Chúng ta đều biết To-Do Lists hữu ích trong công việc. Tuy nhiên, To-Do Lists có thể nhanh chóng trở nên quá tải khi chúng ta đảm nhiệm quá nhiều dự án – đặc biệt là các nhà quản lý.
Một trong những vấn đề hay gặp phải đó là To-Do Lists không có kế hoạch, sự tập trung và danh sách hành động. Thay vào đó, chúng là một danh sách rất nhiều việc chưa được giải quyết và chưa có kết quả. Ví dụ, “Gọi Tâm ở phòng bán hàng,” có thể để đỡ mơ hồ hơn “Viết kế hoạch marketing”.
Một vấn đề nữa là khi bạn có nhiều hơn 20 mục trong danh sách, nó trở nên cồng kềnh và khó sử dụng. Có nghĩa là bạn bắt đầu mất đi những hoạt động và cam kết chính.
Đây là nơi mà các chương trình hành động có ích. Chương trình hành động kết hợp các mục tiêu ngắn hạn, trung và dài hạn. Chúng giúp bạn lên kế hoạch thời gian mà không quên cam kết đi cùng. Và, bởi vì chúng khuyến khích bạn suy nghĩ về các ưu tiên một cách đúng đắn, bạn có thể tập trung vào những điều quan trọng và tránh làm mất thời gian các hoạt động có giá trị thấp.
Chương trình hành động cũng giúp bạn tập thói quen uỷ thác công việc. Tất cả điều này cho phép bạn tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả và năng suất. Như vậy, chúng giúp bạn ưu tiên thông minh và kiểm soát cuộc sống, tại thời điểm bạn choáng ngợp với công việc.
Mẹo :
Khi lần đầu tiên nghe về Chương trình hành động thì có vẻ phức tạp và khó sử dụng. Chúng phức tạp hơn To do List, nhưng nếu bạn kiên trì và dành một vài giờ học tập cách sử dụng, bạn sẽ nhanh chóng kiểm soát được khối lượng công việc – và kết quả là sẽ bớt căng thẳng hơn rất nhiều!
Mục lục
Làm thế nào để sử dụng một chương trình hành động?
Sau đây là bốn bước để thực hiện 1 chương trình hành động:
Bước 1: Thu thập
Đầu tiên, tạo một danh sách dài tất cả các công việc bạn cần giải quyết. Cố gắng thu thập và viết ra tất cả mọi thứ bạn cảm thấy chưa xong và bạn cần hành động để hoàn thành, cho dù nó khẩn cấp hay không, dù lớn hay nhỏ, cá nhân hay theo nhóm.
Đến một mức độ nào đó, việc thu thập này được thực hiện tự động. Ví dụ như Email yêu cầu được lưu trữ trong hộp thư đến, bản ghi nhớ cần chú ý được chuyển vào ngăn kéo, mail được đặt trong hộp thư và các thông điệp cần hành động được tích lũy trong hộp thư thoại.
Nhưng cũng có những thứ khác – những thứ quá tải trong đầu bạn, dự án bạn muốn chạy, những thứ bạn có ý định đối phó vẫn nằm ở dưới cùng ngăn kéo – cần thu gom và đặt ở cùng vị trí. Đem tất cả những dự án và hành động này cùng nhau và kiểm kê tại một nơi.
Và – điều này là thực sự quan trọng – đảm bảo các mục tiêu cá nhân của bạn được đưa vào danh sách này.
Mẹo 1:
Bạn có thể stress rất lớn nếu có quá nhiều ý nghĩ “cần làm” trong đầu. Bạn không bao giờ biết liệu mình có quên điều gì không và luôn cảm thấy khủng khiếp khi không đạt được những thứ bạn muốn.
Bằng cách viết tất cả mọi thứ vào Chương trình hành động , bạn có thể làm trống tâm trí khỏi những lời nhắc nhở căng thẳng này và đảm bảo bạn ưu tiên các hành động này một cách mạch lạc và nhất quán. Điều này giúp bạn cải thiện sự tập trung của mình.
Mẹo 2:
Lần đầu tiên bạn tạo Chương trình hành động, bạn nên dành một khoảng thời gian – có thể là hai giờ – kết hợp nó lại với nhau. Đây là chi phí trước mắt để tổ chức cuộc sống của bạn. Tuy nhiên, khi đã làm điều này, bạn sẽ ngạc nhiên về mức độ kiểm soát mình có được. Sẽ mất tương đối ít nỗ lực để cập nhập Chương trình hành động về sau.
Mẹo 3:
Bạn sẽ thấy dễ dàng nhất nếu giữ Chương trình hành động trên máy tính dưới dạng tài liệu xử lý văn bản. Điều này giúp bạn dễ dàng kết hợp, cập nhật và duy trì mà không cần nhiều thao tác chỉnh sửa tẻ nhạt.
Bước 2: Cắt tỉa
Bây giờ, từ danh sách bạn đã tạo ở bước 1, nhìn lại cẩn thận từng mục. Quyết định xem bạn có nên hành động nó. Rất nhiều thứ không thực sự liên quan hoặc nó chưa thực sự quan trọng trong quy mô này. Trong trường hợp này, hãy xóa chúng khỏi danh sách.
Bước 3 :Tổ chức và ưu tiên
Bước này có 3 phần.
Trước hết, xem lại những dự án và hành động bị tồn lại. Nhóm các hành động riêng lẻ, riêng biệt là một phần của các dự án lớn hơn.
Ví dụ, ở nhà, bạn muốn cải thiện phòng tắm và sơn lại phòng khách: bạn sẽ nhóm vào dự án: “Cải tạo nhà”. Tại nơi làm việc, bạn có thể đóng góp yêu cầu cho một hệ thống máy tính mới và có thể thử nghiệm và huấn luyện đội nhóm trên hệ thống này: tất cả nhóm vào dự án “Nâng cấp hệ thống máy tính”.
Khi phân loại danh sách, chúng sẽ gần như “tự tổ chức” thành các dự án ,mạch lạc. (Bạn cũng cần đảm bảo mục tiêu cá nhân được bao gồm.)
Thứ hai, xem xét các dự án này và xếp thứ tự ưu tiên theo tầm quan trọng (ví dụ, bằng cách mã hóa chúng từ A đến F). (Rõ ràng, mục tiêu cá nhân của bạn là những dự án đặc biệt quan trọng!)
Thứ ba, chèn các dự án của bạn vào Chương trình hành động của bạn (sử dụng phương pháp chúng tôi mô tả dưới đây). Chương trình hành động được chia thành ba phần:
- Danh sách hành động tiếp theo – phần này thể hiện các hành động nhỏ tiếp theo bạn sẽ thực hiện để đưa các dự án tiến về phía trước.
- Danh sách hoạt động ủy thác – danh sách này thể hiện các dự án và các hành động bạn ủy thác cho người khác.
- Danh mục dự án – danh mục này thể hiện tất cả các dự án mà bạn đang tham gia và các nhiệm vụ cá nhân có đóng góp đến chúng.
Điều tuyệt vời là, trong giai đoạn này, bạn đã tạo ra phần lớn nhất của Chương trình hành động: Danh mục dự án! Đây là danh sách các dự án và các hoạt động ưu tiên mà bạn vừa hoàn thành.
Thông thường, Danh mục dự án là ở mặt sau của Chương trình hành động, vì chỉ phải tham khảo nó trong quá trình xem xét hàng tuần.
Tiếp theo, tạo danh sách hành động ủy thác bằng cách làm việc thông qua Danh mục dự án và xác định các nhiệm vụ mà bạn ủy thác. Ghi lại tên của những người mà bạn ủy thác, cùng với các lần kiểm tra bạn đã thỏa thuận.
Mẹo:
Nếu bạn vẫn chưa ủy thác bất cứ điều gì hoặc bạn chưa thỏa thuận về các điểm kiểm tra, đừng lo lắng! Những gì chúng tôi đang làm ở đây là tạo ra khuôn khổ – bạn sẽ có nhiều thời gian để sử dụng khuôn khổ này sau!
Thông thường, Danh mục ủy thác đặt trước Danh mục dự án trong Chương trình hành động, vì bạn sẽ cần phải tham khảo nó khá thường xuyên.
Cuối cùng, tạo Danh sách hành động tiếp theo bằng cách xem xét các dự án mà bạn ưu tiên cao nhất – các dự án mà bạn muốn và cần tiếp tục ngay lập tức – và trích xuất các hành động tiếp theo hợp lý cho các dự án này.
Danh sách hành động tiếp theo nằm ở trang đầu của Chương trình hành động, vì bạn sẽ dùng tới nó nhiều lần trong ngày.
Mẹo 1:
Nếu Hành động tiếp theo chỉ mất một vài phút, tại sao bạn không làm điều đó ngay lập tức? Đảm bảo bạn quay lại và hoàn thành Chương trình hành động của mình!
Mẹo 2:
Lựa chọn các hành động tiếp theo phù hợp. Nếu một trong các dự án có tầm quan trọng hơn, hãy đưa một vài Hành động tiếp theo từ dự án này vào danh sách và giữ hành động tiếp theo khác ở mức tối thiểu. Tuy nhiên, nếu bạn cần để giữ nhiều dự án “ưu tiên”, bạn cần có Hành động kế tiếp cho mỗi dự án vào danh sách.
Mẹo 3:
Nếu có thể, giữ hành động tiếp ở mức nhỏ và dễ có thể đạt được, lý tưởng nhất là chúng không mất nhiều hơn một vài giờ để hoàn thành. Điều này giúp bạn theo kịp các dự án và tăng cường mạnh mẽ cảm giác một ngày thành công.
Nếu hành động tiếp theo mất nhiều thời gian hơn hai giờ, hãy chia nhỏ chúng. Ví dụ, nếu hành động tiếp theo của bạn là viết một bản báo cáo, chia nhỏ thành nghiên cứu, lập kế hoạch, viết, kiểm tra thực tế và hiệu chỉnh. Sau đó thực hiện Hành động tiếp theo là “nghiên cứu” và đặt phần còn lại của các giai đoạn như một dự án trong Danh mục dự án.
Mẹo 4:
Đánh số các dự án trong Danh mục dự án sẽ hữu ích (bạn có thể đánh số 10, 20, 30 và vv.) Khi đưa hành động tiếp theo vào Danh sách hành động tiếp theo, bạn có thể tìm nó thông qua số dự án, để biết hành động đó thuộc dự án nào.
Mẹo 5:
Trường hợp bạn có một vài Hành động tiếp theo, ưu tiên chúng từ A đến F, tùy thuộc vào tầm quan trọng, giá trị, tính cấp bách và sự liên quan với các mục tiêu của bạn. (Bài viết Nguyên tắc quan trọng/ cấp bách của Eisenhower sẽ giúp ích cho bạn).
Sau đó theo dõi sự thành công khi giải quyết mỗi hành động này. Nếu bạn thấy các hành động bị “trì trệ” trong danh sách, xem xét hủy bỏ nếu cần thiết hoặc có thể bạn nên tăng mức độ ưu tiên để giải quyết chúng trước.
Dù bạn làm gì, đảm bảo bạn không có quá nhiều hành động trong danh sách Hành động tiếp theo – nếu có nhiều hơn, ví dụ từ 15 đến 20 hành động, bạn sẽ bị sa lầy một lần nữa. Nếu danh sách này quá lộn xộn, di chuyển một số các công việc ít khẩn cấp/quan trọng trở lại Danh mục dự án. Nếu nó ít, bạn lấy thêm một số Hành động tiếp từ Danh mục dự án.
Mẹo 6:
Khi làm việc thông qua quá trình này, tự hỏi bản thân xem có bất kỳ nhiệm vụ mà bạn có thể ủy thác hoặc nếu thích hợp, nhờ trợ giúp. Khi xác định điều này, đặt chúng vào Danh sách hành động tiếp theo, với những hành động ủy thác.
Khi đã ủy thác, di chuyển nó vào Danh sách hành động ủy thác, cùng với thời gian kiểm tra và số ngày đã thỏa thuận.
Bước 4: “Thực hiện” Chương trình hành động của bạn
Một chương trình hành động thường khá dài. Nhưng bạn không phải chạy qua toàn bộ chương trình mỗi ngày!
Thông thường, bạn chỉ giải quyết với trang đầu hoặc trang danh sách hành động tiếp và danh sách hành động ủy thác. Một số hoạt động có thể có ngày cụ thể và thời gian cụ thể. Tùy thuộc vào cách bạn làm việc, bạn có thể duy trì chúng trên trang đầu của Chương trình hành động hoặc đánh dấu chúng trong lịch.
Trong thực tế, các trang đầu chỉ là một hình thức mới của To-Do Lists cũ. Chỉ là các hành động ngắn, cụ thể được nêu ra, trong khi các dự án lớn được lưu trong Danh mục dự án.
Xem xét và cập nhật chương trình hành động theo định kỳ, ví dụ, mỗi tuần (đặt thời gian trong lịch trình). Xóa các mục đã hoàn thành hoặc di chuyển các mục từ Danh mục dự án đến các trang trước khi bạn thực hiện dự án và thêm Hành động mới theo cách của bạn.
Những điểm chính
Chương trình hành động giúp bạn chuyển đổi các dự án mà bạn muốn chạy thành hành động và sau đó quản lý chúng với ột cấu trúc ba lớp.
“Danh sách hành động tiếp theo” liệt kê các hành động cần phải thực hiện ngay để tiếp tục dự án.
“Danh sách hành động ủy thác” ghi lại chi tiết của dự án và hành động bạn đã ủy thác.
“Danh mục dự án” liệt kê các dự án bạn muốn thực hiện, cùng với những hành động khác góp phần hoàn thành các dự án này.
Cách tiếp cận này sẽ giúp bạn duy trì tập trung vào công việc hàng ngày và mục tiêu dài hạn cùng một lúc và nó có nghĩa là bạn luôn luôn có một kế hoạch cho “hành động tiếp theo” bất cứ lúc nào. Điều này làm giảm căng thẳng, giúp bạn kiểm soát, và mang lại cảm giác thành công.
Hơn thế nữa, chương trình hành động giúp bạn quản lý và tiến hành rất nhiều dự án cùng lúc. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn phát triển sự nghiệp và khi công việc bạn đảm nhận ngày càng phức tạp và đầy thách thức.
Ví dụ về một chương trình hành động cụ thể
Dưới đây là một ví dụ đơn giản giúp bạn hiểu về chương trình hành động.
Mai stress rất nhiều trong công việc. Cô ấy đang dẫn dắt một nhóm lớn thực hiện một dự án quan trọng và có vẻ như mỗi ngày cô càng bỏ xa đích đến.
Cô quyết định tạo ra một chương trình hành động để tổ chức và ưu tiên đối danh mục công việc.
Bước 1 – Liệt kê các công việc
Sau một giờ động não, Mai có danh sách các cam kết hiện tại:
- Nghiên cứu thị trường mục tiêu, đảm bảo bộ phận quảng cáo đúng nhịp với sản phẩm mới ra.
- Hoàn thành báo cáo so sánh chi phí.
- Nghiên cứu các chương trình MBA tại địa phương.
- Nói chuyện với giám đốc về việc tài trợ cho chương trình MBA.
- Liên hệ với Cơ quan tuyển dụng về tỷ lệ quảng cáo cho vai trò Quản lý văn phòng.
- Giúp viết quảng cáo cho vai trò Quản lý văn phòng.
- Order bàn và điện thoại mới cho Quản lý văn phòng mới.
- Gặp gỡ với Đức, đảm bảo anh ta làm quen với đội; tìm hiểu xem anh ấy có đúng tiến độ với các cam kết dự án của anh ta không.
- Liên hệ nhà cung cấp chính đàm phán lại hợp đồng, xác định các đơn đặt hàng lớn của chúng ta trong những năm sắp tới.
- Sắp xếp thư mục dự án
Bước 2 – Cắt giảm
Bây giờ Mai đã có một danh sách tất cả mọi thứ cô ấy cần hoàn thành, xem liệu có bất kỳ mục nào có thể cắt tỉa.
Sau khi xem xét từng công việc, cô nhận ra mình không thực sự cần nói chuyện với Đức. Cô đã nói chuyện với anh ta hôm qua lúc ăn trưa và anh ta nói rằng cô đã thích nghi tốt với vai trò mới của mình và đang đi đúng hướng để hoàn thành đúng thời hạn.
Cô cũng quyết định rằng cô không cần sắp xếp các thư mục dự án của mình.
Bước 3 – Tổ chức và Ưu tiên
Mai đã sẵn sàng kiểm kê. Cô nhận ra mình có thể nhóm các công việc thành ba loại chính. Khi nhóm nhiệm vụ, cô đã phân chia t ưu tiên từ A – D, với A là ưu tiên hàng đầu.
| Danh mục | Nhiệm vụ | Ưu tiên |
| Giới thiệu sản phẩm mới |
| B A D |
| Nghiên cứu MBA |
| B C |
| Tuyển dụng quản lý mới |
| A C D |
Sau đó, cô tạo Chương trình hành động bằng cách chia nó thành ba phần:
- Danh sách hành động tiếp theo.
- Hoạt động ủy thác.
- Danh mục dự án.
Cô quyết định đặt nó vào một tài liệu xử lý văn bản (xem bên dưới), đánh số từng dự án như 10, 20, và 30.
Chương trình hành động của Mai
Danh sách hành động tiếp theo
10 Nghiên cứu thị trường mục tiêu
20 Nghiên cứu chương trình MBA tại địa phương
30 Viết giúp bài quảng cáo
Hành động ủy nhiệm
10 Hoàn thành báo cáo so sánh chi phí – giao cho Nam hoàn thành trước thứ 3
30 Liên hệ với đại lý tuyển dụng về tỷ lệ quảng cáo – giao cho Liên hoàn thành trước thứ 4
Danh mục dự án
10 Giới thiệu sản phẩm mới
Nghiên cứu thị trường mục tiêu, đảm bảo bộ phận quảng cáo đúng nhịp với sản phẩm mới ra.
Kết thúc bản báo cáo so sánh chi phí
Liên hệ nhà cung cấp chính đàm phán lại hợp đồng
20 Nghiên cứu về MBA
Nghiên cứu chương trình MBA địa phương
Nói với giám đốc về hỗ trợ tài chính
30 Tuyển quản lý văn phòng mới
Liên hệ đại lý tuyển dụng về tỷ lệ quảng cáo
Viết giúp bài quảng cáo
Order bàn và điện thoại mới
