Sử dụng email một cách hiệu quả
Mỗi ngày bạn dành bao nhiêu thời gian để trao đổi thông tin qua email? Phần lớn câu trả lời của chúng ta là “ Rất nhiều”.
Theo nghiên cứu của McKinsley, mọi người dành 28% thời gian làm việc mỗi tuần để đọc và trả lời email. Mặc dù có thể bị quá tải bởi quá nhiều thông điệp nhưng không thể phủ nhận email vẫn là một công cụ hữu hiệu để giao tiếp hiệu quả.
Sử dụng email là một cách dễ dàng và nhanh chóng để giữ liên lạc với các thành viên trong nhóm, khách hàng và cả các bên liên quan, đặc biệt là với những người cách xa nhau về mặt địa lý. Tuy nhiên, bạn rất dễ mắc phải tình huống khi viết một email không hiệu quả từ đó tạo nên một ấn tượng không tốt và thậm chí là hủy hoại danh tiếng của bạn.
Trong bài viết này chúng ta sẽ nghiên cứu 10 lỗi thường gặp khi gửi email và tìm cách để khắc phục chúng.
Mẹo:
Để tìm hiểu thêm về các kỹ thuật giao tiếp hiệu quả, hãy tham khảo bài viết về Sử dụng email hiệu quả và Viết email hiệu quả.
Mục lục
Lỗi thứ nhất: Sử dụng sai ngữ điệu
Bạn có thể muốn nhanh chóng gửi email khi đang trong thời gian bận rộn mà không suy nghĩ cẩn thận về người nhận email và những gì bạn nên nói.Vì vậy việc cân nhắc ai là người bạn đang “nói chuyện” và những hành động bạn muốn họ thực hiện, trước khi bạn bắt đầu viết là rất quan trọng.
Ví dụ, một email gửi cho quản lý thì phải quy chuẩn hơn là một mẩu tin cập nhật nhanh chóng cho các thành viên trong nhóm, một thông tiệp cho khách hàng phải chứa đựng sự nhiệt tình và lịch sự nhiều hơn là thông điệp trao đổi với đồng nghiệp.
Mặc dù chủ đề email có thể rõ ràng với bạn nhưng người nhận có thể không hiểu hết về những thông tin mà bạn muốn chia sẻ. Vì vậy hãy tránh sử dụng chữ viết tắt, biệt ngữ hoặc ngôn ngữ nói trong văn viết, cân nhắc về thông điệp của bạn là một việc làm cần thiết trước khi bạn nhấn nút gửi. Người đọc có hiểu thông tin mà bạn muốn truyển tải không? Thông tin của bạn có được thể hiện và trình bày rõ ràng không?
Quy tắc mà bạn phải tuân thủ là đặt bản thân vào vị trí của người đọc. Ví dụ, nếu không nói xin chào hoặc cảm ơn khi gửi một yêu cầu nhanh hoặc cung cấp một chỉ dẫn sẽ bị coi là không lịch sự dù cho bạn đang bận rộn đến mức nào. Vì vậy đảm bảo tất cả email đều thể hiện sự lịch sự và tránh sử dụng những từ ngữ mang ý tức giận hoặc gây hấn.
Sai lầm 2: “Trả lời tất cả”
Bạn có thường nhận được những email không liên quan và không yêu cầu bạn thực hiện bất kỳ một hành động nào không? Việc này xảy ra thường xuyên có thể khiến bạn bực bội .”Trả lời tất cả” là một công cụ hữu ích để giao tiếp với các thành viên trong nhóm hoặc truyền đạt lại các quyết định nhóm, nhưng nhiều người sử dụng nó mà không xem xét ai là người thực sự cần nhận được email của họ.
Nhận được nhiều email không liên quan trong suốt cả ngày có thể khiến bạn mất tập trung và làm mất thời gian và được biết đến như là người thường xuyên sử dụng “Trả lời tất cả” có thể ảnh hưởng đến danh tiếng của bạn, vì nó cho thấy bạn vội vàng, không suy nghĩ cẩn thận và không chuyên nghiệp. Việc này cũng ngụ ý rằng bạn không có đủ tự tin khi đưa ra quyết định mà không có sự đóng góp của cấp trên. Vì vậy, hãy cân nhắc xem bạn nên “Trả lời tất cả” hay chỉ phản hồi tới người gửi email. Hãy nghĩ đến việc sử dụng “cc” (gửi email đến nhiều người và công khai danh tính của họ) hoặc “bcc” (gửi email đến nhiều người nhưng thông tin về những người đó sẽ được giữ kín) để gửi đến những thành viên thích hợp trong nhóm.
Sai lầm 3: Viết quá nhiều
Email ngắn gọn chỉ chứa những thông tin quan trọng sẽ có hiệu quả hơn nhiều so với những email dài dòng.
Nếu bạn đang muốn tạo ra một thông điệp ngắn gọn, hãy cân nhắc xem liệu chủ đề có quá phức tạp hay không. Có cách nào khác để truyền hiệu quả hơn không? Bạn có nên gặp mặt trực tiếp hay gọi điện để thảo luận rõ ràng hơn không? Bạn có nên đưa thông tin của mình vào tài liệu hướng dẫn không?
Sai lầm 4: Quên điều gì đó
Đã bao nhiêu lần bạn gửi email mà không đính kèm tài liệu có liên quan? Hoặc bạn đã bao giờ đính kèm một liên kết bị lỗi hay thậm chí đính kèm sai tập tin chưa? Những lỗi này có thể được khắc phục nhanh chóng bằng cách gửi email khác, nhưng điều này sẽ làm tăng số lượng thư mà mọi người nhận được và thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp. Xem xét việc đính kèm tệp ngay khi bắt đầu soạn thảo thư và luôn kiểm tra cẩn thận tất cả liên kết là việc làm cần thiết.
Đính kèm sai tài liệu có thể khiến tình hình trở nên nghiêm trọng đặc biệt nếu nó là vấn đề nhạy cảm hoặc bị giới hạn. Đọc bài viết về bảo mật nơi làm việc để xác định những thông tin nào là bí mật trong tổ chức và suy nghĩ về cách bảo vệ dữ liệu.
Sai lầm 5: Gửi email tới sai đối tượng
Ngày nay, các nhà cung cấp dịch vụ email thường sử dụng công cụ “tự động điền” văn bản dự đoán và “chủ đề” (hoặc “chế độ xem cuộc hội thoại”) và việc này có thể làm tăng nguy cơ gửi thông điệp đến sai đối tượng.
Điều này có thể gây lúng túng, nhưng cũng có nghĩa là email có thể không đến được đúng người nhận trừ khi ai đó phát hiện ra lỗi sai của bạn. Nghiêm túc hơn, bạn có nguy cơ phát tán thông tin nhạy cảm đến sai người và hủy hoại danh tiếng của tổ chức. Vì vậy, hãy luôn tạm dừng để xem lại email trước khi gửi.
Khi bạn trả lời hoặc chuyển tiếp một email, hãy đảm bảo rằng tất cả thông điệp trong đó phù hợp với người nhận và xem xét có thông tin nhạy cảm hay ý kiến hay nhận xét cá nhân nào không.
Mẹo:
Xem bài viết Quản lý cảm xúc tại nơi làm việc để tìm hiểu thêm về việc kiểm soát bản thân trong những tình huống khó khăn.
Sai lầm 6: Thể hiện cảm xúc quá nhiều
Một trong những lợi ích chính của email là bạn không cần trả lời ngay lập tức. Việc trì hoãn phản hồi khi bạn căng thẳng, tức giận hoặc buồn bã là rất quan trọng – nếu bạn gửi một thông điệp trong khoảng thời gian này, bạn không thể rút lại được (mặc dù email có tính năng “hoàn tác” hoặc ” truy xuất “). Những email này có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ làm việc của bạn hoặc thậm chí được sử dụng làm bằng chứng chống lại bạn. Vì vậy, đừng gửi bất kỳ thông điệp nào khi bạn đang cảm thấy không ổn, hãy chờ cho đến khi bạn đã bình tĩnh và có thể suy nghĩ mọi chuyện một cách rõ ràng và hợp lý.
Sai lầm 7: Không hoãn việc gửi email
Nhiều người thường gửi email ngay khi hoàn thành nó để có thể “tắt máy tính” tuy nhiên hiện nay email cung cấp chức năng “hoãn” hoặc “lên lịch gửi” rất hữu ích.
Ví dụ: Hãy tưởng tượng rằng bạn đang muốn gửi email vào tối muộn hoặc cuối tuần. Hãy nghĩ đến những ấn tượng mà khách hàng và các bên liên quan nghĩ về bạn. Họ sẽ nghĩ về cách quản lý thời gian của bạn và các thành viên trong nhóm sẽ phân vân rằng họ có nên làm việc vào thời gian nghỉ ngơi không.
Ngoài ra, hãy tưởng tượng rằng bạn đang làm việc cho một dự án và bạn muốn cung cấp cho các thành viên trong nhóm một số thông tin cụ thể. Lên lịch email gửi đến tại một thời điểm nhất định là một cách hay và có thể giúp bạn quản lý thời gian và tổ chức khối lượng công việc.
Mẹo:
Các bài viết về quản lý thời gian và cách quản lý thời gian làm việc dài sẽ cho bạn những lời khuyên hữu ích về cách sử dụng thời gian hiệu quả.
Sai lầm 8: Sử dụng các dòng chủ đề mơ hồ
Như chúng tôi đã nói, email hiệu quả nhất là khi thông điệp của bạn ngắn gọn và đúng trọng tâm. Vì vậy, bắt đầu với một chủ đề rõ ràng để mọi người biết những gì có thể mong đợi khi đọc nó là rất quan trọng.
Email của bạn nói về vấn đề gì? Có thời hạn không? Bạn có muốn mọi người hành động trước một khoảng thời gian nhất định không? Nó khẩn cấp hay không khẩn cấp ? Hãy điều chỉnh chủ đề của bạn một cách phù hợp để người nhận có thể ưu tiên và chú ý đúng mức đến email.
Sai lầm 9: Không xem lại email
Kiểm tra email là một trong những điều quan trọng nhất mà bạn cần thực hiện. Chỉ mất vài phút có thể giúp bạn tìm lỗi ngữ pháp, lỗi chính tả và lỗi dấu câu bởi điều đó thể hiện sự không chuyên nghiệp và cẩu thả. Bài viết về Kỹ năng viết sẽ cung cấp cho bạn làm thế nào để kiểm tra những sai lầm trong công việc.
Điều quan trọng là bạn cần đọc và hiểu đúng các email được gửi tới bạn, bao gồm tất cả các thông điệp liên quan hoặc cuộc hội thoại. Bởi vì ai đó có thể đã gặp phải câu hỏi và mối quan tâm của bạn và việc tiếp tục mắc lỗi có thể dẫn đến sự trùng lặp, thất vọng và nhầm lẫn.
Cuối cùng, không điền tên người nhận email cho đến phút cuối cùng. Điều này đảm bảo rằng bạn không thể vô tình gửi thông điệp của mình trước khi viết xong, thêm tập tin đính kèm, kiểm tra email và phát hiện ra bất kỳ lỗi sai nào.
Sai lầm 10: Gửi các email không cần thiết
Bởi vì sử dụng email rất nhanh chóng và thuận tiện nên nó có thể dễ dàng trở thành phương tiện giao tiếp mặc định của bạn với nhóm. Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là email không có tính cá nhân và bạn có nguy cơ mất liên lạc với mọi người nếu bạn dựa vào nó quá nhiều. Nó không phải là phương tiện thay thế cho việc gặp mặt hoặc nói chuyện qua điện thoại.
Mẹo:
Xem các bài viết về Giao tiếp qua điện thoại, giá trị của việc ghi chép và điều hành cuộc họp hiệu quả để biết thêm thông tin chi tiết và các hướng dẫn.
Những điểm chính
Email có thể là cách giao tiếp nhanh chóng, hiệu quả nếu được sử dụng đúng cách. Tuy nhiên, hãy suy nghĩ cẩn thận về cách bạn sử dụng và phụ thuộc vào nó.
Xem xét một email trước khi gửi nó có thể giúp đảm bảo về mặt ngữ điệu, ý nghĩa và chiều dài thích hợp của email cũng như chính tả, ngữ pháp và dấu câu và cả việc bạn đã chọn đúng người nhận và tập tin đính kèm.
Tránh gửi email khi bạn cảm thấy căng thẳng hoặc tức giận, xem xét tác động đến người nhận nếu bạn gửi email ngoài giờ hành chính hoặc vào cuối tuần và suy nghĩ cẩn thận về việc sử dụng công cụ “trả lời tất cả”.
Tập trung vào việc thể hiện email súc tích và đúng trọng tâm trình bày các yêu cầu rõ ràng.
Áp dụng điều này vào cuộc sống của bạn
- Có thói quen xem lại và đọc lại email trước khi gửi, bạn có thể ngạc nhiên trước những gì bạn nhận được.
- Hãy suy nghĩ cẩn thận về cách bạn sử dụng công cụ “trả lời tất cả”, cc và bcc.
- Dành thời gian để xem xét liệu bạn có dành quá nhiều thời gian để giao tiếp bằng email không. Bạn có dựa vào nó quá nhiều khi quản lý nhóm không?
