Họp là một nghiệp vụ quan trọng của doanh nghiệp. Chúng ta gặp nhau để thảo luận về các sáng kiến mới, nhận thông tin phản hồi về một ý tưởng, hoặc giải quyết một vấn đề. Mặt đối mặt là rất quan trọng cho việc hình thành các mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, và thu thập ý kiến từ nhiều nguồn khác nhau. Có hai vấn đề.
Thứ nhất, các cuộc họp truyền thống là không tốt cho sức khỏe của chúng ta. Hãy suy nghĩ về nó trong một phút – chúng luôn liên quan đến việc ngồi cạnh một chiếc bàn, trong nhà và dưới ánh sáng nhân tạo, thường xuyên thêm thời gian thay vì chúng ta ngồi vào bàn làm việc của mình, gửi email, trả lời cuộc gọi, và viết báo cáo.
Thứ hai, các cuộc họp ban lãnh đạo theo phong cách truyền thống có thể không luôn luôn là cách hiệu quả nhất để thảo luận về một vấn đề hoặc tìm kiếm một giải pháp. Điều này là do người tham dự có thể trở nên mệt mỏi nếu cuộc họp quá dài, có thể bị phân tâm với những nội dung đã được nói, hoặc rời đi, nghĩ rằng rất ít vấn đề có thể được quyết định hay đạt được.
Một số doanh nghiệp hiện nay sử dụng “cuộc họp đứng”, một số khác đang thực hiện ý tưởng xa hơn, tổ chức “cuộc họp di chuyển”.
Hình thức họp này được xây dựng dựa trên một khái niệm từ nhiều thế kỷ trước của Aristotle. Ví dụ, ông vừa đi lại vừa dạy học sinh của mình. Bạn có thể vừa giải quyết được công việc lại vừa nâng cao sức khỏe cho đội nhóm bằng cách tổ chức các cuộc họp đi bộ.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn làm thế nào để bắt đầu và làm thế nào điều hành cuộc họp đi bộ hiệu quả.
Thế nào gọi là họp đi bộ?
Một cuộc họp đi bộ chính xác là như tên của nó diễn tả: một cuộc họp diễn ra trong khi người tham gia đang đi bộ xung quanh.
Nó có thể liên quan chỉ một vài phút “đi bộ và nói chuyện” với một đồng nghiệp trên đường đến một phần khác của tòa nhà. Hoặc, nó có thể được tổ chức hơn 20 phút sải bước quanh công viên trong khi 2 hoặc 3 đồng nghiệp suy nghĩ về những ý tưởng hay giải quyết một vấn đề.
Lợi ích của việc đi bộ và nói chuyện
Nghiên cứu của Hiệp hội tâm lý Mỹ cho thấy, đi bộ giúp tăng cường sự sáng tạo và năng suất của mọi người. Theo thần kinh học, đi bộ làm tăng lưu lượng máu đến não, giúp mọi người thể hiện những ý tưởng trôi chảy hơn.
Tư duy khuôn mẫu có xu hướng giảm khi bạn đưa mọi người rời khỏi văn phòng. Điều này cho phép họ suy nghĩ tự do hơn và để phát triển các mối quan hệ mạnh mẽ hơn. Và, bằng cách đưa mình ra khỏi sự hối hả và nhộn nhịp của nơi làm việc, cuộc họp của bạn có ít cơ hội bị quấy rầy.
Những điều cần xem xét khi Sắp xếp một cuộc họp đi bộ
Để tổ chức một cuộc họp đi bộ, bạn sẽ không cần bất kỳ thiết bị đặc biệt nào ngoài một đôi giày và quần áo phù hợp với thời tiết. Nhưng bạn sẽ cần một không gian an toàn và những người tham gia có khả năng và sẵn sàng đi hết đoạn đường.
Bạn cũng sẽ cần phải xem xét các nguồn lực mà bạn sẽ yêu cầu, chẳng hạn như giải khát, bút và giấy, và làm thế nào cuộc họp giữ bí mật với những trong vùng lân cận đi bộ của bạn, và những người có thể nghe lỏm được những gì bạn đang nói.
Cân nhắc khác bao gồm tiếng ồn có thể làm cho người tham dự khó để giao tiếp, và làm thế nào để bạn chủ trì cuộc họp hiệu quả.
Do đó, quan trọng khi bạn nghĩ về mục đích của cuộc họp của bạn một cách cẩn thận trước khi áp dụng phương pháp này. Có thể, ví dụ, một cuộc họp đứng ngắn, với một nội dung nhỏ và ý tưởng được gửi qua email trước?
Mẹo:
Nếu bạn là người đầu tiên trong tổ chức cố gắng đi bộ trong cuộc họp, bạn có thể gặp phải một số sự chống cự. Vì vậy, hãy bắt đầu với một nhóm nhỏ những người bạn biết sẽ thích nó. Bạn có thể mời họ một cốc cà phê trong lần đầu tiên, để quả bóng “họp đi bộ” bắt đầu lăn trong doanh nghiệp.
Làm thế nào để tổ chức một cuộc họp đi bộ
Theo bốn bước để tổ chức một cuộc họp hiệu quả trong khi di chuyển.
- Dành thời gian để lên kế hoạch
Chuẩn bị một lịch trình, giữ trong tâm trí rằng “đi bộ và nói chuyện” là rất tốt cho việc tạo ra những ý tưởng mới hoặc giải quyết vấn đề nhưng có lẽ không phải là lựa chọn tốt nhất để thảo luận về các số liệu bán hàng mới nhất. Thời gian họp dự kiến của bạn 15-30 phút thường là lý tưởng.
Nguồn lực cần được giữ ở mức tối thiểu, nhưng đó là một ý tưởng tốt để có một cuốn sổ ghi chép, hoặc sử dụng máy ghi âm giọng nói của điện thoại hoặc một cơ sở sao chép văn bản, để lưu ý các ý tưởng quan trọng. Kiểm tra thời tiết, nếu bạn có kế hoạch đi bộ ngoài trời và có một phương án dự phòng trong nhà, để đề phòng.
Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ muốn hạn chế số lượng người tham dự cuộc họp của bạn không có nhiều hơn ba. Nó dễ dàng hơn cho tất cả mọi người tham gia khi số lượng ít.
Mặc dù có thể có những cuộc họp đi bộ hơn ba người, các nhóm lớn hơn chắc chắn sẽ chia nhỏ thành các nhóm 2 hoặc nhóm 3. Điều này có thể dẫn đến những ý tưởng không được thảo luận kỹ lưỡng bởi cả nhóm, và cũng có thể gây khó khăn hơn cho tất cả mọi người trogn việc đồng ý về một ví trí được chấp nhận khi kết thúc đi bộ.
Tuy nhiên, điều này có thể tỏa sáng trong một số trường hợp. Nếu, ví dụ, bạn muốn có một đội nhóm lớn suy nghĩ về ý tưởng và sau đó gặp mặt thảo luận, bạn có thể chia thành các nhóm cuộc họp đi bộ và phản hồi lại với nhau tại văn phòng.
Chú thích:
Hãy nhớ rằng mọi người có mức độ thể chất khác nhau. và chắc chắn cần tìm ra nếu cá nhân có nhu cầu đặc biệt mà bạn sẽ cần để phục vụ. Nếu một thành viên trong nhóm bạn gặp khó khăn trong việc di chuyển, hãy chọn một hành trình nhẹ nhàng.
- Hãy để mọi người biết trước điều gì sẽ diễn ra
Đừng làm rối cuộc họp đi bộ với những người tham dự. Hãy gửi một số email nhắc nhở nhẹ nhàng trong những ngày trước cuộc họp, để họ có nhiều thời gian để chuẩn bị. Họ sẽ muốn có đôi giày thoải mái và quần áo thích hợp – cuộc họp của bạn sẽ không thành công nếu mọi người lạnh hoặc đau đớn.
- Giữ cho nó ngắn và nhẹ nhàng
Ra khỏi môi trường văn phòng thường có nghĩa là nó có thể trở nên hấp dẫn (ít nhất là ban đầu) để đi lang thang vào chuyện không liên quan hoặc để cho phép bản thân bị phân tâm bởi môi trường xung quanh của bạn. Nhưng bạn muốn mọi người tham gia cuộc họp đi bộ của bạn một cách nghiêm túc, vì vậy hãy gắn theo lịch trình, khuyến khích người tham gia rõ ràng và ghi lại bất cứ điều gì quan trọng.
Đi bộ với tốc độ thoải mái, và xem xét việc làm nhẹ nhàng cuộc họp đi bộ của bạn với một điểm dừng chân – cho lý do sức khỏe hay sự tập trung, tốt nhất là không cho thực phẩm có hàm lượng calo cao. Một thức uống lành mạnh, một món ăn nhỏ, hoặc thậm chí một cái nhìn tuyệt vời – là một phần của một kì nghỉ ngắn để nạp lại sự sáng tạo của mọi người
- Theo dõi buổi họp đi bộ của bạn
Nó thực sự quan trọng để theo dõi và có hành động về cuộc họp đi bộ của bạn, vì vậy mà các đồng nghiệp của bạn xem chúng như là có giá trị. Đảm bảo rằng bạn cung cấp cho họ thông tin phản hồi thường xuyên về những thay đổi mà bạn đã thực hiện như một kết quả của kinh nghiệm.
Chú thích:
Cựu giám đốc Apple, Steve Jobs cũng được biết đến với sở thích cuộc họp đi bộ. Mark Zuckerberg của Facebook và Jack Dorsey của Twitter cũng là người hâm mộ lớn với hình thức này!
Những điểm chính
các cuộc họp Đi bộ có thể giúp thúc đẩy sự sáng tạo, mối quan hệ, và sức khỏe thể chất và tinh thần, và thậm chí có thể giúp kéo dài cuộc sống của họ. Đó là một bước đi đúng hướng để đấu tranh chống các vấn đề sức khỏe nghiêm trọng gây ra bởi việc ngồi quá nhiều.
Những cuộc họp này thích hợp nhất cho các buổi thảo luận và động não nói chung.
Chúng có thể tạo ra ý tưởng hoặc giải pháp có thể được thảo luận và phát triển trong vào một ngày sau đó trong một khung cảnh trang trọng hơn. Chúng tương đối dễ dàng để tổ chức, và không cần thiết bị đặc biệt. Bầu không khí thoải mái giúp mọi người có khả năng nói ngắn gọn và tràn đầy sinh lực và tham gia.
