Tránh những cạm bẫy chung
Tìm hiểu làm thế nào để khắc phục một số sai lầm thường gặp trong quản lý thời gian.
Làm thế nào bạn quản lý tốt thời gian của mình? Nếu bạn giống như nhiều người, câu trả lời của bạn có thể không hoàn toàn tích cực! Có lẽ bạn cảm thấy quá tải, và bạn thường xuyên phải làm việc muộn để đáp ứng thời hạn. Hoặc có lẽ ngày làm việc dường như phải đối mặt với một cuộc khủng hoảng khác và điều này khiến bạn căng thẳng và chán nản.
Nhiều người trong chúng ta biết rằng chúng ta có thể quản lý thời gian của chúng ta hiệu quả hơn; nhưng nó lại khó khăn để xác định những sai lầm mà chúng ta đang làm, và biết làm thế nào chúng ta có thể cải thiện. Khi chúng ta quản lý thời gian của chúng ta tốt, chúng ta đặc biệt sẽ đem lại hiệu quả trong công việc hơn, và mức độ căng thẳng giảm xuống. Chúng ta có thể dành nhiều thời gian cho các dự án hứng thú, phần thưởng cao mà có thể tạo ra một sự khác biệt thực sự trong sự nghiệp. Nói tóm lại, chúng ta cảm thấy hạnh phúc hơn!
Trong bài viết này, chúng ta đang nhìn vào mười sai lầm quản lý thời gian phổ biến nhất, cũng như xác định các chiến lược và lời khuyên mà bạn có thể sử dụng để khắc phục chúng. Mười sai lầm là:
Mục lục
Sai lầm # 1. Thất bại trong việc giữ một bảng danh sách các việc cần làm
Bạn có bao giờ có cảm giác dai dẳng khi đã quên mất một phần công việc quan trọng? Nếu vậy, có thể bạn không sử dụng một danh sách công việc cần làm. (Hoặc, nếu bạn làm thế, bạn có thể sử dụng nó một cách không hiệu quả!)
Bí quyết của việc sử dụng danh sách công việc hiệu quả nằm ở việc ưu tiên các nhiệm vụ trong danh sách. Nhiều người sử dụng hệ thống mã hóa A – F (A cho các hạng mục ưu tiên cao, F cho các ưu tiên rất thấp). Ngoài ra, bạn có thể đơn giản hóa này bằng cách sử dụng từ A đến D, hoặc bằng cách sử dụng các con số.
Nếu bạn có các dự án lớn trong danh sách của bạn, sau đó, trừ khi bạn cẩn thận, nếu không thì các mục cho các công việc có thể mơ hồ và không hiệu quả. Ví dụ, bạn có thể đã viết xuống “Bắt đầu vào dự toán ngân sách.” Nhưng điều này đòi hỏi cái gì? Việc thiếu chi tiết cụ thể ở đây có thể khiến bạn trì hoãn, hoặc bỏ lỡ bước chính. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn phá vỡ các nhiệm vụ, dự án lớn xuống thành bước hành động cụ thể – sau đó bạn sẽ không bỏ qua một cái gì đó quan trọng.
Bạn cũng có thể sử dụng chương trình hành động để quản lý công việc khi có nhiều dự án lớn xảy ra cùng một lúc. (Chương trình hành động là “sức mạnh công nghiệp” một phiên bản của To-Do Lists).
Sai lầm # 2. Không Thiết lập mục tiêu cá nhân
Bạn có biết nơi bạn muốn ở trong sáu tháng tới? Những khoảng thời gian này trong năm tới, hoặc thậm chí 10 năm kể từ bây giờ? Nếu không, giờ là thời gian để thiết lập một số mục tiêu cá nhân!
Thiết lập mục tiêu cá nhân là điều cần thiết để quản lý thời gian tốt, bởi vì mục tiêu cung cấp cho bạn một điểm đến tầm nhìn và hướng làm việc. Khi bạn biết nơi bạn muốn đi, bạn có thể quản lý các ưu tiên, thời gian và các nguồn lực để đạt được điều đó. Mục tiêu cũng giúp bạn quyết định những giá trị gì bạn nên dành thời gian của mình vào, và những gì chỉ là một sự xao lãng.
Để tìm hiểu làm thế nào để thiết lập SMART, mục tiêu hiệu quả, đọc Lý thuyết thiết lập mục tiêu của Locke. Ở đây, bạn sẽ tìm hiểu làm thế nào để thiết lập các mục tiêu được xác định rõ ràng rằng sẽ giữ cho bạn có động cơ.
Sai lầm #3. Không Ưu tiên
Trợ lý của bạn vừa bước vào với một cuộc khủng hoảng mà cô ấy cần bạn để đối phó ngay bây giờ, nhưng bạn đang ở giữa ý tưởng cho một khách hàng mới. Bạn chắc chắn rằng đã gần như đến với một ý tưởng tuyệt vời cho chiến dịch tiếp thị của họ, nhưng bây giờ bạn có nguy cơ mất đi những sợi suy nghĩ của bạn vì điều “cấp cứu” này.
Đôi khi, thật khó để biết làm thế nào để ưu tiên, đặc biệt là khi bạn đang phải đối mặt với một loạt công việc dường như khẩn cấp. Tuy nhiên, nó là điều cần thiết để học cách ưu tiên các nhiệm vụ có hiệu quả nếu bạn muốn quản lý thời gian tốt hơn.
Một công cụ mà sẽ giúp bạn ưu tiên có hiệu quả là Ma trận ưu tiên hành động, mà sẽ giúp bạn xác định một nhiệm vụ là có năng suất cao và ưu tiên cao, hoặc có giá trị thấp, lấp đầy công việc. Bạn sẽ quản lý thời gian tốt hơn nhiều trong ngày nếu bạn biết sự khác biệt.
Sai lầm # 4. Thất bại trong việc quản lý phiền nhiễu
Bạn có biết rằng một số người trong chúng ta có thể mất nhiều như hai giờ một ngày cho những phiền nhiễu? Hãy suy nghĩ xem bạn có thể thực hiện bao nhiêu nếu thời gian quay lại!
Cho dù chúng đến từ email, chat Facebook, tình huống khó khăn của đồng nghiệp, hoặc các cuộc gọi điện thoại từ khách hàng, mất tập trung ngăn cản chúng ta đạt được tiến độ, cái mà chúng ta nỗ lực để đạt được trạng thái dòng chảy và dường như chúng ta dành 100 phần trăm để tham gia vào nhiệm vụ đó.
Nếu bạn muốn giành quyền kiểm soát trong ngày và làm tốt nhất công việc của mình, điều quan trọng là phải biết làm thế nào để giảm thiểu phiền nhiễu và quản lý gián đoạn một cách hiệu quả. Ví dụ, tắt thông báo Facebook khi bạn cần phải tập trung, và để cho mọi người biết nếu họ thường xuyên làm bạn mất tập trung. Bạn cũng nên tìm hiểu làm thế nào để cải thiện sự tập trung, ngay cả khi đang phải đối mặt với phiền nhiễu.
Ngoài ra, bài viết của chúng tôi về việc quản lý email hiệu quả chỉ cho bạn cách giành quyền kiểm soát email, do đó nó không ảnh hưởng đến cả ngày.
Sai lầm # 5. Sự trì hoãn
Sự trì hoãn xảy ra khi bạn đưa ra các nhiệm vụ nên tập trung vào ngay bây giờ. Khi trì hoãn, bạn cảm thấy tội lỗi rằng mình đã không bắt đầu; bạn sợ làm nhiệm vụ; và, cuối cùng, bạn không hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Bắt đầu bằng cách kiểm tra xem trì hoãn có là một vấn đề bạn gặp phải. Nếu có, sau đó tìm hiểu các chiến lược bạn cần để đánh bại sự trì hoãn.
Ví dụ, một trong những chiến lược hữu ích là để nói với bản thân rằng bạn sẽ chỉ bắt đầu trên một dự án cho mười phút. Thông thường, những người hay chần chừ họ cảm thấy rằng họ phải hoàn thành một nhiệm vụ từ đầu đến cuối, và kỳ vọng cao này làm cho họ cảm thấy choáng ngợp và lo lắng. Thay vào đó, tập trung vào dành một ít thời gian để bắt đầu. Đó là tất cả!
Một kế hoạch hành động sẽ rất hữu ích. Điều này giúp bạn phá vỡ các dự án lớn thành các bước quản lý, do đó rất dễ dàng để nhìn thấy tất cả mọi thứ mà bạn cần thực hiện, và do đó bạn có thể hoàn thành từng khối nhỏ tại một thời điểm. Việc làm này có thể ngăn cản bạn cảm thấy choáng ngợp khi bắt đầu một dự án mới.
Sai lầm # 6. Nhận quá nhiều
Bạn có phải là người khó nói “không” với mọi người? Nếu vậy, bạn có thể có quá nhiều dự án và cam kết trong công việc của mình. Điều này có thể dẫn đến hiệu suất kém, căng thẳng, và tinh thần thấp.
Hoặc, bạn có thể là nhà quản lý vi mô: một người khăng khăng kiểm soát hoặc làm tất cả các công việc của mình, bởi vì họ không thể tin tưởng bất cứ ai khác để làm điều đó một cách chính xác. (Điều này có thể là một vấn đề đối với tất cả mọi người – không chỉ các nhà quản lý)
Dù bằng cách nào, tham gia vào quá nhiều công việc là một người không biết sử dụng thời gian của chính mình, và nó có thể khiến bạn bị trở thành người làm việc vội vàng và cẩu thả.
Để ngăn chặn điều này, tìm hiểu nghệ thuật tinh tế nói “có” với người, nói “không” với công việc. Kỹ năng này sẽ giúp bạn khẳng định chính mình, trong khi vẫn duy trì tình cảm tốt đẹp trong nhóm. Nếu người kia bắt đầu dựa vào bạn để nói “có” với yêu cầu của họ, học cách tùy cơ ứng biến và dưới áp lực công việc nếu bạn nhận.
Sai lầm # 7. Luôn “Bận”
Một số người luôn ở trong trạng thái bận rộn. Thời hạn đáp ứng hẹp, các email vô tận, những đống file cần chú ý trên bàn làm việc, cuộc chạy đua điên cuồng cho cuộc họp..vv.
Vấn đề là “nghiện sự bận rộn” hiếm khi có nghĩa là bạn đang có hiệu quả, và nó có thể dẫn đến căng thẳng.
Thay vào đó, hãy cố gắng làm chậm và học cách quản lý thời gian tốt hơn.
Sai lầm # 8. Đa nhiệm
Để làm xong hết khối lượng công việc trên đầu của cô, Liên thường xuyên viết email trong khi cô trò chuyện qua điện thoại cho khách hàng của mình. Tuy nhiên, trong khi Liên nghĩ rằng đây là một cách sử dụng tốt thời gian của mình, sự thật là nó có thể mất nhiều thời gian hơn 20-40 phần trăm để kết thúc một danh sách các công việc khi bạn chạy nhiều chương trình, so với hoàn thành cùng một danh sách các nhiệm vụ theo thứ tự. Kết quả cũng cho thấy cô ấy làm cả hai nhiệm vụ đều kém là – email của mình là đầy đủ các lỗi, và khách hàng của mình đang thất vọng bởi sự thiếu tập trung của cô.
Vì vậy, điều tốt nhất là hãy quên đi sự đa nhiệm, và thay vào đó, tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Bằng cách đó, bạn sẽ tạo ra chất lượng công việc cao hơn.
Sai lầm # 9. Không nghỉ ngơi
Thật tuyệt khi nghĩ rằng bạn có thể làm việc thẳng từ 8-10 giờ , đặc biệt là khi bạn đang làm việc cho một thời hạn. Nhưng thực tế là không có ai trên trái đất này có thể tập trung và làm việc có chất lượng cao mà không cho bộ não của họ một thời gian để nghỉ ngơi và nạp năng lượng.
Vì vậy, đừng bỏ qua ” thời gian nghỉ ngơi .” Chúng cho phép bạn suy nghĩ sáng tạo và làm việc hiệu quả hơn.
Thật khó để bạn có thể ngừng làm việc, sau đó lên lịch nghỉ cho chính mình, hoặc thiết lập một báo động như một lời nhắc nhở. Đi bộ nhanh chóng, lấy một cốc cà phê, hoặc chỉ ngồi và thiền tại bàn. Cố gắng nghỉ ngơi năm phút mỗi hai giờ. Và chắc chắn rằng bạn cung cấp cho mình đủ thời gian để ăn trưa – bạn sẽ không làm việc hiệu quả nếu bạn đang đói!
Sai lầm # 10. Lập kế hoạch nhiệm vụ không hiệu quả
Bạn có phải là con người của buổi sáng? Hay bạn có năng lượng hơn lên khi mặt trời bắt đầu lặn vào buổi tối? Tất cả chúng ta đều có nhịp điệu khác nhau, đó là thời điểm khác nhau trong ngày khi chúng ta cảm thấy năng suất cao nhất và năng động nhất.
Bạn có thể tận dụng tối đa thời gian bằng cách lập lịch công việc có giá trị cao trong thời gian cao điểm và làm việc có năng lượng thấp (như trả lời cuộc gọi điện thoại và kiểm tra email), trong thời gian rảnh. Bài viết Thời điểm làm việc năng suất nhất trong ngày sẽ giúp ích cho bạn.
Những điểm chính
Một trong những cách hiệu quả nhất để nâng cao năng suất là nhận biết và khắc phục sai lầm quản lý thời gian.
Khi dành thời gian để khắc phục những sai lầm, nó sẽ tạo ra một sự khác biệt rất lớn về năng suất – và bạn cũng sẽ được hạnh phúc hơn, và ít căng thẳng hơn!
