Khả năng thuyết phục có phải là một món quà? Một số người sinh ra đã có khả năng ăn nói trôi chảy và thể hiện ý tưởng của mình thành công?
Điều đó có vẻ đúng khi bạn bị ấn tượng mạnh bởi một nhà diễn thuyết hay thúc đẩy hành động bằng một bài thuyết trình kích thích tư duy.
Với vai trò của mình, đã bao giờ cần động viên, truyền cảm hứng hay thuyết phục người khác? Cho dù bạn là một nhà quản lý cấp cao trình bày trước hội đồng quản trị, một người quản lý phát biểu thúc đẩy tinh thần làm việc đội nhóm, một người quản lý sản xuất trình bày về tiêu chuẩn an toàn, bạn đều phải khiến mọi người hành động.
Trong khi có những người truyền cảm hứng và phát biểu ấn tượng, thì số còn lại cần học hỏi làm thế nào để thuyết trình hiệu quả. Các nhân tố chính bao gồm đưa ra một thông điệp mạnh mẽ và truyền tải nó đúng cách.
Mục lục
Chuỗi động lực của Monroe: 5 bước
Alan H. Monroe, một giáo sư ở trường đại học Purdue, sử dụng tâm lý thuyết phục xây dựng môt bản phác thảo giúp trình bày hiệu quả. Nó được gọi là Chuỗi động lực của Monroe.
Đây là một một phương pháp đã được sử dụng rộng rãi và được chứng mình qua thời gian trong việc cấu trúc một bài thuyết trình đem lại tác động tối đa. Bạn có thể sử dụng phương pháp này trong rất nhiều tình huống để tạo và sắp xếp các thành phần của bất kỳ thông điệp nào.
Bước 1: Thu hút sự chú ý
Thu hút sự chú ý của khán giả. Sử dụng khiếu kể chuyện, khiếu hài hước, thống kê gây sốc hay một câu hỏi tu từ – bất cứ cái gì khiến khán giả ngồi dậy và chú ý.
Chú thích: Bước này không được thay thế cho phần giới thiệu – nó được xem là một phần của phần giới thiệu. Trong phần mở đầu, bạn cũng nên thiết lập uy tín (xem bài viết Tam giác hùng biện), nêu rõ mục đích và cho khán giả biết điều gì được mong đợi. Trình bày bài thuyết trình tốt cung cấp một nền tảng vững chắc để xây dựng các bước trong Chuỗi động lực của Monroe.
Sử dụng ví dụ về một cuộc hội thảo nửa ngày về vấn đề an toàn tại nơi làm việc. Để gây chú ý bạn có thể làm như sau:
| Sự chú ý | Vấn đề an toàn tại nơi làm việc đang bị phớt lờ |
| Thống kê gây sốc | Mặc dù có các tiêu chuẩn và quy định an toàn chi tiết, các cuộc khảo sát cho thấy khoảng 7/10 công nhân thường xuyên bỏ qua các thao tác an toàn vì thấy khá dễ dàng, thoải mái và làm việc dễ dàng ( ví dụ: đội mũ bảo hiểm tại công trường). Vì vậy một số người đã bị thương. Tôi tự hỏi họ thoải mái thế nào khi nằm trên giường bệnh … hay trong quan tài? |
Bước 2: Thiết lập nhu cầu
Thuyết phục đối tượng rằng đang có vấn đề xảy ra. Tập hợp các tuyên bố này cần giúp khán giả nhận ra những gì đang xảy lúc này là không tốt và cần thay đổi.
- Sử dụng thống kê để trình bày tuyên bố của bạn.
- Nói về hậu quả khi duy trì nguyên trạng và không thay đổi
- Cho đối tượng thấy vấn đề ảnh hưởng đến họ thế nào.
Hãy nhớ đừng đề cập đến giải pháp ngay lúc này. Mục đích là khiến khán giả hồi hộp và sẵn sàng làm”điều gì đó” mà bạn đề xuất.
| Nhu cầu | Sự thờ ơ, thiếu quan tâm chính là vấn đề |
| Ví dụ minh họa | Một công nhân làm việc trên độ cao 25m so với mặt đất, không thắt dây an toàn. Mặt nạ thông gió được sử dụng nhiều hơn cho việc giữ thay đổi dự phòng thay vì giữ an toàn cho mọi ngườ khỏi khói nguy hiểm. |
| Hậu quả | Bỏ qua quy tắc an toàn khiến 162 công nhân tử vong ở thành phố chúng ta năm ngoái. Tôi ở đây để đảm bảo bạn không phải là một phần thống kê năm tới. |
Bước 3: Đáp ứng nhu cầu
Bây giờ hãy giới thiệu giải pháp. Bạn sẽ làm gì để giải quyết vấn đề? Đây là phần chính của bài trình bày. Nó thay đổi tùy thuộc vào mục đích của bạn. Bạn có thể:
- Thảo luận về thực tế
- Xây dựng và đưa ra các chi tiết để đối tượng có thể hiểu được giải pháp.
- Trình bày rõ những điều mà bạn muốn đối tượng thực hiện hoặc tin.
- Tóm tắt thông tin theo thời gian khi trình bày.
- Sử dụng ví dụ, lời chứng thực và thống kê để chứng minh tính hiệu quả của giải pháp.
- Chuẩn bị cho phản biện
| Giải pháp | Mỗi người cần chịu trách nhiệm cho sự an toàn của người khác |
| Tình huống | Thói quen hình thành theo thời gian. Chúng được truyền từ công nhân này sang công nhân khác cho đến khi văn hóa chấp nhận gần với tiêu chuẩn an toàn. |
| Thực tế | Trình bày thêm số liệu thống kê về tai nạn lao động trong tổ chức bạn |
| Tuyên bố | Khi những người lao động chịu trách nhiệm và quan tâm tới nhau, an toàn lao động sẽ ngày càng tăng |
| Ví dụ | Trình bày một hoặc nhiều ví dụ |
| Lập luận | Nơi làm việc càng an toàn, năng suất càng cao – ngay cả trong ngắn hạn, vì vậy người lao động sẽ không đạt hiệu quả hơn khi họ không tuân thủ quy tắc an toàn. |
Bước 4: Hình dung tương lai
Mô tả tình huống sẽ xảy ra nếu khán giả không hành động. Tầm nhìn càng thực tế và chi tiết, họ càng mong muốn thực hiện điều bạn đề xuất. Mục tiêu là thuyết phục khán giả đồng ý với bạn và có hành vi, thái độ và niềm tin tương tự. Giúp họ nhìn thấy kết quả đạt được nếu họ hành động theo cách này. Đảm bảo tầm nhìn đáng tin cậy và thực tế.
Bạn có thể sử dụng 3 phương pháp sau:
- Phương pháp tích cực – Mô tả những gì sẽ xảy ra nếu ý tưởng được thực hiện. Nhấn mạnh những khía cạnh tích cực.
- Phương pháp tiêu cực – Mô tả những gì sẽ xảy ra nếu ý tưởng bị từ chối. Tập trung vào nguy hiểm và khó khăn.
- Phương pháp đối lập – Đầu tiên trình bày bức tranh tiêu cực, sau đó tiết lộ những gì có thể xảy ra nếu những ý tưởng được chấp nhận.
| Hình dung | Bức tranh một nơi làm việc an toàn và lành mạnh cho mọi người. |
| Phương pháp đối lập/ tiêu cực | Tiếp tục giữ nguyên hiện trạng (không làm gì cả) và ai đó sẽ bị thương nghiêm trọng. Bạn đứng tại tang lễ của một đồng nghiệp. Bạn đã ở ngay bên cạnh anh ấy khi anh ấy quyết định không đeo dây an toàn. Bạn đối mặt thế nào với vợ con anh ta khi bạn đã ở đó và không nói gì? |
| Phương pháp Tích cực | Hãy nhìn sang khía cạnh khác. Tưởng tượng đồng nghiệp nhận được phần thưởng sau 25 năm cống hiến. Tự hào khi bạn dạy tiêu chuẩn an toàn cho công nhân mới. Chia sẻ niềm vui với phần thưởng đội nhóm về tiêu chuẩn an toàn xuất sắc. |
Bước 5: Hành động
Công việc cuối cùng là đưa ra chỉ dẫn rõ ràng về việc họ cần làm để giải quyết vấn đề. Bạn muốn họ phải hành động ngay lập tức. Đừng nhồi nhét quá nhiều thông tin hay quá nhiều kỳ vọng, hãy cho họ nhiều sự lựa chọn tăng ý thức sở hữu các giải pháp. Đối với vấn đề quá phức tạp, cùng nhau xem xét bước hành động để hoàn thành kế hoạch.
| Hành động | Xem lại quy trình an toàn ngay lập tức |
| Lời mời | Tôi đã sắp xếp một chuyến tham quan nhà máy sau bữa ăn trưa. Mọi người được mời tham gia cùng chúng tôi. Hiểu biết của bạn sẽ giúp chúng tôi xác định khu vực cần được chú ý ngay lập tức. Nếu bạn không thể tham dự chiều nay, tôi đã để lại danh thếp. Hãy gọi cho tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, mối quan tâm hay ý tưởng nào khác. |
Những điểm chính
Với một số người, lập luận thuyết phục và truyền cảm hứng đến một cách tự nhiên. Số còn lại thường trốn tránh việc phát biểu và trình bày, vì sợ rằng thông điệp của mình sẽ không được đón nhận. Hãy sử dụng chuỗi động lực của Monroe để cải thiện kỹ năng thuyết trình và sự tự tin của bạn.
Thu hút sự chú ý của đối tượng, tạo ra nhu cầu có sức thuyết phục, xác định giải pháp, mô tả một bức tranh chi tiết về sự thành công (hoặc thất bại) và yêu cầu khán giả hành động ngay lập tức. Đó là công thức đơn giản cho sự thành công đã được sử dụng rất nhiều lần. Hãy vận dụng nó cho bài trình bày tiếp theo và bạn sẽ bị ấn tượng bởi kết quả mà nó mang lại.
