Học cách nhận biết và giải quyết các yêu cầu bất hợp lý.
Đó là ngày cuối cùng của Sheila trước kỳ nghỉ dài được mong chờ và cô ấy đã làm việc chăm chỉ để hoàn thành công việc của mình trước khi rời đi.
Tuy nhiên, vào giữa buổi chiều, sếp cô đến và nói: Công ty đã liên lạc với một khách hàng mới và vì cô là nhân viên bán hàng tốt nhất của nhóm, sếp muốn cô gặp khách hàng vào ngày mai.
Khi Sheila nhắc nhở anh ta về thời gian nghỉ đã được lên kế hoạch, sếp yêu cầu cô lên lại lịch trình. Anh ta nói rằng khách hàng này quá quan trọng khi để nhân viên ít kinh nghiệm hơn xử lý và vì Sheila không thực sự đi nghỉ, anh ta nghĩ không có lý do gì khiến cô không thể tham dự cuộc gặp.
Nhiều người trong chúng ta gặp phải những yêu cầu có vẻ không hợp lý. Nếu bạn muốn giữ được năng suất và sự vui vẻ trong vai trò của mình, bạn cần biết làm thế nào để giải quyết những yêu cầu này.
Mục lục
Định nghĩa “Không hợp lý”
“Không hợp lý” có nghĩa là “vượt quá giới hạn lý lẽ và công bằng.” Rõ ràng nó là khá chủ quan và điều có vẻ hợp lý với người này dường như không hợp lý với người khác. Vậy, “yêu cầu bất hợp lý” có thể là gì? Hãy xem xét một số tình huống sau:
- Khung thời gian ngắn
Một yêu cầu có thể là không hợp lý do thời hạn ngắn. Ví dụ, sếp bạn đến văn phòng vào cuối ngày, yêu cầu bạn hoàn thành một nhiệm vụ có mức khẩn cấp thấp trước khi bạn rời khỏi. Để đáp ứng yêu cầu của anh ta, bạn phải ở lại muộn.
Trừ khi có một cái gì đó sâu hơn đang diễn ra, điều này có vẻ không hợp lý.
- Lỗi, Sự thiếu hiểu biết hoặc không rõ ràng
Yêu cầu cũng có thể là không hợp lý vì một lỗi đơn giản hoặc thông tin không rõ ràng.
Ví dụ, hãy tưởng tượng, đồng nghiệp đang ép bạn hoàn thành dự án càng sớm càng tốt, bởi anh ta tin rằng thời hạn không thể thay đổi. Tuy nhiên, niềm tin này xuất phát do hiểu sai thông tin từ sếp anh ta, người phóng đại tầm quan trọng thời hạn.
Yêu cầu cũng có thể là không hợp lý, bởi người khác không thể biết họ cần làm bao nhiêu việc. Chẳng hạn, một khách hàng mới có thể yêu cầu thay đổi hoàn toàn trang web chỉ trong hai ngày. Nhưng anh ta có thể không hiểu về thiết kế trang web và không biết cần bao nhiêu thời gian và nỗ lực liên quan.
- Yêu cầu phi đạo đức
Một yêu cầu có thể là bất hợp lý bởi vì nó vi phạm đạo đức hay giá trị của bạn.
Ví dụ, hãy tưởng tượng sếp bạn tham gia chương trình MBA. Anh ta phải đi ra nước ngoài vào tuần tới để gặp khách hàng mới. Bởi lịch trình rất nhiều, anh ta yêu cầu bạn hoàn thành bài tập về nhà khi anh ta đi vắng, nhờ đó anh ta không bị tụt lại phía sau. Điều này có lẽ sẽ đi ngược lại đạo đức và các giá trị của bạn!
Tuy nhiên, hãy thận trọng khi xem xét các giá trị liên quan của bạn và các giá trị nói chung và các giá trị của tổ chức. Cái gì đó có vẻ không hợp lý với bạn có vẻ khá hợp lý với nhiều người khác và điều này có thể khiến bạn gặp khó khăn.
- Nhiệm vụ ngoài trách nhiệm bình thường
Yêu cầu nằm ngoài trách nhiệm thông thường cũng có thể là không hợp lý. Ví dụ, hãy tưởng tượng sếp đã để cử bạn đón khách hàng tại sân bay vào thứ 7, đây không phải là ngày làm việc thông thường. Vì việc này khiến bạn lỡ hẹn với con trai, bạn đã hứa sẽ tham dự trận bóng đá cùng nó.
- Thay đổi các ưu tiên
Yêu cầu có thể không hợp lý do thay đổi các ưu tiên. Hãy tưởng tượng khách hàng của bạn đã xác định rõ phạm vi dự án và bạn đã đồng ý về mức lương cho công việc này. Tuy nhiên, giữa dự án, cô ấy quyết định đi theo một hướng khác và yêu cầu bạn làm lại – mà không trả thêm tiền.
Quyết định xem yêu cầu nào không hợp lý
Khi ai đó làm những việc mà bạn cảm thấy là một yêu cầu bất hợp lý, nó xúi gục bạn đồng ý với điều đó, thậm chí không suy nghĩ, bởi bạn cảm thấy bị áp lực. Hoặc, bạn có thể nói “không” với một điều gì đó thực sự là một yêu cầu hoàn toàn hợp lý. Vì vậy bạn cần suy nghĩ về yêu cầu đó và quyết định xem liệu chúng có thực sự bất hợp lý hay không.
Trước tiên, xác định xem tại sao bạn lại cảm thấy không hợp lý. Có phải vì bạn không có thời gian hay bởi nó nằm ngoài phạm vi trách nhiệm của mình hay bởi bạn không được trả xứng đáng khi làm thêm giờ hay bởi bạn không có nguồn lực hoặc chuyên môn?
Cảm xúc của bản thân cung cấp cho bạn một đầu mối quan trọng ở đây. Khi người nào đó đưa ra một yêu cầu khiến bạn cảm thấy phẫn uất hoặc không thoải mái, thì bạn cần xem xét lại nó và tự hỏi bản thân xem tại sao có vẻ như nó không hợp lý.
Tự hỏi bản thân xem có thực sự đó là một yêu cầu không hợp lý hay chỉ đơn giản là bạn không có nguồn lực – vật chất, tài chính hay thời gian liên quan?
Tiếp theo, xem xét bản chất nhu cầu và bối cảnh của nó. Ví dụ, trong một số tổ chức, công việc có thể đạt đến đỉnh điểm trong khoảng thời gian nhất định hoặc khủng hoảng có thể khiến bạn phải thực hiện nhiệm vụ ngoài trách nhiệm thông thường. Nếu tổ chức bạn đang gặp phải tình trạng khối lượng công việc tăng vọt hoặc khủng hoảng, thì việc không chấp nhận yêu cầu có thể gây tổn hại cho nhóm bạn.
Đặt ra câu hỏi, từ đó bạn có thể hiểu rõ hơn về lý do. Tại sao nhiệm vụ lại quan trọng? Tại sao thời hạn lại quan trọng? Hãy tìm câu trả lời cho chúng, bởi chúng giúp bạn tránh hiểu nhầm và oán giận.
Một khi có thêm thông tin, hãy xem xét yêu cầu từ quan điểm của người kia. Điều không hợp lý với bạn có vẻ hoàn toàn chấp nhận được với anh ta. Hãy xem xét tình hình và áp lực của người đó. Yêu cầu đó vẫn là không hợp lý?
Về lâu dài, điều quan trọng là bạn có được cảm giác bạn muốn gì và không muốn gì. Sếp hoặc khách hàng có thể yêu cầu đi ngược lại các giá trị hoặc đạo đức của bạn. Hoặc ai đó có thể yêu cầu bạn làm việc vào cuối tuần, đi ngược lại cam kết của bạn, dành một khoảng thời gian hợp lý với gia đình.
Xác định các giá trị của bạn, từ đó bạn biết ranh giới nào bạn không muốn vượt qua. Sau đó, học cách quản lý ranh giới của mình, để người khác không tận dụng nó.
Mẹo 1:
Yếu cầu hợp lý hay không hợp lý phụ thuộc vào sự đánh giá, mục đích nghề nghiệp của bạn. Nếu bạn quyết tâm làm tốt với mức độ đòi hỏi cao và được trả lương cao, bạn nên sẵn sàng hy sinh, làm nhiều giờ và vượt qua mong đợi một các mạnh mẽ.
Hãy thực tế về những điều bạn mong đợi.
Mẹo 2:
Bạn cũng có thể kiểm tra suy nghĩ của mình về một yêu cầu với một đồng nghiệp đáng tin cậy hoặc sếp. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn đang làm việc trong một dự án quan trọng hoặc giao dịch với một khách hàng quan trọng.
Xử lý yêu cầu không hợp lý
Khi bạn đã quyết định được yêu cầu không hợp lý, hãy sử dụng các chiến lược dưới đây để xử lý nó một cách có hiệu quả:
Cá nhân hóa tình huống
Hãy tưởng tượng sếp muốn bạn sắp xếp lại các tệp tin cho một dự án lớn, nhờ đó ông ấy có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin mình cần. Ông ấy muốn nó hoàn thành vào cuối tuần này – với nhiều công việc khác bạn phải hoàn thành. Bạn muốn nói “Tôi không thể làm điều này!”
Khi chúng ta phản ứng theo cảm xúc với một yêu cầu bất hợp lý, gây ra sự bùng phát, có thể khiến cuộc trò chuyện thành một trận chiến. Tuy nhiên, bạn có thể giữ cho cuộc trò chuyện hợp lý bằng cách giữ nó ít cá nhân hơn.
Bạn có thể nói, “Với khối lượng công việc hiện tại, những tập tin này có thể được sắp xếp xong vào cuối tuần nếu cả 3 chúng ta cùng làm. Hoặc, nếu anh sẵn sàng chờ báo cáo bán hàng sang tuần sau, chắc chắn anh sẽ có các tập tin được sắp xếp xong vào thứ 6”
Phản ứng này ít cảm xúc hơn bởi bạn giữ bản thân và cảm xúc của mình khỏi nó. Phản hồi cũng cho sếp thấy bạn chú ý tới nhu cầu anh ta và đưa ra cho anh ta 2 lựa chọn để xem xét.
Hãy chuyên nghiệp
Thông thường, một yêu cầu bất hợp lý có thể khiến bạn sôi máu, đặc biệt nếu bạn bị quá tải với các trách nhiệm khác.
Làm tốt nhất có thể để bình tĩnh lại trước khi đáp ứng bất cứ yêu cầu nào (“hít một hơi thật dài” sẽ giúp bạn!) Và học cách quản lý cảm xúc nơi làm việc, nhờ đó bạn có thể nhanh chóng kiểm soát cảm xúc trong những tình huống căng thẳng.
Quyết đoán
Một trong những kỹ năng tốt nhất để phát triển là khả năng nói “không”, một cách quyết đoán.
Quyết đoán không chỉ là nói không hay đẩy lùi nó đi. Khi bạn quyết đoán, bạn đang đứng lên vì nhu cầu của mình, trong khi vẫn cân nhắc nhu cầu của người khác.
Giải thích một cách bình tĩnh tại sao bạn không thể đáp ứng yêu cầu, sử dụng bằng chứng bạn thu thập được khi phân tích nó. Hãy cho thấy sự đồng cảm với tình hình của người khác.
Nếu phù hợp và tùy thuộc vào bản chất của yêu cầu, thương lượng một giải pháp có lợi cho cả hai. Có lẽ bạn có thể kéo dài thời hạn, ủy quyền cho người khác hoặc đề nghị làm một việc khác nhanh hơn.
Hãy nhớ rằng, đôi khi chỉ cần nói không. Bài viết Nói có với người, không với nhiệm vụ chỉ ra cho bạn một số chiến lược để từ chối, trong khi vẫn duy trì mối quan hệ tốt với người khác.
Xem lại trách nhiệm của bạn
Nếu mọi người thường xuyên đưa ra yêu cầu bất hợp lý, hãy xem lại phạm vi vai trò của bạn hoặc xem lại thỏa thuận của bạn với họ. Có thể đây là lúc đàm phán bổ sung, nếu bạn thường xuyên làm việc ngoài trách nhiệm thông thường của mình.
Bạn cũng có thể muốn chỉ ra, một cách tinh tế, rằng các yêu cầu của họ nằm ngoài trách nhiệm của bản thân. Đôi khi, giải thích điều này là đủ để ngăn chặn các yêu cầu trong tương lai và ít nhất, cho thấy bạn đang ở trên và vượt ra ngoài vai trò của mình để giúp đỡ họ.
Hãy cẩn thận với điều này, mặc dù – mọi người thường chứng minh rằng họ sẵn sàng thăng tiến bằng cách nhận nhiệm vụ từ sếp. Và tất cả mọi người cần “tham gia” khi công việc quan trọng cần được thực hiện. Chỉ cần đảm bảo rằng mọi thứ không đi quá xa!
Duy trì mối quan hệ tốt
Càng có nhiều mối quan hệ nơi làm việc, bạn càng giao tiếp tốt với người khác và ít người đến với bạn với những yêu cầu bất hợp lý.
Tập trung xây dựng mối quan hệ tốt nơi làm việc bằng cách trung thực về khối lượng công việc và lịch trình của mình, tôn trọng mọi người xung quanh bạn và đánh giá cao khi bạn nhận được trợ giúp hoặc tư vấn. Bạn cũng cần nhớ không đưa ra các yêu cầu các yêu cầu bất hợp lý!
Mẹo:
Đôi khi yêu cầu bất hợp lý có thể vượt qua giới hạn bắt nạt, đặc biệt nếu có ai đó cố tình đe dọa bạn làm những điều họ muốn. Nếu bạn cảm thấy như thể mình đang bị bắt nạt, bài viết đối phó với hành vi bắt nạt tại nơi làm việc chỉ ra các mẹo giúp bạn lấy lại quyền kiểm soát.
Những điểm chính
Đôi khi, bạn có thể phải đối phó với các yêu cầu bất hợp lý. Hoặc, bạn có thể làm việc với một người có nhu cầu bất hợp lý mọi lúc!
Yêu cầu có thể là không hợp lý do thời gian không có sẵn, đòi hỏi chuyên môn hoặc nguồn lực mà bạn thiếu, nằm ngoài trách nhiệm của bạn hoặc vi phạm đạo đức, các giá trị quan trọng.
Nếu bạn cảm thấy yêu cầu là không hợp lý, hãy phân tích nó trước, đảm bảo các giả định ban đầu của bạn là chính xác.
Sau đó, đối phó với các yêu cầu bất hợp lý bằng cách cá nhân hóa tình huống, trở nên chuyên nghiệp với người kia và quyết đoán.
