Blog

Lên kế hoạch truyền thông hiệu quả

Truyền tải đúng thông điệp đúng cách

Đã bao giờ bạn nhận được một bản ghi chú mà cảm thấy người gửi thực sự không nghĩ tới những điều bạn cần biết hay cần nghe? Có lẽ bạn đã từng tham dự những buổi thuyết trình của công ty, chỉ đơn giản là chán nản ra về, mơ hồ với thông tin nó cung cấp? Hay có lẽ bạn thậm chí là người truyền đạt thông tin và nhận ra, bạn thực sự không đo lường đối tượng giao tiếp hay nhu cầu của họ.

Điều này khiến chúng ta bực bội. Tồi tệ hơn nó có thể đem tới tác động tiêu cực hay thậm chí tạo ra hiệu ứng trái ngược hoàn toàn với những gì bạn dự định.

Cho dù bạn cần giao tiếp, truyền đạt thông tin hay những tin tức quan trọng về những thay đổi trong tổ chức hàng ngày, cách giao tiếp tốt nhất luôn bắt đầu bằng một sự chuẩn bị tốt.

Bước đầu tiên là đặt mình vào vị trí đối tượng giao tiếp. Họ cần biết gì và muốn nghe điều gì? Họ muốn nhận thông tin theo cách nào? Điều gì ngăn cản họ lắng nghe những gì bạn nói? Và làm thế nào bạn biết họ đã hiểu thông điệp?

Vì vậy hãy chuẩn bị một bản ghi nhớ hay bài thuyết trình tốt! Công cụ này giúp bạn chuẩn bị và tạo ra một kế hoạch truyền thông tập trung vào đối tượng.

Mục lục

“Market” thông điệp của bạn

Truyền thông trong công ty hiệu quả cũng giống như marketing tốt. Bạn có một thông điệp (sản phẩm) cần ‘bán’ cho người nghe (khách hàng). Nếu họ ‘tham gia/ mua sắm’, bạn cần đóng gói thông tin để họ có thể hiểu và chú ý đến nó. Bạn cần đảm bảo giá trị và lợi ích của thông điệp lớn hơn bất kỳ khuyết điểm nào (cái ‘giá’ bạn yêu cầu họ phải trả) mà bạn có thể mắc phải. Và bạn phải tiếp cận đối tượng thông qua các kênh truyền thông phù hợp. Sau đó, bạn cần đo lường hiệu quả và mức độ “tham gia/ mua sắm”.

Làm thế nào sử dụng công cụ này

Sử dụng các bước sau để tạo ra một kế hoạch truyền thông tốt cho công ty hoặc dự án. Ghi kế hoạch lên bảng kế hoạch truyền thông.

Hiểu mục tiêu của bạn

Bước 1. Xác định rõ ràng về mục tiêu truyền thông tổng thể của bạn. Bạn muốn đạt được điều gì, khi nào và tại sao? Viết ra mục tiêu tổng thể trong kế hoạch.

Hình 1: Mẫu Kế hoạch truyền thông

Mẫu Kế hoạch truyền thông

Hiểu đối tượng của bạn

Bước 2. Bây giờ xác định và liệt kê danh sách đối tượng. Ban đầu có thể hơi khó khăn: Với mọi kế hoạch truyền thông, trừ những cái đơn giản nhất, hãy sử dụng Phân tích các bên liên quan giúp bạn làm điều này. Phân tích các bên liên quan giúp bạn xác định ai là người mà bạn giao tiếp và tại sao.

Ví dụ: Nhóm đối tượng

Nghĩ tới “đối tượng” là các nhóm bạn cần giao tiếp. Ví dụ, xem xét kế hoạch truyền thông một dự án có bốn nhóm khách hàng:

  • Tất cả những người làm việc tại trụ sở Hà Nội
  • Tất cả những người làm việc tại Trụ sở TP Hồ Chí Minh
  • Bộ phận dịch vụ khách hàng
  • Quản lý nhân sự.

Nam là nhà quản lý nhân sự làm việc tại Hà Nội và do đó là thành viên của 2 nhóm khách hàng, Linh là quản lý của bộ phận khách hàng tại TP Hồ Chí Minh.

Trong khi đó, Minh, một nhà tư vấn CNTT ở Hà Nội chỉ là thành viên nhóm: “Tất cả những người làm việc tại trụ sở Hà Nội”.

Bước 3. Bây giờ hãy đi sâu vào mục tiêu truyền thông và làm rõ mục tiêu cụ thể cho từng đối tượng. Cách tốt nhất để làm điều này là suy nghĩ về nhu cầu của khán giả – họ cần gì và muốn biết gì từ bạn? Liệt kê tất cả mục tiêu cho mỗi đối tượng trong kế hoạch.

Lên kế hoạch thông điệp và kênh truyền thông

Khi đã làm rõ mục tiêu và hiểu các đối tượng khác nhau, bạn cần lập kế hoạch truyền thông – có nghĩa tìm ra các thông điệp cần thiết để đáp ứng mục tiêu và xác định thời gian và cách thức truyền tải.

Bước 4. Trước khi bắt đầu chi tiết kế hoạch, đầu tiên hãy ghi lại tất cả các kênh truyền thông mà bạn có thể sử dụng. Hãy suy nghĩ một cách bao quát và sáng tạo! Dưới đây là một danh sách giúp bạn:

  • Email
  • Bản tin
  • Hội nghị từ xa
  • Bảng thông báo
  • Posters
  • Cuộc họp giờ nghỉ trưa
  • Báo mạng
  • Sự kiện ra mắt
  • Họp nhóm
  • Phát thanh trên mạng nội bộ

Mẹo: Hãy nhớ sử dụng những kênh hiện có

Tin tức lớn về công ty thường được công bố tại sự kiện lớn. Nhưng đừng quên sử dụng những kênh hiện có, chẳng hạn như bản tin nhân viên, mạng nội bộ và cuộc họp nhóm. Sử dụng các kênh hiện có với thông điệp phù hợp, vào đúng thời điểm là một cách hiệu quả và quen thuộc để tiếp cận đối tượng.

Bước 5. Để lên kế hoạch truyền thông cho từng đối tượng, hãy bắt đầu bằng cách suy nghĩ về nhóm đối tượng rộng nhất trước. Trong ví dụ trên, đối tượng rộng nhất có thể là “Tất cả những người làm việc tại trụ sở Hà Nội” và “Tất cả những người làm việc tại TP Hồ Chí Minh”.

Khi xem xét lần lượt mỗi đối tượng, hỏi những câu hỏi sau đây:

  • Đối tượng cần gì và muốn biết gì?
  • Khi nào chúng ta cần truyền thông?
  • Các kênh thông thường hoặc ưu tiên để tiếp cận đối tượng này là gì?
  • Đối với đối tượng và thông điệp cụ thể, cách hiệu quả nhất để truyền tải thông điệp là gì?

Theo thời gian sẽ có nhiều thông điệp được yêu cầu để đáp ứng mục tiêu của từng đối tượng. Đảm bảo thông điệp bạn lên kế hoạch “thêm vào” có thể đáp ứng được yêu cầu đối tượng.

Mẹo:

Trước đó, chúng ta đã so sánh Kế hoạch Truyền thông với marketing. Có một câu nói trong marketing là “khách hàng cần nhìn thấy thông điệp 7 lần trước khi họ mua hàng”. Điều này cực kỳ chính xác, bạn có thể cần truyền tải thông điệp nhiều lần trước khi nó bị chìm xuống.

Mặt khác, khi bạn lên kế hoạch cho từng đối tượng, hãy nhớ các thành viên nhóm này cũng có thể là một phần nhóm khác và do đó có thể nhận nhiều thông điệp. Cố gắng lên kế hoạch truyền thông để đối tượng nhận được thông tin chính xác và không bị quá tải hay tệ hơn, không bị bối rối bởi những thông điệp khác nhau mà họ nhận được.

Giám sát sự hiệu quả

Bước 6. Thu thập thông tin phản hồi về các thông tin mà bạn đã lên kế hoạch và thực hiện. Hỏi các đối tượng khác nhau xem họ thấy thế nào. Liệu họ có hiểu thông điệp mà bạn cần họ nắm bắt.

Nếu nhận được thông tin phản hồi kịp thời, bạn có thể điều chỉnh kế hoạch truyền thông trong tương lai để đáp ứng tốt hơn yêu của mọi người hoặc khắc phục sai sót từ trước đến nay.

Ví dụ về Kế hoạch truyền thông

Thay vì đưa ra một bản đầy đủ thì dưới đây là một ví dụ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách lập kế hoạch truyền thống.

Xem xét lên kế hoạch truyền thông cài đặt hệ thống đường truyền bảo mật mới tại văn phòng. Mục tiêu tổng thể “Đảm bảo quá trình chuyển đổi từ hệ thống đường truyền bảo mật hiện có sang hệ thống mới một cách suôn sẻ”

Ai là đối tượng và họ cần những gì? Đầu tiên xem xét đối tượng tổng quát “Tất cả nhân viên văn phòng”. Mọi người cần biết lịch trình sự thay đổi, thay đổi cái gì và khi nào. Mỗi người ở những vị trí khác nhau nên có những hướng dẫn khác nhau về việc làm thế nào để có được một đường truyền mới và mỗi vị trí cần được liệt kê như là một đối tượng riêng biệt (“Nhân viên vị trí A, vv). Ai là người quản lý bảo mật? Họ là nhóm đối tượng xa hơn vì họ cần hướng dẫn cụ thể và thông tin chi tiết (có thể là đào tạo) về cách quản lý hệ thống mới.

Bây giờ hãy xem xét thông điệp cụ thể cho từng đối tượng. Giống tất cả nhân viên nhận thông báo về hệ thống mới, “Nhân viên tại vị trí A” phải biết vị trí họ sẽ được thực hiện khi nào và ở đâu. Thông tin này phải được công bố vài ngày trước một vài ngày. Một ngày trước thay đổi này diễn ra, mọi người có thể cần được nhắc nhở về đường truyền mới, bằng việc phát tờ rơi tại bàn làm việc của mỗi người xung quanh văn phòng.

Hpo Banner