Lấy lại trật tự cho cuộc họp hỗn loạn
Nhiều cuộc họp diễn ra nhằm khám phá vấn đề hoặc giải quyết vấn đề và nhiều cuộc họp trong số này đã thành công.
Tuy nhiên, một số cuộc họp có thể phát triển phức tạp và không có tổ chức và khiến người tham dự bực bội. Có rất nhiều quan điểm, rất nhiều giọng nói cạnh tranh nhau và có nhiều cách để theo dõi. Vấn đề hay câu hỏi ban đầu thường bị lạc mất trong cuộc thảo luận. Đóng góp có giá trị bị bỏ qua. Và sau khi có quyết định, thật khó để nhớ được chuỗi suy nghĩ dẫn đến nó.
Chúng ta lao vào khó khăn vì giải quyết vấn đề thường không phải là một quá trình tuyến tính. Khi suy nghĩ và ý tưởng của chúng ta nhảy khắp nơi, cuộc thảo luận cũng vậy. Một số cá nhân có thể “đứng lên” nói về chủ đề ưa thích, những người khác có thể lang thang tới những chủ đề ít liên quan (nhưng thú vị hơn) và cuộc trò chuyện dường như cứ đi vòng quanh và vòng quanh – cho đến khi bạn quên nơi bạn bắt đầu hoặc cảm thấy thất vọng.
Vậy làm thế nào bạn có thể chống lại sự thất vọng này và giữ tương tác trong các cuộc họp? Xem xét sử dụng một kỹ thuật đơn giản và hiệu quả gọi là Bản đồ đối thoại.
Mục lục
Ví dụ về một cuộc đối thoại
Xem xét cuộc đối thoại sau đây giữa 4 đồng nghiệp trong cuộc họp:
Phan: Với cuộc họp hôm nay, tôi muốn thảo luận về vấn đề vắng mặt và tìm cách đối phó với nó.
Trường: Tốt thôi, vấn đề thực sự chỉ ở một số người thường xuyên vắng mặt. Họ bỏ xa công việc họ làm!
Giang: Trên thực tế, tỷ lệ vắng mặt tổng thể đã tăng gấp đôi kể từ năm ngoái và xu hướng này đang tiếp tục đi lên.
Trường: Chúng ta nên sa thải những người có tỷ lệ vắng mặt đang tăng lên. Đó là cách để giải quyết vấn đề!
Khang: Tôi không nghĩ nó dễ như thế, Trường. Chúng ta cần phải tìm ra lý do tại sao tỷ lệ vắng mặt đang tăng lên. Những người có tỷ lệ vắng mặt cao đã làm với chúng ta trong một thời gian dài hơn một năm. Tại sao tỷ lệ vắng mặt của họ tăng lên nhiều trong năm vừa rồi? Và sự vắng mặt của mọi người cũng tăng lên.
Giang: Tôi nghĩ có lẽ đó là tất cả những thay đổi mà chúng ta trải qua trong năm vừa qua. Chúng ta có một chủ tịch mới. Vai trò đã được thay đổi. Mọi người cảm thấy như thế giới công việc của họ đã bị đảo ngược.
Trường: Đúng, đúng, đúng. Quá tệ đối với tất cả mọi người. Vai trò của tôi cũng đã bị thay đổi và tôi không thường xuyên bị ốm. Chúng ta đã thực hiện những thay đổi này để có được sự tốt hơn, vì vậy hãy thoát khỏi những người này và thực sự làm nên một sự tiến bộ.
Phan: Đó là quan điểm của Trường. Một số người chấp nhận thay đổi hơn những người khác. Trong thị trường này, tốc độ thay đổi chắc chắn cao hơn thị trường khác. Chúng ta cần tìm những người có thể đối phó với loại môi trường làm việc này.
Giang: Đúng thế. Có lẽ chúng ta không làm tốt việc tuyển dụng, để tuyển được những người phù hợp với văn hóa chúng ta. Tôi nghĩ chắc chắc chúng ta nên tập trung vào đó.
Đột nhiên cuộc họp đã đi theo một hướng mới – thiết kế lại hệ thống tuyển dụng – khi mục đích ban đầu của nó là có một cuộc thảo luận xem vấn đề gây nên sự vắng mặt.
Tất nhiên, quá trình tuyển dụng có thể là một yếu tố trong vấn đề, nhưng cần lưu ý đó chỉ là một lý do có thể và không có gì nhiều hơn nữa. Đây chắc chắn không phải là thời gian hay địa điểm để đi vào chi tiết về cách tuyển dụng, đặc biệt là khi không có dữ liệu cho thấy rằng tuyển dụng thực sự là một yếu tố góp phần gây ra vấn đề.
Đây là nơi bản đồ hội thoại có thể giúp bạn.
Bản đồ đối thoại là gì?
Một bản đồ đối thoại giúp bạn khám phá vấn đề một cách có hệ thống, có tổ chức. Một người điều phối dự án đưa bản đồ đối thoại lên tường hoặc trên màn hình và bản đồ được cập nhật liên tục, thể hiện những điều được thảo luận. Điều này có nghĩa là tất cả các ý tưởng đều có cùng trọng lượng và tầm quan trọng trên giấy, không phân biệt nguồn gốc bình luận là ai và có bao nhiêu lần đưa ra nhận xét. Do đó, thật dễ dàng để phát triển sự hiểu biết chung vì vấn đề và ý tưởng được ghi lại ngay lập tức và cho mọi người xem.
Vì vậy, thay vì dựa vào bộ nhớ, hệ thống này nhận ra rằng giải quyết vấn đề liên quan đến một cuộc trò chuyện năng động, phát triển. Và nó giúp bạn nắm bắt ý tưởng mà không bị kéo ra khỏi vấn đề trung tâm.
Dưới đây là một số lợi ích của việc lập bản đồ đối thoại:
- Nó khẳng định với mọi người rằng quan điểm của họ đã được chấp nhận và được hiểu, có nghĩa là họ có thể ngừng nói về điểm này và cuộc họp có thể tiếp tục.
- Có sự tăng cường hợp tác, bởi vì mọi người có thể nhìn thấy ngay lập tức ý tưởng của họ liên quan đến bức tranh lớn và tới yếu tố khác.
- Các ý tưởng được tổ chức và có cấu trúc, có nghĩa là mọi người có thể nhận ra khoảng cách và thiếu sót dễ dàng hơn, họ có thể phân tích vấn đề một cách có phương pháp hơn và có thể xem xét các giải pháp có thể.
- Sự chú ý của người tham gia tập trung vào bản đồ chứ không phải trên yếu tố khác. Điều này cho phép thảo luận trung thực, ít căng thẳng.
- Cuộc trò chuyện được theo dõi, từ đó người vắng mặt có thể được cập nhật một cách nhanh chóng. Và, nhiều năm kể từ bây giờ, mọi người có thể theo logic của bạn và hiểu tại sao bạn làm những điều bạn đã làm.
Sử dụng bản đồ đối thoại
Để sử dụng bản đồ đối thoại, bạn cần ba điều: một người điều phối được đào tạo; một flip chart, bảng trắng hoặc máy tính với máy chiếu dữ liệu
Người điều phối chịu trách nhiệm điều hành cuộc họp. Người đó tạo và cập nhật bản đồ khi cuộc trò chuyện tiến triển.
IBIS (hệ thống thông tin dựa trên vấn đề) là “ngôn ngữ” mang tính biểu tượng dùng để đối chiếu bản đồ đối thoại. Các ký hiệu đại diện cho các sự kiện khác nhau trong cuộc hội thoại, bao gồm trong hình 1.
Hình 01: Biểu tượng Bản đồ đối thoại
Mọi người trong cuộc họp đưa ra ý kiến của mình cho người điều phối – người ghi lại ý tưởng và nhận xét mới, là các yếu tố bản đồ mới. Nó không chỉ ghi lại quá trình suy nghĩ, nó cũng đảm bảo quan điểm của mọi người được lắng nghe.
Với bản đồ đối thoại, ý tưởng được thảo luận dễ nhìn thấy và dễ dàng cho mọi người ghi nhớ. Nhận xét được sắp xếp tốt hơn và liên quan tới vấn đề tổng thể, không chỉ một vấn đề.
Khi ý kiến không hiệu quả, người điều phối sẽ tiếp tục theo dõi. Từ đó, khi ai đó tranh cãi hoặc đưa ra cùng một vấn đề, người điều phối chỉ đơn giản hỏi xem liệu anh ta có thông tin mới để bổ sung hay không. Nếu không, cuộc trò chuyện sẽ nhanh chóng được tiến hành. Điều này giúp mọi người tập trung, với sự chú ý hướng tới việc phát triển bản đồ hơn là đảm bảo rằng ý tưởng của họ được lắng nghe.
Bản đồ đối thoại cho ví dụ cuộc họp nêu ở trên được thể hiện trọng hình 2:
Hình 02: Ví dụ bản đồ đối thoại
Không có bản đồ hội thoại, những đề xuất ban đầu của Trường sẽ dễ dàng áp đảo nhận xét khách quan của Giang, đặc biệt nếu anh ta tích cực sử dụng cách tiếp cận của mình và cô ấy thì im lặng. Bản đồ tập trung sự chú ý vào ý kiến khách quan của Giang về số liệu thống kê liên quan đến việc vắng mặt và phơi bày lỗ hổng trong lập luận của Trường.
Quan trọng nhất, Bản đồ đối thoại cũng giúp làm rõ rằng quá trình tuyển dụng chỉ là một giải pháp có thể – không phải là giải pháp duy nhất. Người điều phối có thể đảm bảo nhiều giải pháp tiềm năng được tạo ra và thảo luận.
Mẹo 1:
Để biết thêm làm thế nào để giữ một cuộc họp tập trung vào mục tiêu của nó, cho dù đó là một cuộc họp giải quyết vấn đề, xem bài viết làm thế hành điều hành cuộc họp hiệu quả. Bạn sẽ học cách sử dụng một chương trình làm việc để đảm bảo mọi người biết bạn mong đợi gì, những điều cần thiết là gì và sử dụng thời gian một cách khôn ngoan.
Mẹo 2:
Lập sơ đồ tư duy là một kỹ thuật khác giúp bạn nắm bắt nhiều ý tưởng về một vấn đề. Lập sơ tư duy là một quá trình rất tự do mà bạn thường làm một mình để hiểu rõ hơn về một chủ đề. Mặt khác, Lập bản đồ Đối thoại là một quá trình nhóm được sử dụng để giữ cuộc trò chuyện theo đúng hướng và tập trung. Vì vậy, mặc dù chúng dựa trên cùng một ý tưởng, chúng được áp dụng rất khác nhau.
Những điểm chính
Để giải quyết vấn đề, bạn phải tập trung.
Trong một cuộc họp, điều đó không phải lúc nào cũng dễ dàng. Có rất nhiều ý tưởng và quan điểm cạnh tranh và một số người biết làm thế nào để tiếng nói của mình trở nên có trọng lượng hơn so với người khác. Lập bản đồ hội thoại giúp bạn có một quá trình giải quyết vấn đề tổ chức hệ thống hơn và đảm bảo cuộc trò chuyện hướng tới mục tiêu. Một khi bạn có người điều phối, phần còn lại sẽ đơn gian hơn. Mọi người đều có cơ hội đóng góp ý kiến bình đẳng cho cuộc thảo luận và tất cả các dòng suy nghĩ logic được ghi lại.
Điều này giúp đưa ra một quy trình có tổ chức và giúp đảm bảo vấn đề được nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định.
