Tạo động lực cho đội nhóm thay đổi
Hãy tưởng tượng kịch bản này: sau một tuần làm việc chăm chỉ, bạn gửi một báo cáo quan trọng đến đồng nghiệp. Nhiệm vụ của anh ấy là chỉnh sửa các từ ngữ và thực hiện một vài quyết định quan trọng để hoàn thiện một số nội dung. Hạn chót vẫn là ba tuần nữa, nhưng bạn hy vọng anh ấy sẽ kết thúc nó sớm bởi vì bạn sẽ có nhiều việc phải làm một khi anh ấy cho bạn đầu vào của mình. Tuy nhiên, sự chậm trễ của đồng nghiệp đã tạo ra các thay đổi.
Sau nhiều lần bạn nhắc nhở, anh ấy đã gửi nó trở lại trước hạn chót 1 ngày. Điều này có nghĩa bạn phải vội vàng hoàn thành thay đổi cuối cùng trong thời gian này. Sự chậm trễ của anh ta đã gây ra cho bạn một số căng thẳng nghiêm trọng và đây không phải là lần đầu tiên điều này xảy ra.
Làm việc với những người vô tổ chức có thể là một trải nghiệm căng thẳng, đặc biệt là khi nó bắt đầu ảnh hưởng đến năng suất của riêng bạn. Vậy bạn có thể làm những gì? Có phải trách nhiệm của bạn là giúp họ làm việc có tổ chức trở lại? Nếu có, làm thế nào để bạn làm điều đó một cách khéo léo?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét làm thế nào để giúp người khác có được tổ chức. Cho dù họ là đồng nghiệp, thành viên trong nhóm hoặc thậm chí nhà quản lý, chúng ta sẽ khám phá các chiến lược để giúp bạn để giúp họ.
Tìm ra nguyên nhân
Trước khi bạn bắt đầu tìm kiếm các giải pháp, dành thời gian để khám phá lý do tại sao họ vô tổ chức như vậy. Hãy hỏi những câu hỏi sau:
- Họ không hiểu tại sao việc có tổ chức lại rất quan trọng không?
- Họ cảm thấy rằng làm việc có tổ chức không phải là quan trọng? Nếu như vậy, họ có thể vô tổ chức như một thói quen. Có lẽ họ chỉ thấy sự vô tổ chức đó là việc của riêng họ, không ảnh hưởng đến ai cả. Bạn sẽ cần phải làm cho họ nhận thức được việc vô tổ chức của họ tác động tới bạn như thế nào.
- Họ đang trong tình trạng vô tổ chức? Điều này xảy ra khi một người trải qua một tình huống hoặc một thời gian hoặc sự kiện xấu. Ví dụ, một công việc mới xúc tiến, ly hôn, cái chết của một thành viên trong gia đình, hoặc dự án tốn thời gian đều có thể gây đảo lộn bất ngờ.
- Họ “phát triển” trên sự vô tổ chức của họ? Một số người vô ý thức tạo ra sự hỗn loạn. Họ cảm thấy rằng họ làm việc tốt nhất trong thời hạn chặt chẽ, và họ thậm chí có thể bị “gia tăng adrenaline” từ chúng.
- Tình trạng bệnh lý của họ có thể là nguyên nhân gây ra sự đảo lộn nghiêm trọng? Trầm cảm, rối loạn lưỡng cực, rối loạn thiếu chú ý (ADD), hoặc thậm chí một căn bệnh lâu dài có thể là một nguyên nhân. Nếu bạn nghi ngờ rằng ai đó có một vấn đề sức khỏe mà không được điều trị, hãy nói chuyện với người đó về tìm sự giúp đỡ cho họ.
Một khi bạn đã xác định lý do tại sao bạn nghĩ rằng các cá nhân là vô tổ chức, hãy thử một trong những chiến lược dưới đây để giúp đỡ.
Thiếu hiểu biết
Nếu mọi người không biết về việc có tổ chức, hoặc tại sao họ phải bận tâm để làm việc có tổ chức nhiều hơn, điều này có thể là một sự sửa chữa khá dễ dàng.
- Thể hiện mối quan tâm của bạn – Bắt đầu bằng cách cho họ biết rằng bạn quan tâm về việc vô tổ chức của họ. Bạn muốn nhìn thấy họ thành công, nhưng bạn tin rằng sự vô tổ chức sẽ không đưa họ tới đâu cả.
- Tập trung vào những lợi ích của có tổ chức – đồng nghiệp có thể không muốn đầu tư thời gian và nỗ lực để thay đổi, do đó hãy chắc chắn rằng bạn nhấn mạnh những lợi ích của sự làm việc có tổ chức. Hãy cho họ biết họ có thể sẽ ít căng thẳng, nhiều thời gian hơn, và năng suất cao hơn nếu họ dành thời gian bây giờ để rèn luyện tính tổ chức. Ngoài ra, tính tổ chức có thể mở cửa một số cơ hội lớn trong tương lai.
Mẹo:
Đọc bài viết “Làm như thế nào để trở nên có tổ chức” để tìm hiểu sâu hơn. Đây là một hướng dẫn toàn diện cho việc tổ chức công việc và nó có thể là tất cả những điều họ cần phải thực hiện để tạo một số thay đổi tích cực trong cuộc sống của họ.
Thiếu động lực
Nếu bạn nghi ngờ rằng một người chỉ đơn giản là không có động lực để rèn luyện được tổ chức, lúc này bạn cần phải làm cho họ nhận ra có bao nhiêu phong cách làm việc hỗn loạn của họ ảnh hưởng đến bạn và những người khác.
- Giải thích rõ ràng rằng sự vô tổ chức của họ là nguyên nhân gây sự tình trạng stress của bạn – Đề cập đến những ví dụ cụ thể từ các tình huống quá khứ, nơi việc vô tổ chức của họ ảnh hưởng đến bạn theo một cách tiêu cực. Biết hành động của họ ảnh hưởng đến bạn như thế nào có thể thúc đẩy họ thay đổi.
- Giải thích những lợi ích của tổ chức có liên quan đến họ – Ví dụ, nếu đồng nghiệp luôn luôn trình dự án của mình muộn, sau đó để cho anh ta biết rằng điều này phản ánh không hay về tính chuyên nghiệp của anh ta. Nếu anh ta muốn có một chương trình khuyến mãi hoặc trách nhiệm tăng lên, thì anh ta phải làm việc có tổ chức.
- Tìm hiểu lý do tại sao họ không có động lực – Ví dụ, có lẽ bạn cần một báo cáo thống kê từ đồng nghiệp vào ngày 15 của mỗi tháng, và cô ấy không bao giờ nộp báo cáo đúng thời hạn. Một khi bạn bắt đầu hỏi cô về điều đó, cô ấy nói với bạn rằng cô ghét làm báo cáo bởi vì cô ấy không cảm thấy tự tin về thống kê, nên cô thường xuyên trì hoãn làm việc đó. Một số đào tạo thêm có thể là tất cả những gì cần thiết để cung cấp cho bản thân cô ấy những kiến thức cần để cảm thấy thoải mái làm nhiệm vụ này hơn vào đúng thời gian.
- Kỷ luật là cần thiết – Nếu quản lý những người mà sự vô tổ chức của họ tác động đến năng suất của bạn, bên cạnh huấn luyện hoặc đào tạo để họ cải thiện – bạn cũng có thể cần hành động kỷ luật.
Rèn luyện tính tổ chức cho nhà quản lý
Khi nhà quản lý là người vô tổ chức, thì tình hình sẽ khó khăn hơn.
Hãy chỉ làm những nhiệm vụ chính, từ đó bạn đỡ bị căng thẳng. Nếu bạn là trợ lý cá nhân hoặc nếu bạn đã được thuê vì các kỹ năng tổ chức của bạn, điều này có thể là tốt.
Tuy nhiên, nếu đây không phải là công việc của bạn, thì làm việc cho nhà quản lý chỉ làm tăng thêm khối lượng công việc và mức độ căng thẳng hiện tại của bạn. Nó cũng có thể khuyến khích họ tiếp tục với những thói quen vô tổ chức của họ.
Vậy, bạn có thể làm gì?
Bắt đầu bằng cách đưa vấn đề này đến sự chú ý của nhà quản lý. Có lẽ họ thực sự không nhận ra rằng những thói quen xấu của họ có ảnh hưởng tiêu cực đến bạn và phần còn lại của đội nhóm.
Bạn cũng có thể giúp nhà quản lý rèn luyện được tính tổ chức bởi việc đưa ra một số các hệ thống mà làm cho việc giao tiếp và làm việc dễ dàng hơn:
- Sử dụng các tập tin mã màu – giúp đỡ tổ chức công việc đó là chuyển giao giữa người với người. Ví dụ, đặt tài liệu cấp thiết trong thư mục màu đỏ, tài liệu cần chữ ký trong các thư mục màu xanh lá cây, tài liệu cần xem xét trong các thư mục màu xanh,.v..v. Nếu mọi thứ diễn ra trong cùng một loại thư mục, những điều quan trọng và những thứ không quan trọng sẽ bị pha trộn với nhau. Nhưng với một hệ thống mã màu sẽ giúp nhà quản lý nhớ hành động nào họ cần đưa vào từng hạng mục.
- Sử dụng các tiêu đề mô tả trong email – Khi bạn gửi email cho người quản lý, hãy chắc chắn dòng chủ đề giao tiếp thông tin cần thiết mà có thể dễ dàng xác định sau. Hãy nhớ rằng, dòng chủ đề là giống như một tiêu đề! Nó phải truyền đạt thông tin quan trọng và gây sự chú ý.
- Để biết thêm thông tin về chiến lược viết dòng văn bản tiêu đề, xem bài viết “Cách viết email hiệu quả”.
- Giới hạn sự lựa chọn – Nhiều người vô tổ chức có một thời gian khó khăn khi ra quyết định. Nếu đây là trường hợp với nhà quản lý, hãy giới hạn sự lựa chọn của họ để quyết định được dễ dàng hơn. Ví dụ, nếu họ đang đi đến một hội nghị, đừng liệt kê sáu khách sạn tiềm năng. Thay vào đó, danh sách ba khách sạn mà bạn nghĩ là tốt nhất. Hạn chế sự lựa chọn sẽ giúp mọi người cảm thấy ít bị áp đảo và có khả năng để đối phó với việc thực hiện một quyết định tốt hơn.
Lời khuyên để tạo được sự tổ chức
Đôi khi, một vài thay đổi nhỏ trong phong cách làm việc riêng của bạn đã tạo ra một sự khác biệt lớn khi làm việc với một đồng nghiệp hoặc người quản lý vô tổ chức. Hãy thử những lời khuyên sau:
- Để cho những thông tin cùng loại đi với nhau – Nếu bạn gửi một loạt các email riêng biệt, trên cùng một chủ đề và trong vòng vài ngày, chúng có thể dễ dàng bị mất hoặc tách rời nhau. Nhưng nếu bạn kết hợp các thông tin cần thiết trong một tài liệu (hoặc điện tử hoặc trên giấy), nó sẽ dễ dàng để quản lý hơn.
- Lịch trình phù hợp – Xem xét mức độ vô tổ chức của một người khi bạn lên kế hoạch. Điều này có nghĩa rằng nếu bạn cần một cái gì đó từ họ, hãy yêu cầu nó ngay khi bạn biết bạn cần nó. Cho phép mình dành nhiều thời gian vào bất cứ khi nào bạn đang phụ thuộc vào họ về bất cứ điều gì, và thiết lập thời hạn sớm cho giao việc để đối phó được với sự vô tổ chức của họ.
- Mang trong mình một chuyên gia có tổ chức – Một bài phân tích tuyệt vời có thể làm cho các thành viên nhóm nhận ra lý do tại sao họ cần phải có tổ chức, và cung cấp cho họ các chiến lược hành động.
- Thiết lập mục tiêu tổ chức – Nếu bạn quản lý nhân viên vô tổ chức, thiết lập mục tiêu tổ chức theo mục tiêu hiệu suất. Cho họ biết rằng bạn sẽ đo lường nỗ lực của họ vào đánh giá hiệu quả lần tới.
- Nỗ lực khen ngợi – Bất cứ lúc nào bạn nhìn thấy đồng nghiệp tiến bộ, chắc chắn rằng hãy ca ngợi những nỗ lực của họ, không có vấn đề nào là vấn đề nhỏ. Nếu bạn để cho họ biết những nỗ lực của họ đã hữu ích như thế nào, bạn có thể giữ cho họ động lực để tiếp tục.
Những điểm chính
Làm việc với các đồng nghiệp vô tổ chức, thành viên trong nhóm, hoặc người quản lý có thể gây căng thẳng, đặc biệt là khi các thói quen xấu của họ ảnh hưởng đến lịch trình của bạn. Tìm hiểu tại sao mọi người vô tổ chức như vậy để giúp bạn quyết định làm thế nào để tiếp cận tình hình.
Nếu thiếu hiểu biết là vấn đề, hãy giáo dục họ về những lợi ích của việc có tổ chức. Nếu động cơ là vấn đề, chỉ ra cách vô tổ chức của họ ảnh hưởng đến bạn và phần còn lại của đội nhóm như thế nào. Bạn cũng có thể giúp họ bằng cách sử dụng các dòng tiêu đề chính và kết hợp thông tin trong email, cho họ thêm thời gian, và mời một chuyên gia tổ chức để huấn luyện đội nhóm.
