Tạo hình ảnh trực quan cho bài thuyết trình hiệu quả

Kết nối mọi người với thông điệp của bạn

Người sáng lập Apple, Steve Jobs nổi tiếng với những bài thuyết trình tuyệt vời. Bài trình bày trong sự kiện ra mắt iPhone năm 2007 được xem là một trong những bài thuyết trình xuất sắc nhất từ trước tới nay và nếu là một trong số hàng triệu người xem trực tuyến, bạn sẽ hiểu tại sao. Bài trình bày vô cùng hấp dẫn và đam mê.

Jobs nổi tiếng là người xây dựng bài thuyết trình hiệu quả bằng cách sử dụng công cụ hỗ trợ trực quan. Ông biết slide phát huy hiệu quả nhất khi dùng để kể chuyện thay vì truyền tải thông tin, do đó công cụ trực quan ông sử dụng thường rất đơn giản, thanh lịch và dựa trên hình ảnh. Chúng bổ sung và củng cố thông điệp, nhưng không bao giờ lấy đi sự chú ý của khán giả dành cho mình.

Bạn không phải là Steve Jobs, cung cấp một bài thuyết trình tuyệt vời nhưng bạn cần sử dụng những công cụ trực quan thật tốt. Chúng giúp truyền tải thông điệp mạnh mẽ về ý tưởng và thương hiệu của bạn, vì vậy sử dụng những hình ảnh này một cách hiệu quả là vô cùng cần thiết. Trong bài này, chúng ta sẽ xem xét làm thế nào để tạo ra hình ảnh trực quan hiệu quả, giúp kết nối khán giả với thông điệp của bạn.

Tại sao sự đơn giản lại mang đến tiếng nói lớn

Câu nói “Một bức tranh đáng giá ngàn chữ” trở nên phổ biến vì lý do: não bộ của con người xử lý thông tin hiệu quả hơn khi thông tin đi kèm với hình ảnh hoặc những câu nói ngắn gọn. Điều này có nghĩa là khi sử dụng slide đơn giản, dựa trên hình ảnh để làm rõ thông điệp, khán giả có thể nắm bắt thông tin bạn muốn truyền tải tốt hơn.

Tuy nhiên, một số người sử dụng quá nhiều slide hoặc công cụ trực quan phức tạp để hỗ trợ cho bài thuyết trình của mình.

Công cụ trực quan nêu trên có thể ảnh hưởng tiêu cực đến bài thuyết trình của bạn. Hãy xem xét một số ví dụ sau:

• Bạn đang cố thuyết phục hội đồng quản trị ủng hộ ý tưởng về sản phẩm mới. Slide có nhiều đồ thị, số liệu và đoạn văn bản và các thành viên trong hội đồng dành phần lớn thời gian để đọc slide thay vì lắng nghe bạn. Kết quả là gì? Bạn không đánh mất sự kết nối và không thể hiện được đam mê của mình. Mọi người sẽ bỏ phiếu không ủng hộ triển khai ý tưởng.
• Bạn đang nói chuyện với khách hàng tiềm năng. Bạn đã dành rất nhiều thời gian để chuẩn bị slide, sử dụng nhiều màu sắc, hiệu ứng và phông chữ. Tuy nhiên, slide phức tạp đến nỗi khách hàng không thể hiểu được. Cô ấy/anh ấy cảm thấy quá tải và mệt mỏi nên quyết định không làm việc với công ty của bạn nữa vì sợ rằng quá trình giao dịch với công ty bạn trong tương lai có thể cũng phức tạp như vậy.
• Bạn đang tổng kết kết quả làm việc tích cực của bộ phận trong giai đoạn qua. Bạn muốn mô tả tất cả mọi người vì vậy bạn trình bày chi tiết thành tích của mỗi người vào slide. Bộ phận của bạn có hàng chục người và cuối cùng mọi người quan tâm đến việc ra về hơn là thành tích của họ.

Bây giờ hãy tưởng tượng tình huống khi bạn sử dụng hình ảnh đơn giản và hấp dẫn. Thay vì khiến mọi người nhầm lẫn hoặc mệt mỏi,  slide của bạn nên tạo ra kết nối tích cực với khán giả. Mọi người có thể không nhớ chính xác những gì bạn nói nhưng sẽ nhớ đến những hình ảnh có tác động mạnh mẽ. Họ sẽ nhớ lại những cảm xúc tích cực đã trải qua trong bài thuyết trình và đánh giá cao khả năng giao tiếp thông minh và rõ ràng của bạn.

Kết quả đem lại rất tích cực. Bạn sẽ giành được khách hàng mới, thuyết phục đồng nghiệp hành động theo ý tưởng của mình và các thành viên trong nhóm sẽ chú ý đến thành tích của họ. Nói tóm lại, bạn sẽ tạo ra ấn tượng tích cực trong tâm trí mọi người sau khi bài trình bày kết thúc.

Tạo ra hình ảnh trực quan tuyệt vời

Công cụ trực quan chỉ có một nhiệm vụ đó chính là hỗ trợ cho bài thuyết trình của bạn. Tuy nhiên, cần nhiều thời gian, sáng tạo và nỗ lực để tạo ra slides phù hợp và hiệu quả. Hãy sử dụng những mẹo sau đây để tận dụng tối đa thời gian chuẩn bị của bạn.

1. Nhất quán

Sai lầm phổ biến là chọn màu sắc và phông chữ khác nhau cho mỗi slide. Điều này khiến khán giả dễ nhầm lẫn và không còn chú ý đến thông điệp của bạn. Hãy thống nhất cách trình bày slides để mỗi slide là một phần của cả tổng thể liền mạch.

Trước tiên, hãy chọn màu sắc cẩn thận, vì màu sắc sẽ ảnh hưởng đến cảm xúc và ngữ điệu điệu của bài thuyết trình. Hãy xem xét không gian trình bày. Nếu phòng tối (tắt đèn), hãy chọn màu nền tối hơn, chẳng hạn như xanh đậm, đen hoặc xám và màu trắng hoặc sáng cho văn bản. Nếu phòng sáng (có đèn chiếu sáng hoặc nhiều ánh sáng xung quanh), hãy chọn nền trắng hoặc sáng màu và màu đen hoặc tối cho văn bản.

Bạn cũng cần kết hợp màu sắc với giọng điệu và thông điệp của bài thuyết trình. Màu sắc tươi sáng truyền năng lượng và sự phấn khích, trong khi màu tối có vẻ nghiêm trọng hơn. Hãy điều chỉnh màu sắc lựa chọn để phù hợp với chủ đề của bạn.

Mẹo:

Microsoft PowerPoint và Keynote của Apple là những công cụ trợ giúp được sử dụng rộng rãi nhất. Ứng dụng trên có nhiều hình mẫu và công cụ hữu ích mà hầu hết mọi người đều quen sử dụng.

2. Xem xét bối cảnh văn hóa

Trước khi tạo ra hình ảnh, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu khán giả của mình. Điều này đặc biệt đúng khi thuyết trình trước nhóm khán giả có văn hoá đa dạng.

Ví dụ: không phải tất cả mọi người đều đọc từ trái sang phải và một số nền văn hoá coi việc sử dụng một số màu nhất định là khiêu khích hoặc không may mắn. Ngoài ra, sử dụng biệt ngữ hoặc tiếng lóng có thể khiến khán giả nhầm lẫn.

Khi thiết kế hình ảnh, hãy sử dụng hình ảnh phản ánh văn hóa mà bạn đang nói đến. Nếu bạn phải trình bày trước nhóm người đa văn hoá, hãy sử dụng hình ảnh phản ánh sự đa dạng này.

Sử dụng đồ họa và cụm từ đơn giản, có thể họ không cùng sử dụng một ngôn ngữ. Bất cứ khi nào có thể, hãy sử dụng hình ảnh để thay thế cho gạch đầu dòng và câu văn.

3. Sử dụng hình ảnh thông minh

Khi Steve Jobs tiết lộ MacBook Air, ông cần cho mọi người thấy máy tính xách tay mới này nhỏ cỡ nào. Khán giả sẽ không chú ý đến con số 0,68 x 11,8 x 7,56 inch bởi nó không tạo ra phản ứng cảm xúc. Thay vào đó, ông cho họ thấy rằng MacBook Air có thể dễ dàng cho vào một phong bì manila tiêu chuẩn. Đây là một cách mạnh mẽ để mô tả kích thước.

Kiểu sáng tạo này rất cần thiết khi lựa chọn hình ảnh. Hãy brainstorming suy nghĩ cách tiếp cận sáng tạo, thông minh khi tìm kiếm hình ảnh hoặc hình minh họa thể hiện thông điệp.

Sử dụng hình ảnh khôn ngoan sẽ giữ chân khán giả, củng cố tính chuyên nghiệp và tạo ấn tượng lâu dài.

4. Chia nhỏ dữ liệu phức tạp

Khi phải truyền đạt dữ liệu phức tạp hoặc thông tin có khối lượng lớn, hãy tránh trình bày tất cả nội dung trong một slide vì khán giả phải đấu tranh để tìm hiểu chi tiết. Thay vào đó, hãy tóm tắt thông tin hoặc chia nhỏ nội dung vào nhiều trang trình bày.

Bạn cũng có thể phát tài liệu cho mọi người để truyền đạt thông tin phức tạp. Tài liệu này cho phép khán giả tìm hiểu dữ liệu. Điều này rất quan trọng khi bạn phải trình bày trước chuyên gia chẳng hạn như kỹ sư, nhà khoa học hoặc chuyên gia tài chính. Họ được đào tạo bài bản nên sẽ yêu cầu cao hơn và tài liệu này sẽ giúp họ tiếp cận vấn đề ở góc độ gần hơn. Quan tâm đến nhu cầu khán giả sẽ làm nổi bật tính chuyên nghiệp và hỗ trợ cho thông điệp của bạn.

5. Duy trì sự đơn giản

Mỗi slide nên tập trung vào một ý tưởng hoặc khái niệm. Điều này giúp khán giả nắm bắt thông điệp một cách nhanh chóng. Giữ văn bản ở mức tối thiểu (khoảng 10 từ hoặc ít hơn) và sử dụng một hình ảnh để truyền tải thông điệp thay vì từ ngữ nếu có thể: Ví dụ: hãy sử dụng một biểu đồ thay vì danh sách biểu thị xu hướng thay đổi. Mỗi slide chỉ nên trình chiếu trong 3 giây hoặc ít hơn. Mất nhiều thời gian hơn là dấu hiệu cho thấy slide có thể quá phức tạp.

Mẹo:

Tuân theo một cấu trúc rõ ràng khi tạo slide có thể hữu ích; ví dụ trong trường hợp bài thuyết trình tập trung vào tài liệu hoặc quy trình quen thuộc với khán giả. Điều này sẽ giúp mọi người kết nối nội dung thuyết trình với hiểu biết hiện tại của họ.

Tránh gạch đầu dòng bất cứ khi nào có thể. Nếu cần sử dụng, đừng dùng câu văn, thay vào đó, chỉ dùng để liệt kê thực tế, thống kê, hoặc trình bày ý tưởng bạn muốn truyền đạt. Sau đó kể chuyện để giải thích cho khán giả ý nghĩa của chúng.

Ví dụ:

Ví dụ tồi: Slide chứa quá nhiều câu chữ. Khán giả sẽ dành nhiều thời gian đọc hơn là lắng nghe bạn.	Ví dụ tốt: Slide chỉ trình bày những luận điểm chính
Đặc tính mới của sản phẩm Sản phẩm có màu sắc tươi sáng. Bổ sung thêm tính năng an toàn Có ba kích cỡ. Thiết kế mới linh hoạt.	Đặc tính mới của sản phẩm Màu sắc An toàn Kích thước Linh hoạt

Để đơn giản hóa việc sử dụng từ ngữ trong slide, hãy làm nổi bật từ khóa trong mỗi câu.

Tiếp theo, hãy nhìn vào bố cục của trang trình bày. Sử dụng nhiều khoảng trống sẽ giúp khán giả tập trung vào thông điệp. Tránh bố trí slide với hình nền, biểu tượng có thể thu hút sự chú ý của khán giả.

Cuối cùng, hãy cân nhắc việc sử dụng slide trống khi cần khán giả tập trung chú ý hoàn toàn. Slide trống tương đương với tạm dừng và nó sẽ làm tăng sự tập trung vào lời nói của bạn.

6. Chuẩn bị

Nhiều người đánh giá thấp thời gian cần thiết để chuẩn bị cho một bài thuyết trình. Họ dành nhiều ngày để chuẩn nội dung và hình ảnh nhưng chỉ luyện tập trong vài giờ. Hãy dành thêm nhiều thời gian chuẩn bị để trau dồi thông điệp và cảm thấy hoàn toàn tự tin khi thuyết trình.

Khi thuyết trình, hãy sử dụng hình ảnh trực quan. Lướt qua từng slide sẽ giúp bạn biết chính xác những gì muốn nói.

Mẹo:

Nếu không tự tin trong việc trình bày slide, hãy nghĩ đến việc giao nó cho chuyên gia. Đây là lựa chọn thông minh khi bạn không có kỹ năng trình bày theo ý bạn muốn.

Hãy nêu rõ chi tiết của dự án, truyền đạt mục tiêu và giới hạn thời gian để sửa đổi và bổ sung khi cần thiết.

Những điểm chính

Bài thuyết trình quá phức tạp hoặc dài dòng có thể làm giảm khả năng truyền tải thông điệp của bạn. Để tạo ra hình ảnh tốt hơn, hãy:

1. Thống nhất
2. Xem xét bối cảnh văn hoá.
3. Sử dụng hình ảnh thông minh.
4. Chia nhỏ dữ liệu phức tạp.
5. Duy trì sự đơn giản.
6. Chuẩn bị.

Nếu không cảm thấy tự tin với kỹ năng chuẩn bị của mình, hãy tìm sự trợ giúp từ bên ngoài.