Blog

Điều lệ đội – Công cụ Quản lý Đội nhóm không thể thiếu

Chẳng phải sẽ rất tuyệt khi đội nhóm của bạn phối hợp mượt mà với nhau để triển khai và hoàn thành mọi công việc? Nhưng sẽ ra sao nếu mỗi người đi một hướng? Tập trung vào sai mục tiêu, lãng phí nguồn lực, xung đột đội nhóm và dự án thất bại là những hậu quả có thể xảy ra.

Điều lệ đội là tài liệu xác định mục đích của đội nhóm, nó sẽ hoạt động thế nào và kết quả mong đợi ra sao. Đó là “lộ trình” mà đội nhóm tạo ra ngay từ đầu cuộc hành trình để đảm bảo tất cả người tham ra đều rõ ràng về vị trí họ đang hướng đến và định hướng khi gặp khó khăn.

Để đội nhóm xuất phát “đúng cách”, Điều lệ đội nên được lập ra ngay từ khi hình thành đội nhóm. Điều này đảm bảo mọi người tập trung vào đúng mục tiêu ngay từ đầu. Ngoài ra, lập điều lệ đội cũng giúp đội nhóm của bạn nhìn lại “bức tranh toàn cảnh”.

Lưu ý:

Không lập kế hoạch, là lập kế hoạch cho thất bại“. Lúc này thiết lập một bộ điều lệ cho đội nhóm sẽ giúp bạn phải trả cái giá rẻ hơn rất nhiều khi triển khai dự án.

Định dạng của điều lệ đội thay đổi theo tình huống và đội nhóm. Hãy áp dụng các yếu tố sau với tình huống của đội nhóm bạn.

  • Bối cảnh.
  • Sứ mệnh và mục tiêu.
  • Thành phần và Vai trò.
  • Thẩm quyền và Ranh giới.
  • Nguồn lực và Hỗ trợ.
  • Vận hành.
  • Đàm phán và Thỏa thuận.

Mục lục

Bối cảnh

Đây là phần giới thiệu của điều lệ. Chỉ ra lý do hình thành đội nhóm, vấn đề cần được giải quyết, và vấn đề này liên quan gì tới mục tiêu chung của tổ chức, cũng như hậu quả xảy ra nếu vấn đề không được xử lý.

  • Vấn đề đang được giải quyết là gì?
  • Kết quả dự kiến là gì?
  • Tại sao nó lại quan trọng?

Ví dụ:

Đội nhóm đã được thành lập để tăng cường hợp tác và đoàn kết giữa các đơn vị kinh doanh trong Công ty đa quốc gia ở các nước khác nhau.

Việc thiếu hợp tác giữa các đơn vị kinh doanh ở các nước từ trước đến nay có nghĩa không có sự kết nối trong quá trình bán ra các sản phẩm giống nhau trong danh mục sản phẩm của công ty tại các thị trường khác nhau. Điều này đã làm suy yếu khả năng đạt được quy mô sản xuất lớn hơn, dẫn đến ngân sách R & D bị lãng phí. Đây là những lý do chính dẫn tới tình trạng công ty đã bị mất thị phần vào tay đối thủ cạnh tranh.

Sứ mệnh và Mục tiêu

Đây là phần trọng tâm của Điều lệ. Bằng cách xác định một sứ mệnh, đội nhóm sẽ biết mình cần phải đạt được điều gì. Nếu không có một sứ mệnh rõ ràng, đội nhóm sẽ không đi tới đâu.

Ví dụ:

Nhiệm vụ của nhóm A là phát triển một kế hoạch tăng sự gắn kết giữa các đơn vị kinh doanh đa quốc gia, để trong vòng 3 năm tới họ sẽ bán một loạt các sản phẩm phổ thông.

Giai đoạn tiếp theo là thực hiện sứ mệnh, và biến nó thành các mục tiêu có thể đo lường được. Đây là những mục tiêu và các cột mốc quan trọng giữ cho đội nhóm đi đúng hướng.

Khi thiết lập mục tiêu, hãy sử dụng khuôn mẫu SMART. Chìa khóa ở đây là đảm bảo mỗi mục tiêu đều có thể đo lường được.

Ví dụ về mục tiêu:

Để phỏng vấn các nhà quản lý tại các quốc gia khác nhau và các nhà quản lý về sản phẩm để xác định lý do tại sao các nước không hợp tác với nhau. Khảo sát sẽ được hoàn thành và trình lên CEO vào ngày 31 tháng 3.

  • Chuẩn bị các đề xuất dự thảo đầu tiên, và trình lên CEO vào ngày 15 tháng 4.
  • Sắp xếp lại các đề xuất, và trình bày tại cuộc họp quản lý khu vực vào ngày 25 tháng 4.
  • Trình bày kế hoạch chi phí cho CEO vào ngày 15 tháng 5.

Thành phần và Vai trò

Đội nhóm có hiệu quả nhất khi:

  • Họ có các thành viên với các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc.
  • Các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ kinh nghiệm và đề xuất phương pháp tiếp cận từ nhiều góc độ khác nhau.
  • Họ có đủ người để làm việc, nhưng không quá nhiều người (7 là một con số lý tưởng).
  • Họ có đại diện từ các bộ phận chức năng liên quan, các cơ quan, đơn vị, hoặc các bên liên quan (có thể bao gồm cả khách hàng, và quản lý cấp cao).

Hãy nhìn vào sứ mệnh và mục tiêu của bạn để xác định những vị trí nào là cần thiết. Xác định thành phần và vai trò sẽ giúp bạn:

  • Chọn đúng thành viên để đảm nhiệm vai trò phù hợp
  • Không để khoảng trống đối với các kỹ năng quan trọng

Cách tốt nhất để làm việc này là liệt kê thành viên trong nhóm và xác định vai trò và trách nhiệm của mỗi người.

  • Ai sẽ là trưởng nhóm?
  • Liên lạc viên giữa các nhóm và các bên liên quan khác là ai?
  • Ai chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ và kết quả?

Ví dụ:

Đội nhóm được tạo thành từ các đại diện cấp cao của 4 khu vực, nhân sự, hệ thống thông tin, ủy ban cấu trúc tổ chức và nhóm tài chính. Phạm vi kỹ năng và kiến thức này sẽ giúp đội nhóm hiểu được các vấn đề liên quan đến từng quốc gia, cũng như phát triển giải pháp cho các vấn đề nổi bận.

Vinh sẽ đảm nhận vai trò Trưởng nhóm. Trong vai trò đó, cô chịu trách nhiệm:

  • Đảm bảo Điều lệ đội được tuân thủ.
  • Quản lý hoạt động hàng ngày.
  • Quản lý ngân sách.
  • Hỗ trợ các thành viên trong đội nhóm.
  • Cung cấp báo cáo tiến độ cho CEO hàng tuần.

Thẩm quyền và ranh giới

Với các vai trò được xác định, bây giờ bạn cần phải nhìn vào những gì thành viên trong nhóm có thể và không thể làm để đạt được sứ mệnh:

  • Cần bao lâu để phân bổ nhiệm vụ cho đội nhóm. và hoạt động nào được ưu tiên so với các hoạt động đang diễn ra khác?
  • Các thành viên giải quyết xung đột giữa công việc hàng ngày của họ và nhiệm vụ chung của đội nhóm?
  • Ngân sách về thời gian và tiền bạc là gì?
  • Có cần tuyển dụng thêm thành viên mới không?
  • Đội nhóm có thể làm gì, không thể làm gì, và cần được chấp thuận yêu cầu gì trước để triển khai công việc?

Ví dụ:

Vinh, làm lãnh đạo đội nhóm, có thẩm quyền chỉ đạo và kiểm soát công việc và yêu cầu nhân viên dành toàn thời gian cho dự án này.

Nguồn lực và sự hỗ trợ có sẵn

Phần này liệt kê các tài nguyên có sẵn cho đội nhóm để hoàn thành các mục tiêu. Bao gồm ngân sách, thời gian, thiết bị và con người. Cùng với việc đánh giá hiệu suất, các thay đổi về nguồn lực cần được theo dõi thường xuyên.

Thêm vào đó, hỗ trợ đào tạo và huấn luyện cho đội nhóm để thực hiện công việc tốt nhất.

Ví dụ: Ngân sách 75.000 đô la có sẵn cho việc đi lại và ăn ở cho 2 thành viên đi phỏng vấn các quản lý cấp cao ở các quốc gia lớn, những cuộc phỏng vấn còn lại được thực hiện qua điện thoại.

CEO gặp Vinh lúc 4:30 chiều thứ Hai hàng tuần để cập nhật tiến độ và hỗ trợ phù hợp.

Vận hành

Phần này phác thảo cách đội nhóm hoạt động hàng ngày.

Ví dụ: Họp nhóm

  • Cuộc họp đầu tiên sẽ diễn ra vào thứ 2, 28 tháng Hai, lúc 2:00 chiều.
  • Nhóm sẽ họp vào thứ Hai hàng tuần từ 14:00 – 15:30 trong suốt thời gian triển khai dự án.
  • Mỗi thành viên trình bày một báo cáo ngắn gọn về nhiệm vụ của mình.
  • Nếu một thành viên không thể tham dự, phải gửi báo cáo hiện trạng công việc cho trưởng nhóm và truyền đạt những mong đợi tiếp theo.
  • Biên bản cuộc họp sẽ được tổng hợp bởi Vân và gửi email cho tất các thành viên vào sáng ngày hôm sau.

Đàm phán và Thỏa thuận

Một điều lệ đội tốt xuất hiện tự nhiên thông qua quá trình đàm phán. Đội nhóm về khách hàng thiết lập Bối cảnh và Sứ mệnh. Mục tiêu, thành phần, vai trò, ranh giới và nguồn lực lý tưởng xuất hiện qua thương lượng giữa nhà tài trợ, trưởng nhóm và các bên liên quan khác.

Lưu ý:

Có 3 điều là chìa khóa thành công ở đây:

  • Thảo luận trong nhóm và với đội ngũ lãnh đạo để đảm bảo nhiệm vụ và Điều lệ đội đáng tin cậy.
  • Thương lượng quyết đoán giữa nhà tài trợ và trưởng nhóm để đảm bảo nhiệm vụ có thể đạt được, và đủ nguồn lực triển khai.
  • Hỗ trợ từ nhà tài trợ để đảm bảo rằng các nguồn lực này thực sự được cung cấp.

Những cuộc thảo luận này dẫn đến kết quả rằng đội nhóm tin tưởng rằng sứ mệnh có thể đạt được và cam kết với nó.

Cuối cùng, nhưng không kém phần quan trọng, đó là được phê duyệt. Đây là lúc tất cả thành viên trong đội nhóm kỹ tên trên Điều lệ và cam kết thực hiện theo các nguyên tắc và vai trò được nêu chi tiết.

Đây là một cử chỉ tượng trưng thể hiện sự cam kết đối với sứ mệnh và mục tiêu.

Chúc bạn xây dựng được một bản Điều lệ đội phù hợp nhất cho đội nhóm của mình.

Banner Lean Hr