Nói “có” với người và nói “Không” với nhiệm vụ

Khẳng định bản thân trong khi vẫn duy trì được mối quan hệ

Từ “Đàm phán” gợi lên cho bạn hình ảnh về tình huống áp lực cao, nơi mọi người có rất nhiều thứ bị mất nếu họ thất bại.

Trên thực tế, bạn có thể thương lượng nhiều lần mỗi ngày. Bạn làm việc đó ở nhà và tại nơi làm việc cho mọi thứ, từ việc quyết định nên nấu gì cho bữa tối đến việc thiết lập các điều khoản cho sự thăng tiến.

Vì lý do này, bạn là một nhà thương thuyết, ngay cả khi bạn không nghĩ như vậy. Nhưng bạn thương lượng bằng cách nào? Bạn có biết làm thế nào để nhận ra tình huống cần đàm phán? Và bạn có hiểu các yếu tố cần để thương lượng hiệu quả?

Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận một số nguyên tắc cơ bản để đàm phán thành công, để bạn có thể đáp ứng nhu cầu của mình mà không gây xung đột khi bạn phải nói “không”.

Cơ bản về đàm phán

Đàm phán chỉ đơn giản là hành động đạt được thoả thuận về cách bạn tiến lên phía trước. Đó là quá trình trao đổi qua lại và cuối cùng 2 bên đạt được sự đồng thuận với một giải pháp.

Có nhiều cách để đi đến sự đồng thuận này. Một số người xem đàm phán như một trò chơi mà họ phải giành chiến thắng. Họ sử dụng chiến thuật đàm phán “cứng”, và điều này thường làm cho một bên hài lòng và bên kia không có sự lựa chọn nào khác ngoài việc đồng ý. Vấn đề với cách tiếp cận này là mối quan hệ giữa hai bên sẽ không được tốt đẹp. Người yêu cầu có thể nhận được được điều đó họ muốn nhưng người kia có thể cảm thấy bị lợi dụng và có thể tức giận, oán giận. Nếu bên thứ hai không thực sự sẵn sàng đồng ý, họ có thể không hoàn thành công việc nhanh chóng hoặc với một thái độ tích cực.

Cách tiếp cận ngược lại. Đó là khi một bên đưa ra cho mình vị trí và mục tiêu ban đầu và chỉ cần đồng ý với những điều bên khác muốn. Chiến thuật “mềm” này thường là kết quả của việc muốn giữ mối quan hệ thân thiện. Tuy nhiên, kết quả cuối cùng là người này không nhận được những điều cần thiết và họ mất quyền kiểm soát đối với người kia.

Các cuộc đàm phán nhằm đạt được những kết quả thoả mãn chung thường là tốt nhất. Đôi khi chúng được gọi là các cuộc đàm phán hợp tác, tích hợp hoặc nguyên tắc. Các kỹ thuật được sử dụng để tiến hành đàm phán giúp bạn tìm ra một mối quan tâm cao đáp ứng nhu cầu của cả hai bên. Kết quả là một giải pháp có lợi cho cả hai bên: thay vì một bên từ bỏ “vị trí” thì họ sẽ tập trung vào tìm một vị trí mới, nơi mọi người đều vui vẻ và hài lòng.

Trong cuốn sách “Getting to Yes”, các tác giả Roger Fisher và William Ury phác thảo bốn tham số đàm phán theo nguyên tắc:

• Tách riêng mọi người khỏi vấn đề.
• Tập trung vào lợi ích chứ không phải vị trí.
• Tạo ra nhiều khả năng trước khi đưa ra quyết định.
• Xác định tiêu chuẩn khách quan làm tiêu chí để đưa ra quyết định.

Nếu bạn sử dụng các yếu tố này làm nền tảng cho quá trình đàm phán của mình, bạn có thể tìm được nhiều giải pháp sáng tạo cho những vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết.

Quyết đoán và đàm phán

Để sử dụng nguyên tắc của đàm phán theo nguyên tắc, bạn phải quyết đoán. Hãy quên đi ý nghĩ rằng đàm phán là đưa ra một cái gì đó. .Thay vào đó, quá trình mới này giải phóng bạn để có được những điều bạn cần.

Vì vậy, khi sếp yêu cầu bạn một dự án và bạn không thực sự có thời gian, bạn không chỉ trả lời “có” hay “không”. Thay vào đó, hãy tiếp cận tình huống này như một cơ hội để đàm phán.

Dự án này có đưa ra các cơ hội phát triển nghề nghiệp phù hợp với mục tiêu dài hạn của bạn? Nếu có, có lẽ bạn có thể bỏ qua một nhiệm vụ khác để trao đổi hoặc bạn có thể đàm phán để thuê một trợ lý giúp bạn giảm bớt khối lượng công việc. Đây thậm chí có thể là thời gian để đàm phán lại nhiệm vụ, công việc của bạn và xác định lại vai trò và trách nhiệm của bạn trong tổ chức!

Mẹo:

Xem bài viết về sự quyết đoán và quản lý ranh giới của bạn để thảo luận về các chủ đề này và các mẹo để giao tiếp quyết đoán hơn.

Bất kể tình huống của bạn là gì, nếu bạn coi đàm phán là một sự cộng tác, bạn nói “có” với người kia để thể hiện sự tôn trọng nhu cầu của họ – đồng thời bạn cho mình cơ hội để nói “không” với nhiệm vụ đó.

Khi nào cần nói “Không” với  nhiệm vụ

Không phải tất cả yêu cầu cần được thương lượng. Đôi khi khi sếp yêu cầu bạn làm một cái gì đó, bạn cần phải nói “không”.

Dưới đây là một số câu hỏi chính cần hỏi trước khi nói “không” với một nhiệm vụ:

• Tôi có thời gian để làm điều đó?
  • Nó có phải nhiệm vụ khẩn cấp/quan trọng? Sử dụng Nguyên tắc khẩn cấp/quan trọng của Eisenhower để giúp bạn
• Tôi có phải là người phù hợp với nhiệm vụ?
  • Có người nào khác phù hợp hơn với công việc?
• Yêu cầu này có phù hợp với mục đích và mục tiêu của tôi?
  • Tạo Ma trận hoạt động/Ưu tiên để xác định sự phù hợp.

Nếu câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi nào trong số này là “không“, thì tốt nhất bạn nên nói “không”. (Có nhiều cách để làm điều này dưới đây!)

Mặt khác, thường không chuyên nghiệp khi nói “không” với một nhiệm vụ chỉ vì bạn không muốn làm nó, bạn không hiểu làm thế nào để làm điều đó, nó sẽ mất nhiều thời gian hoặc gây ra sự lộn xộn và phức tạp

Làm thế nào để Nói “Có” với mọi người nhưng “không” với nhiệm vụ

Nếu câu trả lời cho yêu cầu công việc là “không“, thì cần tìm ra làm thế nào để trả lời “có” với mọi người. Để làm điều này, đảm bảo rằng bạn giải thích cho sự biện hộ của bản thân, vậy rõ ràng là bạn chỉ nói “không” với nhiệm vụ cụ thể này – và có thể chỉ vào dịp này. Nếu người kia hiểu lý do tại sao bạn nói “không”, họ sẽ không nghĩ rằng bạn không giúp ích được gì. Tuy nhiên, bạn cũng có thể phải xem xét cách bạn nói “không”.

Như chúng ta đã thảo luận, nói “có với người và không với nhiệm vụ” cũng có nghĩa là thương lượng để đáp ứng yêu cầu theo một cách khác. Để nói “có” với người, trước tiên hãy trả lời ba câu hỏi chính:

• Người này thực sự cần gì?
  • Tìm các khu vực linh hoạt.
  • Xác định các ưu tiên.

• Có cách nào khác để đáp ứng nhu cầu anh ta?
  • Tìm một khung tham khảo khác hoặc cách tiếp cận khác để tiếp cận vấn đề.
  • Tìm kiếm thời gian và nguồn lực thay thế

• Tôi có thể hỗ trợ người này để nhu cầu của anh ta được đáp ứng bằng cách nào?
  • Xác định mục tiêu lớn hơn.
  • Tìm kiếm mối quan tâm và nhu cầu chung.

Mức độ tin cậy và giao tiếp tốt là rất cần thiết trong quá trình này.  Mặc dù không có gì bảo đảm rằng sự tin tưởng sẽ dẫn đến một giải pháp tốt, nhưng sự nghi ngờ gần như chắc chắn ảnh hưởng xấu đến mối quan hệ hợp tác. Những người không tin tưởng lẫn nhau có khuynh hướng phòng thủ và điều này thường dẫn đến việc tìm kiếm “một kế hoạch” ẩn hoặc che dấu thông tin.

Khi mọi người tin tưởng lẫn nhau, họ có thể truyền đạt nhu cầu của mình một cách chính xác hơn. Khi họ chia sẻ thông tin về những điều họ muốn, những điều họ cần và tại sao họ cần nó, điều này có thể dẫn mọi người đến mối quan hệ hợp tác, tìm kiếm một giải pháp chung. Và khi bạn làm việc trong một môi trường tôn trọng và tin cậy, sẽ dễ dàng hơn để đạt được thỏa thuận mà không ảnh hưởng đến nhu cầu của bạn.

Ví dụ

Nói “có” với người, nhưng “không” với nhiệm vụ nói chung liên quan đến một cuộc trò chuyện, chứ không chỉ là một câu trả lời ngắn gọn. Tuy nhiên, đây là một số ví dụ về cách bạn có thể làm  trong những tình huống đơn giản.

• “Tôi xin lỗi, tôi không thể phân tích được trong tuần này. Tôi có thể làm điều đó cho bạn vào thứ ba tới?
• “Tôi xin lỗi, tôi không thể thực hiện việc phân tích này một cách thường xuyên vì Nam muốn tôi ưu tiên công việc phát triển. Nhưng tôi biết Lan đang làm việc để phát triển các kỹ năng về Excel của mình. Bạn có muốn tôi chỉ cho cô ấy cách trích xuất dữ liệu để cô ấy có thể thực hiện việc này? “
• “Tôi có thể làm được việc phân tích đó, nhưng tôi tự hỏi bạn muốn thông tin gì từ nó. Nếu đó là tỷ lệ chuyển đổi từ chiến dịch quảng cáo, thì các báo cáo phòng Marketing gửi có phải là những điều bạn cần?

Những điểm chính

Tất cả chúng ta đều đã từng thương lượng và chúng ta thường xuyên làm như vậy. Và mặc dù mức độ đàm phán thay đổi, một nguyên tắc vẫn giữ nguyên: khi cả hai bên giành chiến thắng thì kết quả sẽ tốt hơn. Cho dù người nào đó yêu cầu bạn ủng hộ hoặc bạn cần đồng ý về các điều khoản của một hợp đồng hoặc dự án, bạn phải cộng tác để đạt được giải pháp có lợi.

Khi cộng tác, bạn hãy xem xét nhu cầu của mọi người. Vì vậy, ngay cả khi bạn phải nói “không” với điều gì đó, bạn vẫn lo lắng tìm kiếm cách đáp ứng nhu cầu của anh ta và điều này cho phép bạn nói “có” với người đó. Hòa hợp và hợp tác là chìa khóa cho quá trình này. Vì vậy, trong cuộc đàm phán sắp tới, bạn hãy tìm kiếm một cách để đáp ứng nhu cầu của mọi người, thay vì khiến một trong hai bên đạt được ít hoặc không đạt được gì.