Chìa khóa cho sự thành công
Bạn có thường cảm thấy choáng ngợp bởi số lượng công việc phải làm hay bạn cảm thấy thiếu thời hạn? Hay đôi khi quên làm một cái gì đó quan trọng, mọi người phải đuổi theo bạn để hoàn thành công việc?
Tất cả những điều trên là triệu chứng của việc không có”Danh sách công việc”. Đây là danh sách ưu tiên tất cả các công việc bạn cần phải thực hiện. Nó liệt kê tất cả những gì bạn phải làm, với những nhiệm vụ quan trọng nhất ở trên cùng của danh sách và những nhiệm vụ không quan trọng ở phía dưới.
Bằng cách giữ một danh sách như vậy, đảm bảo bạn viết xuống tất cả nhiệm vụ, tránh không quên bất cứ điều gì quan trọng. Và bằng cách ưu tiên các nhiệm vụ, bạn có kế hoạch thứ tự sẽ làm, do đó biết việc gì cần được quan tâm trước mắt và việc gì bạn có thể để lại sau này.
Danh sách công việc là cần thiết nếu bạn đang trong tình trạng quá tải. Khi không sử dụng chúng đúng cách, bạn sẽ không tập trung và không tạo được sự tin cậy từ những người xung quanh. Khi sử dụng chúng một cách hiệu quả, bạn tổ chức sắp xếp công việc tốt hơn và được sự tin cậy nhiều hơn. Hơn thế nữa, nếu bạn ưu tiên một cách thông minh, bạn sẽ tập trung thời gian và sức lực vào các hoạt động có giá trị cao, đem lại hiệu quả cao hơn và có giá trị hơn cho nhóm.
Giữ một danh sách đúng cấu trúc nghe có vẻ đơn giản. Nhưng nhiều người đã thất bại khi sử dụng chúng. Trong thực tế khi được sử dụng hiệu quả và hợp lý, nó sẽ giúp tạo ra bước đột phá năng suất cá nhân và bắt đầu thành công cho sự nghiệp.
Mục lục
Chuẩn bị một danh sách công việc cần làm
Xem xét các bước sau:
Bước 1:
Viết xuống tất cả các công việc bạn cần hoàn thành. Nếu nhiệm vụ lớn, chia nhỏ chúng. Lý tưởng, nhiệm vụ hoặc các bước hành động không quá 1-2 giờ để hoàn thành.
Chú thích:
Sẽ dễ dàng hơn khi tạo một số danh sách (ví dụ, bao gồm cá nhân,học tập và nơi làm việc). Hãy thử các cách tiếp cận khác nhau và sử dụng cách tốt nhất cho mình.
Bước 2:
Phân bổ các nhiệm vụ ưu tiên từ A (rất quan trọng hoặc rất khẩn cấp) đến F (không quan trọng hoặc không khẩn cấp).
Nếu có quá nhiều công việc có ưu tiên cao, lướt qua danh sách một lần nữa và cắt giảm những việc ít quan trọng hơn. Khi bạn đã làm điều này, viết lại danh sách theo thứ tự ưu tiên.
Và một lần nữa lướt qua các nhiệm vụ phân bổ ưu tiên từ A (rất quan trọng hoặc rất khẩn cấp) đến F (không quan trọng, hoặc không khẩn cấp).
Sử dụng danh sách công việc của bạn
Để sử dụng danh sách, chỉ cần làm các công việc theo trật tự, bắt đầu với các nhiệm vụ ưu tiên cao, sau đó các đến các nhiệm vụ tiếp theo. Khi hoàn thành nhiệm vụ, hãy đánh dấu loại chúng ra.
Những gì bạn đưa vào danh sách và cách bạn sử dụng nó sẽ phụ thuộc vào tình hình của bạn. Ví dụ, nếu bạn đảm nhiệm vai trò bán hàng, một cách tốt để tạo động lực cho chính mình là giữ To do list tương đối ngắn và nhằm mục đích để hoàn thành nó mỗi ngày.
Nhưng bạn đang ở trong một vai trò hoạt động, hoặc nếu nhiệm vụ lớn hoặc phụ thuộc vào quá nhiều người khác, lúc này tốt hơn nên tập trung vào một danh sách dài hạn và “chia nó” thành mục tiêu hằng ngày.
Nhiều người dành 10 phút cuối mỗi ngày để sắp xếp công việc cho ngày hôm sau.
Mẹo :
Khi ưu tiên các nhiệm vụ,đảm bảo bạn phân biệt giữa tính cấp bách và tầm quan trọng. Để biết thêm, đọc bài viết Nguyên tắc khẩn cấp/quan trọng.
Sử dụng phần mềm
Mặc dù sử dụng danh sách giấy là một cách dễ dàng để bắt đầu, nhưng phương pháp tiếp cận dựa trên phần mềm có thể hiệu quả. Nó có thể nhắc nhở bạn về những sự kiện hay nhiệm vụ gần quá hạn, chúng cũng có thể được đồng bộ hóa với điện thoại hoặc email và chúng có thể được chia sẻ với những người khác trong nhóm, nếu bạn đang cộng tác trong một dự án.
Có rất nhiều phần mềm quản lý thời gian có sẵn. Ở mức độ đơn giản, bạn có thể sử dụng MSWord hoặc MSExcel. Một số phiên bản của Microsoft Outlook và các dịch vụ email khác. Dịch vụ tương tự khác bao gồm To do list và Toodledo.
Một trong những lợi thế lớn nhất để sử dụng cách tiếp cận dựa trên phần mềm là bạn có thể cập nhật nó một cách dễ dàng. Ví dụ, thay vì xóa nhiệm vụ và viết lại danh sách mỗi ngày, phần mềm cho phép bạn di chuyển và ưu tiên các nhiệm vụ một cách nhanh chóng.
Mẹo:
Một chương trình hiệu quả với đồng nghiệp có thể không phù hợp bạn. Đây là lý do tại sao nghiên cứu và thử nhiều cách tạo ra một danh sách của bạn trước khi quyết định sẽ hữu ích.
Các ví dụ
Danh sách công việc có thể giúp bạn hiểu và cập nhật top các dự án quan trọng.
Ví dụ, tưởng tượng bạn đang dẫn dắt một đội nhóm làm một dự án. Hiện có rất nhiều công việc để làm và rất nhiều người làm chúng, mà muốn làm tất cả cùng 1 lúc dường như là quá tải.
Trong tình huống này, cấu trúc danh sách công việc theo các thành viên nhóm, viết ra các nhiệm vụ và thời hạn cho tất cả mọi người liên quan tới dự án. Mỗi ngày khi viết ra các nhiệm vụ cần hoàn thành, bạn cũng có thể kiểm tra với To-Do List của nhóm xem ai đang làm việc gì, và nếu có bất cứ việc gì đến hạn trong ngày đó. Bạn cũng có thể bao gồm các nhiệm vụ khác cần hoàn thành như một phần công việc của bạn.
Hoặc, tưởng tượng bạn đảm nhận vai trò bán hàng và có một danh sách dài những người cần nói chuyện. Viết ra một danh sách tất cả mọi người bạn cần gọi và mỗi khách hàng mà bạn cần gặp và bắt đầu ưu tiên.
Bạn biết một trong những khách hàng thực sự quan tâm tới sản phẩm của bạn và sẵn sàng mua, vì vậy bạn ưu tiên họ với điểm “A” – đây là một viễn cảnh có giá trị thực sự bạn cần tập trung. Ngược lại, bạn biết rằng khách hàng tiềm năng khác cũng tìm hiểu sản phẩm của một số đối thủ cạnh tranh, có nghĩa là bạn sẽ kiếm được ít lợi nhuận, và có thể bạn sẽ mất cơ hội này. Bạn ưu tiên người này với điểm “D”. Đó là giá trị khi tạo ra danh sách này, nhưng bạn nên tập trung hầu hết sự chú ý về triển vọng tốt hơn.
Mẹo:
To-Do Lists này đặc biệt hữu ích khi bạn có một số lượng nhỏ công việc mà bạn cần hoàn thành. Tuy nhiên, chúng có thể trở nên cồng kềnh khi bạn có quá nhiều mặt hàng, hoặc khi bạn cần hoàn thành tiến độ nhiều dự án. Ở giai đoạn này, xem xét sử dụng chương trình hành động, quản lý các tình huống phức tạp đáng tin cậy hơn.
Những điểm chính
Để tổ chức tốt hơn ở nơi làm việc, bạn cần sử dụng To-Do Lists. Bằng cách sử dụng chúng, bạn đảm bảo:
- Bạn nhớ thực hiện tất cả các nhiệm vụ cần thiết.
- Bạn giải quyết các công việc quan trọng nhất và không lãng phí thời gian vào công việc tầm thường.
- Bạn không stress vì một số lượng lớn các công việc không quan trọng..
Bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả các nhiệm vụ bạn cần thực hiện.
Đánh dấu tầm quan trọng của nhiệm vụ, ưu tiên từ A (rất quan trọng) đến F (không quan trọng). Sau đó, thực hiện các công việc ở trên cùng của danh sách trước tiên.
Bạn cũng có thể sử dụng phương pháp tiếp cận dựa trên phần mềm quản lý danh sách. Bạn thường có thể truy cập từ bất cứ nơi nào và chúng thường có thể được đồng bộ hóa với điện thoại thông minh.
