Đa nhiệm

Nó có giúp bạn đạt được nhiều hơn?

Ban đang gọi điện thoại cho nhà cung cấp, đồng thời ghi chú về cuộc gọi điện thoại trước đó. Ngay khi cuộc gọi kết thúc, đồng nghiệp gửi cho bạn tin nhắn và bạn đọc qua nó trong khi ấn số điện thoại gọi cho người quản lý. Sau đó trong cuộc trò chuyện qua điện thoại với quản lý, bạn bắt đầu cập nhật danh sách việc cần làm vào tuần sau.

Để tăng năng suất, nhiều người thường đa nhiệm như thế này. Và, trong một thế giới nơi mà tốc độ trở nên điên cuồng, những người đa nhiệm thường được xem là hiệu quả và năng suất. Nhưng cuối cùng, chúng ta cảm thấy không đạt được nhiều hơn khi làm nhiều công việc cùng một lúc?

Trên thực tế, đa nhiệm không làm cho chúng ta đạt được năng suất cao như chúng ta vẫn nghĩ. Hơn thế nữa, nó sẽ khiến chất lượng công việc trở nên tồi tệ hơn.

Trong bài này, chúng ta sẽ xem xét một số vấn đề liên quan đến đa nhiệm và xem xét tại sao chúng ta không nên làm điều đó. Chúng ta cũng sẽ xem xét một số đề xuất giúp bạn thoát khỏi thói quen đa nhiệm.

Đa nhiệm và câu chuyện về năng suất

Nhiều người đã nghiên cứu về sự đa nhiệm trong thập kỷ qua và hầu hết trong số họ đã đi đến một kết luận tương tự: Đa nhiệm không làm cho chúng ta hiệu quả hơn!

Một số nghiên cứu đã phát hiện ra rằng đa nhiệm có thể làm chúng ta lãng phí khoảng 20-40 % thời gian, tùy thuộc vào những điều chúng ta đang cố gắng làm.

Lý do đơn giản mà đa nhiệm không hiệu quả là bởi vì chúng ta không thể thực sự tập trung vào nhiều tác vụ cùng một lúc. Nhưng chúng ta nghĩ rằng mình có thể – vì vậy chúng ta cố gắng làm nhiều hơn để đạt được nhiều hơn.

Hãy tưởng tượng, khi bạn cố gắng nói chuyện với ai đó và viết email cùng một lúc. Cả hai nhiệm vụ này đều liên quan đến giao tiếp. Bạn không thể nói chuyện với và viết một email thực sự rõ ràng và tập trung cùng một thời điểm. Các nhiệm vụ quá mâu thuẫn – tâm trí bạn bị quá tải khi cố gắng chuyển đổi giữa hai nhiệm vụ.

Bây giờ hãy nghĩ tới việc lắng nghe ai đó khi đang cố gắng viết một email. Hai nhiệm vụ này có chút dễ dàng hơn khi làm cùng nhau bởi chúng sử dụng các kỹ năng khác nhau. Nhưng sự chú ý của bạn đến người kia sẽ mờ dần khi bạn viết. Bạn không thể hoàn toàn tập trung vào cả hai cùng một lúc.

Vấn đề lớn nhất với đa nhiệm là nó có thể làm giảm chất lượng công việc – chúng ta cố gắng thực hiện 2 hoặc nhiều việc cùng một lúc và kết quả là chúng ta làm tất cả mọi thứ kém hơn so với lúc tập trung vào từng nhiệm vụ.

Khi chuyển đổi nhiệm vụ, tâm trí chúng ta phải định hướng lại để đối phó với các thông tin mới. Nếu làm điều này nhanh chóng, như khi thực hiện nhiều nhiệm vụ, chúng ta không thể tập trung hoàn toàn vào mỗi chuyển đổi. Vì vậy, chất lượng công việc sẽ kém hơn. Sự phức tạp hơn của nhiệm vụ hoặc kỹ thuật mà chúng ta chuyển đổi sẽ càng làm giảm chất lượng của nó. Ví dụ, hầu như không thể viết một bài thuyết trình thật tốt, trong khi đang trò chuyện đồng cảm với đồng nghiệp.

Một nhược điểm nữa là đa nhiệm sẽ khiến chúng ta cảm thấy căng thẳng hơn. Xử lý nhiều thứ cùng một lúc làm cho chúng ta cảm thấy bị choáng ngợp, ráo riết và bị quấy rối.

Mặt khác, hãy nghĩ đến cảm giác hài lòng khi bạn dành hết sự chú ý vào một công việc. Bạn có thể tập trung và có thể hoàn thành nó. Điều này được gọi là trạng thái dòng chảy và đó là một kỹ năng có thể được phát triển với một số sự luyện tập.

Xu hướng đa nhiệm

Có thể khó xác định khi bạn thực hiện nhiều nhiệm vụ. Nhưng có một số điều sau đây giúp bạn có thể thấy:

• Nếu bạn có nhiều trang hoặc tab mở trên máy tính, có thể bạn đang làm nhiều việc cùng lúc. Tương tự với bàn làm việc – nếu bạn có nhiều tập tin hoặc giấy tờ đang xử lý, bạn có thể đang đa nhiệm.
• Đa nhiệm thường gặp phải cao hơn khi bạn đang làm việc trên một dự án hoặc nhiệm vụ mà bạn không thích thú. Ví dụ: tạo một bảng phân tích có thể là một công việc không mong muốn, vì vậy bạn thường xuyên kiểm tra email hoặc thực hiện một số nghiên cứu về nhiệm vụ mới để giảm bớt sự nhàm chán của nhiệm vụ hiện tại.
• Sự gián đoạn thường xuyên cũng có thể khiến bạn thực hiện nhiều thao tác. Ví dụ: bạn đang viết ngân sách cho phòng ban và một đồng nghiệp đến văn phòng, hỏi một số câu hỏi. Sau đó bạn cố gắng vừa viết ngân sách vừa trả lời câu hỏi của người kia.

Làm thế nào để Ngưng Đa nhiệm

Nếu chúng ta muốn nâng cao chất lượng công việc, giảm mức căng thẳng và trở nên hiệu quả hơn, chúng ta cần thoát khỏi sự đa nhiệm. Dưới đây là một số gợi ý để giúp bạn giảm thiểu hoạt động đa nhiệm:

• Lập kế hoạch cho ngày của bạn. Đặt thời gian cụ thể cho các cuộc goi, trả lời email và nghiên cứu.
• Quản lý gián đoạn. Giữ nhật ký ghi lại ai làm bạn gián đoạn nhiều nhất và mức độ khẩn cấp của các yêu cầu. Một khi bạn đã biết rõ, hãy tiếp xúc với đồng nghiệp một cách lịch sự nhưng quyết đoán để quản lý và giảm bớt gián đoạn từ họ.
• Tìm hiểu xem làm thế nào để cải thiện sự tập trung, từ đó bạn có thể tập trung chính xác vào một tác vụ tại một thời điểm. Điều này có thể khiến cảm thấy lúng túng nếu bạn thường xuyên thực hiện nhiều thao tác. Nhưng bạn sẽ ngạc nhiên khi biết mình đã làm được bao nhiêu khi tập trung vào một việc tại một thời điểm.
• Mỗi lần bạn dự định kiểm tra email hoặc gọi điện thoại hãy hít một hơi thật sâu và chống lại sự thôi thúc. Tập trung sự chú ý trở lại với công việc bạn đang làm.
• Nếu cài đặt âm báo âm thanh hoặc hình ảnh khi email đến, hãy tắt nó đi. Điều này có thể giúp bạn tránh được cám dỗ kiểm tra hộp thư đến bất cứ khi nào nhận được thư mới.
• Bất cứ khi nào bạn thấy mình đang thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc, hãy dừng lại. Dành 5 phút ngồi im lặng trước bàn làm việc và nhắm mắt lại. Ngay cả những khoảng nghỉ ngắn như thế này cũng có thể giúp tâm trí bạn tập trung trở lại, giảm sự căng thẳng và cải thiện năng suất. Thêm vào đó nó có thể giúp não bạn nghỉ ngơi, chào đón một ngày bận rộn.
• Sẽ có những lúc khi có công việc khẩn cấp cần giải quyết và bạn không thể tránh bị gián đoạn. Nhưng thay vì cố gắng thực hiện nhiều nhiệm vụ bạn hãy dừng nhiệm vụ hiện tại lại và ghi chú lại đã làm đến đâu và ghi lại bất cứ suy nghĩ nào bạn đã có về nhiệm vụ hiện tại lại. Sau đó, giải quyết vấn đề trước mắt. Bằng cách này bạn sẽ có thể xử lý cả hai nhiệm vụ một cách hiệu quả và để lại cho mình một số đầu mối, giúp khởi động lại nhiệm vụ trước đó nhanh hơn.
• Nếu bạn cảm thấy tâm trí mình không tập trung khi làm một cái gì đó, bạn cần đưa suy nghĩ của mình quay trở lại với công việc đang làm, bằng cách đặt mình vào thời điểm hiện tại. Ví dụ: bạn có thể đang tham gia một cuộc họp nhóm quan trọng, nhưng lại suy nghĩ về bài phát biểu sắp tới. Hãy tự nói với mình, “Tôi đang ở trong cuộc họp này và cần tập trung vào những gì ở đây”. Thông thường, thừa nhận thời điểm có thể giúp bạn tập trung.

Những điểm chính

Nhiều người trong chúng ta nghĩ rằng đa nhiệm là cách tốt nhất để vượt qua nhiều đòi hỏi trong ngày làm việc bận rộn. Tuy nhiên, thực tế là đa nhiệm làm giảm chất lượng công việc  và thực sự có thể tốn nhiều thời gian hơn.

Điều quan trọng là dừng đa nhiệm ngay khi bạn nhận ra rằng bạn đang làm điều đó. Lập lịch trình công việc trong ngày theo các khung thời gian, cố gắng giảm thiểu và quản lý sự gián đoạn và cố gắng cải thiện sự tập trung.

Kiểm soát khuynh hướng đa nhiệm có thể đem lại nhiều lợi ích đáng ngạc nhiên. Bạn có thể thấy rằng mình thực hiện được nhiều việc hơn, cảm thấy ít căng thẳng hơn và có nhiều năng lượng hơn vào cuối ngày.