Sử dụng tốt nhất thời gian và tài nguyên của bạn.
Ưu tiên có hiệu quả giúp bạn sử dụng tốt nhất nỗ lực của bản thân và những người trong nhóm.
Nó cũng là một kỹ năng mà bạn cần để tạo ra sự bình tĩnh và không gian trong cuộc sống, từ đó bạn có thể tập trung năng lượng và sự chú ý vào những điều thực sự quan trọng.
Đặc biệt quan trọng khi thời gian trở nên hạn chế và nhu cầu dường như không giới hạn. Nó giúp bạn phân bổ thời gian cần thiết và khôn ngoan nhất, giải phóng bạn và nhóm bạn khỏi những công việc ít quan trọng.
Khi sắp xếp ưu tiên tốt bạn có thể tạo ra trật tự thay vì hỗn loạn, giảm stress và di chuyển hướng tới một kết thúc thành công. Nếu không có nó, bạn sẽ trở nên lúng túng, chìm đắm trong nhu cầu cạnh tranh.
Mục lục
Ưu tiên đơn giản
Ở mức độ đơn giản, bạn có thể ưu tiên dựa trên hạn chế về mặt thời gian, lợi nhuận tiềm năng hay lợi ích của công việc hoặc áp lực hoàn thành công việc.
- Ưu tiên dựa trên giá trị dự án và lợi nhuận có lẽ là cơ sở phổ biến nhất thường được sử dụng. Cho dù nó dựa trên phán đoán chủ quan về giá trị hay theo đánh giá tài chính phức tạp, nó thường cho kết quả hiệu quả nhất.
- Hạn chế về thời gian sẽ quan trọng khi người khác bị phụ thuộc vào việc hoàn thành nhiệm vụ và đặc biệt nhiệm vụ đó lại đóng một phần cực kỳ quan trọng trong một dự án quan trọng. Ở đây, nỗ lực nhỏ của bạn cũng có thể đi một chặng đường dài.
- Và sẽ thật dũng cảm (và có thể ngu ngốc) khi chống lại áp lực từ sếp hoàn thành một nhiệm vụ, khi áp lực đó hợp lý và hợp pháp.
Công cụ ưu tiên
Các phương pháp ưu tiên đơn giản thường phù hợp với nhiều tình huống, nhưng có nhiều trường hợp đặc biệt, bạn sẽ cần các công cụ ưu tiên và quản lý thời gian khác nếu muốn đem lại hiệu quả. Chúng ta cùng xem xét các công cụ dưới đây:
Phân tích so sánh theo cặp
Phân tích so sánh theo cặp hữu ích nhất khi tiêu chí quyết định còn mơ hồ, chủ quan hoặc không phù hợp. Nó giúp bạn ưu tiên các lựa chọn bằng cách yêu cầu bạn so sánh từng mục trên danh sách với tất cả các mục khác trên danh sách cá nhân.
Bằng cách quyết định trường hợp nào quan trọng nhất trong 2 trường hợp, bạn có thể củng cố kết quả để có được một danh sách ưu tiên.
Ma trận phân tích quyết định
Ma trận phân tích quyết định giúp bạn ưu tiên danh sách các nhiệm vụ mà bạn cần xem xét nhiều yếu tố khác nhau.
Ma trận ưu tiên hành động
Với ma trận này bạn có thể nhanh chóng phát hiện ra các “chiến thắng nhanh” giúp bạn phần thưởng lớn nhất trong thời gian ngắn nhất có thể và tránh “công việc quá khó” khiến quá trình đạt được thành quả chậm lại. Đây là một cách tiếp cận khéo léo để đưa ra quyết định ưu tiên hiệu quả cao.
Xem bài viết Ma trận hành động ưu tiên.
Nguyên tắc quan trọng/khẩn cấp Eisenhower
Tương tự như ma trận ưu tiên hành động, kỹ thuật này yêu cầu bạn phải nghĩ xem liệu một nhiệm vụ là cấp thiết hay quan trọng.
Thông thường, việc dường như khẩn cấp thực sự không quan trọng. Và thường, hoạt động thực sự quan trọng (như làm việc hướng tới mục tiêu cuộc sống) không phải là cấp bách. Cách tiếp cận này sẽ giúp bạn rút ngắn điều này.
Đọc bài viết Nguyên tắc Khẩn cấp/Quan trọng của Eisenhower để tìm hiểu thêm.
Ma trận Ansoff và ma trận Boston
Cung cấp “quy tắc ngón tay cái” để ưu tiên các cơ hội mở ra với bạn.
Ma trận Ansoff giúp bạn đánh giá và ưu tiên các cơ hội theo rủi ro. Ma trận Boston cũng giống như vậy, giúp bạn ưu tiên các cơ hội dựa trên sự thu hút của thị trường và khả năng đạt được nó.
Phân tích Pareto
Trường hợp bạn phải đối mặt với một loạt các vấn đề cần giải quyết, Phân tích Pareto giúp bạn xác định những thay đổi quan trọng nhất cần thực hiện.
Nó yêu cầu bạn nhóm các loại vấn đề lại với nhau và sau đó yêu cầu bạn đếm số lượng từng loại vấn đề. Bằng cách ưu tiên những loại phổ biến nhất, bạn có thể tập trung nỗ lực vào việc giải quyết nó. Điều này sẽgiúp bạn có thời gian để giải quyết các vấn đề tiếp theo.
The Modified Borda Count
Hệ thống đếm Borda sửa đổi là một kỹ thuật hữu ích cho việc ưu tiên các vấn đề và các dự án trong một nhóm, cho mọi người sự công bằng trong quá trình ưu tiên. Điều này đặc biệt hữu ích khi sự đồng thuận trở nên quan trọng và đó là một quyết định nhóm cần thực hiện.
Sử dụng công cụ này, mỗi nhóm tham gia “đề cử” các vấn đề ưu tiên của mình và sau đó xếp chúng theo quy mô, từ 1-10. Cho điểm mỗi vấn đề sau đó cộng lại, ưu tiên dựa trên điểm số. Sự công bằng rõ ràng của phương pháp này khiến nó đặc biệt hữu ích khi các ưu tiên dựa trên tiêu chí chủ quan sự tham gia của mọi người là cần thiết.
