Sử dụng thời gian hiệu quả
Hãy tưởng tượng rằng sếp yêu cầu bạn phải chuẩn bị một bài thuyết trình quan trọng cho các cuộc họp hội đồng quản trị tiếp theo.
Bạn chỉ có một vài ngày đặt nó lại với nhau, khối lượng công việc của bạn đã nhiều và có quá nhiều nhiệm vụ khẩn cấp khác trên danh sách công việc của bạn. Bởi vì vậy, bạn đang lo lắng, bạn không thể tập trung, và tất cả mọi thứ dường như làm bạn bối rối.
Căng thẳng về thời gian là một số trong những nguồn phổ biến nhất gây ra áp lực nơi làm việc, và chúng xảy ra như là kết quả của việc có quá nhiều việc phải làm, trong thời gian quá ít. Vì vậy, làm thế nào bạn có thể đánh bại căng thẳng này, và cung cấp những thứ cần thiết để làm một công việc tốt?
Nguyên tắc khẩn cấp/quan trọng của Eisenhower giúp bạn suy nghĩ về những ưu tiên của mình, và xác định đâu là các hoạt động quan trọng và còn lại , về cơ bản là phiền nhiễu.
Mục lục
Hoạt động “Khẩn cấp” và hoạt động “quan trọng” là gì?
Trong một bài phát biểu năm 1954 lần thứ hai tại Hội đồng Giáo hội thế giới, cựu Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower, người được trích dẫn bởi Tiến sĩ J. Roscoe Miller, chủ tịch của Đại học Northwestern, cho biết: “Tôi có hai loại vấn đề: sự cấp bách và quan trọng, việc cấp bách là không quan trọng, và việc quan trọng là không bao giờ cấp bách. “Nguyên tắc Eisenhower” gọi nó là cách ông ấy tổ chức được khối lượng công việc và các ưu tiên của mình.
Ông nhận ra rằng quản lý thời gian tuyệt vời đem lại hiệu quả cao trong công việc. Nói cách khác, chúng ta phải dành nhiều thời gian của chúng ta vào những điều quan trọng và không chỉ đó là điều cấp thiết. Để làm điều này, và để giảm thiểu sự căng thẳng của việc có quá nhiều thời hạn đang vây quanh, chúng ta cần phải hiểu rõ sự khác biệt này:
- Hoạt động quan trọng có một kết quả dẫn đến chúng ta đạt được mục tiêu của chúng ta, có thể là cho nhóm hoặc cho cá nhân.
- Các hoạt động khẩn cấp đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức, và thường được kết hợp với người khác để đạt được mục tiêu. Chúng thường là thứ chúng ta tập trung vào và đòi hỏi sự chú ý vì nếu không giải quyết nó thì sẽ gây ra hậu quả ngay lập tức.
Khi biết được hoạt động rất quan trọng và khẩn cấp, chúng ta có thể vượt qua những xu hướng tự nhiên để tập trung vào các hoạt động khẩn cấp không quan trọng, vì vậy mà chúng ta có thể có đủ thời gian để làm những gì cần thiết cho sự thành công của mình. Đây là cách chúng ta chuyển từ “chữa cháy” vào một vị trí có thể phát triển doanh nghiệp và sự nghiệp.
Làm thế nào để sử dụng Nguyên tắc của Eisenhower?
Để sử dụng nguyên tắc này, liệt kê tất cả các hoạt động và dự án mà bạn cảm thấy phải làm. Cố gắng để bao gồm tất cả mọi thứ khiến bạn mất thời gian để làm nó tại nơi làm việc, tuy nhiên không quan trọng. (Nếu bạn quản lý thời gian bằng cách sử dụng To-Do List hoặc Chương trình hành động, bạn đã làm điều này rồi.)
Hình 1 : Nguyên tắc khẩn cấp/ quan trọng của Eisenhower
Sau đó sử dụng các chiến lược được mô tả dưới đây để lên lịch trình hoạt động.
1. Quan trọng và khẩn cấp
Có hai loại riêng biệt của hoạt động đó là cấp bách và quan trọng: những thứ mà bạn không thể thấy trước, và những thứ khác mà bạn đã bỏ mặc cho đến phút cuối cùng.
Bạn có thể loại bỏ những hành động ở phút cuối cùng bằng cách lên hành động trước và tránh trì hoãn.
Tuy nhiên, bạn có thể không phải luôn luôn dự đoán trước được hoặc tránh một số vấn đề và khủng hoảng. Ở đây, phương pháp tốt nhất là để lại một thời gian trống trong lịch trình để xử lý các vấn đề đột xuất và các hoạt động quan trọng không có kế hoạch. (Nếu một cuộc khủng hoảng lớn phát sinh, bạn sẽ cần phải sắp xếp lại các nhiệm vụ khác sau đó.)
Nếu bạn có rất nhiều các hoạt động khẩn cấp và quan trọng, xác định cái mà bạn có thể đoán trước, và suy nghĩ về cách bạn có thể lên lịch để thực hiện nó trước thời hạn, vì vậy mà nó không trở nên cấp bách.
2. Điều quan trọng nhưng không khẩn cấp
Đây là những hoạt động có thể giúp bạn đạt được mục tiêu cá nhân và nhóm, và hoàn thành công việc quan trọng.
Hãy chắc chắn rằng bạn có nhiều thời gian để làm những điều này một cách chính xác, để chúng không trở nên cấp thiết. Ngoài ra, xác định đủ thời gian trong lịch trình để đối phó với những vấn đề không lường trước được. Điều này sẽ tối đa hóa cơ hội của việc giữ đúng tiến độ, và giúp bạn tránh được những căng thẳng của công việc ngày càng trở nên cấp bách hơn cần thiết.
3. Điều không quan trọng nhưng khẩn cấp
Những nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng ngăn cản bạn đạt được mục tiêu của mình. Hãy tự hỏi mình xem bạn có thể sắp xếp lại hoặc uỷ thác cho người khác.
Một nguồn phổ biến cho loại hoạt động này đó từ một người khác. Đôi khi nó là thích hợp để nói “không” với mọi người một cách lịch sự, hoặc để khuyến khích họ giải quyết vấn đề của chính họ. (Bài viết “Nói có” với một người nói ‘Không’ với nhiệm vụ” sẽ giúp bạn.)
Ngoài ra, cố gắng để có khe trống thời gian khi bạn có sẵn, để mọi người biết họ có thể nói chuyện với bạn sau đó. Một cách tốt để làm điều này là sắp xếp một cuộc họp thường xuyên với những người làm gián đoạn bạn thường xuyên, do đó bạn có thể đối phó với tất cả các vấn đề của họ cùng một lúc. Sau đó bạn có thể tập trung vào các hoạt động quan trọng lâu hơn.
4. Không quan trọng và không khẩn cấp
Những hoạt động này chỉ là một sự xao lãng – tránh chúng nếu có thể.
Bạn chỉ đơn giản là có thể bỏ qua hoặc hủy chúng. Tuy nhiên, người khác lại muốn bạn làm những việc loại này, mặc dù chúng không đóng góp vào kết quả mong muốn của riêng bạn. Một lần nữa, nói “không” một cách lịch sự, nếu bạn có thể, và giải thích lý do tại sao bạn không thể làm điều đó.
Nếu mọi người thấy rằng bạn rõ ràng về mục tiêu và ranh giới, họ sẽ thường tránh yêu cầu bạn làm các hoạt động “không quan trọng” trong tương lai.
Những điểm chính
Nguyên tắc khẩn cấp/quan trọng của Eisenhower giúp bạn nhanh chóng xác định các hoạt động nên tập trung vào, cũng như những việc nên bỏ qua.
Khi sử dụng công cụ này để ưu tiên thời gian, bạn có thể đối phó với các vấn đề thực sự cấp bách, đồng thời cũng có thể làm việc hướng tới mục tiêu quan trọng, lâu dài.
Để sử dụng công cụ này, liệt kê tất cả các nhiệm vụ và hoạt động và đặt mỗi cái vào một trong các loại sau đây:
- Quan trọng và cấp bách.
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp.
- Không quan trọng nhưng khẩn cấp.
- Không quan trọng và không khẩn cấp.
Sau đó sắp xếp công việc và hoạt động dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng.
