Tập trung vào công việc để tăng năng suất
Đôi khi, có vẻ như nơi làm việc của chúng ta đã được thiết kế để phá vỡ sự tập trung. Ngay cả khi bạn “đã xong công việc của mình”, bạn vẫn có thể thường xuyên kiểm tra email, đọc bình luận của khách hàng trên Twitter hoặc lướt internet săn các chuyến bay giá rẻ cho kỳ nghỉ (mặc dù người quản lý sẽ không chấp thuận).
Tiến sĩ Gloria Mark, Giáo sư Tin học tại Đại học California, Irvine, nói rằng những phiền nhiễu như vậy rất căng thẳng và tốn kém. Cô đã nhận ra rằng phải mất trung bình 23 phút để có thể lấy lại được sự tập trung của mình sau phiền nhiễu.
Một nhóm các nhà nghiên cứu thuộc trường đại học và các chuyên gia chuyên nghiên cứu vấn đề giảm lượng thông tin mà mọi người phải đối phó trong ngày làm việc – đã phát hiện ra rằng, nhân viên tại Hoa Kỳ phải bỏ ra 25% thời gian của họ để giải quyết luồng dữ liệu liên tiếp, tốn kém 997 tỷ $ một năm, một con số đáng kinh ngạc.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xác định 10 phiền nhiễu phổ biến nhất khi làm việc và tìm hiểu các chiến lược quản lý chúng hoặc thậm chí loại bỏ chúng hoàn toàn.
Mục lục
1. Công nghệ cá nhân
Những chiếc smartphones của chúng ta – đã làm mờ khoảng cách giữa giao tiếp cá nhân và chuyên nghiệp. Giờ đây, chúng ta có thể nhận email công việc và cuộc gọi điện thoại trên các thiết bị như Facebook, Instagram và một loạt các công nghệ cá nhân khác.
Với tính chất gây nghiện của công nghệ như vậy, các chính sách để kiểm soát việc sử dụng chúng tại nơi làm việc rất hiếm khi hiệu quả, vì thật khó để quản lý những gì mọi người có thể xem trên thiết bị của mình.
Nó thường hữu ích hơn nếu các cá nhân hiểu và quản lý thách thức của chính mình. Ví dụ: Bạn và đồng nghiệp có thể đồng ý đặt điện thoại ở một chỗ xa nơi làm việc trong một khoảng thời gian nhất định trong ngày để giúp tập trung hơn vào công việc chuyên môn.
2. Email
Nhiều email trong hộp thư đến không đặc biệt quan trọng. Tuy nhiên, chúng ta thường cảm thấy cần phải xem chúng ngay khi nhận được. Vì vậy, đây là 5 cách để quản lý những thông điệp đó để chúng không khiến bạn cảm thấy phiền nhiễu khi làm nhiệm vụ quan trọng.
- Thiết lập lịch trình kiểm tra – Tắt cảnh báo xuất hiện trên màn hình máy tính khi email đến và kiểm tra, phản hồi những thông điệp đó vào những thời điểm nhất định trong ngày. Dành tối đa 30 phút cho mỗi phiên. Quản lý mong đợi của đồng nghiệp, nhà quản lý và khách hàng về cách thức và thời gian bạn trả lời chúng.
- Chọn thời gian “năng suất thấp” – Có nhiều thời gian nhất định trong ngày mà bạn thực hiện công việc quan trọng nhất, có thể vào buổi sáng hoặc có thể vào ban đêm. Lên lịch trình kiểm tra và trả lời email vào những thời gian năng suất thấp hơn và tiết kiệm thời gian cao điểm cho công việc có giá trị cao hơn.
- Thêm email vào chương trình hành động của bạn: Nếu bạn cần nhiều hơn một vài phút để đọc hoặc trả lời email, hãy thêm nó vào Chương trình Hành động hoặc To-Do-List và xử lý sau.
- Sử dụng ổ rác – Không nên giữ email mãi mãi. Nếu bạn làm vậy, bạn sẽ có nguy cơ mất thông tin quan trọng, khi hộp thư đến quá đầy và bạn trở nên khó quản lý. Một khi bạn đã trả lời email, đặt những cái bạn không cần vào ổ rác và lưu trữ tập tin mà bạn muốn giữ lại.
- Đồng bộ hóa với điện thoại thông minh – Hãy chuyển chức năng email vào chiếc điện thoại thông minh của mình để giúp bạn thoát khỏi những phiền nhiễu từ máy tính. Sau đó áp dụng lời khuyên mà chúng tôi đã đưa ra ở trên cho thiết bị cá nhân.
Mẹo:
Hãy xem bài viết 10 Lỗi Email thường gặp khi sử dụng email và Tình trạng quá tải thông tin, để biết thêm cách quản lý phiền nhiễu này.
3. Phương tiện giao tiếp xã hội
Phương tiện giao tiếp xã hội cung cấp cho chúng ta cách giao tiếp mới mà không cần gặp trực tiếp. Nó cũng là một kẻ giết người, phiền nhiễu trong công việc và phá vỡ sự tập trung của chúng ta.
Các tổ chức không thể ngăn chặn mọi người truy cập vào trang web không liên quan đến công việc – vì điện thoại thông minh có thể làm được điều này, chúng hoạt động trên các mạng di động độc lập với bất kỳ truy cập Internet nào liên quan tới công việc. Vì vậy, mọi người phải được khuyến khích nhẹ nhàng để sử dụng phương tiện giao tiếp xã hội một cách có trách nhiệm, do đó năng suất và sự tập trung của họ mới không bị ảnh hưởng.
Nghiên cứu của Myrian Herlle và Vivian Astray-Caneda của Đại học Quốc tế Florida, khuyên các tổ chức áp dụng Lý thuyết cân bằng Adams để giải thích cho các thành viên trong nhóm biết tác động nghiệm trọng đến năng suất công việc khi sử dụng phương tiện giao tiếp xã hội quá mức.
Hãy thử theo dõi hoạt động giao tiếp xã hội của riêng bạn trong suốt một tuần và xem bạn đã dành bao nhiêu thời gian trên các trang web này trong giờ làm việc. Sau đó, lên lịch trình một vài phút mỗi ngày để cập nhật hoặc trả lời tin nhắn.
4. Tin nhắc tức thời (IM)
Nhiều nơi làm việc sử dụng tin nhắn tức thời để giữ cho các thành viên trong nhóm liên lạc với nhau. Tuy nhiên, nó cũng có thể là một nguồn gây mất tập trung từ các thông báo không cần thiết.
Tạo thói quen sử dụng IM cho các truy vấn nhỏ, nhanh và không dùng cho các cuộc hội thoại. Chống lại việc trả lời ngay lập tức và cân nhắc đặt thời gian cụ thể trong ngày khi bạn cần online.
5. Nhiễu
Đọc những tin tức mới nhất, kiểm tra tỷ số thể thao và đặt hàng quấn áo trực tuyến (ngay cả ở văn phòng) có thể dễ dàng lấy mất 30 phút thời gian làm việc của chúng ta, cũng như thường xuyên vi phạm luật lao động.
Việc tắt truy cập Internet không phải là một lựa chọn hoàn hảo vì các tổ chức ngày càng sử dụng phần mềm dựa trên đám mây đòi hỏi một kết nối Internet để hoạt động. Tuy nhiên, bạn có thể cài đặt phần mềm chặn, chẳng hạn như Freedom để giúp bạn quyết định trang web hoặc nội dung nào bạn muốn tự chặn.
Nếu có thể, hãy thiết lập một phiên duyệt cá nhân ngắn hạn tạo phần thưởng cho những ai có một hoặc hai giờ làm việc đạt chất lượng cao. Kỹ thuật Pomodoro có thể giúp bạn với cách tiếp cận này.
6. Cuộc gọi điện thoại
Chuông điện thoại thường khiến bạn cảm thấy cần trả lời ngay, ngay cả khi bạn đang tập trung cao độ vào công việc. Để giảm thiểu nguồn gây mất tập trung này hãy cân nhắc sắp xếp một danh sách công việc để các thành viên trong nhóm biết có thể gọi điện cho người khác lúc nào. Họ có thể sử dụng IM để kiểm tra xem mọi người có thể giải quyết cuộc gọi hay không.
Nếu bạn không muốn tắt điện thoại cá nhân vì những lo ngại về gia đình, hãy tạo một tin nhắn báo như “Đang trong cuộc họp – sẽ trả lời cuộc gọi của bạn sau”. Bạn cũng có thể giải thích cho bạn bè và gia đình rằng bạn chỉ có thể nghe điện thoại vào giờ ăn trưa hoặc vào buổi tối.
7. Môi trường làm việc
Thay vì cố gắng phớt lờ những phiền nhiễu xung quanh. Bạn hãy di chuyển đến một phòng họp trống để lấy lại sự tập trung. Mang tai nghe chống tiếng ồn để ngăn chặn bất cứ thứ gì có thể gây sự chú ý của bạn.
8. Nhầm lẫn
Bạn cần tạo cho mình một To-Do-List có thể quản lý được. Việc có quá nhiều thời gian có thể dẫn đến sự trì hoãn, vì bạn thường tự hỏi tiếp theo nên giải quyết công việc nào. Cam kết hoàn thành hai nhiệm vụ quan trọng nhất trong danh sách công việc hôm nay và đặt phần còn lại giải quyết vào ngày mai.
Nếu bạn phát hiện ra rằng bạn đang thường xuyên giải quyết các yêu cầu khẩn cấp nhưng không có kế hoạch, bạn nên cố gắng đào sâu hơn vào vấn đề này và sử dụng kỹ thuật giải quyết vấn đề để khám phá nguyên nhân tiềm ẩn của nó. Giải quyết vấn đề này sẽ giúp bạn giảm thiểu phiền nhiễu hoặc thậm chí loại bỏ nó hoàn toàn.
Hãy nhớ rằng, bạn là thành viên của nhóm, vì vậy hãy yêu cầu đồng nghiệp trợ giúp trong những khoảng thời gian bận rộn. Nếu bạn là người quản lý, hãy học cách giao việc hiệu quả.
Mẹo:
Bạn có thể quản lý những người mà bản thân họ thường dễ bị phân tâm bằng cách khuyến khích anh ta xác định và giải quyết các nguyên nhân gốc rễ của hành vi này và phát triển những thói quen tốt hơn.
9. Ảnh hưởng từ người khác
Trừ khi bạn là thành viên của một nhóm ảo, còn không tại nơi làm việc, việc đồng nghiệp ghé thăm bàn làm việc là một nguồn phiền nhiễu lớn.
Vì vậy, nếu bạn không muốn bị quấy rầy vào những lúc bạn cần tập trung vào công việc, hãy cân nhắc làm việc ở nhà hoặc trong phòng họp yên tĩnh, như là một cách để tránh sự can thiệp đột xuất của ai đó. Nếu bạn có văn phòng riêng của mình, hãy đóng cửa và nói với nhóm rằng bạn cần phải ở một mình để tập trung một lúc.
Trong một văn phòng mở, làm cho không gian làm việc của bạn ít khách hơn bằng cách di chuyển chỗ ngồi ra xa hoặc đứng lên khi đồng nghiệp đến.
Nếu nhóm bạn có một người thường xuyên làm mất trật tự, hãy nói chuyện với cô ấy về vấn đề này, vì cô ấy thậm chí không thể nhận ra rằng cô ấy đang khiến bạn bị phân tâm.
Mẹo:
Bài viết Quản lý gián đoạn, cung cấp cho bạn những trợ giúp cần thiết trong lĩnh vực này.
10. Bản thân
Bạn sẽ cần rất nhiều năng lượng tinh thần và thể chất để có thể quản lý phiền nhiễu trong công việc như quản lý email hiệu quả, kỷ luật việc sử dụng công nghệ của bản thân. Vì vậy, điều quan trọng là bạn phải biết quản lý chính mình
Nhiều người không ngủ đủ giấc vì những phiền nhiễu công nghệ ở nhà, vì vậy hãy áp dụng các phương pháp hay nhất hạn chế việc này.
Thiếu nước có thể khiến bạn cảm thấy mệt mỏi và ảnh hưởng đến suy nghĩ, vì vậy hãy uống thật nhiều nước mỗi ngày. Hít thở không khí trong lành và đi bộ – chúng sẽ tiếp thêm sinh lực cho bạn. Cố gắng tránh ăn trưa nhiều và đồ ăn nhẹ đầy đường, vì chúng có thể dẫn đến sự sụt giảm tập trung vào cuối ngày.
Mẹo:
Nghiên cứu cho thấy rằng bạn có thể cải thiện hiệu suất và quản lý thời gian bằng cách thừa nhận rằng một số phiền nhiễu là không thể tránh khỏi và chuẩn bị trước cho chúng.
Những điểm chính
Tất cả chúng ta đều phải đối mặt với sự sao nhãng mỗi ngày. Chúng làm giảm năng suất và tăng sự căng thẳng. Hãy suy nghĩ về những điều làm bạn lãng phí thời gian nhất trong ngày làm việc và công nghệ có thể đứng đầu danh sách này. Hãy thử áp dụng các thói quen mới để giúp bạn kiểm soát những điều khiến bạn bị xáo trộn. Cẩn thận trong việc sử dụng điện thoại, nhắn tin và sử dụng email và giới hạn thời gian bạn dành cho các phương tiện giao tiếp xã hội.
Nói rõ với mọi người khi bạn không muốn bị quấy rầy, hoặc tránh xa môi trường phân tâm để tìm nơi yên tĩnh làm việc. Giữ Danh sách công việc súc tích và dễ quản lý.
Thực hiện các biện pháp này sẽ đảm bảo bạn và các thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả hơn.
