Quản lý tài liệu và thời gian của bạn
Bạn đã từng bắt khách hàng hoặc sếp mình chờ điện thoại để tìm kiếm tài liệu quan trọng giữa một đống giấy tờ trên bàn làm việc? Nếu rồi thì sếp và khách hàng chắc sẽ không có ấn tượng tốt về bạn bởi vì trong cuộc gặp gỡ quan trọng, bạn đã làm họ thất vọng.
Và nếu công việc của bạn là hỗ trợ cho mọi người, bạn đã làm lãng phí bao nhiêu thời gian của họ nếu không thể tìm thấy những tài liệu và giấy tờ cần thiết?
Mặc dù có vẻ nhàm chán nhưng bạn cần phải sắp xếp hiệu quả. Hãy nghĩ xem bạn sẽ tạo ra ấn tượng như thế nào nếu – khi được hỏi tới – bạn mỉm cười, truy cập vào một hệ thống hồ sơ được tổ chức tốt, có thể dễ dàng tìm thấy tài liệu ngay lập tức và nhanh chóng đưa ra câu trả lời!
Mục lục
Quản lý thời gian
Ngay cả trong thời đại email và Internet, chúng ta vẫn giải quyết nhiều giấy tờ và hồ sơ. Có hàng loạt dữ liệu đổ ra từ tất cả các hướng khác nhau mà chúng ta cần xử lý và lưu trữ để truy lục sau này. Chúng ta muốn truy cập những thông tin mình cần vào đúng thời điểm cần thiết, sử dụng chúng để phân tích, viết báo cáo hoặc bổ sung cho bài thuyết trình.
Tuy nhiên, chúng ta thường lãng phí thời gian của mình (và của người khác) để tìm kiếm những tài liệu này, chúng có thể đang ở đâu đó trên bàn làm việc hoặc trong ngăn tủ. Việc này khiến bạn thêm căng thẳng và gặp khó khăn khi sử dụng dữ liệu. Vì vậy, chúng ta cần quản lý hồ sơ hiệu quả và có tổ chức hơn nếu muốn hoàn thành công việc một cách kịp thời.
Quản lý thông tin hiệu quả
Khi nhận được tài liệu từ đồng nghiệp, nhà cung cấp hoặc khách hàng, bạn “chỉ đơn giản đặt nó” giữa một đống tài liệu trên bàn hoặc nhét vào ngăn kéo. “Tôi xem xét nó kỹ hơn sau này, khi có nhiều thời gian hơn”. Nghe có vẻ quen thộc phải không? Sau một thời gian, nhiều tài liệu như vậy sẽ xếp chồng lên nhau rất lộn xộn. Bạn rất khó có thời gian sắp xếp lại tất cả những thông tin đó, đặc biệt khi bị áp lực bởi những thứ khác.
Bạn có thể phải dành nhiều thời gian quý giá để tìm kiếm tài liệu, mà bạn đã để đâu đó hoặc thậm chí quên rằng mình có chúng. Vậy làm thế nào để đơn giản hóa việc này? Hãy quản lý tài liệu tốt hơn
Quản lý hồ sơ hiệu quả
Sắp xếp hiệu quả là: lưu trữ thông tin trong hồ sơ – theo thể loại, thứ tự có ý nghĩa đối với bạn.
Dưới đây là một số mẹo giúp bạn quản lý tài liệu:
- Tránh lưu những tài liệu không cần thiết – Đừng tạo thói quen lưu trữ mọi thứ bạn có. Dành vài giây lướt qua nội dung và quyết định lưu hồ sơ chỉ khi nó liên quan đến công việc. Có quá nhiều tài liệu không cần thiết sẽ làm mọi thứ lộn xộn và khiến cho việc tìm kiếm sau này trở nên khó khăn hơn. Hãy chọn lọc khi lưu trữ!
- Thống nhất trong việc đặt tên tệp và thư mục – ví dụ: chia một thư mục chính thành nhiều thư mục con cho khách hàng, nhà cung cấp và đồng nghiệp. Đặt tên ngắn gọn để xác định những người liên quan đến thư mục. Hơn nữa, bạn có thể tạo diện mạo khác nhau cho những loại thư mục khác nhau – điều này có thể giúp bạn dễ dàng phân biệt chúng ngay từ cái nhìn đầu tiên.
- Lưu trữ những tài liệu liên quan cùng nhau, bất kể chúng thuộc loại tài liệu gì – Ví dụ: lưu trữ báo cáo, thư, ghi chú thuyết trình, bảng tính và đồ hoạ liên quan đến một dự án cụ thể trong cùng một thư mục – thay vì có một thư mục riêng lưu bài thuyết trình của tất cả các dự án, một thư mục khác cho bảng tính của tất cả các dự án,… Bằng cách này, bạn sẽ nhanh chóng tìm ra những tài liệu liên quan đến một dự án cụ thể.
- Tách riêng công việc đang thực hiện với công việc đã hoàn thành – Một số người thích để tài liệu liên quan đến công việc hiện tại hoặc đang được thực hiện trên bàn làm việc cho đến khi công việc hoàn thành. Sau đó, khi đã hoàn tất, họ di chuyển nó đến vị trí thích hợp, nơi lưu trữ những tài liệu cùng loại. Theo khoảng thời gian định kỳ (ví dụ: 1 lần/tuần hoặc 2 lần/ tuần), đưa những tệp không còn được sử dụng cho công việc vào thư mục lưu trữ công việc đã hoàn thành.
- Tránh để thư mục quá tải – Nếu có nhiều tệp trong một thư mục hoặc rất nhiều thư mục con trong thư mục chính, hãy chia nhỏ chúng thành những nhóm nhỏ hơn (thư mục con hoặc thư mục con của thư mục con). Ví dụ: bạn có thể chia thư mục “Kế hoạch kinh doanh” thành một số thư mục con là “KH2008”, “KH2009” và “KH2010”. Đặt tất cả các tệp vào một thư mục hoặc thư mục con sẽ hợp lý tốt hơn việc lưu nhiều tệp.
- Tạo bản sao cho các tài liệu giấy bằng cách scan – Việc này rất hữu ích nếu bạn không có nhiều không gian lưu trữ tài liệu bằng giấy hoặc nếu bạn muốn lưu trữ tài liệu mà không huỷ chúng hoàn toàn. ( Việc này sẽ không phù hợp với tất cả các loại văn bản, ví dụ như hợp đồng pháp lý hoặc tài liệu có chữ ký.Vì vậy, bạn cần có sự đánh giá tốt nhất.)
Ưu tiên
Việc này có thể giúp bạn ưu tiên công việc, mang đến hiệu quả tốt hơn.
- Sắp xếp tài liệu theo ngày – Viết ngày tháng lên tài liệu. Việc này sẽ giúp bạn sắp xếp tài liệu theo thứ tự ngày tháng mà không phải mở thư mục và đọc qua tất cả tài liệu.
- Sử dụng tập tin “Tickler” – Tập tin Tickler, còn được gọi là phương pháp “43 thư mục”, là một hệ thống độc đáo, được sử dụng bởi nhiều người, giúp ích cho việc sắp xếp tập tin. Tạo 12 thư mục (mỗi thư mục đại diện cho một tháng trong năm) và 31 thư mục con bổ sung (cho mỗi ngày trong tháng). Lưu vào mỗi thư mục những tài liệu bạn cần lấy ra làm việc trong ngày đó. Đầu mỗi ngày, mở thư mục cho ngày đó. Đưa tất cả các mục bên trong ra khỏi thư mục và di chuyển chúng đến thư mục “Hôm nay” hoặc trên màn hình chính. Sau đó, di chuyển thư mục trống vào khe tương ứng cho tháng tới. Nếu không thể hoàn thành một số mục công việc vào cuối ngày, hãy chuyển chúng đến thư mục của ngày thuận tiện tiếp theo. Hệ thống quản lý tập tin này giúp bạn theo dõi tất cả mọi việc cần làm.
Mẹo:
Hệ thống dù hữu ích và hiệu quả như thế nào cũng phải thuận tiện cho bạn. Ở một mức độ nào đó, điều này phụ thuộc vào bản chất của doanh nghiệp hoặc công việc bạn làm. Vì vậy, mặc dù không có giải pháp quản lý tập tin “phù hợp với tất cả”, bạn vẫn có lợi khi sử dụng một số mẹo quản lý tệp tin như trên và điều chỉnh chúng phù hợp với nhu cầu của riêng bạn
Những điểm chính
Bạn có mất nhiều thời gian tìm kiếm tài liệu cần thiết giữa một đống tài liệu lộn xộn trên bàn làm việc? Khi chịu áp lực, liệu bạn có thể tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng?
Dành thời gian quý báu của mình tìm kiếm tài liệu có thể lấy đi niềm vui khỏi bất kỳ công việc sáng tạo mà bạn đang làm và có thể khiến bạn thêm căng thăng. Thói quen quản lý tập tin hiệu quả có thể khiến cuộc sống làm việc đơn giản hơn!
Áp dụng vào cuộc sống
Chúng tôi biết việc này rất nhàm chán nhưng bạn cần phải thực hiện nó!
Hãy lên kế hoạch dành một tiếng trong lịch trình tuần tới để thiết lập hệ thống của bạn.
