Tránh bị gián đoạn trong tiến độ công việc.
Gián đoạn hàng ngày tại nơi làm việc có thể là một rào cản quan trọng để quản lý thời gian hiệu quả và, cuối cùng, có thể là một rào cản đối với sự thành công.
Hãy nhớ lại ngày làm việc cuối cùng của bạn và dành một phút nghĩ về những gián đoạn đã xảy ra. Có thể có các cuộc gọi điện thoại, email, cuộc trò chuyện ngoài hành lang, đồng nghiệp ghé qua văn phòng hoặc bất cứ điều gì khác bất ngờ cần sự chú ý của bạn và khi làm vậy, bạn bị gián đoạn khỏi nhiệm vụ chính. Bởi vì ngày làm việc chỉ có chừng đấy giờ, một số ít gián đoạn có thể cướp đi thời gian bạn cần để đạt được mục tiêu và thành công trong công việc và cuộc sống. Hơn thế nữa, chúng có thể phá vỡ tập trung, có nghĩa là bạn phải dành nhiều thời gian tái tham gia vào các quá trình suy nghĩ cần thiết để hoàn thành công việc phức tạp.
Chìa khóa để kiểm soát gián đoạn là biết chúng là gì và dù cần thiết, lập kế hoạch cho chúng trong lịch trình hàng ngày. Những lời khuyên dưới đây sẽ giúp bạn làm điều đó và do đó ngăn chặn gián đoạn tránh bực bội và gây nguy hiểm cho thành công của bạn.
Mục lục
Sử dụng công cụ
Sử dụng những lời khuyên sau đây để hiểu và quản lý gián đoạn:
1. Giữ một nhật ký gián đoạn
Nếu gián đoạn liên tục cướp đi thời gian và năng lượng của bạn và chúng thường xuyên gây ra sự chậm trễ, hãy giữ một nhật ký gián đoạn. Đây là một ví dụ về sự gián đoạn bạn trải qua trong quá trình một ngày.
Bảng 1: Nhật ký gián đoạn
| Người | Ngày và thời gian | Mô tả gián đoạn | Có hiệu lực? | Khẩn cấp |
Giữ nhật ký gián đoạn mỗi ngày trong ít nhất một tuần, ghi lại tất cả các gián đoạn bạn trải qua, và đánh dấu người làm bạn gián đoạn: ngày tháng và thời gian xảy ra; những sự gián đoạn là gì; cho dù đó là hợp lệ; và cho dù đó là cấp bách (hay ai đó có thể đã chờ đợi cho đến khi một thời gian tốt hơn.)
Một khi bạn đã ghi lại những gián đoạn trong một tuần, ngồi xuống với nó và phân tích thông tin.
Sự gián đoạn có hợp lệ hay không?
Bạn cần phải đối phó với gián đoạn hợp lệ. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn làm thế nào bạn có thể lên lịch trình cho chúng trong ngày vì vậy chúng sẽ có được sự chú ý mà chúng cần, trong khi bạn vẫn có thời gian cần phải giải quyết thỏa đáng công việc hàng ngày.
Đối với sự gián đoạn mà không hợp lệ, bạn phải tìm một cách để ngăn chặn những hành động này trong tương lai.
2. Phân tích và chế ngự sự gián đoạn
Để phân tích và chế ngự những gián đoạn bạn tìm thấy trong nhật ký gián đoạn, trước hết là tìm hiểu liệu sự gián đoạn là hợp lệ hay không. Có thể ai đó đã tránh làm gián đoạn bạn bằng cách chờ đợi cho một cuộc họp thường lệ? Hay đó là một cái gì đó, họ đã nên hỏi bạn về tất cả?
Nếu không, đối phó với điều này một cách lịch sự nhưng quyết đoán.
Tiếp theo, hãy xem xét gián đoạn cấp bách như thế nào, và liệu chúng có thể được kiểm soát trước. Kiểm soát trước nhiều gián đoạn bằng cách giữ các cuộc họp thường xuyên với mọi người: Nếu họ tự tin rằng họ sẽ có quyền tơi gần bạn tại một điểm xác định trong tương lai gần, họ sẽ học cách bỏ qua các vấn đề không khẩn cấp cho tới cuộc họp này.
Tuy nhiên, một số gián đoạn đều là cấp thiết và hợp lệ. Bạn cần phải bị gián đoạn, và bạn cần phải đối phó với tình hình.
Từ nhật ký gián đoạn, bạn sẽ thấy bao nhiêu thời gian dành cho việc xử lý gián đoạn khẩn cấp, hợp lệ. Cố định thời điểm này vào lịch trình là “thời gian dự phòng”, và chỉ làm thêm công việc khác nếu bạn có thể phù hợp với thời gian còn lại. Bạn sẽ phải sắp xếp điều này quanh công việc gián đoạn, nhưng ít nhất bạn sẽ không bị quá tải và căng thẳng bởi những điều mà bạn đã không được thực hiện bởi chúng đã được thay thế bởi những trường hợp khẩn cấp.
3. Điện thoại để làm việc cho Bạn (Không chống lại Bạn)
Một chút về kế hoạch có thể đi một chặng đường dài trong việc kiểm soát gián đoạn điện thoại, mà nhiều người trải nghiệm nó trong ngày. Nếu bạn đang có một thời hạn hay sự tập trung ở cường độ cao (và không bị gián đoạn), sử dụng hộp thư thoại để màn hình cuộc gọi, hoặc có một trợ lý xử lý các tin nhắn cho bạn. Bằng cách này, bạn có thể đối phó với các cuộc gọi bằng cách ưu tiên, và tại thời điểm phù hợp. Trong thực tế, thời gian điện thoại này có thể được lên kế hoạch vào lịch trình, và do đó trở thành một phần bình thường trong ngày làm việc.
4. Lấy hơi
Khi bị gián đoạn, thật dễ dàng để để có được bắt kịp trong “cơn sốt” của người đang làm gián đoạn, vì họ chắc chắn cảm thấy yêu cầu của họ là cấp bách. Tuy nhiên, trong thực tế, hầu hết gián đoạn không phải là cuộc khủng hoảng thực sự, và nó có thể phục vụ tất cả mọi người tốt nhất để có một chút thời gian trước khi hành động.
Chỉ mất vài phút để xem xét tình hình. Thở và để đầu óc rõ ràng. Một sự chậm trễ nhỏ, thậm chí một vài phút, sẽ giúp bạn đi một chặng đường dài trong việc đánh giá tình hình một cách chính xác và phản ứng một cách thích hợp.
5. Học cách nói “Không”
Nói “không” với yêu cầu nhiệm vụ hoặc nếu bạn đang bận rộn khi người khác có thể xử lý nó, nếu nó không phải là một nhiệm vụ quan trọng, hoặc nếu nó có thể được thực hiện sau này.
Với trường hợp này, nói không một cách lịch sự và chân thành, tiếp theo là một lời giải thích ngắn gọn tốt nhất cho hành động: “Tôi đang làm việc với thời hạn cho một dự án quan trọng ngay bây giờ vì vậy, tôi xin lỗi, nhưng tôi không thể nhảy vào và giúp đỡ “.
6. Thời gian có sẵn và không có sẵn
Đơn giản nhưng hiệu quả: Hãy để mọi người biết khi nào bạn có sẵn thời gian và khi nào không. Hãy chắc chắn rằng mọi người biết rằng trong “thời gian không có sẵn” của bạn, họ chỉ nên gián đoạn bạn nếu họ phải làn thế.
Bạn và đồng nghiệp cũng có thể đồng ý về một tín hiệu mà mọi người trong văn phòng có thể sử dụng khi không có sẵn thời gian. Điều này làm giảm bớt gián đoạn và có thể tránh được cảm giác đau.
Mẹo:
Hãy cẩn thận ở đây. Nếu bạn là một người quản lý, một phần quan trọng trong công việc là có sẵn thời gian cho mọi người, để xử lý các vấn đề cấp bách phát sinh, và huấn luyện đội nhóm để mọi người làm việc hiệu quả.
Nếu đưa ra rào cản quá cao, bạn sẽ không thể làm những công việc này. Tóm lại, sử dụng “thời gian không có sẵn”, nhưng không qua sử dụng nó, và chắc chắn rằng mọi người biết họ có thể làm gián đoạn bạn nếu có một cuộc khủng hoảng chính đáng.
7. Thời gian “Chỉ lời mời”
Lên lịch trình kiểm tra thời gian đều đặn cho các cá nhận bạn thường xuyên nói chuyện nhất. Yêu cầu những người này giữ một danh sách hoạt động những thứ mà họ cần phải thảo luận, vì vậy bạn có thể bao quát tất cả các điểm cùng lúc.
Một chính sách mở cửa là tốt, nhưng bạn nên hạn chế số lượng người đến khu vực làm việc của mình. Ví dụ, nếu bạn đang lên kế hoạch cho một cuộc họp, đề nghị gặp đồng nghiệp trong văn phòng anh ấy hoặc một phòng họp. Bằng cách này, bạn có thể xin lỗi sau khi hoàn thành mục đích của mình.
8. Gián Đoạn Không kiểm soát
Có sự gián đoạn mà không cần biết bạn đang cố làm gì, bạn chỉ đơn giản là không thể kiểm soát.
Hầu hết mọi người vui vẻ để sắp xếp thời gian thuận tiện hơn, nhưng khi điều này không như mong muốn, nhanh chóng thiết lập các thông số bằng cách nói một cái gì đó giống như, “Tôi chỉ có năm phút để nói về điều này ngay bây giờ,” và bây giờ tôi không thể rời nó được.
Đừng yêu cầu người làm bạn gián đoạn ngồi xuống và không tham gia vào cuộc trò chuyện nhỏ. Khuyến khích người đó đưa ra điểm đúng và nếu một giải pháp không thể đạt được trước thời gian quy định thì ra ngoài, thiết lập một thời gian để trở lại với họ.
