Bất đồng xảy ra trong cuộc họp:

• “Thật là lố bịch, Nam! Chúng ta không thể chuẩn bị sản phẩm mới kịp cho Hội chợ mùa thu!” Mọi người đang nghĩ gì vậy? Có ai ngu ngốc nghĩ rằng chúng ta đã sẵn sàng không? “
• “Tôi có thể thấy những lập luận của anh khi bổ nhiệm Nga, nhưng tôi nghĩ Lam sẽ phù hợp hơn và anh sẽ không thuyết phục được tôi đâu.”

Bạn đã từng trải qua sự căng thẳng và mâu thuẫn trong cuộc họp? Bất đồng quan điểm có thể khiến bầu không khí trở nên thú vị và tràn đầy năng lượng; Nhưng cũng có thể làm ảnh hưởng đến tinh thần của nhóm.

Nếu bạn là người chịu trách nhiệm trong cuộc họp và xung đột xảy ra, bạn sẽ làm gì?

• Làm thế nào để khôi phục sự hòa bình?
• Làm thế nào để đảm bảo những xung đột này không làm hại đến công việc của bạn?

Mặc dù không thể ngăn ngừa được mâu thuẫn xảy ra, nhưng có nhiều việc bạn có thể làm, để ngăn chặn bất đồng gây tổn hại đến mục tiêu của nhóm. Hãy xem xét những điều sau đây:

• Bạn có thể thiết lập cuộc họp để giảm thiểu rủi ro xung đột?
• Làm thế nào để chuyển xung đột và căng thẳng thành nhân tố tích cực và tạo ra giải pháp, kết quả tốt hơn?
• Bạn có thể giảm tác động tiêu cực của xung đột?
• Làm thế nào để giúp những người liên quan chấp nhận khi không thể có được sự đồng thuận?

Chúng ta sẽ xem xét từng vấn đề. Hãy nhớ rằng, có hai lý do cơ bản gây ra xung đột trong cuộc họp.

1. Hai loại xung đột trong cuộc họp

1.1. Sự khác biệt chuyên môn thực tế:

Mâu thuẫn có thể nảy sinh do sự khác biệt trong ý kiến ​​chuyên môn. Xung đột loại này thường xảy ra khi kết quả vô cùng quan trọng, quyết định đưa ra không thể đảo ngược hoặc tác động của quyết định sai lầm ảnh hưởng xấu đến những người có liên quan.

Khi loại xung đột này không được giải quyết, nó có thể nhanh chóng làm mối quan hệ trở nên xấu đi.

1.2. Đấu tranh quyền lực và vấn đề nhân cách:

Xung đột có thể nảy sinh khi các cá nhân hoặc đội nhóm thù ghét nhau hoặc cảm thấy rằng vị trí của họ đang bị đe dọa.

Loại mâu thuẫn này có khuynh hướng mang tính cá nhân hơn là “sự thật”. Những kỹ thuật chúng tôi thảo luận dưới đây vẫn sẽ áp dụng được nhưng bạn cũng cần phải giải quyết vấn đề cơ bản.

Để biết thêm về điều này, xem bài viết Giải quyết xung đột (đặc biệt là các kiểu xung đột của Thomas và Kilmann) và Giải quyết xung đột đội nhóm.

2. Cách giảm thiểu xung đột trong cuộc họp

Cách phòng vệ tốt nhất chống lại xung đột thường là chuẩn bị kỹ lưỡng trước cuộc họp và điều trong cuộc họp thật tốt.

• Nếu bạn điều hành cuộc họp một cách có tổ chức, các thành viên sẽ ít có cơ hội xung đột. Đọc hướng dẫn về kỹ năng điều hành cuộc họp và tìm hiểu các kỹ thuật hiệu quả.
• Gửi chương trình họp từ trước và khi cuộc họp bắt đầu, nhắc lại mục tiêu và nội dung cuộc họp một lần nữa. Sau đó, hãy theo sát chương trình, nhưng đừng quá cứng nhắc.
• Nếu xung đột phát sinh, một chương trình tốt sẽ giúp bạn nhận ra nhóm đang đi chệch hướng hay là không?

Bạn cũng nên cảnh giác với những cuộc họp mà động cơ của những người liên quan có thể gây ra xung đột. Họ là tập hợp gồm:

• “Những kẻ gây rối” – cá nhân hoặc những nhóm người đã từng gây ra xung đột.
• Hoặc các thành viên của một nhóm đang ở giai đoạn “sóng gió” trong quá trình phát triển của nhóm. Là thời điểm, các cá nhân bắt đầu đấu tranh nhằm tạo ra ảnh hưởng, nhưng nhóm vẫn chưa xây dựng được cách thức làm việc có hiệu quả. Tìm hiểu thêm về điều này trong hướng dẫn xây dựng đội nhóm hiệu suất cao.

Trong các trường hợp này, hãy nêu rõ quy tắc của cuộc họp trước. Ví dụ, quy tắc của cuộc họp có thể là:

• Các cá nhân sẽ được phép phát biểu sau khi giơ tay – và chỉ một người phát biểu tại một thời điểm.
• Người điều hành có thể tóm tắt những điều đã được đề cập, đảm bảo mọi người có thể hiểu.
• Mọi người đều được mời đóng góp ý kiến, vì vậy một người không thể kiểm soát cả cuộc họp.

Là người điều hành cuộc họp, bạn phải quản lý và tăng cường những quy tắc này! Nếu nhóm cần đưa ra quyết định, bạn có thể thiết lập quy trình ra quyết định và yêu cầu tất cả những người tham gia đồng ý với các nguyên tắc.

3. Khai thác lợi ích từ xung đột

Bạn đã bao giờ tham dự một cuộc họp, tại đó xung đột – có thể là loại “bất đồng ý kiến chuyên môn” – được giải quyết thành công?

Nếu rồi, bạn có thể đánh giá cao lợi ích – khi sử dụng sự khác biệt để đi đến kết luận thỏa đáng.

Ban không cần phải cố tránh xung đột bằng mọi giá. Trong thực tế, xung đột có thể là cách nhanh nhất và tốt nhất để tạo ra quá trình sáng tạo. Bạn chắc chắn không muốn mọi người tự động nói “đồng ý” với mọi thứ mà chưa được thảo luận thỏa đáng!

4. Xác định xung đột tiềm ẩn từ sớm

Chìa khóa để phát hiện ra dấu hiệu xung đột – đầu tiên là theo dõi “ngôn ngữ cơ thể”.

Nếu xung đột chủ yếu đến từ sự khác biệt chuyên môn chứ không phải nhân cách, bạn cho phép mọi người đưa ra quan điểm của mình càng sớm càng tốt. Đảm bảo các thành viên có cơ hội thể hiện bất đồng càng sớm càng tốt – để giải quyết vấn đề và thảo luận.

Làm thế nào biết nếu ai đó đang chống đối? Hãy tìm ra những dấu hiệu sau:

• Biểu lộ sự ngạc nhiên hoặc không đồng ý trên khuôn mặt, chẳng hạn như lắc đầu hoặc đảo mắt. Người đó có thể di chuyển xung quanh một cách bồn chồn hoặc lo lắng.
• Nhìn vào những người khác để xem liệu ngôn ngữ cơ thể hoặc biểu hiện trên khuôn mặt của họ có cho thấy sự không đồng ý với người nói.
• Thì thầm hoặc nói chuyện với người khác. Điều này có thể chỉ ra rằng người đó đang kiểm tra vị trí của mình hoặc cố gắng thu thập sự ủng hộ để đối đầu. Dấu hiệu này có thể xảy ra cho cả hai loại xung đột.
• Nhìn chằm chằm, có thể là hăm dọa, vào người nói hoặc mục tiêu tiềm năng của cuộc đối đầu.

Khi phát hiện ra dấu hiệu xung đột, hãy sử dụng những phương pháp giải quyết xung đột – trong phần tiếp theo. Và ngăn chặn vấn đề ngay từ đầu thường tốt hơn.

5. Giải quyết xung đột

Dưới đây là một số kỹ thuật bạn có thể sử dụng:

5.1. Nhắc lại bằng ngôn từ có tính xây dựng

Kỹ thuật này liên quan tới việc sử dụng từ ngữ để tập trung vào điều mà một bên không thích, thay vì đưa ra lựa chọn khác. Quay trở lại ví dụ:

• “Tôi có thể thấy những lập luận của anh khi bổ nhiệm Nga, nhưng tôi nghĩ Lam sẽ phù hợp hơn và anh sẽ không thuyết phục được tôi đâu.”

Với tư cách là người điều hành cuộc họp, bạn phải sửa lại câu nói này, bằng cách nhắc lại như sau:

• “Những điều anh đề cập cho thấy trong khi Nga có điểm mạnh riêng của cô ấy, nhưng điểm mạnh của Lam có thể quan trọng hơn.”

Từ đây, bạn có thể chuyển cuộc thảo luận thành việc phân tích khách quan về các tiêu chí lựa chọn khi bổ nhiệm.

5.2. Đặt câu hỏi để nhóm cùng phân tích

Cách tiếp cận khác là chuyển sự tập trung của nhóm từ mâu thuẫn sang “nghiên cứu”. Tức là, bạn khuyến khích mọi người cung cấp thông tin, thay vì kết luận họ đang tức giận hoặc không đồng ý với điều gì đó.

Đừng đặt ra các câu hỏi nghi vấn (Có / Không), mà hãy sử dụng các câu hỏi để làm rõ những điều mọi người đang suy nghĩ. Yêu cầu đưa ra ví dụ cụ thể và đưa ra giải pháp thay thế cho “giải pháp bất đồng”. 

Khi xung đột phát sinh trong cuộc họp, bạn, với vai trò là người điều hành, bạn phải kiểm soát xung đột ngay. Đừng để những người khác tạo ra xung đột bằng cách cắt ngang lời bạn hoặc người nói.

5.3. Loại bỏ hoặc giảm thiểu mối đe dọa nhận thức

Nguyên nhân chính gây ra tức giận hay mâu thuẫn là do mọi người nghĩ rằng họ đang bị đe dọa.

Có lẽ, họ cảm thấy rằng điều gì đó đang thảo luận, sẽ đe dọa danh tiếng, cơ hội hoặc tiền thưởng của họ. 

• Đây là lúc bạn cần khám phá suy nghĩ của họ. Bởi vì, nhận thức của họ có thể sai – do thông tin sai lệch hoặc không đầy đủ.
• Ở đây bạn cần cung cấp thông tin chính xác. Cũng như giải quyết các hiểu nhầm.

Đảm bảo rằng bạn đã làm sáng tỏ những điều mà các thành viên chưa biết, bởi vì cái chưa biết thường được coi là mối đe dọa.

Trở lại với ví dụ về quyết định bổ nhiệm Nga hay Lam? Bạn có thể yêu cầu người ủng hộ của hai bên nói về những tác động – có thể se ảnh hướng đến nhóm của họ – mà họ không thích.

5.4. Không công khai

Đôi khi bạn không thể giải quyết tình huống trong cuộc họp: đặc biệt là những trường hợp liên quan đến vấn đề cá nhân nhạy cảm, điều này không nên được thảo luận “công khai”.

Trong trường hợp này, bạn cần thừa nhận sự bất đồng và sắp xếp cuộc họp cụ thể để giải quyết sau.

Cuối cùng, hãy nhớ rằng không có được sự hài lòng của tất cả mọi người là một điều dễ hiểu. Điều quan trọng là bạn cho tất cả thành viên cơ hội thể hiện ý kiến ​​của mình và trải qua quá trình ra quyết định cùng nhau. Đừng quá nặng nề khi mọi người không hài lòng.

À, điều này cũng đúng với bạn – nếu bạn là người không hài lòng với một quyết định nào đó. 

Những điểm chính

Cách tốt nhất để tránh xung đột trong cuộc họp là chuẩn bị trước cuộc họp và điều hành trong cuộc họp thật tốt.

Hiểu biết về bản thân và các thành viên trong nhóm – sẽ giúp bạn nhận thức được những xung đột tồn tại trong nhóm – để có chiến lược đối phó phù hợp.

Nếu xung đột nảy sinh, hãy quay trở lại mục tiêu cuộc họp – bằng cách đặt ra câu hỏi để mọi người xác định được nguyên nhân gây xung đột. Bằng cách này, bạn hướng dẫn mọi người suy nghĩ khách quan hơn, tập trung năng lượng vào mục tiêu chung của đội nhóm.

Lần tiếp theo tham gia cuộc họp, bạn nhớ theo dõi ngôn ngữ cơ thể của người tham gia, để phát hiện sớm các dấu hiệu có thể gây ra xung đột.