Nói chuyện với khán giả

Truyền đạt thành công những ý tưởng phức tạp

Nói chuyện với mọi người có thể rất thú vị. Tuy nhiên, thiếu chuẩn bị hoặc không xác định rõ ràng mục đích của bài trình bày và đối tượng nghe có thể khiến một bài trình bày tốt trở thành thảm họa.

Vậy làm thế nào tránh được điều này?

Chuẩn bị – Chìa khóa thành công

Để đảm bảo bài trình bày có hiệu quả, trước hết cần xác định mục tiêu của bạn. Tự hỏi bản thân minh:

• Tại sao tôi trình bày nó?
• Tôi muốn khán giả nhận được gì từ buổi thuyết trình?

Thứ hai, xác định đối tượng của bạn. Sự quen thuộc của họ với chủ đề trình bày sẽ xác định tốc độ bạn trình bày.

Bạn nên cấu trúc bài trình bày ra sao?

Một khi bạn đã xác định mục đích của bài trình bày, mục tiêu tổng thể cũng như đối tượng khán giả, lúc này bạn cần cấu trúc bài thuyết trình của mình. Bạn sẽ cần phải bắt đầu quá trình này bằng cách xác định độ dài của bài trình bày. Dựa vào thời gian quy định và chia nhỏ thành các phần nhỏ hơn, với mỗi phân đoạn giải quyết một nhiệm vụ cụ thể (tất cả đều phản ánh mục tiêu tổng thể của bài trình bày). Ví dụ, phần đầu tiên nên giới thiệu bài thuyết trình. Trong phần này, bạn nên đưa ra một cái nhìn tổng quan về bài trình bày hoặc một bản tóm tắt ngắn gọn về nó, giải thích chủ đề, tại sao bạn lại đề cập đến chủ đề này và những gì bạn mong muốn đạt được.

Phần tiếp theo cần giải quyết những vấn đề đầu tiên trong bài trình bày và sau đó là các vấn đề tiếp theo trong phần kế tiếp.

Một khi bạn đã phát triển phần giới thiệu và phác thảo các phân đoạn sau, dành chút thời gian suy nghĩ về kết luận của bài trình bày. Phần giới thiệu và kết luận là những phần quan trọng nhất và nên có tác động mạnh nhất.

Đạt được sự rõ ràng và tạo tác động nhiều nhất

Giữ bài trình bày ngắn gọn và đơn giản. Người nghe sẽ không nhớ tất cả nội dung trong bài trình bày đó, vì vậy hãy nhấn mạnh những phần quan trọng nhất. Thời gian trình bày càng dài thì nguy cơ chán nản càng cao.

Khi nghi ngờ, sử dụng cấu trúc “nói với họ”.

• Cho họ biết bạn sẽ nói gì với họ (Ví dụ: “Trong bài trình bày này tôi sẽ chỉ cho bạn.”).
• Nói với họ những điểm chính, mở rộng và minh hoạ cho mỗi điểm chính đó và luôn rõ ràng, súc tích.
• Sau mỗi phần, Tóm lược lại những gì bạn vừa trình bày (Ví dụ: “cuối cùng” hoặc “Nói tóm lại.”) và kết luận.

Củng cố Thông điệp của Bạn với hỗ trợ trực quan

Tiếp theo, xem xét việc sử dụng hỗ trợ trực quan. Máy chiếu slide, dữ liệu, video và máy tính phải được kiểm tra trước, đảm bảo chúng vận hành tốt và bạn biết cách sử dụng chúng.

Đảm bảo rằng bạn không nhồi nhét quá nhiều thông tin vào bất kỳ slide nào. Một nguyên tắc tốt bạn cần làm theo là giữ cho mỗi trang slide không quá 6 dòng thông tin. Ngoài ra, đảm bảo các hình ảnh thêm vào đủ rộng để khán giả có thể nhìn thấy rõ ràng (từ tất cả các chỗ ngồi) và đảm bảo màu sắc được sử dụng dễ nhìn, phù hợp với ánh sáng lúc đó.

Thực tế đáng buồn là bạn sẽ bị đánh giá bởi chất lượng slide, vì vậy bạn cần đảm bảo thiết kế đã chọn hỗ trợ cho bài viết.

Biểu đồ nên được chuẩn bị từ trước. Khi được sử dụng trong quá trình trình bày để ghi chép, hãy in đủ lớn để tất cả người tham gia xem được.

Khi sử dụng những hình ảnh khác nhau, đừng quay lưng lại với khán giả. Định vị bản thân để bạn có thể sử dụng hình ảnh khi đối mặt với khán giả.

Sắp xếp phòng

Nếu có thể, hãy đến phòng trình bày trước. Xác định chỗ ngồi (chỗ ngồi vòng tròn khuyến khích tương tác, còn ngồi theo hàng sẽ hạn chế sự tương tác,…) và xác định cách thức hỗ trợ trực quan đem lại hiệu quả. Xem xét ánh sáng, không gian, thậm chí cả nhiệt độ phòng. Cân nhắc việc đặt giấy ghi chép và bút vào mỗi chỗ ngồi nếu người tham gia cần ghi chép. Hoặc bạn có thể muốn có thêm một vài chai nước ở mỗi chỗ ngồi nếu bài rình bày này kéo dài hơn nửa giờ. Nếu bạn làm như vậy, hãy chắc chắn rằng có thời gian nghỉ ngơi giữa giờ.

Trong khi bạn không cần phải ghi nhớ toàn bộ nội dung trình bày, hãy luyện tập để làm quen với nó. Xem lại bản trình bày một cách thường xuyên nhất có thể trước khi trình bày trực tiếp trước khán giả. Tập luyện càng nhiều bạn sẽ càng tự tin hơn và thông thạo hơn – nếu bạn biết chủ đề và đã chuẩn bị đầy đủ, bạn sẽ truyền tải thông điệp to và rõ ràng hơn.

Khi có sự không chắc chắn hoặc lo lắng, hãy tập trung vào mục đích của bạn – giúp khán giả hiểu được thông điệp. Chỉ dẫn những suy nghĩ của bạn tới chủ đề đang nói. Khán giả đến nghe bản trình bày  và bạn sẽ thành công!

Mẹo và Kỹ thuật

Một số mẹo giúp bài trình bày thành công hơn:

• Tránh quá nhiều thống kê và nhầm lẫn thông tin trong bài trình bày. Thay vào đó, đưa thông tin này vào tài liệu cho người tham gia tham khảo vào một ngày sau đó.
• Nếu bạn quên lời mình nói, tạm dừng một lát và nhớ đến mục tiêu. Trong khi có thể bạn không nhớ lại được chúng, thì điều này giúp bạn theo dõi và thậm chí suy nghĩ thêm các ý tưởng thay thế.
• Tưởng tượng sự thành công của bản thân.
• Bắt đầu bằng cách thở sâu.
• Trước khi trình bày, tập trung vào nhu cầu của khán giả.
• Tham gia một khóa học nói trước công chúng ở bên ngoài. Những khóa học này sẽ cung cấp cho bạn những kỹ năng quan trọng nâng cao sự tự tin.

Nhiều điểm trong số này được tóm tắt trong Checklist kế hoạch thuyết trình.