Thời điểm nào làm việc tốt nhất trong ngày

Bạn có tỉnh táo hơn vào buổi sáng?

Giống như nhiều người trong chúng ta, công việc của An có sự kết hợp của các nhiệm vụ thường lệ, thường xuyên mà thường là khẩn cấp – cũng như nhiệm vụ lâu dài,  quan trọng hơn mà thường ít cấp bách hơn.

Cô ấy dành buổi sáng cho nhiệm vụ cấp bách mà cô ấy phải hoàn thành. Những công việc thường ngày nhàm chán, vì vậy cô ấy chỉ muốn hoàn thành chúng và xóa khỏi danh sách công việc càng sớm càng tốt. Điều này khiến cho buổi chiều của cô ấy được rảnh rỗi hơn , cô ấy có thể làm những công việc dài hạn, những nhiệm vụ đem lại hiệu quả cao hơn – như việc nghiên cứu, lập kế hoạch và viết các bài thuyết trình.

Vấn đề là cô ấy là con người của buổi sáng. Bằng cách kết thúc công việc thường ngày, cô ấy thường làm việc ở mức năng lượng thấp hơn vào buổi chiều. Và, vấn đề tồi tệ hơn, cô ấy làm việc tại Vương quốc Anh – vì vậy vào buổi chiều, cô nhận được hàng tấn email gây mất tập trung và các cuộc gọi từ đồng nghiệp ở Mỹ . Kết quả là, nhiệm vụ sáng tạo thường bị đẩy sang một bên và cô ấy buộc làm chúng vào cuối ngày lúc mà cô ấy cảm giác tồi tệ nhất. An rõ ràng cần phải thay đổi cách tổ chức ngày làm việc của mình!

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét làm thế nào tìm được thời gian làm việc tốt nhất trong ngày (hoặc tuần) và làm thế nào sắp xếp các công việc xung quanh đó.

Bước 1: Tìm giờ cao điểm

Mỗi người trong chúng ta đều có một “giờ cao điểm” khác nhau hay chính là thời gian đạt được năng lượng cao nhất trong ngày. Một số là con người buổi sáng. Số khác có nhiều năng lượng hơn khoảng giữa buổi chiều. Và một số người cảm thấy tốt nhất vào ban đêm.

Hầu hết mọi người biết theo bản năng khi họ đạt hiệu suất cao vào thời gian nào và thời gian nào mất năng lượng hơn. Và có lẽ không chỉ có một. Một số người cảm thấy tràn trề năng lượng vào buổi sáng, giảm vào buổi chiều và một lần nữa tốt hơn vào đầu buổi tối.

Nếu bạn không chắc chắn về thời điểm tốt nhất của mình, hãy dành một vài ngày xếp hạng mức năng lượng của bạn.

Với mỗi ngày, hãy vẽ một đồ thị với các giờ bạn đang tỉnh táo trên trục ngang và đánh giá về mức độ năng lượng – ví dụ, trên một quy mô hoạt động từ 0% đến 100% – trên trục thẳng đứng.

Hình 01: Biểu đồ năng lương của An ngày 23 tháng 3

Bạn cũng cần xem xét năng lượng và hoạt động của mình trong suốt cả tuần. Khi lên kế hoạch nhiệm vụ của mình, hãy suy nghĩ về những ngày trong tuần và thời điểm mỗi ngày.

Đối với nhiều người, thứ Hai thường bận rộn. Rất nhiều cuộc họp dự kiến diễn ra ngày này và mọi người quay trở lại làm việc sau khi nghỉ cuối tuần.

Nhiều người thấy rằng thứ Ba là ngày năng suất cao nhất của họ trong tuần. Họ có một sự hiểu biết tốt về những gì họ phải hoàn thành trong tuần và họ đang tập trung hơn. Khi những ngày cuối tuần gần kề, năng suất thường giảm. Thứ sáu thường là ngày sản xuất ít nhất, bởi vì tất cả mọi người thấy mệt mỏi với công việc trong tuần và mong muốn hai ngày tiếp theo đến nhanh.

Bước 2: Phân tích Nhiệm vụ của bạn

Bạn có thể có một số nhiệm vụ công việc mang tính chất thường xuyên – như thực hiện cuộc gọi điện thoại, kiểm tra email, nhập dữ liệu hoặc lương bổng. Và bạn có thể có một số việc cần rất nhiều sự sáng tạo – như động não hoặc viết. Bạn có thể có nhiệm vụ hàng tuần mà đòi hỏi rất nhiều năng lượng – chẳng hạn như thuyết trình hoặc thực hiện cuộc gọi bán hàng. Và một số nhiệm vụ có thể yêu cầu sự tập trung – chỉnh sửa như chỉnh sửa hoặc viết code.

Tạo một danh sách các nhiệm vụ thường xuyên và sau đó sắp xếp chúng vào loại thích hợp. Bạn có thể sử dụng theo phân loại dưới đây, mặc dù một số nhiệm vụ có thể thuộc về nhiều hơn một thể loại:

• Công việc hằng ngày.
• Công việc sáng tạo.
• Tập trung cao.
• Năng lượng cao.

Nếu bạn biết loại công việc của mình là gì, điều này sẽ giúp ở bước tiếp theo: lập kế hoạch.

Bước 3: Xác định các yếu tố bên ngoài

Những yếu tố ngoài sự kiểm soát có ảnh hưởng khi bạn làm việc? Ví dụ:

• Sự sẵn có của các đồng nghiệp chính: Có những hoạt động nhất định đòi hỏi bạn gặp gỡ với những người chỉ làm việc vào buổi sáng hoặc một múi giờ khác?
• Mức độ tiếng ồn trong văn phòng: Nếu bạn cần phải tập trung cao trong một môi trường được thiết kế mở,  bạn nên thực hiện đầu tiên hoặc có lẽ vào cuối ngày, khi mọi thứ yên tĩnh hơn?
• Nguồn lực sẵn có: Bạn cần phải làm việc trên các hệ thống hoặc thiết bị khi chúng được sử dụng ít nhất?
• Sẵn có của khách hàng: Bạn có thể bán hàng qua điện thoại tốt hơn vào buổi chiều, nhưng nếu loại khách hàng bạn đang nhắm mục tiêu đến thường bận rộn vào thời điểm đó, vậy nên bạn cần phải điều chỉnh lịch trình của mình.

Bước 4: Phân bổ nhiệm vụ

Điều quan trọng là sắp xếp công việc phù hợp với sự thăng trầm của mức năng lượng. Lập kế hoạch cho nhưnhx công việc đòi hỏi sáng tạo hoặc tập trung cao độ vào thời gian cao điểm, và  lên kế hoạch các công việc thường ngày vào thời gian nghỉ.

Ví dụ, Hân là một người quản lý nhân sự. Cô có một số trách nhiệm trong tuần – bao gồm cả phỏng vấn, huấn luyện, quản lý lợi ích, các cuộc họp nhóm và tiến hành đánh giá hiệu suất.

Khi Hân lần đầu đến làm việc vào buổi sáng, năng lượng của cô là khá thấp. Trong thời gian này, cô tập trung vào các nhiệm vụ thông thường như kiểm tra email, trả lời cuộc gọi điện thoại và các công việc thường xuyên khác.

Hân biết rằng năng lượng tốt nhất của cô ấy là trong khoảng 10:00-14:00 Trong thời gian này, cô lên lịch phỏng vấn, các cuộc họp nhóm và các buổi huấn luyện.

Sau khi cô trở về từ một bữa ăn trưa muộn, năng lượng của cô ở mức thấp nhất và sau đó nó từ từ nhấc lên một lần nữa vào buổi chiều muộn. Đây là lúc mà nhiệm vụ của cô sẽ trở nên dễ dàng hơn, chẳng hạn như quản lý lợi ích và đánh giá hiệu suất.

Bằng cách lên lịch hằng ngày của mình xung quanh chu kỳ năng lượng, Hân đảm bảo rằng cô ấy sẽ tự tạo được điều tốt nhất cho mình để thực hiện nhiệm vụ.

Bạn cũng có thể lên lịch trình công việc xung quanh sự thăng trầm của chu kỳ năng lượng của văn phòng bạn. Ví dụ, nếu bạn là một người của buổi sáng, bạn có thể đến văn phòng sớm để làm các công việc cần sự sáng tạo nhiều. Văn phòng trống sẽ cung cấp cho bạn khoảng thời gian không bị gián đoạn để tập trung. Và bạn có thể tránh lập lịch trình các cuộc họp cần động não sau khi ăn trưa – đây thường không phải là một thời gian sáng tạo!

Để tìm hiểu thêm về lịch trình, bài viết Lên lịch trình hiệu quả giúp bạn sử dụng thời gian tốt nhất.

Lời khuyên để sử dụng tốt thời gian.

Bạn có thể làm gì nếu bạn phải thực hiện tốt công việc trong thời gian tồi tệ nhất trong ngày?

• Một tách cà phê hoặc trà có thể giúp nâng cao mức năng lượng và tinh thần khi bạn đang ở mức năng loợng thấp.
• Nhiều người bị đói vì thiếu bữa ăn nhẹ trong suốt thời gian trạng thái năng lượng “thấp” của họ trong ngày. Snacks có thể là một cách tuyệt vời để tái tiếp sinh lực, nhưng tránh ăn vặt đồ có đường. Những thực phẩm này chỉ cung cấp cho bạn một trạng thái tạm thời và sau đó để lại cho bạn một vụ rắc rối về lượng đường trong cơ thể. Thay vào đó, hãy thử một món ăn lành mạnh như trái cây tươi, sữa chua hoặc các loại hạt. Những thực phẩm này sẽ tốt hơn cho bạn.
• Nếu bạn thấy mình ở trạng thái năng lượng thấp sau khi ăn trưa, bạn có thể ăn nhiều. Ăn nhiều hơn vào các bữa ăn khác, bạn càng có thể làm chậm quá trình tiêu hóa thức ăn trong cơ thể. Để giữ cho năng lượng cao, hãy ăn một bữa ăn nhẹ, như một đĩa salad và có nhiều đồ ăn nhẹ vào buổi sáng và buổi chiều khác.
• Nhiều người không uống đủ nước trong ngày. Mất nước có thể làm cho bạn cảm thấy mệt mỏi và chậm chạp. Hãy chắc chắn rằng bạn uống nhiều nước để giữ cho năng lượng luôn cao.

Những điểm chính

Tất cả chúng ta có lúc tràn đầy năng lượng tự nhiên và cũng có lúc giảm xuống trong ngày. Chúng ta có thể cải thiện chất lượng công việc và năng suất của chúng ta – bằng cách lên lịch trình công việc phù hợp với những thăng trầm, tăng giảm của mức năng lượng.

Phân tích xem khi nào năng lượng của bạn đạt trang thái cao và hạ thấp, cũng như khi nào môi trường làm việc thuận lợi cho việc thực hiện các nhiệm vụ yêu cầu năng lượng cao và khi nào không. Các công việc lớn hoặc các công việc sáng tạo khi bạn có năng lượng và môi trường phù hơn để làm chúng. Trong suốt thời gian năng lượng  giảm, hãy tập trung vào các nhiệm vụ dễ dàng hơn hoặc thường xuyên hơn.