Giải quyết vấn đề đúng giờ
Tìm hiểu lý do tại sao mọi người thường chậm trễ.
Bạn có một người đồng nghiệp thường xuyên đến muộn trong các cuộc họp? Đây là một thói quen khó chịu, và nó thậm chí còn tồi tệ hơn nếu tất cả người khác phải chờ đợi anh ấy vì anh ấy là một người chủ chốt trong quá trình ra quyết định.
Hoặc có lẽ bạn có một đồng nghiệp, những người thường hay lên văn phòng muộn, phàn nàn về “cơn ác mộng giao thông” trong lúc cô ấy lái xe đến chỗ làm việc. Tệ hơn nữa, bạn lại là người luôn luôn muộn?
Chậm trễ là một việc không tốt cho năng suất hoặc tinh thần nhóm, và nó ám chỉ đến sự thiếu trách nhiệm. Vì vậy, bạn nên làm gì để ngăn chặn nó?
Bài viết này sẽ giúp bạn cách làm thế nào để ngăn chặn sự chậm trễ dai dẳng – cho dù là bạn, hoặc đó là một thành viên trong nhóm.
Mục lục
Hiểu chậm trễ là gì?
Bất kỳ ai thường xuyên là người đến sau, thì việc xác định lý do tại sao bị chậm trễ là bước đầu tiên hướng tới loại bỏ nó. Đôi khi nguyên nhân sẽ được rõ ràng. Những lần khác, lý do chậm trễ thường xuyên có thể được bắt nguồn từ trong tiềm thức của người đó.
Dưới đây là một số lý do phổ biến đến việc chậm trễ:
1. Vô tổ chức
Những người đến trễ do vô tổ chức chỉ đơn giản là quên mất thời gian. Họ không lập kế hoạch hiệu quả, hoặc họ đang quá lạc quan về những gì họ có thể thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định.
Vô tổ chức cũng có thể được gây ra bởi người không có khả năng để nói không với cam kết. Ví dụ, bạn có thể đồng ý cuộc họp 10:00, nhưng bạn thực sự không có thời gian cho nó. Bạn cố gắng làm tất cả mọi thứ trên lịch trình buổi sáng, nhưng bạn vẫn muộn 15 phút.
2. Trò chơi thể hiện quyền lực
Chậm trễ như một “trò chơi quyền lực” thường phổ biến trong công việc hơn trong môi trường xã hội, và nó có thể trở nên khá phổ biến trong văn hóa của một tổ chức.
Đôi khi những người hay bị chậm trễ, đặc biệt là khi đến cuộc họp, để cho thấy rằng họ quan trọng hơn hay mạnh hơn người khác. Chờ đợi một người nào đó là một hình thức của sự tôn kính và tôn trọng người đó, và làm cho người khác chờ đợi có thể cho cái tôi của người đó tăng lên.
Mọi người cũng có thể sử dụng sự chậm trễ để chứng minh rằng họ đang bận rộn hơn so với phần còn lại của đội nhóm. Họ đang rất bận rộn để làm tất cả công việc của họ mà họ không thể sắp xếp thời gian!
3. Lo âu hoặc lảng tránh
Mọi người có thể đến muộn khi họ muốn lảng tránh những tình huống nhất định. Ví dụ, nếu bạn đang quản lý một người luôn luôn bị muộn trong các cuộc họp, có lẽ người đó bị bắt nạt bởi một người nào đó trong nhóm. Hoặc, có lẽ người đó đang lo lắng về hiệu suất của mình hoặc không cảm thấy thích hợp ở vị trí này.
Bởi vì người này lo ngại về tình hình rất nhiều, anh ta hoặc cô ta có thể mất càng nhiều thời gian càng tốt để đạt được điều đó. Việc chậm trễ có nghĩa là người đó đã dành ít thời gian hơn trong tình huống đó.
Hoặc có lẽ anh ta hoặc cô ta căm ghét các cuộc họp và xem nó như là một sự lãng phí thời gian. Ở đây, đi trễ là một “hình thức thụ động cho sự hung hăng” cách thể hiện sự phản đối.
4. Ý thức kém
Đôi khi người ta đến trễ vì họ chỉ đơn giản không có trí tuệ cảm xúc để thấy được sự chậm trễ của mình ảnh hưởng đến người khác thế nào. Họ không thấy nó là một vấn đề, vì vậy họ nghĩ rằng nó không phải là một vấn đề đối với bất cứ ai khác.
5. Lý do sức khỏe
Nếu bạn hoặc ai đó trong nhóm, thời gian gần đây đã trở thành một kẻ đến sau mãn tính, thì đây có thể là một dấu hiệu của một vấn đề lớn hơn nhiều, như trầm cảm, mệt mỏi mãn tính, hay bệnh tật khác.
Làm thế nào để dừng việc chậm trễ?
Vì vậy, làm thế nào bạn có thể dừng thói quen chậm trễ?
Có một số chiến lược bạn có thể sử dụng. Chúng tôi sẽ phá vỡ thói quen chậm trễ của mỗi người theo nguyên nhân và chúng tôi có các lời khuyên nếu bạn là một người quản lý của một người đến trễ thường xuyên.
1. Vô tổ chức
- Giữ lịch trình mọi lúc. Viết xuống mỗi cuộc họp hoặc cam kết mà bạn có. Nó cũng giúp nếu bạn lên kế hoạch đi hoặc chuyển tiếp thời gian đến mỗi cuộc họp hoặc cam kết. Lập lịch trực tuyến rất hữu ích nếu bạn luôn muộn, bởi vì một báo động máy tính có thể nhắc nhở bạn khi đó là thời gian cho một cuộc họp hoặc cuộc hẹn.
- Đừng trì hoãn. Sự chần chừ tiêu tốn hết thời gian của bạn và đó là một nguyên nhân phổ biến cho việc đến trễ. Hãy tặng mình một phần thưởng nhỏ mỗi khi bạn xuất hiện kịp thời cho một cam kết.
- Đặt một “bộ đệm trễ” vào lịch trình. Ví dụ, nếu một cuộc họp bắt đầu lúc 9h30, đặt nó trên lịch trình 09:15. Điều này thêm 15 phút sẽ cung cấp thêm thời gian cho bạn để đến nơi bạn đang đi.
Đối với nhà quản lý
- Đặt sự chậm trễ của người đó vào quan điểm . Nếu anh ấy chậm 15 phút cho một cuộc họp với tám người khác và nó tương đương với chi phí là giá trị 2 tiếng làm việc của công ty. Nhìn vào sự chậm trễ từ quan điểm này có thể thúc đẩy những người khác đến đúng giờ. Nó cũng hữu ích khi so sánh với một lượng tiền trên thời gian đã mất này.
2. Trò chơi quyền lực
- Nhìn từ quan điểm của tất cả những người đang chờ bạn. Bạn sẽ không cảm thấy bị giảm giá trị hoặc bị lợi dụng nếu luôn luôn phải chờ đợi người khác? Đây thực sự là những hình ảnh mà bạn muốn trình bày cho đội nhóm?
- Phân tích lý do tại sao bạn cần phải cảm thấy quan trọng hơn những người khác trong nhóm. Đây có thể là một cuộc trò chuyện thoải mái khi có bạn, nhưng nó có thể làm sáng tỏ nếu bạn sẵn sàng trung thực. Ví dụ bạn nhận ra rằng bạn thực sự có lòng tự trọng thấp, và do đó bạn gây ảnh hưởng xấu bởi vì đến muộn. Nếu vậy, điều này có thể cho phép bạn thực hiện các bước để cải thiện và phát triển.
- Đến muộn để chứng minh với mọi người rằng bạn quan trọng hơn chỉ là hành vi xấu. Các thành viên khác có thể phải ở lại muộn để bù cho thời gian họ đã mất khi phải chờ đợi bạn. Bạn có muốn được đối xử theo cách này?
Đối với nhà quản lý
- Nếu bạn nghi ngờ rằng một trong những thành viên trong nhóm đến muộn, như một trò chơi quyền lực, hãy tôn trọng điều đó nhưng chắc chắn, hãy nói chuyện với cô ấy. Hãy cho cô ấy biết rằng bạn đánh giá cao tất cả các thành viên trong nhóm bằng nhau, và bạn không đánh giá cao sự chậm trễ này. Nếu cô tiếp tục hành vi đó sẽ bị xử lý kỷ luật.
- Nếu bạn nghi ngờ rằng một thành viên trong nhóm luôn muộn để chứng minh cho bạn thấy sự bận rộn của anh ấy là như thế nào, bạn hãy thừa nhận tốt công việc anh ấy đang làm và nhắc nhở anh ấy về sự lãng phí thời gian của tất cả mọi người, bao gồm cả bạn.
- Nếu một thành viên trong nhóm luôn trễ giờ cho cuộc họp (ngay cả khi các cuộc họp phụ thuộc vào sự hiện diện của cô ấy), hãy kiểm soát! Sử dụng kỹ năng cuộc họp hiệu quả, và bắt đầu mà không có cô ấy. Cô ấy sẽ nhận được thông điệp này.
3. Lo âu hoặc lảng tránh
- Nếu bạn đang vô thức đến muộn để tránh một tình huống, sau đó bạn phải đối đầu với tình trạng này, ít nhất là trong con người mình. Nếu cảm thấy rằng bạn không thể xử lý công việc hoặc nhiệm vụ, thì hãy thực hiện các bước để cải thiện kỹ năng của mình. Điều này sẽ cung cấp cho bạn thêm tự tin và giúp bạn đối phó với khối lượng công việc của mình.
- Nếu bạn tránh một tình huống do người khác cư xử khó chịu, lúc này bạn nên nêu vấn đề với anh ta trong một khu vực trung lập. Hãy trung thực nói về cách anh ta làm cho bạn cảm thấy như vậy. Nếu anh ấy vẫn hành xử như vậy, lúc này hãy thông báo cho sếp.
- Nếu bạn chậm trễ vì phẫn nộ về cuộc họp, có lẽ vì bạn coi đó là một sự lãng phí thời gian, hoặc có lẽ bởi vì bạn đang bận và đã có những điều khác bạn cần phải tập trung, lúc này bạn cần đến quyết đoán và kỹ năng đàm phán. Nói chuyện với các nhà lãnh đạo của cuộc họp và xem nếu bạn có thể dừng tham dự, nếu bạn có thể rút ngắn cuộc họp, hoặc nếu bạn có thể hạn chế sự tham dự của bạn trong một phần ngắn của nó.
Đối với nhà quản lý
- Nếu bạn nghi ngờ rằng một người nào đó trong nhóm thường chậm trễ vì cô cảm thấy quá tải hoặc không đầy đủ trong vị trí của mình, hãy dành một ngày để nói chuyện với cô ấy. Đào tạo hoặc công cụ bổ sung để cô ấy cảm thấy sẵn sàng hơn.
- Nếu bạn nghi ngờ một tình huống bị bắt nạt, lúc này điều quan trọng là để biết chắc chắn trước khi hành động hãy xem xét nhóm bạn một cách cẩn thận. Nếu đúng là bị bắt nạt, hãy hành động để ngăn chặn nó ngay lập tức. Bị bắt nạt không chỉ làm giảm tinh thần, mà còn khiến năng suất giảm và có thể dẫn đến hiện tượng nghỉ việc.
- Nếu bạn nghi ngờ rằng ai đó đến muộn vì họ không muốn tham dự, hãy nói chuyện với họ, và khám phá những gì họ nghĩ. Trường hợp tham gia của họ là cần thiết, hãy giải thích lý do đó. Trong trường hợp không phải vậy, hãy cho phép họ bỏ cuộc họp, hoặc tham dự chỉ là một phần của nó.
4. Kỹ năng nhận thức kém
Nếu muốn tìm hiểu liệu sự chậm trễ của bạn có thực sự ảnh hưởng đến những người xung quanh, thì hãy đặt câu hỏi. Các đồng nghiệp có thể không nói những gì bạn muốn nghe, nhưng những cuộc đàm thoại có thể cho bạn hiểu rất nhiều. Nghe về sự chậm trễ của bạn tác động thế nào đến những người khác có thể là một động lực mạnh mẽ cho bạn thay đổi.
Đối với nhà quản lý
Nhắc nhở người mà sự chậm trễ của họ ảnh hưởng đến những người khác trong nhóm, người mà đến đúng giờ, cảm thấy bực bội và tức giận. Sự chậm trễ thường xuyên của bạn thực sự có thể làm phiền người khác, và làm thiệt hại tinh thần đồng đội.
5. Lý do sức khỏe
Nếu bạn đã từng đúng giờ, nhưng bây giờ bạn lại đến làm việc muộn mỗi ngày, lúc này điều quan trọng là phải đảm bảo rằng bạn không có vấn đề về sức khỏe. Bạn đã từng cảm thấy đặc biệt mệt mỏi hay chán nản? Nếu vậy, bạn nên đến gặp bác sĩ.
Hãy thử đi ngủ sớm hơn và uống nhiều nước hơn. Thiếu ngủ và mất nước có thể gây ra cảm giác mệt mỏi và ủ rũ.
Đối với nhà quản lý
Nếu bạn nghi ngờ vấn đề sức khỏe, thì hãy cố gắng làm việc với các thành viên trong nhóm. Bạn có thể dành chút ít thời gian của mình ra để nghỉ ngơi và hồi phục? Bạn có thể làm việc tại nhà một vài ngày mỗi tuần cho đến khi bạn cảm thấy tốt hơn?
Những điểm chính
Có nhiều lý do khiến cho mọi người đến muộn. Chúng có thể là do vô tổ chức, cố gắng để tạo một trò chơi quyền lực, lo lắng, hoặc ý thức kém, hoặc thậm chí có những vấn đề sức khỏe cơ bản. Hãy dừng việc chậm trễ thường xuyên bằng cách bắt đầu với việc xác định nguyên nhân thực sự của nó.
Một khi bạn biết lý do tại sao bạn hay thành viên trong nhóm hay chậm trễ, hãy sử dụng các chiến lược thích hợp để đối đầu với việc chậm trễ – và kết thúc nó.
