Blog

Kỹ thuật Xử lý Thông tin Đầu vào của Allen

Quản lý luồng công việc hiệu quả

Nhiều người trong chúng ta thường phải nhận một lượng lớn thông tin mỗi ngày. Ví dụ: bạn có thể nhận được hàng chục email, cuộc gọi điện thoại, thư thoại, yêu cầu cuộc họp, hóa đơn và các tài liệu khác.

Đây là phần bổ sung cho công việc mà bạn cần làm để đạt được mục tiêu của mình. Vậy, làm thế nào bạn có thể xử lý lượng thông tin này một cách hiệu quả?

Kỹ thuật xử lý thông tin đầu vào của Allen là một cách tiếp cận thông thường giúp bạn thực hiện việc này. Trong bài viết này chúng ta sẽ tìm hiểu về công cụ này và khám phá làm thế nào bạn có thể sử dụng nó để quản lý thông tin đến.

Chú thích:

Bạn có thể đã sử dụng một số bước trong quá trình này để quản lý luồng công việc. Tuy nhiên, vẫn còn hữu ích để xem lại quy trình và kiểm tra xem bạn đã sử dụng nó hiệu quả hay chưa.

Mục lục

Giới thiệu Công cụ

David Allen, một chuyên gia về năng suất, đã phát triển Kỹ thuật Xử lý thông tin đầu vào và xuất bản nó trong cuốn sách năm 2003 của mình, “Getting Things Done“.

Công cụ này, thể hiện trong hình 1, là một quá trình đơn giản giúp bạn quản lý “thông tin đầu vào” của mình để bạn luôn có thể kiểm soát được tất cả mọi thứ bạn cần làm.

Hình 1: Kỹ thuật Xử lý thông tin đầu vào của Allen

Thông tin đầu vào là cái gì đó bạn cần phải hành động. Allen định nghĩ nó là bất cứ điều gì bạn cho phép vào thế giới tâm lý hay thể xác, nhưng bạn chưa xác định kết quả mong muốn và bước hành động tiếp theo.”

Những thông tin đầu vào này có thể là bất cứ điều gì từ những suy nghĩ mà bạn đã có về một dự án mới, tới các email và tài liệu mà bạn đã nhận được hay một hóa đơn mà bạn cần phải trả.

Lợi ích chính của công cụ là nó giúp bạn nhanh chóng hành động dựa trên tất cả các thông tin đầu vào theo cách của bạn. Điều này có nghĩa là bạn có thể tập trung vào mục tiêu của mình, thay vì lo lắng về cái gì đó có thể đã bỏ lỡ.

Có ba giai đoạn chính trong việc sử dụng kỹ thuật này:

  • Thu thập.
  • Xử lý.
  • Rà soát (không được hiển thị trên sơ đồ).

Hãy xem xét từng giai đoạn một cách chi tiết hơn và thảo luận cách bạn có thể áp dụng quy trình này để quản lý luồng công việc của mình.

Áp dụng Công cụ

Kỹ thuật Xử lý thông tin đầu vào của Allen có vẻ phức tạp nhưng nó thực sự rất đơn giản để sử dụng.

Bước 1: Thu thập

Bạn nhận được thông tin mỗi ngày theo một số định dạng, chẳng hạn như email, thư từ, văn bản, thư thoại và ghi chú bằng giấy, cũng như từ các ý tưởng và suy nghĩ của bản thân.

Quy trình “thu thập” bao gồm việc thu thập tất cả các loại thông tin đến khác nhau mà bạn phải suy nghĩ. Nó củng cố tất cả mọi thứ mà bạn cần phải hành động và xác định cách thức và nơi bạn lưu trữ thông tin đó cho đến khi bạn có thể xử lý nó.

Chìa khóa để thu thập thông tin là đảm bảo rằng bạn có một nơi thích hợp để cất giữ nó – Allen gọi những nơi này là “buckets – thùng”. Một số ví dụ điển hình về thùng là hộp thư email, khay đựng tài liệu trên bàn làm việc, danh sách việc cần làm, sổ ghi chép nơi bạn ghi lại các ý tưởng mới và ghi chép cuộc họp và thư thoại – có thể bạn đã sử dụng nhiều những thứ này.

Bạn cần phải thiết lập một cái thùng cho mỗi loại thông tin bạn nhận được và tổ chức không gian làm việc sao cho thùng của bạn được đặt ở những nơi thích hợp – ở nhà và nơi làm việc.

Ý nghĩ và ý tưởng của bạn đại diện cho một kiểu thông tin đầu vào vô hình hơn và chúng có thể dễ dàng bị lạc! Bạn hãy viết chúng xuống và lưu trữ chúng trong thùng thích hợp. Bạn có thể sử dụng ứng dụng như Evernote hoặc gửi email các ý tưởng đến hộp thư đến. Bạn sẽ phân loại và sắp xếp những ý tưởng này trong các bước sau.

Bạn nên cố gắng để tạo càng ít nhóm thông tin đầu vào càng tốt. Vì email có thể đại diện cho nhóm mà bạn sẽ sử dụng nhiều nhất nên hãy đảm bảo bạn biết cách quản lý email hiệu quả. Kiểm tra email vào các thời điểm thích hợp trong ngày và xử lý nhanh chóng các yêu cầu để không mất nhiều thời gian (chúng tôi sẽ trình bày chi tiết hơn trong Bước 2.)

Hãy nhớ rằng, bạn không cần phải hành động với bất cứ điều gì không khẩn cấp trong bước này. Đôi khi cần nhiều kỷ luật, nhưng điều quan trọng là gắn với hệ thống khi bạn thu thập dữ liệu đầu vào.

Bước 2: Xử lý

Một khi bạn có bộ sưu tập phù hợp cho tất cả các thông tin đầu vào, tiếp theo bạn cần phải xử lý nó. Xử lý đầu vào là phần chính trong Hình 1.

Thay vì xử lý tài liệu đầu vào ngay khi bạn nhận được, thì hãy lên lịch để thực hiện việc này. Tùy thuộc vào thời điểm làm việc trong ngày, có thể là mỗi ngày vào một thời điểm nhất định hoặc trong bất kỳ khoảng trống nào trong lịch trình.

Bài viết Thời điểm làm việc trong ngày cho bạn thấy làm thế nào lên kế hoạch cho các hoạt động trong ngày.Trong một số vai trò, đây không phải là cách tiếp cận thích hợp, do đó hãy sử dụng phán đoán tốt nhất của bạn và cho mọi người thấy cách bạn xử lý nếu họ có yêu cầu khẩn cấp.)

Khi bạn xử lý tài liệu đầu vào, bạn nên quyết định từng mục và xác định những gì bạn cần làm cho mỗi mục đó. Để thực hiện việc này, trước tiên bạn nên xác định liệu mục này “cần hành động” hay “không cần hành động”.

Có những tài liệu bạn nhận được và bạn không cần phải làm điều gì với nó. Hoặc lưu tài liệu này ở nơi thích hợp hoặc có thể xóa chúng nếu bạn không cần lưu giữ chúng.

Các mục cần hành động là tài liệu đầu vào cần một số hành động từ bạn hoặc từ người khác. Ví dụ: đây có thể là email yêu cầu bạn tham dự cuộc họp hoặc ý tưởng dự án mà bạn muốn phát triển thêm.

Nếu bạn cần hành động với những việc chỉ mất một thời gian ngắn để hoàn thành (ví dụ: ít hơn hai phút), thì bạn nên làm ngay tại chỗ thay vì lên lịch xử lý sau. Điều này xảy ra với các email cần phản hồi đơn giản hoặc với các tác vụ thông thường mà bạn có thể ủy thác cho người khác.

Bạn nên hoãn các mục có thể cần hành động nhưng sẽ mất nhiều hơn hai phút để hoàn thành. Nếu bạn cần hoàn thành một mục vào một ngày cụ thể, hãy lên lịch trình một cách thích hợp (trong phần mềm lịch hoặc nhật ký) và xử lý nó. Bạn có thể cần phải hoàn thành một số tài liệu trong một thời hạn cụ thể và đôi khi có thể cần phải xử lý tài liệu khác vào một thời điểm chính xác trong một ngày nhất định.

Các hạng mục cần hành động nhưng không có một thời hạn hoặc khung thời gian cụ thể bạn có thể đặt chúng vào Chương trình Hành động hoặc To-Do Lists. Ưu tiên các hạng mục này và ủy thác các dự án và nhiệm vụ cho người khác nếu cần.

Mẹo:

Xem bài viết Nghệ thuật sắp xếp và Quản lý Tệp điện tử để có các chiến lược quản lý tệp tin hiệu quả hơn.

Bước 3: Xem lại

Hai bước đầu tiên chiếm phần lớn nhất của quá trình này, nhưng cũng rất quan trọng để xem lại các thông tin đầu vào mà bạn đã thu thập và xử lý. Vì vậy, hãy duyệt qua danh sách và lịch trình của bạn mỗi tuần để nhắc nhở bản thân về những gì bạn đã làm, cập nhật danh sách và xem lại các cam kết sắp tới.

Bản đánh giá hàng tuần này cũng hữu ích cho việc xem xét các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Bạn có thể đưa mục hành động liên quan đến những mục tiêu này vào lịch trình của mình, cùng với các nhiệm vụ và trách nhiệm khác. Điều này rất quan trọng bởi vì với những mục tiêu quá lớn để hoàn thành bạn có thể chia nhỏ nó thành các bước có thể thực hiện được (khái niệm chính trong Lập kế hoạch hành động) thì bạn mới đạt được nó.

Mẹo:

Sử dụng kỹ thuật Thiết lập Mục tiêu Ngược chuyển các mục tiêu lớn thành các bước mà bạn có thể thực hiện mỗi ngày hoặc một tuần.

Những điểm chính

David Allen, một chuyên gia nổi tiếng về năng suất đã phát triển Kỹ thuật Xử lý thông tin đầu vào và xuất bản nó trong cuốn sách năm 2003 của ông, “Getting Things Done”. Công cụ này giúp bạn tổ chức các thông tin đầu vào để bạn có thể xử lý nó một cách chính xác.

Có ba bước chính trong phiên bản của Allen về công cụ:

  • Thu thập
  • Xử lý
  • Xem lại.

Giai đoạn 2 là phần quan trọng nhất của công cụ này, vì đó là nơi bạn quyết định hành động hoặc trì hoãn đầu vào của bạn. Giai đoạn này của công cụ cũng có giá trị rất lớn vì nó đảm bảo bạn xử lý tất cả các thông tin một cách hiệu quả.

Hpo Banner