Lên kế hoạch sử dụng tốt nhất thời gian của mình
Bạn có đang sử dụng tốt thời gian của mình?
Đó là kết thúc một ngày làm việc bận rộn và ngay cả khi bạn đến văn phòng sớm và về muộn, bạn không cảm thấy là bạn đã làm được điều gì đáng kể.
Tất cả điều này đều đang diễn ra hàng ngày. Đối mặt với các cuộc họp bất tận, gián đoạn thường xuyên, và nhiệm vụ khẩn cấp phút cuối, bạn có thể dễ dàng bận rộn cả ngày mà không làm gì cho tiến độ dự án hay mục tiêu được ưu tiên cao.
Đó là lý do tại sao nó rất quan trọng để biết làm thế nào để sắp xếp thời gian đúng cách. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét các bước bạn có thể làm để làm được điều này, do đó dành thời gian cho những công việc hực sự quan trọng, trong khi vẫn còn thời gian để phát triển cá nhân, gia đình và bạn bè.
Mục lục
Tầm quan trọng của Lịch trình
Lịch trình là nghệ thuật của việc lập kế hoạch cho hoạt động để đạt được các mục tiêu và các ưu tiên trong thời gian bạn có. Khi nó được thực hiện một cách hiệu quả, nó sẽ giúp bạn:
- Hiểu thực tế bạn có thể đạt được gì với thời gian của mình.
- Hãy chắc chắn rằng bạn có đủ thời gian cho các công việc cần thiết.
- Thêm thời gian dự phòng cho “những điều bất ngờ.”
- Tránh tham gia vào nhiều hơn mức bạn có thể xử lý.
- Làm việc liên tục hướng tới mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp.
- Có đủ thời gian cho gia đình và bạn bè, tập thể dục và sở thích.
- Đạt được một sự cân bằng công việc – cuộc sống tốt đẹp.
Thời gian là một trong những nguồn tài nguyên mà chúng ta không thể mua được, nhưng chúng ta thường lãng phí hoặc sử dụng nó không hiệu quả. Lịch trình sẽ giúp bạn suy nghĩ về những gì bạn muốn đạt được trong một ngày, tuần, tháng, và nó giúp bạn đi đúng hướng để đạt được mục tiêu của mình.
Làm thế nào để lập Lịch trình của bạn?
Dành một khoảng thời gian cố định để lập Lịch trình – vào đầu mỗi tuần hoặc tháng, ví dụ.
Có một số công cụ khác nhau để lựa chọn. Một cách đơn giản và dễ dàng để giữ một lịch trình là sử dụng một cây bút và giấy, tổ chức thời gian bằng cách sử dụng kế hoạch hàng tuần.
Bạn cũng có thể sử dụng các ứng dụng và phần mềm như Google Calendar, MS Outlook và Business Calendar. Chọn một công cụ lập kế hoạch phù hợp với tình hình của bạn, cấu trúc hiện tại của công việc, sở thích cá nhân và ngân sách.
Điều quan trọng nhất khi lựa chọn kế hoạch là cho phép bạn nhập dữ liệu một cách dễ dàng, và cho phép bạn xem một khoảng thời gian thích hợp (ngày / tuần / tháng) ở mức độ chi tiết mà bạn cần.
Một khi bạn đã quyết định công cụ mà bạn muốn sử dụng, chuẩn bị lịch trình theo cách sau:
Bước 1: Xác định quỹ thời gian bạn có
Bắt đầu bằng cách thiết lập thời gian bạn muốn để làm việc. Bạn dành bao nhiêu thời gian nơi làm việc nên phản ánh thiết kế công việc và mục tiêu cá nhân của bạn trong cuộc sống.
Ví dụ, nếu bạn muốn thăng tiến, bạn nên làm việc ngoài giờ bình thường mỗi ngày để thể hiện sự cống hiến của bạn. Nếu, mặt khác, bạn muốn có nhiều thời gian cho các hoạt động ngoài công việc khác, bạn có thể quyết định dùng nhiều giờ hoặc hơn.
Bước 2: Lịch trình hành động cần thiết
Tiếp theo, xác định những hành động bạn cần thiết phải làm để làm. Những việc này thường là những điều được bạn đánh giá theo.
Ví dụ, nếu bạn quản lý con người, đảm bảo rằng bạn có đủ thời gian để đối phó với các vấn đề cá nhân trong nhóm, đào tạo và giám sát nhu cầu của thành viên nhóm. Ngoài ra, dành thời gian để giao tiếp với sếp và những người chủ chốt xung quanh bạn.
Bước 3: Lịch trình cho các hoạt động ưu tiên cao
Xem xét To-Do-List và lên lịch trình các công việc ưu tiên cao và các hoạt động khẩn cấp, cũng như các nhiệm vụ duy trì thiết yếu mà không thể uỷ thác hoặc tránh.
Cố gắng sắp xếp những công việc này trong ngày một cách hiệu quả nhất – ví dụ, một số người có nhiều năng lượng và làm việc hiệu quả vào buổi sáng, trong khi người khác tập trung hiệu quả hơn vào buổi chiều hoặc buổi tối. (Bài viết về Thời điểm làm việc tốt nhất trong ngày giúp bạn xác định khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày.)
Bước 4: Lịch trình thời gian dự phòng
Tiếp theo, sắp xếp thêm thời gian để đối phó với công việc dự phòng và khẩn cấp. Kinh nghiệm sẽ cho bạn biết bao nhiêu thì cho phép – nói chung, công việc bạn càng khó đoán trước, bạn sẽ cần nhiều thời gian dự phòng. (Nếu bạn không sắp xếp thời gian này, tình trạng khẩn cấp sẽ vẫn xảy ra và bạn sẽ kết thúc công việc muộn.)
Gián đoạn thường xuyên có thể làm bạn mất rất nhiều thời gian. Học cách quản lý gián đoạn giúp bạn giảm số lượng thời gian dự phòng cần để dành. Một số gián đoạn sẽ khó có thể dự đoán, nhưng để lại một số không gian mở trong lịch trình, cung cấp cho bạn sự linh hoạt để sắp xếp lại các nhiệm vụ và đáp ứng các vấn đề quan trọng khi chúng nảy sinh.
Bước 5: Lịch trình thời gian tùy ý
Không gian còn lại trong kế hoạch của bạn là “thời gian tùy ý”: thời gian có sẵn để thực hiện các ưu tiên và đạt được mục tiêu. Xem xét To-Do List và mục tiêu cá nhân, đánh giá thời gian bạn cần và sắp xếp chúng.
Bước 6: Phân tích hoạt động của bạn
Nếu, thời gian đạt đến bước năm, bạn thấy rằng bạn có ít hoặc không có thời gian tùy ý có sẵn, bạn cần phải quay lại các bước hai, ba và bốn, và đặt câu hỏi liệu tất cả các nhiệm vụ mà bạn đã nhập có hoàn toàn cần thiết. Có thể đó là những việc có thể được giao hoặc giải quyết một cách tiết kiệm thời gian hơn.
Một trong những cách quan trọng nhất mà bạn có thể xây dựng thành công là bằng các tối đa hóa đòn bẩy bạn có thể đạt được với thời gian của mình. Tăng số lượng công việc bạn có thể hoàn thành bằng cách ủy thác cho người khác, thuê ngoài các nhiệm vụ quan trọng, hoặc sử dụng công nghệ tự động hóa càng nhiều cho công việc bạn càng tốt. Điều này sẽ cho bạn thời gian đạt được mục tiêu của mình.
Nếu bạn cảm thấy thời gian tùy ý của mình vẫn còn hạn chế, thì bạn có thể cần phải đàm phán lại khối lượng công việc hoặc yêu cầu giúp đỡ. Sử dụng lịch trình mới chuẩn bị như là bằng chứng về việc quá tải. Điều này chứng minh cho sếp thấy bạn đang tổ chức tốt như thế nào và có thể làm cho anh ta hoặc cô ta tiếp nhận nhiều hơn yêu cầu của bạn!
Những điểm chính
Lịch trình là quá trình mà bạn lên kế hoạch sử dụng thời gian của mình. Để nó có thể phát huy tối đa hiệu quả và giảm mức độ căng thẳng.
Thực hiện theo quy trình sáu bước này để chuẩn bị lịch trình của bạn:
- Xác định thời gian bạn có.
- Cố định trong những nhiệm vụ quan trọng bạn phải làm để thành công trong công việc.
- Lên lịch tình nhiệm vụ cấp bách ưu tiên.
- Cố định thời gian dự phòng thích hợp để xử lý những việc không thể đoán trước và bị gián đoạn.
- Lên lịch tình các hoạt động dể giải quyết các ưu tiên và mục tiêu cá nhân trong thời gian còn lại.
- Phân tích hoạt động để xác định nhiệm vụ mà có thể được ủy thác, thuê ngoài hoặc cắt hoàn toàn.
Điều quan trọng là lịch trình giúp bạn dùng thời gian cho mục tiêu nghề nghiệp và cá nhân. Nếu bạn có ít hoặc không có thời gian tùy ý bỏ đi khi đạt đến bước năm, xem xét lại nhiệm vụ để xem bạn có thể làm khác đi – nếu không, cân bằng công việc – cuộc sống của bạn sẽ bị ảnh hưởng.
