Xây dựng điều lệ truyền thông

Truyền tải thông điệp rõ ràng

Bạn có truyền thông đúng cách?

Bạn dành bao nhiêu thời gian giao tiếp mỗi ngày? Cho dù là thông qua mạng xã hội, điện thoại, IM, văn bản, email, báo cáo, đối thoại trực tiếp hay các cuộc họp, nhiều người trong chúng ta dành phần lớn thời gian trong ngày để xử lý những thông điệp yêu cầu sự chú ý.

Xây dựng điều lệ truyền thông là một cách hiệu quả để quản lý những tương tác này, từ đó mọi người giao tiếp hiệu quả hơn. Chúng phác thảo phương pháp giáo tiếp ưa thích, làm thế nào để sử dụng các kênh giao tiếp khác nhau hiệu quả và những gì mọi người muốn đạt được. Ví dụ: bằng cách cải thiện kỹ năng giao tiếp, bạn có thể giới hạn thời gian họp, giảm số lượng email và giành thời gian cho những nhiệm vụ tạo ra giá trị cao hơn.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét làm thế nào để xây dựng điều lệ truyền thông cho nhóm hay tổ chức.

Chú thích:

Xem bài viết 10 lỗi thường gặp trong giao tiếp, 7 tiêu chí giao tiếp để tìm hiểu thêm.

Điều lệ truyền thông là gì?

Điều lệ truyền thông là tài liệu chính thức trình bày các phương pháp giao tiếp ưa thích của nhóm. Nó giúp giảm bớt thông điệp không cần thiết, tiết kiệm thời gian cho người sử dụng và cải thiện sự tập trung, tính hiệu quả cho cả nhóm lẫn cá nhân.

Điều lệ truyền thông bao gồm những đặc điểm sau đây:

• Khi nào mọi người cần trả lời email, khi nào không
• Khi nào nên sử dụng tính năng “Reply All” trên email và khi nào nên tránh.
• Làm thế nào tổ chức cuộc họp nhóm thường xuyên, người nào nên tham dự, Liệu mọi người có tham gia từ xa, điều gì nên trình bày trong vài phút, ai sẽ lưu hành chúng,…
• Tổ chức truyền thông với khách hàng hay công chúng thế nào?
• Các thành viên trong nhóm tương tác trên phương tiện truyền thông xã hội như thế nào?
• Khi nào nên thực hiện cuộc gọi video.
• Cách mọi người tương tác trực tiếp với người khác.

Xây dựng điều lệ truyền thông đặc biệt hữu ích cho nhóm ảo. Nó giúp bạn xác định rõ phương pháp giao tiếp từ xa ưa thích của mọi người, ai nên cập nhật tiến trình và cách đưa ra phản hồi.

Mẹo:

Sử dụng điều lệ truyền thông cùng với điều lệ đội hoặc điều lệ dự án rất hữu ích đặc biệt khi bạn thiết lập nhóm mới hoặc bắt đầu dự án.

Tại sao cần sử dụng điều lệ truyền thông?

Mục đích của điều lệ truyền thông là cải thiện tính chuyên nghiệp trong giao tiếp, tiết kiệm thời gian cho các thành viên trong nhóm, giảm số lượng thông điệp gửi và nhận cũng như làm rõ phương pháp truyền thông được ưa thích. Làm rõ giọng điệu, phong cách và tần suất thông điệp – đặc biệt đối với cuộc đối thoại công khai hoặc trò chuyện với khách hàng – đảm bảo cách giao tiếp nhất quán và hạn chế những thông điệp cẩu thả.

Điều lệ giúp ích cho nhóm mới, nhóm từ xa, nhóm đa chức năng, nhóm phân tán theo địa lý hoay cho những người làm việc tự do. Nó đưa ra các quy tắc cơ bản, khi nào bạn mong đợi update, thành viên trong nhóm nên tương tác với nhau khi nào và như thế nào. Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhóm làm việc với múi giờ khác nhau.

Điều lệ truyền thông cũng giúp tránh sự khác biệt về văn hoá trong giao tiếp. Ví dụ, ở một số nền văn hoá, mọi người có thể không muốn báo cáo vấn đề hoặc khiếu nại với người cấp cao hơn. Tài liệu này có thể xác định tình huống mà mọi người nên đặc biệt chú ý.

Nó cũng có thể là một công cụ hữu ích để cải thiện giao tiếp trong một tổ chức có kỹ năng giao tiếp nghèo nàn và không chuyên nghiệp.

Hạn chế của điều lệ truyền thông

Mặc dù có nhiều lợi ích nhưng điều lệ truyền thông vẫn tồn tại một số hạn chế tiềm ẩn.

Thứ nhất là nguy cơ kìm hãm tương tác xã hội bằng việc xác định cách thức và thời điểm mọi người nên giao tiếp. Điều này có thể khiến các thành viên trong nhóm ảo cảm thấy bị cô lập và họ cần đấu tranh để xây dựng mối quan hệ làm việc phong phú.

Điều lệ truyền thông cũng ngăn cản sự sáng tạo và quá trình giải quyết vấn đề. Ví dụ: mọi người khó có thể “nảy ra” ý tưởng hoặc đưa ra gợi ý cho người đứng đầu.

Áp dụng “một cách tiếp cận truyền thông với mọi người”, đặc biệt là với nhóm từ xa hoặc phân vùng địa lý có thể phản tác dụng. Nó không tính đến sở thích giao tiếp của cá nhân hay nhóm và có thể ngăn cản nhóm làm việc hiệu quả.

Cuối cùng, xây dựng điều lệ truyền thông mất nhiều thời gian và công sức. Có rất nhiều việc phải làm khi thiết lập nhóm mới, vì vậy tạo ra một điều lệ chung có thể không phải là vấn đề cần ưu tiên nhất.

Làm thế nào để xây dựng điều lệ truyền thông

Thực hiện theo 6 bước dưới đây để xây dựng điều lệ truyền thông:

1. Xác định mục đích

Bắt đầu bằng cách xác định lý do bạn muốn tạo ra điều lệ truyền thông.

Ví dụ: bạn muốn tạo ra bức tranh toàn cảnh phác thảo cách thức giao tiếp trong nhóm, tổ chức hay đưa ra hướng dẫn tương tác với khách hàng hay công chúng? Bạn có muốn tập trung vào tương tác truyền thông xã hội? Bạn có áp dụng điều lệ cho tất cả trường hợp hay chỉ một dự án, nhiệm vụ cụ thể?

2. Làm thế nào tạo ra điều lệ?

Tiếp theo, suy nghĩ xem làm thế nào để tạo ra điều lệ.

Ai sẽ chịu trách nhiệm soạn thảo? Liệu họ có cần làm việc với phòng ban khác như nhân sự hay marketing? Bạn có khảo sát sự hài lòng để thu thập ý kiến ​​và phản hồi từ các thành viên trong nhóm? Ai sẽ chịu trách nhiệm phổ biến điều lệ sau khi hoàn thành?

3. Điều lệ sẽ bao gồm những gì?

Tài liệu có thể có mục đích cụ thể chẳng hạn như giảm sử dụng email hoặc đảm bảo tính chuyên nghiệp các bài viết trên mạng xã hội.

Hoặc có thể bao hàm phạm vi rộng hơn như đảm bảo mọi thông tin liên lạc nội bộ hiệu quả và phù hợp với tổ chức. Vì vậy, cần xác định rõ ràng xem tài liệu bao gồm những gì và các kênh được sử dụng.

4. Đưa ra chỉ dẫn

Tiếp theo, xem xét làm thế nào để cấu trúc điều lệ truyền thông.

Bạn nên liệt kê thực tiễn tốt nhất cho từng kênh mà các thành viên trong nhóm sử dụng, chẳng hạn như “cuộc họp chỉ nên kéo dài 30 phút”, “sử dụng Twitter một cách chuyên nghiệp và lịch sự” hoặc “tránh sử dụng chức năng ‘Reply All‘.” Hoặc phác thảo nguyên tắc tổng thể chẳng hạn như “phản hồi đúng thời điểm” hoặc “giảm sự trùng lặp các thông điệp.”

5. Tổng hợp phản hồi

Yêu cầu các thành viên trong nhóm đưa ra phản hồi rất quan trọng cả trong giai đoạn soạn thảo lẫn sau khi triển khai điều lệ.

Họ muốn tương tác theo cách nào? Kênh tương tác nào họ thường xuyên sử dụng nhất? Thứ họ ghét nhất là gì và làm thế nào mọi người tránh chúng?

6. Triển khai thực hiện điều lệ

Cuối cùng, xem xét làm thế nào thực hiện, truyền đạt và phổ biến điều lệ truyền thông.

Bạn sẽ gửi email cho mọi người hay trình bày nó trong cuộc họp? Đó là tài liệu mà mọi người có thể in ra hay được xuất bản trên mạng nội bộ? Và khi nào và bằng chác nào cập nhật nó?

Bạn có thể quyết định thực hiện theo phần đánh giá hiệu suất các thành viên trong Điều lệ.. Vì vậy, suy nghĩ xem làm thế nào giám sát và đánh giá quá trình mọi người sử dụng nó.

Những điểm chính

Điều lệ truyền thông xác định mục đích và phương pháp truyền thông ưa thích trong nhóm hoặc tổ chức. Sử dụng điều lệ truyền thông giúp tiết kiệm thời gian cho mọi người và giảm những cuộc đối thoại không cần thiết.

Tuy nhiên đừng quá ép buộc vì nó có thể ngăn cản sự sáng tạo và quá trình giải quyết vấn đề.

Điều lệ nên được xây dựng dựa trên những gì bạn muốn đạt được, người tạo ra nó, những kênh giao tiếp được dùng và quy tắc cũng như sở thích cụ thể cho những điều trên. Ngoài ra, suy nghĩ xem làm thế nào phổ biến điều lệ cũng rất quan trọng.

Khuyến khích các thành viên trong nhóm đưa ra đề xuất, phản hồi về điều lệ và cập nhật nó thường xuyên.

Áp dụng vào cuộc sống

• Hãy nghĩ xem bạn giao tiếp với nhóm và sếp như thế nào. Bạn có thường sao chép email rồi gửi cho mọi người, sử dụng chữ in đậm hay gửi thông điệp ngắn gọn? Điều lệ truyền thông giúp ích gì cho bạn và các thành viên trong nhóm?
• Xem xét làm thế nào điều hành cuộc họp hiệu quả hơn. Làm thế nào để đưa ra quyết định nhanh hơn và đưa ra phản hồi có hiệu quả?
• Hãy suy nghĩ về cách làm việc với các nhóm từ xa. Giao tiếp có hiệu quả không?