Tạo thêm thời gian cho ngày làm việc của bạn

Tối đa hóa lịch trình bận rộn của bạn

Thời gian – đó là điều mà tiền thực sự không thể mua được và nhiều người trong chúng ta muốn điều này. Và, với tốc độ làm việc ngày càng khắc nghiệt, ngày nay vượt xa những điều chúng ta đã phấn đấu ở một vài thập kỷ trước, nhiều người trong chúng ta có thể đạt được nhiều hơn nữa với ít thời gian trong tay.

Trong bài này, chúng ta sẽ  xem xét các chiến lược mà bạn có thể sử dụng để tạo thêm thời gian cho chính mình. Bằng cách này, bạn có thể hoàn thành nhiều hơn hoặc dành thời gian để làm nhiều thứ hơn mà bạn thích.

Không chắc rằng tất cả các chiến lược này sẽ phù hợp với hoàn cảnh của bạn. Tuy nhiên, một số trong những chiến lược này chắc chắn sẽ giúp đỡ bạn.

Sắp xếp ngăn nắp

Theo National Association of Professional Organizers (NAPO), chúng ta dành trung bình mỗi giờ mỗi ngày hoặc nhiều hơn để tìm các vật dụng bị mất.

Vậy, bạn dành bao nhiêu thời gian mỗi ngày để tìm kiếm các tệp tài liệu quan trọng, email cũ, tài liệu, sách …? Bạn có thể làm gì với thời gian đó nếu bạn có thể lấy lại được?

Học cách sắp xếp là một trong những cách tốt nhất để tạo thêm thời gian trong ngày cho bạn. Các bài viết Làm thế nào để trở nên có tổ chức và Nghệ thuật sắp xếp cho bạn thấy làm thế nào quản lý tài liệu, lịch trình, tránh lãng phí thời gian cho những hoạt động vô tổ chức. Bài viết Hệ thống 5S cũng có thể hữu ích.

Thức dậy sớm hơn

Bạn có dậy khỏi giường ngay khi đồng hồ báo thức kêu, bỏ bữa ăn sáng và chạy vào công việc?

Nhiều người – thường có thói quen báo lại “năm phút nữa” khi đồng hồ báo thức kêu. Tuy nhiên, dậy sớm hơn là một cách tuyệt vời để tạo thêm thời gian chất lượng cao cho ngày của bạn.

Ví dụ: hãy tưởng tượng bạn có thể làm việc hiệu quả như thế nào nếu không có ai khác trong văn phòng và điện thoại của bạn không đổ chuông. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng thêm thời gian này để thiết lập mục tiêu, soạn thảo tiểu thuyết mà bạn muốn viết hoặc để khám phá những cơ hội bạn đã từng mơ ước

Nếu dậy sớm phù hợp với tình huống của bạn, hãy bắt đầu từ từ. Bắt đầu bằng cách tăng lên thời gian dậy sớm từ 10-15 phút vào tuần đầu tiên và sau đó thêm 10-15 phút nữa sau mỗi tuần hoặc hai tuần. Trong một tháng, bạn sẽ thức dậy sớm hơn 1 tiếng – và bạn đã thêm 7 tiếng chất lượng cho mỗi tuần. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn vẫn có một giấc ngủ ngon.

Xem xét lịch trình của bạn

Bạn có bao nhiêu nhiệm vụ hoặc cam kết ngay lúc này?

Thật dễ dàng thấy được sự kéo dài liên tục khi nói đến lịch trình của bạn. Ngoài yêu cầu về công việc, bạn có thể có nghĩa vụ và cam kết với gia đình, bạn bè, câu lạc bộ xã hội và các tổ chức tình nguyện.

Thật khó nói “không” với mọi người, đặc biệt nếu họ là sếp của bạn hoặc một đồng nghiệp đáng tin cậy. Bạn có thể sử dụng nguyên tắc khẩn cấp/quan trọng của Eisenhowerđể quyết định xem nhiệm vụ hoặc dự án nào thực sự có giá trị với thời gian của bạn hoặc có những điều nào đó bạn nên nói “không”.

Điều quan trọng là hãy xem xét cách bạn dành thời gian ngoài công việc của mình. Bạn đang làm gì hoặc điều gì gây lãng phí thời gian hoặc không mang lại niềm vui cho bạn?

Ví dụ: bạn có thêm bao nhiêu thời gian trong ngày nếu dừng xem TV? Bạn có thể có thêm bao nhiêu thời gian bằng cách tránh lướt web vô ích vào buổi chiều hoặc bằng cách thuê một người khác làm công việc nhà cho bạn?

Sử dụng nhật ký Hoạt động khám phá xem bạn dùng thời gian của mình như thế nào. Điều này có thể giúp bạn nhận ra các nhiệm vụ và hoạt động có thể dễ dàng loại bỏ, nhờ đó bạn có thể có nhiều thời gian hơn cho lịch trình của mình. Ngoài ra, tập trung vào cách sử dụng đòn bẩy thời gian để tạo thêm thời gian trong ngày cho bạn.

Sử dụng Thời gian năng suất một cách khôn ngoan

Bạn có biết thời điểm nào trong ngày mình làm việc năng suất nhất? Đối với một số người, đó có thể là khoảng thời gian đầu tiên làm việc. Nhưng một số người có thể cảm thấy năng động hơn và tập trung hơn vào cuối buổi chiều. Sử dụng thời gian cao điểm của bạn một cách khôn ngoan có thể giúp bạn tạo thêm thời gian trong ngày, bởi vì lúc đó, bạn sẽ làm việc năng suất hơn, tiết kiệm thời gian hơn để làm những việc khác.

Ví dụ: hãy tưởng tượng thời gian cao điểm của bạn là từ 9 giờ đến 10 giờ sáng, nhưng khi bắt đầu làm việc, bạn dành thời gian kiểm tra email và gọi điện thoại. Bạn để những công việc đòi hỏi nỗ lực và tập trung nhất sau bữa ăn trưa, khi năng lượng ở mức thấp nhất. Đây có thể là một trong những lý do tại sao công việc của bạn mất nhiều thời gian hơn nó cần.

Thay vào đó, bạn nên làm công việc quan trọng nhất ngay khi đến văn phòng làm việc và lên lịch trình cho những việc đòi hỏi ít nỗ lực hơn, chẳng hạn như kiểm tra email và gọi lại điện thoại vào buổi chiều khi năng lượng của bạn ở mức thấp hơn.

Nếu bạn không chắc chắn về thời gian năng suất nhất của bản thân, hãy xem bài viết Thời điểm làm việc tốt nhất trong ngày.

Quản lý gián đoạn

Đồng nghiệp với những câu hỏi, các thành viên nhóm cần được giúp đỡ, những cuộc họp vào phút chót và sự truy cập liên tục để chat IM … Sự gián đoạn dường như vô tận!

Mỗi lần bị gián đoạn, có thể mất vài phút để lấy lại sự tập trung mà ta có trước đó. Vì vậy, học cách quản lý gián đoạn thành công và tối thiểu phiền nhiễu, có thể giúp bạn tạo thêm thời gian trong ngày của mình.

Khi bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung hoàn toàn vào công việc, bạn cũng có thể đạt được dòng chảy dễ hơn. Đây là một trạng thái tinh thần đặc biệt hiệu quả: bạn càng đạt được trạng thái dòng chảy trong ngày làm việc, thì chất lượng công việc của bạn sẽ càng cao hơn.

Ngừng Đa nhiệm

Một số người tin rằng đa nhiệm là một cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian của họ. Rốt cuộc, nếu bạn có thể đọc email và nói chuyện với sếp của mình qua điện thoại, cùng môt lúc bạn sẽ tiết kiệm được thời gian hơn?

Thật không may, vấn đề với đa nhiệm là một huyền thoại về năng suất – thường tốn nhiều thời gian hơn bạn nghĩ. Bạn làm cả hai hoạt động một cách chậm chạp và bạn không thể xử lý đầy đủ thông tin từ một trong hai phía. Thông thường, bạn sẽ phải quay lại và đọc lại hoặc làm lại một cái gì đó.

Thay vào đó, chỉ làm một công việc hoặc một dự án tại một thời điểm. Tập trung hoàn toàn vào những gì bạn đang làm và bất cứ khi nào có thể hãy hoàn thành nó trước khi chuyển sang một thứ khác.

Làm ở nhà

Đối với nhiều người trong chúng ta, thời gian đi đến chỗ làm việc chiếm một phần lớn thời gian trong ngày làm việc.

Vì vậy, nếu công việc của bạn phù hợp làm từ xa, hãy xem xét làm việc tại nhà trong vài ngày mỗi tháng.

Những điểm chính

Hầu hết chúng ta ước gì mình có nhiều hơn 24h một ngày. Và nó tương đối đơn giản để tạo thêm thời gian cho chính mình bằng cách thực hiện theo một vài chiến lược đơn giản.

Trước tiên, dành thời gian sắp xếp, tổ chức những thứ liên quan đến bạn. Bạn sẽ lãng phí thời gian khi tìm kiếm các món đồ bị mất. Tiếp theo, hãy thử thức dậy sớm hơn. Bạn có thể sử dụng thời gian yên tĩnh này để thư giãn hoặc đi đến văn phòng sớm để hoàn thành một số công việc chất lượng.

Bạn cũng có thể tạo thêm thời gian trong ngày của mình bằng cách học cách sử dụng thời gian cao điểm của bản thân một cách khôn ngoan, giảm thiểu phân tâm và quản lý sự gián đoạn và bằng cách tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm.