Chấm dứt hợp đồng lao động

Chấm dứt hợp đồng một cách trung thực, thể hiện sự tôn trọng

“Nam, thật tuyệt khi được gặp anh. Vào đi. Mọi việc thế nào?

“À, hôm nay, tôi muốn gặp anh bởi vì, anh biết đấy, năm qua công ty hoạt động không tốt lắm, anh làm việc rất tốt, chỉ là anh biết đấy, lợi nhuận khá thấp. Tôi thực sự xin lỗi, nhưng quyết định chấm dứt hợp đồng với anh đã được đưa ra.

“Tôi thực sự xin lỗi, tôi biết đây là một cú sốc. Tôi đã cố gắng thuyết phục họ nhưng không hiệu quả, tôi không thể tin rằng mình phải nói điều này với anh. Hãy tin tôi, nếu có thể làm bất cứ điều gì tôi sẽ làm.”

Nghe có vẻ quen thuộc phải không? Khi phải mang đến tin xấu cho ai đó, bạn cảm thấy mình thật xấu xa. Bản năng đầu tiên là khiến người khác cảm thấy tốt hơn và trở thành người tốt cho dù bạn đang nói gì.

Cho dù ai bị sa thải thì đó cũng là một thời điểm cảm xúc. Tuy nhiên, nếu bạn cho phép cảm xúc điều khiển cách bạn truyền tải thông điệp, bạn có nguy cơ không truyền tải đúng thông điệp.

Cần phải rõ ràng, tập trung và có kế hoạch phù hợp. Nếu không tập trung và có sự chuẩn bị, có thể xảy ra những tác dụng phụ không mong muốn sau:

• Bị người lao động kiện về việc sa thải bất hợp pháp.
• Khả năng bị phá hoại thiết bị và thông tin kinh doanh.
• Những đồng nghiệp còn lại sợ hãi và thiếu tin tưởng.
• Mất đi một đối tượng tiềm năng trong tình huống dự phòng hoặc khi môi trường kinh doanh thay đổi, được cải thiện.

Bất kể cảm xúc của bạn là gì, không quan trọng ai là người đưa ra quyết định và không cần biết ảnh hưởng của việc chấm dứt hợp đồng đến phần còn lại của nơi làm việc như thế nào, khi nói với người đó, bạn cần trực tiếp, trung thực và công bằng.

Nói vòng vo, nói về tất cả mọi thứ trừ lý do thực sự cho cuộc gặp hay cố gắng làm lệch hướng đổ lỗi, không phải là một hành vi nên làm.

Trong khi bạn không thể chắc chắn người đó sẽ không tìm cách trả thù, bạn có thể giảm nhẹ rủi ro bằng cách chuẩn bị tốt cho cuộc đối thoại. Chuẩn bị bằng cách lên kế hoạch cho những việc bạn cần làm trước, trong và sau cuộc trò chuyện liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng.

Trước cuộc gặp chấm dứt hợp đồng

• Với một công ty được quản lý tốt, việc chấm dứt hợp đồng hoặc sa thải không phải là điều gì bất ngờ. Quyết định sa thải sẽ dễ dàng và dễ hiểu hơn khi mọi người biết những điều được mong đợi ở họ.
• Tổ chức đánh giá hiệu suất thường xuyên và chuẩn bị kế hoạch phát triển. Điều này cung cấp cho mọi người thông tin họ cần về những điều được mong đợi ở họ.
• Thiết lập tiêu chuẩn rõ ràng và đưa ra chính sách nêu rõ chính xác cơ sở chấm dứt hợp đồng. Với một chính sách về trộm cắp rõ ràng, người ăn cắp văn phòng phẩm nên bị đuổi việc.
• Có chính sách kỷ luật luỹ tiến tại chỗ nhằm giải quyết những sai lệch so với tiêu chuẩn dự kiến. Với kỷ luật luỹ tiến, bạn sẽ ghi chép về những nỗ lực của mình xoay quanh hiệu suất.
• Nếu việc chấm dứt hợp đồng là kết quả của việc sa thải hoặc dư thừa nhân lực tại một vị trí, điều này cũng không phải là một sự mặc cảm gây sốc.
• Giao tiếp thành thật với người lao động về tình trạng công ty.
• Trong phạm vi phù hợp, chia sẻ thông tin thị trường một cách thường xuyên. Khi trung thực và trả lời trước với mọi người về tình trạng công việc của họ, họ có thể bắt đầu chuẩn bị điều sắp xảy ra. Hãy nhớ rằng, không ai muốn bị mất cảnh giác trong tình huống chấm dứt hợp đồng. Nó khiến cuộc trò chuyện trở nên khó khăn hơn đối với tất cả mọi người.
• Chỉ thảo luận về tình hình dựa trên những điều cần biết. Điều này làm giảm thiểu nguy cơ rò rỉ có thể xảy ra. Bạn cũng nên tôn trọng sự riêng tư của người đó bằng cách giữ chi tiết trong một nhóm nhỏ. Chuẩn bị kế hoạch đối phó với rò rỉ trong trường hợp chúng xảy ra.
• Bạn nên nói với chuyên gia về nghĩa vụ pháp lý và trách nhiệm của bạn với tư cách là người liên quan đến vấn đề thôi việc, thông báo và phục chức. Sẽ tốt hơn nếu biết được chi phí tài tài chính khi chấm dứt sẽ được trước.  Bạn cũng có thể tránh được chi phí thuê luật sư khi bạn có vụ kiện về việc sa thải bất hợp pháp chống lại bạn.
• Sao lưu dữ liệu và tệp tin máy tính mà người đó có quyền truy cập. Một số người có thái độ thù hằn sẽ cố gắng làm hại bạn bằng cách phá hủy những việc họ đã làm cho bạn. Đảm bảo có tất cả những dữ liệu và tệp tin cần thiết, trước khi bạn công bố tin tức chấm dứt hợp đồng.
• Lên kế hoạch cuộc gặp càng sớm càng tốt. Bạn dành càng ít thời gian giữa quyết định và cuộc gặp, quyết định của bạn càng ít bị rò rỉ và bị đoán trước.

Nếu bạn đang tạo ra một vị trí dư thừa, đừng trì hoãn việc chấm dứt hợp đồng cho đến khi tổng kết tài chính của tháng hoặc doanh số bán hàng của họ. Nếu người đó có vai trò quan trọng đối với công việc kinh doanh, họ có thể dễ dàng lập luận rằng vị trí của mình không bị dư thừa và bạn đối xử bất công với họ. Khi chuẩn bị cho sự dư thừa, bạn chắc chắn muốn mình có thể quản lý ngay lập tức việc kinh doanh dù cho không người đó.

Trong cuộc gặp thông báo chấm dứt hợp đồng

• Yêu cầu quản lý của người đó truyền đạt tin tức. Đây không phải là thời gian để uỷ thác.
• Chọn địa điểm gặp mặt cẩn thận. Bạn có thể không muốn cuộc gặp bị gián đoạn. Người bị sa thải có thể muốn được ở một mình hoặc không muốn bị nhìn thấy khi rời đi.
• Chọn thời điểm cẩn thận. Khi nào văn phòng ít bận rộn nhất? Có càng ít người xung quanh càng tốt, đặc biệt nếu người đó dự kiến ​​sắp xếp đồ đạc của mình và rời đi ngay lập tức. Có thể để họ lựa chọn quay lại sau giờ làm việc và giám sát việc dọn dẹp đồ đạc của họ.
• Có ít nhất một người khác trong cuộc gặp với bạn. Yêu cầu người này ghi lại những vấn đề được thảo luận và nếu cần thiết, cả bạn và người bị chấm dứt hợp đồng phải ký tên vào biên bản. Nhân viên phòng nhân sự có thể giúp bạn bất kỳ vấn đề nào liên quan đến quy trình trong cuộc gặp.
• Hãy trực tiếp và đề cập đến việc chấm dứt hợp đồng một cách nhanh chóng và súc tích.
• Bám vào chủ đề và mục đích.
• Không tham gia vào những nhóm chat nhỏ hay nói về vấn đề khác.
• Cụ thể và trung thực về lý do tại sao người đó bị sa thải. Giải thích căn cứ đưa ra quyết định sa thải, tuy nhiên đừng sa vào những chi tiết nhỏ.
• Cho phép người đó bày tỏ bản thân. Đừng để bị lôi kéo vào cuộc tranh luận. Hãy mạnh mẽ và kiên quyết trong quyết định của mình.
• Đừng xin lỗi vì việc chấm dứt hợp đồng. Đến thời điểm này, bạn nên chắc chắn về lý do của mình và không cần đưa ra lời xin lỗi. Làm như vậy không có nghĩa là bạn không đồng cảm với người đó.
• Hãy bình tĩnh và hiểu biết. Bạn có thể vừa vững vàng vừa thân thiện, rộng lượng cùng lúc. Dù cho có quá khứ như thế nào thì người này cũng xứng đáng được tôn trọng.
• Thực hiện theo chính sách nhân sự đã đề ra.
• Xem lại quyền lợi và khoản bồi thường mà họ được hưởng.
• Nếu có thể, hãy thanh toán những khoản tiền còn nợ họ (khoản tiền lương cuối cùng, tiền nghỉ lễ,…). Những việc bạn có thể làm có thể bị hạn chế bởi ngày tháng và quy trình trả lương, tuy nhiên, nếu có thể đẩy nhanh quy trình thì càng tốt.
• Nếu bạn không thể thanh toán tiền ngay thì hãy giải thích với họ khi nào họ sẽ được thanh toán.
• Trong trường hợp dư thừa nguồn lực, hãy đưa cho họ tài liệu tham khảo.

Sau cuộc gặp về vấn đề chấm dứt hợp đồng

Bạn nghĩ rằng phần khó nhất đã qua, tuy nhiên thực tế không phải như vậy. Bạn vẫn cần phải đối mặt với những đồng nghiệp còn lại. Trong trường hợp sa thải, bạn cũng có thể phải thực hiện điều này trong nhiều giai đoạn và lặp lại trình tự một vài lần.

• Một trong những điều quan trọng nhất sau cuộc gặp là đảm bảo rằng người bị chấm dứt hợp đồng không có phương tiện hoặc cơ hội phá hoại doanh nghiệp. Nếu cuộc gặp diễn ra không tốt, bạn có thể phải hộ tống người đó trở lại bàn làm việc thu xếp đồ đạc và ra khỏi công ty ngay lập tức. Hy vọng rằng bạn không cần phải làm việc này. Tuy nhiên hãy chuẩn bị cho trường hợp này.
• Trong trường hợp dư thừa nguồn lực, hãy cân nhắc việc cung cấp dịch vụ giới thiệu để giúp nhân viên tìm được việc làm, chương trình đào tạo mới. Điều này cho thấy thiện chí và giúp bạn có thể thuê lại những nhân viên làm việc tốt nhất nếu có thể. Việc này cũng ngăn chặn những ý kiến tiêu cực công khai về công ty khi người lao động bị chấm dứt hợp đồng nói về nó với bạn bè và gia đình của họ.
• Nhận thức được tác động mà việc chấm dứt hợp đồng mang lại cho số nhân viên còn lại. Liệu họ có phải đảm nhận thêm trách nhiệm không? Trong trường hợp có lý do chấm dứt, vị trí đó liệu có được bổ sung lại? Đây có phải là cơ hội để thăng chức cho ai đó trong nhóm? Nói chuyện với họ và đảm bảo với nhóm rằng bạn sẽ hỗ trợ hết sức để giúp họ vượt qua được điều này.
• Cho phép nhóm thể hiện cảm xúc mà không sợ bị trả thù. Một số người sẽ đứng về phía người bị sa thải và thể hiện sự tức giận trong một thời gian. Những người khác có thể cảm thấy thất vọng vì tác động của việc này đến khối lượng công việc của họ. Có thể thiếu tin tưởng và e ngại sẽ tồn tại trong một khoảng thời gian. Bạn cần nhận thức được điều này và mở đường dây liên lạc. Điều tốt nhất mà bạn có thể làm là minh bạch nhất có thể. Khi sa thải do dư thừa lao động, không ai muốn lo sợ việc sa thải rơi xuống đầu mình.
• Hãy trung thực về lý do chấm dứt hợp đồng. Nếu vì vấn đề suy thoái kinh tế, hãy đề cập đến thực tế về an toàn việc làm cho mọi người. Nếu sa thải dựa trên hiệu suất làm việc, hãy nhắc nhở mọi người về những mong đợi ở họ. Nếu do vi phạm chính quy định một cách trắng trợn, hãy nhắc nhở họ chính sách của công ty.

Những điểm chính

Chấm dứt hợp đồng với ai đó không phải là việc làm thú vị. Bạn có thể làm nhiều điều để giảm bớt sự khó chịu cho chính mình và người bị sa thải. Hãy bắt đầu bằng việc đưa ra chính sách phù hợp để truyền đạt kỳ vọng và thực tế kinh doanh cho nhóm. Sau đó, bạn cần chuẩn bị tốt và nêu rõ ý định của mình để tránh những tình huống tiêu cực và kiện tụng.

Bằng cách giải quyết việc chấm dứt hợp đồng theo cách mà bạn muốn được đối xử, bạn sẽ giữ được tinh thần đội nhóm. Hãy tạo ra môi trường làm việc đánh giá sự đóng góp của mọi người ngay cả khi họ bị chấm dứt hợp đồng vào một lúc nào đó. Khi chuẩn bị tốt và giao tiếp thành thật với nhóm, người bị sa thải sẽ rời đi một cách đường hoàng và người ở lại yên tâm rằng họ được đối xử công bằng và tôn trọng kể cả những thời điểm tốt đẹp hay tồi tệ.