Kiểm soát ngày làm việc của bạn
Học cách trở thành người có tổ chức
Thời gian thực sự là thủ đô duy nhất của bất kỳ ai và là điều duy nhất mà anh ta không thể lãng phí – nhà phát minh người Mỹ Thomas Edison
Bạn có lãng phí nhiều thời gian trong ngày của mình do vô tổ chức? Có lẽ bạn dành 5 phút để tìm kiếm một tập tin bị thất lạc, 5 phút nữa để tìm kiếm một email về một cuộc họp quan trọng,và có lẽ 10 phút nữa để tìm to-do-list hôm nay, đã bị mất trong đống giấy tờ trên bàn làm việc. Trước khi bạn biết điều đó, bạn đã dành cả tiếng để tìm kiếm những thứ bạn không thể tìm thấy. Và đó chỉ là một ngày! Hãy tưởng tượng bạn mất bao nhiêu thời gian mỗi tuần, mỗi tháng và mỗi năm!
Nhiều người đấu tranh với sự vô tổ chức này. Và, mặc dù một số người cho rằng họ có thể thành công trong bối cảnh hỗn loạn, thì việc vô tổ chức có thể khiến bạn kết thúc với một chi phí cao. Vô tổ chức khiến chúng ta không được xem xét thăng tiến, điều mà chúng ta luôn muốn. Nó ngăn chặn sự sáng tạo và tạo thêm căng thẳng cho cuộc sống và ngăn chúng ta làm việc hiệu quả nhất có thể.
Trong bài này, chúng ta sẽ xem xét một số chiến lược để trở nên có tổ chức, từ đó chúng ta có thể bắt đầu sống và làm việc với hết tiềm năng của mình.
Mục lục
Thói quen có tổ chức
Sử dụng sổ tay – Một chiến lược mà nhiều người có tổ chức sử dụng là làm việc với một cuốn sổ tay. Sổ tay giống như việc nắm bắt tất cả những suy nghĩ của bạn và những điều bạn làm trong ngày.
Ví dụ, sử dụng sổ tay ghi chép khi bạn trò chuyện với đồng nghiệp hoặc với khách hàng qua điện thoại. Nếu bạn đang làm việc và cần phải nhớ để nói với sếp một điều gì đó, hãy biết nó vào sổ tay Nếu bạn có một buổi động não vào buổi chiều, ý tưởng của bạn có thể đến lúc này.
Ưu điểm của sổ tay là bạn giữ tất cả những suy nghĩ, cuộc trò chuyện và ý tưởng của mình ở một nơi. Và, một khi mọi thứ đã được viết ra, bạn không phải lãng phí năng lượng tinh thần nhớ lại mọi thứ!
Thật hữu ích khi bắt đầu trang mới, mỗi ngày. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng quay trở lại và tìm thông tin bạn cần.
Đạt được sự tổ chức trong 15 phút đầu tiên trong ngày – Khi bạn bước vào văn phòng vào buổi sáng, hãy dành 15 phút đầu tiên để xem bạn cần làm gì hôm nay. Bắt đầu với danh sách “Hành động Tiếp theo” từ Chương trình Hành động, nếu bạn có một hoặc tạo một To-Do List, với các ưu tiên quan trọng nhất ở đầu trang. Điều này cho phép bạn nắm bắt chắc chắn những nhiệm vụ quan trọng nhất cần hoàn thành trước và những việc bạn có thể hoàn thành vào cuối buổi chiều.
Trong thời gian tổ chức này, biết khi nào bạn làm năng suất nhất cũng là một công cụ hữu ích. Tìm hiểu thêm về bài viết Thời điểm làm việc tốt nhất trong ngày.
Dọn bàn làm việc – Bàn làm việc thường có thể trở thành nơi lưu lại tất cả mọi thứ. Có giấy tờ cũ, các dự án trong tương lai, các tệp bạn đang sử dụng và một đống giấy tờ mà bạn đơn giản chưa đưa ra. Mặc dù một số người cảm thấy họ làm việc tốt hơn với một chiếc bàn lộn xộn, nó có thể khiến bạn mất tập trung và ức chế đối với nhiều người.
Nếu bạn muốn có tổ chức, thì dọn bàn làm việc là một chiến lược thông minh. Đây có thể là một công việc tốn nhiều thời gian, vì vậy tốt nhất bạn nên làm việc này vào cuối ngày hoặc cuối tuần. Điều quan trọng là làm điều này từ từ, đặc biệt là nếu bàn làm việc của bạn cực kỳ lộn xộn!
Bắt đầu bằng cách dọn dẹp mọi thứ ra khỏi bàn. Sắp xếp giấy tờ và báo cáo mà bạn đã sử dụng xong, vứt đi mọi thứ bạn không cần. Văn phòng phẩm phải ở trong ngắn kéo hoặc tủ.
Các vật dụng còn lại có thể là các tập tin và giấy tờ mà bạn đang cần.
Tạo một “khu vực hành động” trên bàn làm việc – Sử dụng khu vực này cho các tài liệu bạn cần để hoàn thành dự án bạn đang làm. Ngay khi bạn hoàn thành mỗi “hành động”, hãy rõ ràng khu vực này để sẵn sàng cho nhiệm vụ tiếp theo.
Sắp xếp các nguồn cung cấp hoặc các tệp bạn sử dụng thường xuyên – Bạn thường sử dụng cái gì đó càng thường xuyên thì nó nên để gần bạn. Sắp xếp bàn làm việc để nó trở nên hữu ích chứ không phải để cho đẹp.
Làm thế nào để giữ bàn làm việc ngăn nắp? Dành 5 phút vào cuối mỗi ngày để dọn dẹp bàn làm việc và giữ nó ngăn nắp. Bằng cách này, bạn có thể bắt đầu ngày hôm sau với một cái bàn ngăn nắp, gọn gàng.
Công cụ sử dụng
Chúng ta sống trong thời kỳ công nghệ. Hãy sử dụng nó để đạt được sự ngăn nắp, có tổ chức!
Sử dụng lịch hoặc người lập kế hoạch kỹ thuật số – Nhiều người sử dụng chúng để giúp sắp xếp lịch trình của họ. Chúng hữu ích khi giúp bạn tập trung vào nhiệm vụ!
Ví dụ: nhiều lịch kỹ thuật số, như Outlook và iCal, cho phép bạn thực hiện các tác vụ mã màu. Bạn có thể sử dụng màu đỏ cho việc khẩn vấp, màu xanh thể hiện thời hạn được nới rộng, màu vàng cho các nhiệm vụ ưu tiên thấp. Mã màu ngày giúp bạn nhanh chóng xem những việc cần làm đầu tiên.
Sử dụng bảng tính để theo dõi tiến trình – Bảng tính hữu ích vì bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện cảnh báo khi công việc sắp đến hạn. Kết quả là, bạn có thể nhìn thấy trong nháy mắt những mục nào đến hoặc chưa đến, theo lịch trình. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn làm việc với một nhóm và khi bạn phải nhận thức được tiến độ của mọi người.
Thủ thuật
Tự thưởng cho bản thân – Nếu bạn cảm thấy khó khăn trong việc tổ chức, hãy thử tự thưởng cho mình. Ví dụ: nếu bạn hoàn thành bốn việc trong danh sách công việc, hãy tự thưởng cho mình một tách cà phê hoặc với 10 phút dành thời gian lướt web.
Sử dụng lịch – Nếu bạn nhập một số thứ trong PDA và một số thứ trên bàn, bạn có thể bỏ lỡ các cuộc hẹn và nhiệm vụ chính.
Lên lịch những nhiệm vụ nhỏ – Nếu một công việc hoặc dự án yêu cầu hành động trước (như lấy bánh mì và cà phê cho cuộc họp nhân viên), hãy lên lịch cho công việc liên quan này vào kế hoạch. Điều này giúp bạn dành đủ thời gian để hoàn thành mọi việc.
Scan tài liệu – Nếu bạn không thích có một văn phòng với rất nhiều tủ hồ sơ, thì tại sao không scan tất cả các tài liệu và lưu trữ chúng trên máy tính? Nếu bạn có trợ lý cá nhân, bạn nên ủy thác. Nếu không, hãy scan một vài tài liệu mỗi ngày và cuối cùng scan tất cả các tài liệu dự án trong thời gian dài.
Chọn các công cụ mà bạn thích – Chọn các sản phẩm thu hút bạn ở mức thị giác hoặc cảm xúc. Ví dụ: nếu bạn quyết định bắt đầu sử dụng sổ tay hàng ngày, hãy mua một cuốn sổ mà bạn thực sự thích. Khi chúng thu hút bạn về trực quan và tạo sự thoải mái, bạn sẽ sử dụng chúng nhiều hơn.
Những điểm chính
Vô tổ chức có thể khiến bạn không tiến bộ trong sự nghiệp, giảm năng suất và thêm căng thẳng vào cuộc sống. Dành thời gian và nỗ lực để là một người có tổ chức, sẽ giúp bạn rất nhiều trong thời gian dài.
Bắt đầu bằng cách sử dụng sổ ghi chép thường xuyên, theo dõi cuộc trò chuyện, ý tưởng và lời nhắc. Và bắt đầu mỗi ngày với bàn làm việc sạch sẽ và một danh sách công việc cần làm. Sử dụng công nghệ để giữ lịch trình và dự án chạy trơn tru. Các tính năng như mã hóa màu và báo thức âm thanh có thể giúp bạn đảm bảo mình không bỏ lỡ cuộc hẹn hay thời hạn.
