Chiến lược kiểm soát hộp thư đến hiệu quả
Đó là sáng thứ Hai. Khi Linh ngồi xuống bàn làm việc, cô cảm thấy chán nản – cô ấy đang sợ đối mặt với hộp thư đến email của mình.
Linh phụ trách một nhóm lớn và cô nhận được ít nhất 50 email mỗi ngày. Đọc và trả lời tất cả email này phải mất một thời gian dài và phần lớn công việc chính của cô phải dành thời gian cuối ngày để làm. Kết quả là cô bắt đầu ở lại chỗ làm việc muộn chỉ để bắt kịp công việc.
Khi chúng ta sử dụng nó một cách thích hợp, email là một công cụ giao tiếp vô cùng hữu ích. Nhưng, giống như Linh, nhiều người trong chúng ta cảm thấy bị choáng ngợp bởi số lượng thư mà chúng ta nhận được và cần phản hồi.
Tuy nhiên, có nhiều cách để quản lý email năng suất hơn. Trong bài này, chúng ta sẽ khám phá các chiến lược để làm việc này, để bạn có thể tiếp tục với công việc thực tế đang diễn ra.
Chú thích:
Hãy nhớ rằng những chiến lược này có thể không hiệu quả cho tất cả mọi người. Vì vậy, sử dụng phán đoán tốt nhất của bạn khi xem xét làm thế nào để quản lý email của mình.
Mục lục
Kiểm tra Email
Kiểm tra email thường xuyên trong ngày có thể là một cách hiệu quả để giữ hộp thư đến ở mức có thể quản lý được.
Tuy nhiên, phiền nhiễu liên tục đến từ đa nhiệm có thể làm giảm đáng kể năng suất của bạn và làm gián đoạn khả năng đi vào trạng thái dòng chảy khi làm việc với các dự án có giá trị cao.
Một chiến lược bạn có thể sử dụng là kiểm tra email chỉ ở các thời điểm nhất định trong ngày. Ví dụ: bạn có thể quyết định chỉ kiểm tra email vào đầu buổi sáng, trước bữa ăn trưa và vào cuối ngày.
Ở đây, thiết lập phần mềm email chỉ nhận “thông điệp” vào các thời điểm nhất định, do đó bạn không bị phân tâm khi thông điệp đến. Nếu bạn không thể làm điều này, ít nhất hãy đảm bảo tắt thông báo âm thanh và hình ảnh.
Bạn cũng có thể dành thời gian đọc và trả lời thư điện tử sau một thời gian làm việc tập trung hoặc vào thời điểm năng lượng và sự sáng tạo của bạn ở mức thấp nhất (điều này có nghĩa, bạn có thể làm việc có giá trị hơn vào những thời điểm khác). Bài viết Thời điểm làm việc tốt nhất trong ngày giúp bạn xác định thời điểm năng lượng của bạn ở mức thấp, từ đó lên lịch trình phù hợp.
Nếu bạn quan ngại rằng đồng nghiệp, sếp hoặc khách hàng sẽ bực mình hoặc bối rối khi bạn không phản hồi nhanh email, hãy giải thích rằng bạn chỉ kiểm tra email vào những thời điểm nhất định và họ có thể gọi cho bạn hoặc sử dụng tin nhắn tức thời nếu vấn đề thực sự là cấp bách.
Chú thích:
Rõ ràng, trong một số vai trò, bạn sẽ phải kiểm tra email thường xuyên, đặc biệt nếu doanh nghiệp bạn sử dụng email làm công cụ truyền thông chính. Giống như các chiến lược khác, hãy sử dụng sự điều chỉnh của bạn dựa trên hoàn cảnh của bản thân.
Đọc Email
Khi bạn đọc email, bạn sẽ bị lãng phí thời gian nếu không sử dụng nó một cách thông minh.
Trước tiên, hãy thử sử dụng “Quy tắc 2 phút” (một ý tưởng từ David Allen, tác giả của Getting Things Done) khi bạn đọc thư của mình – nếu email đó chỉ mất ít hơn hai phút để đọc và trả lời, hãy thực hiện luôn ngay bây giờ, ngay cả khi nó không phải là một ưu tiên cao.
Đối với email phải mất hơn hai phút để đọc hoặc trả lời, sắp xếp thời gian trên lịch trình của bạn hoặc thêm nó vào To-Do Lists để làm sau. Hầu hết các chương trình email cho phép bạn đánh dấu, gắn cờ hoặc sao cho những thông điệp cần phản hồi, vì vậy hãy sử dụng tính năng tiện dụng này bất cứ khi nào bạn có thể.
Mẹo:
Nhiều người trong chúng ta cũng nhận được rất nhiều thông báo nội bộ. Đây là những email “FYI” từ văn phòng công ty hoặc từ các thành viên trong nhóm – những người muốn giữ chúng ta “trong vòng lặp”, Nếu bạn thấy tên của mình trong trường “cc” thay vì trường “to …”, có thể đó là một email FYI. Hãy xem xét đưa nó vào thư mục “To Read” và giải quyết nó khi có thời gian.
Tổ chức Email
Bạn có thể tưởng tượng có một hộp thư đến không có gì trong đó?
Mặc dù hộp thư đến hoàn toàn trống rỗng có thể không thực tế với nhiều người trong chúng ta, nhưng giữ cho hộp thư gọn gàng, xóa bớt những tin đã xử lý hoặc không quan trọng có thể giúp chúng ta sắp xếp tốt hơn và giúp loại bỏ căng thẳng.
Trước tiên, hãy thiết lập một hệ thống đơn giản để giúp quản lý email của bạn.
Bạn có thể sử dụng các danh mục rộng có tiêu đề “Các Tác vụ cần xử lý ngay” và “chờ đợi”, “tham khảo”, “lưu trữ”. Nếu bạn có khả năng kiểm soát các thư mục của mình – đặc biệt là các thư mục “Hành động” và “Chờ đợi”- bạn có thể sử dụng chúng như một Danh sách công việc không chính thức trong ngày.
Nếu cần thiết bạn có thể thiết lập một hệ thống chi tiết hơn. Ví dụ: bạn có thể tạo thư mục cho mỗi dự án mà bạn đang làm việc hoặc có một thư mục cài đặt cho từng khách hàng hoặc nhân viên bán hàng.
Ưu điểm khi tạo các thư mục cụ thể là nó giúp tìm kiếm thư dễ dàng hơn: thay vì quét toàn bộ hệ thống email, bạn chỉ cần tìm kiếm trong thư mục cụ thể đó.
Sử dụng Rules
Hầu hết các chương trình email, chẳng hạn như Outlook và Gmail, cho phép bạn thiết lập “Rules” sắp xếp email vào một thư mục cụ thể ngay khi có.
Ví dụ: bạn có thể nhận được nhiều email mỗi ngày thông báo về doanh số mà công ty bạn đạt được. Bạn muốn nhận được chúng vì bạn muốn xem điều gì đang xảy ra, nhưng bạn lại không muốn chúng làm lộn xộn hộp thư đến của mình
Đây là nơi bạn có thể thiết lập Rules trong chương trình email của mình để di chuyển những email cùng một nội dung vào một Rules, bằng cách tạo thư mục “thông báo doanh số” trong thư mục lớn đã tạo “Bán hàng”. Điều đó có nghĩa rằng nó cho phép bạn giữ tất cả các email bán hàng trong một thư mục.
Email không cần thiết
Nếu bạn thường xuyên nhận email chẳng hạn như bản tin, blog và bài viết, bạn có thể định tuyến lại các địa chỉ email này sang địa chỉ email khác hoặc sử dụng Rules để chúng được chuyển ngay đến một thư mục cụ thể.
Điều này sẽ giúp giữ hộp thư của bạn gọn gàng hơn và chúng sẽ ở cùng một chỗ, sẵn sàng để đọc vào một thời điểm thuận tiện.
Mẹo:
Bạn có thể tạo ra một thế giới khác biệt cho đồng nghiệp, sếp và khách hàng khi bạn viết email hiệu quả. Điều này không chỉ giúp giảm bớt sự căng thẳng, mà email ngắn gọn cũng có thể tiết kiệm được một khoảng thời gian to lớn – của bạn và của họ.
Thói quen tốt trong nhóm
Một trong những điều tốt nhất bạn có thể làm để hạn chế số lượng email cần xử lý là khuyến khích mọi người gửi cho bạn ít hơn.
Ví dụ: nếu một số thành viên nhất định trong nhóm gửi cho bạn email dài, hãy cho họ biết. Nói với họ nhẹ nhàng, vì nhu cầu về thời gian, bạn sẽ đánh giá cao email không dài hơn một hoặc hai đoạn văn. Nếu quá dài cần một cuộc gọi điện thoại. Ngoài ra họ có thể sang văn phòng bạn để thảo luận.
Đồng thời, quảng bá chiến lược email và truyền thông tốt trong tổ chức bạn – khuyến khích mọi người sử dụng các chiến lược được nêu ra trong bài viết này và trong bài viết Viết email hiệu quả và Sử dụng tin nhắn tức thời.
Những điểm chính
Hầu hết chúng ta đều bị choáng ngợp bởi số lượng email. Mặc dù đó là một công cụ truyền thông tuyệt vời, nhưng mọi người thường lạm dụng nó. Khi bạn quản lý email hiệu quả nó sẽ giúp tăng đáng kể năng suất làm việc.
Để kiểm soát hộp thư đến, bắt đầu bằng cách kiểm tra và xử lý email vào những thời điểm nhất định trong ngày. Nếu bạn quan tâm đến việc chậm trễ trong phản hồi, hãy để mọi người biết rằng bạn không kiểm tra email liên tục.
Ngoài ra, cố gắng giữ hộp thư của bạn càng gọn gàng càng tốt. Tổ chức nó bằng cách sử dụng các thư mục như “Hành động”, “Đang chờ” và “Lưu trữ”. Và khi bạn kiểm tra thư, hãy sử dụng quy tắc hai phút – ngay lập tức xử lý bất kỳ email nào bạn có thể đọc và trả lời trong hai phút hoặc ít hơn.
Bạn cũng có thể giảm thư đến bằng cách yêu cầu mọi người gửi cho bạn ít hơn và bằng các chiến lược email và truyền thông hiệu quả trong tổ chức.
