Tối đa hóa năng suất của bạn
Đã bao giờ bạn thử kết nối tốc độ cao? Tại những sự kiện này, bạn nhanh chóng trao đổi thông tin với rất nhiều người tiềm năng. Khi người điều hành cho biết còn 5 phút nữa để kết thúc cuộc họp, bạn chuyển sang thành viên tiếp theo của nhóm.
Nếu bạn tạo kết nối mạnh mẽ với ai đó, bạn có thể trao đổi chi tiết và thu xếp một cuộc nói chuyện lại về sau. Vào cuối sự kiện, bạn đã có nhiều kết nối, thu thập một số danh thiếp và đặt nền móng cho các mối quan hệ mối quan hệ có giá trị, liên tục, nhanh chóng và hiệu quả.
Kết nối tốc độ cao là một ví dụ về kỹ thuật quản lý thời gian được gọi là “hộp thời gian“. Ở đây, bạn chia nhỏ các dự án hoặc các công việc hàng ngày thành các khoảng thời gian nhất định, cho phép bạn đạt được nhiều hơn mức bạn muốn với một lịch trình ít được tổ chức, sắp xếp hơn.
Trong bài này, chúng ta sẽ xem xét timeboxing – hộp thời gian là gì và chúng ta sẽ khám phá làm thế nào bạn có thể sử dụng nó để cải thiện kế hoạch dự án, ủy thác, quản lý thời gian và năng suất.
Mục lục
Hộp thời gian là gì?
Nhiều người tiếp cận công việc của họ theo từng nhiệm vụ tại một thời điểm và tập trung vào nhiệm vụ đó cho đến khi hoàn thành, tuy nhiên điều này sẽ kéo dài. Hộp thời gian thì khác bởi vì nó khuyến khích bạn tập trung vào thời gian thay vì các nhiệm vụ. Để sử dụng công cụ quản lý thời gian này, bạn chỉ định một số giờ hoặc số ngày nhất định, được gọi là “hộp thời gian” cho mỗi hoạt động. Sau đó bạn sử dụng thời gian này – và chỉ thời gian này – để hoàn thành nhiệm vụ.
Hộp thời gian là một cách đơn giản và hiệu quả để quản lý khối lượng công việc hàng ngày của bạn và của các thành viên trong nhóm. Đối với chính mình, nó giúp bạn đảm bảo không dành quá nhiều thời gian cho một công việc mà không cần giá trị nỗ lực như thế. Đối với các thành viên trong nhóm, nó giúp đảm bảo rằng họ không có các giải pháp quá kỹ thuật và rằng họ không,vô tình, thổi cạn ngân sách bạn có sẵn cho công việc.
Sử dụng chiếc hộp thời gian với bạn
Làm theo các bước dưới đây cho ngày làm việc với chiếc hộp thời gian.
Trước tiên, ước tính thời gian cho mỗi mục trong To-Do-List hoặc chương trình hành động và dành một khoảng thời gian cho mỗi mục. Đừng quên dành thời gian nghỉ ngơi và thời gian cho các yêu cầu bất ngờ hoặc gián đoạn.
Sau đó, đặt hẹn giờ trên điện thoại hoặc máy tính để thông báo khi bạn nên di chuyển đến hộp thời gian tiếp theo.
Chọn khoảng thời gian phù hợp nhất cho bạn. Kỹ thuật Pomodoro rất hữu ích ở đây – đó là một dạng hộp thời gian liên quan đến việc làm việc trong các phân đoạn thời gian, thường là 25 phút, sau đó là một khoảng nghỉ ngơi ngắn. Bạn có thể bỏ qua những khoảng thời gian nghỉ ngơi này nếu bạn bị cuốn vào công việc nhưng hãy tránh làm điều này quá thường xuyên, bởi chúng cho phép bạn quay trở lại công việc với nhiều năng lượng và sự nhiệt tình.
Nếu bạn không hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian được phân bổ, bạn có thể bị cám dỗ tiếp tục cho đến khi đạt được mục tiêu của mình. Tuy nhiên, đảm bảo rằng bạn phân tích những điều đã hoàn thành và đánh giá tiến trình ở cuối mỗi hộp thời gian. Hãy tự hỏi mình: bạn đã hoàn thành công việc chưa? Nếu chưa, tại sao chưa? Bạn sẽ lập kế hoạch khác cho nhiệm vụ tiếp theo như thế nào?
Sử dụng hộp thời gian với nhóm bạn
Bạn cũng có thể sử dụng hộp thời gian để ủy thác công việc cho các thành viên trong nhóm. Điều này có thể đặc biệt hữu ích nếu họ có vấn đề về trì hoãn, duy trì năng suất, đa nhiệm hay đảm bảo tiến độ. Nó cũng có thể giúp ích khi mọi người làm việc quá kỹ thuật hoặc khi ngân sách bị hạn chế.
Bắt đầu bằng cách thảo luận các nhiệm vụ bạn muốn thành viên nhóm hoàn thành và đồng ý về thời lượng của mỗi hộp thời gian. Tránh gán thời hạn mà không hỏi ý kiến đầu vào của họ. Khuyến khích anh ta sử dụng các chiến lược trên để sắp xếp thời gian của mình hoặc tìm một phương pháp khác hiệu quả với anh ta.
Vào cuối khoảng thời gian, đảm bảo anh ấy ngừng thực hiện và xem xét tiến độ. Anh ta có hoàn thành nhiệm vụ? Anh ta có vui vẻ với những điều đạt được? Nếu không, quyết định xem anh ta nên làm gì để hoàn thành nó và thảo luận những điều nên làm khác trong lần tiếp theo, để đảm bảo hoàn thành nó trong hộp thời gian của mình.
Chú thích:
Trong bài này, chúng tôi tập trung vào việc sử dụng hộp thời gian để quản lý các nhiệm vụ của riêng bạn. Tuy nhiên, bạn có thể áp dụng cùng một nguyên tắc để giao việc và tổ chức thời gian cho các thành viên trong nhóm.
Lợi ích của hộp thời gian
Sử dụng hộp thời gian để quản lý công việc hàng ngày và ủy thác công việc. Thiết lập thời hạn cho mỗi công việc giúp một số người cải thiện sự tập trung và tăng cường sự sáng tạo, đặc biệt nếu họ là những người trì hoãn, bởi thời hạn buộc họ bỏ qua phiền nhiễu và ưu tiên cho công việc.
Nếu bạn là một người cầu toàn , bạn có thể dành nhiều thời gian mắc kẹt với việc phân tích khi đưa ra quyết định hoặc bạn có thể đấu tranh việc thực hiện dự án cho đến khi bạn bị thuyết phục rằng chúng không có lỗi. Điều này có thể khiến bạn bị bỏ lại phía sau, tác động đến phần thời gian còn lại trong ngày làm việc của mình. Hộp thời gian có thể giữ bất kỳ xu hướng cầu toàn nào trong phạm vi kiểm soát và giới hạn số lượng thời gian bạn dành trong các hoạt động có giá trị thấp.
Nếu bạn đấu tranh để có được sự tập trung trong ngày làm việc của mình, đó có thể là do đa nhiệm. Hầu hết, chúng ta mất rất nhiều thời gian khi thường xuyên chuyển đổi giữa các nhiệm vụ. Tuy nhiên hộp thời gian sẽ thu hẹp sự tập trung vào một hoạt động tại một thời điểm và bạn biết rằng bạn sẽ chuyển nhiệm vụ một khi đã hoàn thành.
Cuối cùng, hộp thời gian cung cấp cho bạn một cách để đo mức năng suất của mình. Bạn có thể sử dụng thông tin này để sắp xếp công việc có mức độ ưu tiên cao trong khoảng thời gian năng suất nhất và dành những nhiệm vụ ít quan trọng hơn vào những khoảng thời gian năng suất thấp. Hộp thời gian cũng có thể giúp bạn xác định liệu bạn có đủ thời gian cho các dự án khác, nhờ đó mà bạn không bị quá sức và lãng phí thời gian.
Nhược điểm của Hộp thời gian
Sử dụng hộp thời gian để quản lý khối lượng công việc có thể không thích hợp cho tất cả mọi người. Ví dụ, bạn có thể gặp khó khăn trong việc dừng lại và chuyển sang một nhiệm vụ khác, khi đang trong trạng thái dòng chảy của nhiệm vụ đó, bạn lo lắng mình có thể bị mất ý tưởng. Và bạn có thể gặp khó khăn trong việc tuân thủ lịch trình vì gián đoạn thường xuyên, chẳng hạn như cuộc gọi điện thoại hoặc đồng nghiệp bất ngờ trò chuyện.
Ngoài ra, một số công việc phải được hoàn thành với chất lượng cao, tuy nhiên lại mất khá nhiều thời gian. Hộp thời gian có thể khiến bạn vội vàng, có nghĩa là bạn thất bại trong mục tiêu của mình.
Cuối cùng, có nguy cơ bạn không thể đặt ra khoảng thời gian thích hợp cho các hộp thời gian của mình. Nếu chúng quá ngắn, bạn không thể hoàn thành được nhiệm vụ, nếu chúng quá dài bạn có thể bị mất tập trung hoặc trì hoãn cho tới cuối giai đoạn. Vì vậy, làm một ghi chú về khoảng thời gian cho mỗi nhiệm vụ khác nhau và sắp xếp khối lượng công việc theo đó.
Hộp thời gian là một cách tiếp cận mạnh mẽ, nhưng chỉ sử dụng nó khi thích hợp.
Những điểm chính
Mục đích của hộp thời gian là đảm bảo rằng bạn sử dụng thời gian một cách hiệu quả.
Để sử dụng kỹ thuật này, bạn chỉ định một thời hạn cụ thể cho mỗi nhiệm vụ. Đây được gọi là hộp thời gian và khi nó kết thúc, bạn sẽ phân tích tiến trình của mình và chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.
Hộp thời gian cung cấp nhiều lợi ích. Khi bạn sử dụng nó để lên lịch trình cho ngày làm việc của mình hoặc ủy thác công việc, nó có thể giúp bạn và các thành viên trong nhóm tránh tình trạng tê liệt, hạn chế xu hướng trì hoãn và tăng động lực.
