Blog

7 tiêu chí để giao tiếp tốt hơn

Checklist giúp bạn giao tiếp thêm hiệu quả

Hãy nghĩ việc hàng ngày bạn cần giao tiếp thường xuyên với mọi người. Viết email, tổ chức các cuộc họp, viết báo cáo, thuyết trình, tranh luận với đồng nghiệp…

Chúng ta dành gần như dùng cả ngày để giao tiếp. Vậy, làm thế nào để tăng hiệu quả giao tiếp? Bạn đang giao tiếp một cách rõ ràng, hiệu quả nhất?

Đây là lý do tại sao 7 tiêu chí giao tiếp hữu ích. 7 tiêu chí này cho bạn một checklist đảm bảo cuộc họp, email, cuộc gọi hội nghị, báo cáo và thuyết trình,… diễn ra tốt đẹp và rõ ràng – mọi người có thể hiểu thông điệp bạn muốn truyền tải. Theo đó trong giao tiếp cần có 7 tiêu chí sau:

  • Rõ ràng.
  • Cô đọng.
  • Cụ thể.
  • Chính xác.
  • Mạch lạc.
  • Trọn vẹn
  • Nhã nhặn.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ nghiên cứu 7 tiêu chí trong giao tiếp và xem xét ví dụ các minh họa cả tốt và xấu của mỗi tiêu chí.

  1. Mục lục

    Rõ ràng

Khi viết hoặc nói chuyện với một người nào đó, mục tiêu và thông điệp cần rõ ràng. Mục đích của bạn khi giao tiếp với người này là gì?

Để rõ ràng, cố gắng giảm thiểu số lượng ý tưởng trong mỗi câu nói. Đảm bảo mọi người có thể hiểu được ý nghĩ của bạn một cách rõ ràng. Mọi người không cần tự giả định những gì bạn đang cố gắng truyền tải.

Ví dụ về giao tiếp kém:

Chào Minh,

Tôi muốn hỏi bạn về Nam, trong bộ phận bạn. Anh ấy rất tuyệt và tôi muốn nói chuyện với bạn nhiều hơn về anh ấy khi bạn có thời gian.

Thân

Mục đích của Email này là gì? Chúng ta không thể kết luận chắc chắn được. Đầu tiên, nếu có nhiều người tên Nam trong bộ phận Minh, Anh sẽ không biết ai là người đang được nói đến.

Tiếp theo, Nam đã làm được gì, mà tuyệt vời như vậy? Chúng ta đều không biết câu trả lời của cả 2 câu hỏi trên.

Cuối cùng, mục đích của email này là gì? Gặp mặt chỉ đơn giản là tán gẫu về Nam hay có mục đích nào khác. Mục đích của email này không rõ ràng vì vậy sẽ khiến người đọc gặp bối rối.

Ví dụ về việc giao tiếp tốt:

Chào Minh,

Tôi muốn hỏi bạn về Nguyễn Hoài Nam, trong bộ phận bạn. Gần đây, anh ấy đã dành thời gian giúp bộ phận CNTT khi họ đang gặp sức ép lớn để hoàn thành công việc đúng hạn.

Chúng tôi đang gặp khó khăn trong một dự án nâng cấp phải hoàn thành trong 3 tháng tới và kiến thức cũng như kỹ năng của anh ấy rất hữu ích với chúng tôi. Liệu chúng tôi có thể nhận được sự giúp đỡ của anh ấy không?

Tôi rất muốn nói chuyện với bạn về anh ấy. Hãy gọi cho tôi khi bạn có thời gian và chúng ta sẽ bàn bạc thêm về vấn đề này.

Thân

Thông điệp thứ hai rõ ràng hơn nhiều bởi người đọc có thông tin anh ấy cần để đưa ra hành động.

  1. Cô đọng

Khi giao tiếp, hãy trình bày mọi thứ một cách ngắn gọn. Người đối diện sẽ không muốn đọc 6 câu trong khi chỉ cần 2 câu đã có thể diễn đạt thông điệp của bạn.

  • Bạn có thể lược bỏ bớt từ nào không? Bạn có thể loại bỏ những từ như “ví dụ”, “bạn thấy đấy”, “chắc chắn”, “loại”, “nghĩa”, “về cơ bản” hay “ý tôi là”.
  • Có câu nào không cần thiết?
  • Bạn có đang lặp đi lặp lại một ý nhiều lần theo những cách khác nhau?

Ví dụ về việc giao tiếp kém

Chào Nam,

Tôi muốn bàn với bạn về chiến dịch emai marketing, chúng ta đã phác thảo thứ 5 tuần trước. Tôi thực sự nghĩ rằng thị trường mục tiêu của chúng ta chắc chắn sẽ muốn thấy những hoạt động từ thiện của công ty. Tôi nghĩ điều này có thể mang lại một tác động lớn và nó khiến mọi người nhớ lâu hơn về công ty, hơn là việc bán hàng.

Ví dụ, nếu chúng ta nói về việc công ty nỗ lực để trở nên bền vững, cũng như các công việc từ thiện chúng ta đang thực hiện trong các trường học thì những người mà chúng ta muốn thu hút sẽ nhớ thông điệp của chúng ta lâu hơn. Việc này sẽ có tác động rất lớn.

Bạn nghĩ sao?

Mai

Email này quá dài và có rất nhiều từ thừa thãi.

Ví dụ về giao tiếp tốt

Hãy xem điều gì sẽ xảy ra khi chúng ta bỏ bớt từ ngữ thừa thãi và làm cho email ngắn gọn hơn:

Chào Nam,

Tôi muốn thảo luận nhanh về các chiến dịch email marketing, chúng ta đã phân tích thứ 5 tuần trước. Thị trường mục tiêu của chúng ta sẽ muốn biết về nỗ lực hoạt động từ thiện của công ty, đặc biệt là mục tiêu phát triển bền vững và giúp đỡ các trường học địa phương.

Điều này sẽ tạo ra một tác động rất lớn và khiến mọi người nhớ tới công ty lâu hơn so với việc bán hàng truyền thống.

Bạn nghĩ sao?

Mai

  1. Cụ thể

Khi thông điệp cụ thể, người khác sẽ có được một cái nhìn rõ ràng về việc mà bạn đang đề cập tới. Có chi tiết (nhưng đừng quá nhiều) và sự kiện sống động trong lúc giao tiếp, bạn sẽ có được sự chú tâm của người khác. Và thông điệp của bạn sẽ được truyền tải.

Ví dụ về việc giao tiếp kém

Hãy xem xét mẫu quảng cáo dưới đây:

Cẩm nang nấu ăn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian mỗi ngày.

Một thông điệp như vậy sẽ không giúp bạn bán được nhiều sản phẩm. Không có gì hấp dẫn, không có chi tiết sống động, không tạo được cảm xúc cho người xem và không có gì khiến mọi người quan tâm. Quảng cáo này không đủ cụ thể để tạo ra sự khác biệt.

Ví dụ về việc giao tiếp tốt

Bạn có đang dành ra quá nhiều thời gian để chuẩn bị bữa cơm cho gia đình? Đừng lo lắng. Chỉ cần mở điện thoại và tải ứng dụng Cẩm nang nấu ăn, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian để nghỉ ngơi và tận hưởng cuộc sống.

Quảng cáo này tốt hơn bởi chúng gợi ra những liên tưởng sống động. Mọi người có thể tưởng tượng ra cảnh dành thời gian nghỉ ngơi và làm những việc mình thích. Ngoài ra đây là một dịch vụ được sử dụng thông qua điện thoại di động, cho thấy ý tưởng này thực tế ra sao. 

  1. Chính xác

Khi bạn truyền thông chính xác, nó phù hợp với người nghe. Giao tiếp chính xác có nghĩa là không mắc lỗi trong việc truyền đạt thông tin. Tự hỏi bản thân:

  • Các thuật ngữ chuyên ngành mà bạn sử dụng có phù hợp trình độ người nghe?
  • Bạn đã kiểm tra lỗi chính tả trong bài viết của mình chưa? Tên và chức danh của người nhận đúng chưa?….

Ví dụ về việc giao tiếp kém

Chào Nam,

Cảm ơn rất nhiều vì đã dành thời gian gặp tôi hôm nay. Tôi rất hài long với cuộc thảo luận của chúng ta và rất mong dự án sẽ thành công. Tôi chắc rằng thời hạn 2 tuần sẽ không có vấn đề gì.

Cảm ơn và tôi sẽ liên lạc sớm với bạn!

Thân

Giang

Nếu đọc nhanh, có thể bạn không tìm thấy bất kỳ lỗi nào. Nhưng xem xét kỹ hơn, bạn sẽ thấy lỗi chính tả, người gõ vô tình quên dấu trong từ “hài long”. Lỗi phổ biến này có thể xảy ra khi bạn đánh văn bản quá nhanh.

  1. Mạch lạc

Khi truyền thông mạch lạc, mọi thứ sẽ trở nên hợp lý. Tất cả các luận điểm được kết nối với nhau và có liên quan đến chủ đề chính, lời văn trở nên trôi chảy.

Ví dụ về việc giao tiếp kém

Chào Nam,

Tôi muốn viết cho bạn một vài ghi chú nhanh về báo cáo mà bạn đã hoàn thành tuần trước. Tôi đã đưa nó cho Minh kiểm tra và cô ấy muốn nhắc bạn về lịch trình cuộc họp thứ 6 tuần này.

Thân

Linh

Như bạn có thể thấy, nội dung email này không liên kết với nhau. Linh đề cập đến việc đưa bản báo cáo của Nam cho Minh kiểm tra nhưng không nêu nhận xét của Minh. Nội dung chính là về bản báo cáo nhưng sau đó cô ấy lại chuyển chủ đề sang cuộc họp vào thứ 6.

Ví dụ về việc giao tiếp tốt

Chào Nam,

Tôi muốn viết cho bạn một vài ghi chú nhanh về báo cáo mà bạn đã hoàn thành tuần trước. Tôi đã đưa nó cho Minh kiểm tra và cô ấy nói rằng có một số chỗ bạn cần thay đổi. Cô ấy sẽ gửi email chi tiết cho bạn chiều nay.

Thân

Linh

Trong ví dụ trên Linh không đề cập đến cuộc họp ngày thứ 6. Là bởi bản báo cáo và cuộc họp là hai vấn đề hoàn toàn riêng biệt. Bằng cách này, Nam có thể xóa các email về bản báo cáo sau khi cô ấy sửa chữa, nhưng vẫn lưu email về cuộc họp để nhắc nhở mình. Mỗi email chỉ nên có một chủ đề chính.

  1. Trọn vẹn

Với một thông điệp trọn vẹn, người đối diện sẽ hiểu hết được tất cả nội dung họ cần được biết.

  • Nếu thông điệp của bạn nhằm mục đích “kêu gọi hành động”, hãy để mọi người biết rõ những gì bạn muốn họ làm?
  • Bạn đã liệt kê tất cả các thông tin có liên quan như – tên liên hệ, ngày, giờ, địa điểm,…?

Ví dụ về việc giao tiếp kém

Chào mọi người,

Tôi chỉ muốn nhắc nhở mọi người về cuộc họp vào ngày ngày mai.

Hẹn gặp lại sau,

Nam

Thông báo này không trọn vẹn vì còn thiếu thông tin cần thiết như: Mục đích, địa điểm, thời gian chính xác của cuộc họp.

Ví dụ về việc giao tiếp tốt

Chào mọi người,

Tôi muốn nhắc nhở mọi người về cuộc họp chiến lược phát triển khách hàng vào ngày mai. Cuộc họp sẽ được diễn ra tại phòng họp số 2 lúc 10:00. Hãy liên lạc với tôi nếu bạn không thể tham dự cuộc họp.

Hẹn gặp lại sau

Nam

  1. Nhã nhặn

Giao tiếp nhã nhặn chính là thân thiện, cởi mở và trung thực. Không dùng những lời lăng mạ với giọng điệu hùng hổ.

Ví dụ về việc giao tiếp kém

Nam,

Tôi muốn cho bạn biết rằng tôi không đánh giá cao việc nhóm bạn luôn độc quyền thảo luận tại cuộc họp hàng tuần của chúng ta. Tôi có rất nhiều dự án và thực sự cần thời gian để nhóm tôi có thể thảo luận một cách tốt nhất. Tuy nhiên vì nhóm bạn mà tôi không thể làm được điều đó. Bạn có thể dành thời gian cho nhóm tôi vào tuần tới được chứ?

Cảm ơn,

Linh

Email trên hoàn toàn không lịch sự. Những email như thế này có thể khiến tình hình trở nên căng thẳng giữa các đồng nghiệp. Email này sẽ tạo ra cảm giác xấu và năng suất và tinh thần làm việc thấp hơn. Một chút lịch sự, ngay cả trong những tình huống khó khăn có thể khiến bạn đi được quãng đường xa hơn.

Ví dụ về việc giao tiếp tốt

Hi Nam,

Tôi muốn viết cho bạn một ghi chú nhanh để yêu cầu một đặc ân? Trong cuộc họp hàng tuần của chúng ta, nhóm bạn đã làm việc hăng say và ngày càng tiến bộ nhưng điều này khiến nhóm tôi không có nhiều thời gian thảo luận. Tôi thực sự đánh giá cao nếu bạn cho nhóm tôi thêm một chút thời gian mỗi tuần để hoàn thành báo cáo của họ.

Cảm ơn rất nhiều và hãy cho tôi biết nếu tôi có thể làm được gì cho bạn.

Minh

Email này nhã nhặn và thân thiện hơn rất nhiều và có rất ít cơ hội tạo không khí tồi tệ nơi làm việc.

Chú thích:

Có một vài biến thể của 7 tiêu chí giao tiếp:

  • Đáng tin cậy – Thông điệp bạn truyền tải có cải thiện mức độ tín cậy của bạn? Điều này đặc biệt quan trọng khi giao tiếp với những người không biết về bạn.
  • Sáng tạo – Thông điệp bạn truyền tải có sáng tạo? Sự sáng tạo giúp cho mọi người thấy hứng thú với bạn.

Những điểm chính

Tất cả chúng ta đều giao tiếp mỗi ngày. Càng giao tiếp, độ tin cậy mà chúng ta có với khách hàng, quản lý và các đồng nghiệp ngày càng tăng.

Sử dụng 7 tiêu chí trong giao tiếp như là một checklist cho tất cả các cuộc giao tiếp. Hãy rõ ràng, súc tích, cụ thể, chính xác, mạch lạc, trọn vẹn và lịch sự.

Hpo Banner