Khám phá quyền lực trong dự án của bạn
Nhiều người có thể có ảnh hưởng đến dự án của bạn. Một số người có ảnh hưởng rõ ràng và dễ nhận ra. Những người khác tuy không rõ ràng nhưng không kém phần quan trọng.
Nếu bạn không nhận ra và “quản lý” được những người có ảnh hưởng, chắc chắn dự án của bạn sẽ gặp phải sự phản đối dữ dội và đôi khi thất bại.
Trường hợp này ngày càng tăng khi bạn điều hành những dự án lớn và khi số người bị ảnh hưởng bởi dự án tăng lên.
Mọi người trong tổ chức cùng làm việc chung một cách cởi mở và sẵn sàng. Tuy nhiên, sếp, đồng đội, khách hàng, sếp của sếp bạn – thậm chí là cháu trai của giám đốc điều hành – có thể ảnh hưởng đến bạn trong một số hoàn cảnh nhất định.
Tuy nhiên, những người bên ngoài tổ chức có những mối quan tâm và động lực mà bạn không thể kiểm soát. Biết ai ảnh hưởng đến ai rất quan trọng nếu bạn muốn hoàn thành bất cứ điều gì.
Mục lục
Sơ đồ ảnh hưởng của các bên liên quan
Vậy bạn có biết ai ảnh hưởng đến dự án của mình? Bạn có biết bản chất, hướng đi và sức mạnh của những ảnh hưởng này? Sử dụng “chuỗi lệnh” thông thường không phải lúc nào cũng là cách tốt nhất để đạt được mục tiêu: biết những người có ảnh hưởng thực sự có thể giúp bạn xác định nơi nào nên đặt nỗ lực vào nếu thực sự muốn thành công.
Đây là những gì mà sơ đồ ảnh hưởng nói đến – khám phá các bên liên quan thực sự của dự án (chứ không chỉ những người hiển nhiên) và mối quan hệ ảnh hưởng giữa họ. Điều này giúp bạn nhắm đến những người có ảnh hưởng quan trọng, để giành được nguồn lực và sự hỗ trợ cần thiết, nhằm đạt được mục tiêu của mình.
Sơ đồ ảnh hưởng là phần mở rộng tự nhiên của Phân tích các bên liên quan. Thành công của dự án có thể phụ thuộc vào việc xác định các bên liên quan chủ chốt và sau đó quản lý mối quan hệ giữa họ. Các bên liên quan có quyền trong việc hỗ trợ hoặc làm hại đến sáng kiến của bạn, vì vậy quản lý các bên liên quan là một khía cạnh quan trọng trong quản lý dự án.
Các yếu tố trong Sơ đồ ảnh hưởng
Sơ đồ ảnh hưởng là một mô hình trực quan cho thấy những người có ảnh hưởng và đưa ra quyết định về dự án. Sơ đồ giúp bạn hiểu cách thức các bên liên quan đến nhau, từ đó có thể nhanh chóng thấy được ảnh hưởng đến dòng chảy.
Hãy nhớ rằng, ngay cả những người có quyền lực nhất cũng ít khi hành động một mình. Những người điều hành đứng đầu và những người khác có thẩm quyền, phụ thuộc vào cố vấn. Tìm hiểu xem ai là cố vấn và hiểu cách họ hoạt động. Điều này có thể đóng vai trò quan trọng tới sự thành công của dự án.
Có 3 điểm chính cần chú ý khi xây dựng sơ đồ ảnh hưởng:
- Tầm quan trọng hoặc mức độ ảnh hưởng của các bên liên quan (đại diện bởi kích thước vòng tròn).
- Mối quan hệ giữa các bên liên quan (đại diện bởi sự hiện diện của đường kẻ hoặc mũi tên giữa chúng).
- Số lượng các bên liên quan có ảnh hưởng hơn so với những người khác (đại diện bởi độ đậm nhạt của các đường vẽ giữa chúng).
Sơ đồ ảnh hưởng hoàn thiện cho thấy các bên liên quan có ảnh hưởng nhất là các cá nhân với những vòng kết nối lớn nhất. Đường thẳng (mũi tên) giữa các bên liên quan khác cho thấy sự hiện diện và sức mạnh của ảnh hưởng.
Ví dụ
Chúng ta sẽ sử dụng ví dụ để minh hoạ.
Bạn đề xuất cấu trúc tổ chức mới, niơ khuyến khích mọi người làm việc trong những đơn vị kinh doanh với nhóm chức năng chéo. Bạn biết đây là một thay đổi lớn và muốn chắc chắn nhận được sự hỗ trợ trong công ty trước khi cố gắng thực hiện nó.
Các bên liên quan rõ ràng nhất là:
| Giám đốc điều hành – CEO | Elizabeth Brown |
| Giám đốc tài chính – CFO | Dennis Gordon |
| Giám đốc Marketing | Pamela Enns |
| Giám đốc phát triển sản phẩm | Jon Evans |
| Giám đốc nhân sự | Wallace Houston |
Nhưng có bên liên quan nào khác không? Và ai có ảnh hưởng đến ai?
Khi điều tra thêm, đây là những gì bạn khám phá ra:
- Toàn bộ đội ngũ nhân sự rất quan trọng đối với việc tổ chức lại – không chỉ là giám đốc nhân sự. Francis Beaton, nhân viên mới được thuê, đặc biệt quan trọng.
- Elizabeth Brown đã làm việc với Jon Evanstrong hơn 15 năm và cô đánh giá cao sự đóng góp của Jon với những sáng kiến chiến lược.
- Hội đồng quản trị được điều hành bởi một cộng sự lâu năm của Jon Evans. Giống như Elizabeth Brown, hội đồng quản trị coi trọng ý kiến của Jon và chưa bao giờ phản đối bất kỳ sáng kiến nào anh ta ủng hộ.
- Wallace Houston và Dennis Gordon có xung đột trước đây. Do Dennis nhận ra giá trị chiến lược của bộ phận nhân sự quá muộn. Dennis gây khó khăn trong việc chi ngân sách cho những dự án nhân sự, mà ông cho là chi phí “mềm”. Để được Dennis chấp nhận là rất quan trọng nếu muốn có nguồn tài chính cần thiết cho sự thay đổi.
Vì vậy, khi nhìn kỹ hơn, bạn có thể xác định thêm những người sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch tổ chức lại của bạn. Và không phải ai cũng có cùng mức độ ảnh hưởng.
Sơ đồ ảnh hưởng thể hiện như sau:
Sơ đồ ảnh hưởng này cho thấy rõ ràng tầm quan trọng của Jon Evans đối với thành công kế hoạch tái cơ cấu của bạn. Nó cũng chỉ ra rằng bạn nên cố gắng đạt được sự hỗ trợ từ Wallace Houston và Dennis Gordon trước khi chuyển sang những người điều hành khác.
Trước khi nghĩ tới ảnh hưởng của các bên liên quan, bạn có thể cho rằng giám đốc điều hành và giám đốc tài chính có ảnh hưởng nhất đến sự thay đổi toàn bộ tổ chức. Nhưng sơ đồ ảnh hưởng cho thấy điều này không đúng đối với trường hợp này.
Ảnh hưởng không giữ nguyên. Nó thay đổi theo thời gian, giống như hoàn cảnh hoặc quyết định xung quanh mỗi dự án. Nếu lập sơ đồ ảnh hưởng theo những khoảng thời gian đều đặn, bạn sẽ nhận ra sự khác biệt và đánh giá cao hơn với cách thức ra quyết định. Điều này sẽ giúp quá trình ra quyết định diễn ra trơn tru và hiệu quả hơn.
Lập sơ đồ ảnh hưởng
Làm theo những bước sau để xây dựng sơ đồ ảnh hưởng.
Bước 1: Chuẩn bị bản phân tích các bên liên quan. Điều này giúp bạn xác định, ưu tiên và hiểu các bên liên quan chủ chốt.
Bước 2: Đối với từng bên liên quan, hãy tìm hiểu:
- Người đó ảnh hưởng đến ai và ai ảnh hưởng đến người đó?
- Mức độ ảnh hưởng như thế nào?
- Lịch sử của mỗi mối quan hệ là gì? Tác động này ảnh hưởng như thế nào?
- Vai trò của hệ thống cấp bậc ảnh hưởng như thế nào?
Bước 3: Thể hiện tầm quan trọng của ảnh hưởng bằng cách sử dụng kích thước và vị trí của các vòng kết nối. Những vòng tròn lớn nhất thể hiện bên liên quan có ảnh hưởng nhất. Nếu có thể, hãy đặt bên liên quan có ảnh hưởng nhất ở đầu trang và đặt những người có ảnh hưởng thấp hơn xuống phía dưới.
Bước 4: Thể hiện hướng ảnh hưởng bằng cách vẽ mũi tên giữa các bên liên quan. (Có thể là một chiều hoặc hai chiều).
Bước 5: Thể hiện sức mạnh ảnh hưởng bằng cách sử dụng những đường kẻ đậm hơn..
Trong một số trường hợp, người ký kết hoặc mua dự án có thể không thực sự là người có ảnh hưởng nhất trong mạng lưới. Ví dụ: Người mua có thể luôn chấp thuận những đề xuất của bộ phận CNTT.
Trong trường hợp này, bạn cần đánh dấu ai có thẩm quyền ký kết trên sơ đồ, tuy nhiên nên kiểm tra cẩn thận rằng họ có thực sự bị ảnh hưởng bởi những người khác không.
Bước 6: Nghiên cứu sơ đồ và xác định các bên liên quan có ảnh hưởng tổng thể nhất. Hình thành kế hoạch quản lý các bên liên quan sẽ cho phép bạn giao tiếp và hy vọng tạo ra ảnh hưởng đến những người có tầm ảnh hưởng quan trọng này.
Bước 7: Lập sơ đồ những mối quan hệ ảnh hưởng này một cách thường xuyên. Bằng cách này, bạn sẽ hiểu rõ hơn tính năng động trong việc ra quyết định liên quan đến dự án của mình.
Những điểm chính
Sơ đồ ảnh hưởng là mô hình quan trọng cho biết những người quan trọng và những mối quan hệ tác động đến một dự án hay một quyết định. (Đừng lầm tưởng rằng hệ thống phân cấp hoặc đường quyền lực truyền thống luôn là những tuyến đường đưa ra quyết định.)
Hãy dành thời gian khám phá các mối quan hệ cơ bản và ảnh hưởng của các bên liên quan chính. Với cái nhìn sâu sắc, bạn có thể khai thác quyền lực thực sự.
Mặc dù mọi người thường làm điều này theo trực giác trong những dự án nhỏ, nhưng là điều bạn cần để chủ động trong những dự án lớn. Điều này đặc biệt đúng trong những dự án liên quan đến những người ở bên ngoài tổ chức.
