sản quan trọng trong đàm phán và giải quyết xung đột.
Mẹo:
Sự khôn khéo ảnh hưởng mạnh mẽ bởi nền văn hoá.
Những gì được xem là thông tin phản hồi công khai, cởi mở trong nền văn hóa này có thể bị coi là thô lỗ trong nền văn hóa khác.
Đảm bảo bạn chú ý đến yếu tố văn hóa khi đưa ra phản hồi tới người khác.
Ví dụ:
Dưới đây là một vài ví dụ về giao tiếp khôn khéo:
- Sếp yêu cầu bạn làm một số việc cho cô ấy để cô ấy có thể đi công tác xa vào thứ sáu. Tuy nhiên, lịch trình của bạn đã kín và bạn không chắc liệu có thể hoàn thành mọi thứ đúng thời hạn.
Phản ứng khôn khéo có thể là “Cảm ơn vì đã tin tưởng giao cho tôi những việc này. Tôi xin lỗi vì không thể giúp bạn trong thời gian này vì công việc của tôi còn quá nhiều. Có việc gì tôi có thể giúp bạn vào tuần tới khi tôi có thêm thời gian?”
- Một thành viên trong nhóm thường xuyên đi làm muộn và nó ảnh hưởng đến hiệu suất của cô. Sau một lần trễ deadline khác, bạn cảnh báo cô ấy tại cuộc họp nhân viên. Mặc dù điều này có thể khiến bạn cảm thấy tốt hơn trong ngắn hạn, nhưng đây là vấn đề nhạy cảm – cách tiếp cận khôn khéo hơn là nói chuyện riêng với cô ấy.
Bạn thậm chí có thể bắt đầu bằng cách tiếp cận nhẹ nhàng – ví dụ: “Tôi để ý thấy bạn gặp khó khăn trong việc đi làm đúng giờ.. Tôi có thể làm gì để giúp bạn?”
Như bạn thấy, khôn khéo phản ánh sự nhạy cảm về cảm xúc và tăng khả năng đem lại kết quả tích cực.
Phát triển sự khôn khéo
Sử dụng các chiến lược dưới đây giúp bạn khôn khéo hơn.
- Tạo môi trường thích hợp và suy nghĩ trước khi nói
Đã bao lần bạn nói quá nhanh và sau đó hối hận?
Trước tiên, thực hành lắng nghe chủ động khi người khác nói. Sau đó, sử dụng đồng cảm và trí tuệ cảm xúc kết nối với mọi người và nhìn nhận mọi thứ từ quan điểm của họ. Cuối cùng, làm việc để xây dựng sự tin tưởng.
- Xác định thời điểm thích hợp
Đồng nghiệp bạn vừa phát hiện ra cô ấy sẽ bị sa thải vào cuối năm, trong khi sếp vừa thông báo bạn được thăng chức. Đây có là thời điểm tốt để nói tin vui của bạn? Chắc chắn là không.
Chiến lược giao tiếp khôn khéo là nói đúng thời điểm. Cân nhắc tình huống của bạn trước khi nói. Đảm bảo bạn luôn ý thức được bạn là ai và bạn đang ở đâu – trước khi nói.
- Chọn từ ngữ cẩn thận
Từ ngữ bạn sử dụng có thể ảnh hưởng đến cách người khác nhận thức thông điệp.
Tránh bắt đầu với việc chỉ đích danh, ví dụ từ “bạn”. Nói, “Bạn cần làm tốt hơn trong thời gian tiếp theo” khiến người khác cảm thấy phòng thủ. Thay vào đó, xem xét sử dụng ngôn ngữ nhẹ nhàng, gián tiếp, như “Lần tới, tôi nghĩ bài trình bày của bạn sẽ tốt hơn nếu bạn dành nhiều thời gian hơn cho việc nghiên cứu”
Điều đặc biệt quan trọng là sử dụng các tuyên bố “Tôi” khi xung đột hay khi đưa ra chỉ trích mang tính xây dựng. Khi làm việc này, bạn sở hữu cảm xúc của mình thay vì đổ lỗi. Ví dụ: nói, “Tôi thấy nó khác” hay “Tôi phải xem lại phần đó nhiều lần trước khi hiểu được thông điệp của bạn.”
Ngoài ra, khi đang trong một cuộc trò chuyện căng thẳng, hãy ngắn gọn súc tích. Bạn rất dễ tiếp tục nói khi cảm thấy không thoải mái, điều này dẫn tới việc nói quá nhiều hay nói điều gì đó mà bạn sẽ hối tiếc. Hãy trung thực, quyết đoán và chỉ nói những gì cần nói.
- Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể
Sếp chỉ nói rằng doanh số của bạn khá tốt. Nhưng, khi nói, cô ấy tránh ánh mắt của bạn và khoanh tay trước ngực. Mặc dù từ ngữ cô ấy sử dụng mang tính trung lập nhưng ngôn ngữ cơ thể của cô ấy khiến bạn đặt câu hỏi về thông điệp cô ấy truyền tải.
Khi giao tiếp khôn khéo, ngôn ngữ cơ thể cần phù hợp với thông điệp và thể hiện sự cởi mở khi giao tiếp, ngay cả khi đưa ra tin xấu. Chẳng hạn, giao tiếp bằng mắt, không khoanh tay hoặc chân, không chỉ trỏ. Ngôn ngữ cơ thể cởi mở và giọng điệu lịch sự thể hiện sự trung thực và sẵn sàng làm việc cùng nhau.
- Không phản ứng theo cảm xúc
Thật khó để truyền đạt một cách khôn khéo khi bạn đang tức giận hay khó chịu. Dành thời gian bình tĩnh trước khi phản hồi.
Học cách kiểm soát cảm xúc nơi làm việc. Để bình tĩnh trong tình huống căng thẳng, hãy nghỉ ngơi, đi dạo hoặc sử dụng kỹ thuật thở sâu để lấy lại bình tĩnh.
Điều quan trọng là cần hiểu có những người, từ ngữ, vấn đề hay tình huống khiến bạn giao tiếp không khôn khéo. Nghĩ lại xem lần cuối bạn mấy bình tĩnh hay nói điều gì đó khiến bạn ân hận. Tại sao bạn lại phản ứng theo cách này? Điều gì khiến bạn mất kiểm soát?
Khi hiểu được yếu tố nào gây nên tình trạng này, bạn có thể kiểm soát cảm xúc tốt hơn.
Một số ví dụ phổ biến
Dưới đây là một số tình huống phổ biến cho thấy giao tiếp khôn khéo có thể tạo sự khác biệt giữa trải nghiệm tích cực và tiêu cực.
- Để thành viên trong nhóm ra đi
Không bao giờ dễ dàng khi để ai đó rời đi. Những tình huống này thường thiên về cảm xúc và căng thẳng, do đó sự khôn khéo quan trọng.
Bắt đầu bằng cách giải thích rõ ràng những điều xảy ra. Đây là một thông điệp khó trao đổi, nhưng bạn cần thành thật với thành viên trong nhóm.
Tiếp theo, giải thích lý do tại sao bạn đưa ra quyết định này và hỗ trợ về mặt tinh thần. Điều quan trọng trong tình huống này là trung thực mà bạn vẫn lịch sự và tử tế.
- Đưa ra phản hồi
Có thể khó để đưa ra phản hồi, đặc biệt khi đó là thông điệp tiêu cực. Chìa khóa là đưa ra phản hồi thường xuyên và tiến hành một cách khôn khéo.
Một cách tiếp cận tốt là xen vào phản hồi mang tính xây dựng giữa các phản hồi tiêu cực. Khi bạn bắt đầu với điều gì đó tích cực, điều này giúp người kia thư giãn và nó nhắc nhở họ rằng mình đang làm tốt. Và khi kết thúc với một điều tích cực, mọi người sẽ không cảm thấy buồn bã.
Tránh xen lẫn quá nhiều phản hồi tích cực, nếu không mọi người có thể hiểu sai thông điệp. Ngoài ra, tránh sử dụng cách tiếp cận này quá thường xuyên, mọi người có thể nghi ngờ phản hồi tích cực từ bạn.
- Từ chối lời mời
Nếu bạn từ chối một lời mời bằng cách trả lời “không”, một số người có thể xem đây là lời nói thô tục hay vô cảm.
Bắt đầu với nhận xét tích cực: “Cảm ơn vì đã nghĩ tới tôi. Tôi chắc chắn đó sẽ là một sự kiện tuyệt vời.” Tiếp theo, khéo léo từ chối:”Tôi xin lỗi vì tôi không thể tham dự.” Cuối cùng, kết thúc bằng một ghi chú tích cực: “Hy vọng lịch trình của tôi sẽ bớt bận rộn vào lần tới và chúng ta có thể gặp nhau sau đó”.
Bài viết “Nói có với người và nói không với nhiệm vụ” đưa ra nhiều chiến lược mà bạn có thể sử dụng để từ chối một cách lịch sự, mà vẫn giữ mối quan hệ tích cực.
- Làm chệch hướng tin đồn
Đồng nghiệp bạn được biết đến là người hay mách lẻo trong và anh ta đang tung tin đồn về một đồng nghiệp khác khi bạn ở trong phòng.
Bạn có thể khéo léo làm chệch hướng và vô hiệu hóa tin đồn theo nhiều cách.
Ví dụ, nói điều gì đó tích cực: “Dung có thể phải đấu tranh với doanh số bán hàng nhưng cô ấy là một nhân viên chăm chỉ”. Hoặc yêu cầu họ dừng lại: “Tôi không muốn nói về điều này, đặc biệt chúng ta không biết sự thật. Thay vào đó, hãy cùng thảo luận về việc sáp nhập sắp tới”. Bạn cũng có thể nói, “Tôi không muốn nói chuyện sau lưng ai đó” hoặc “Hãy nói về điều này khi Dung ở đây để cô ấy có thể giải quyết những vấn đề này.”
Bài viết “Tin đồn tại nơi làm việc” chỉ ra nhiều mẹo giúp bạn quản lý và ngăn chặn khéo léo tin đồn nơi làm việc.
- Xử lý bất đồng
Giao tiếp khôn khéo đặc biệt hữu ích trong việc giải quyết xung đột, bởi nó có thể làm giảm căng thẳng, tránh đổ lỗi cho nhau và cho phép cả hai bên cảm thấy thoải mái hơn.
Ví dụ: tưởng tượng bạn và đồng nghiệp tranh luận về việc ai sẽ quản lý nhóm dự án tiếp theo. Đồng nghiệp bạn đã quản lý 2 dự án trước đó và cô ấy muốn dẫn dắt nhóm này này bởi nó phù hợp với chuyên môn của cô ấy.
Trước khi bạn nhấn mạnh rằng bạn tiếp quản dự án này, hãy suy nghĩ từ quan điểm của đồng nghiệp bạn. Cô ấy đã điều hành các dự án trước đây một cách tinh tế và chuyên nghiệp. Ngoài ra, dự án này rất phù hợp với cô ấy – bạn có thể vật lộn với nó vì bạn không có kinh nghiệm như cô ấy.
Một phản ứng thông minh với cuộc xung đột này là: “Bạn nói đúng, bạn nên chạy dự án này bởi nó phù hợp với kỹ năng của bạn. Nhưng tôi cũng cần thực hành trong vai trò lãnh đạo nhóm, vậy bạn thấy thế nào nếu tôi theo dõi bạn và sẽ dẫn dắt dự án kế tiếp?”
- Trình bày bài thuyết trình
Sếp yêu cầu bạn trình bày trước một nhóm các chuyên gia trong ngành. Mọi người đều tham gia trao đổi ngoại trừ một người. Cô ấy mới đảm nhận vai trò của mình và bạn đoán rằng cô ấy không tự tin khi đặt câu hỏi vì cô ấy không muốn mất mặt.
Để khôn khéo hơn trong bài thuyết trình bạn đừng dùng biệt ngữ hay các cụm dài có thể gây nhầm lẫn cho đối tượng. Giải thích rõ ràng các ý tưởng phức tạp, từ đó mọi người không yêu cầu làm rõ. Khi thích hợp, tự kiềm chế để tạo sự thoải mái cho người khác; và dành nhiều thời gian cho các câu hỏi, từ đó mọi người đều thấy được chú ý.
Những điểm chính
Giao tiếp khôn khéo là khả năng đưa ra thông điệp khó khăn theo cách nhìn nhận cảm xúc của người khác và giữ gìn mối quan hệ. Nó bao gồm nhiều thứ, chẳng hạn như trí tuệ cảm xúc, trung thực và lịch thiệp.
Để phát triển sự khôn khéo, bạn cần suy nghĩ cẩn thận trước khi nói. Luôn luôn cân nhắc xem liệu người khác có thể giải thích lời nói của bạn thế nào. Sử dụng kỹ năng lắng nghe tích cực, chú ý tới ngôn ngữ cơ thể và không phản ứng theo cảm xúc.Tuy nhiên, đảm bảo bạn vẫn truyền đạt thông điệp và quyết đoán một cách thích hợp.
