Tránh những sai lầm ngớ ngẩn trong giao tiếp
Ví dụ, nếu bạn gửi email mà không kiểm tra lại và sau đó nhận ra rằng có sai lỗi chính tả hay nhầm lẫn thông tin,… bạn có thể kết thúc nó một cách luộm thuộm và không chuyên nghiệp.
Những sai lầm khác trong giao tiếp có thể gây nên hậu quả nghiêm trọng. Chúng có thể làm hoen ố danh tiếng của bạn, khiến khách hàng khó chịu hoặc thậm chí mất thu nhập.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét 10 lỗi giao tiếp phổ biến và thảo luận xem bạn có thể làm gì để tránh chúng.
Mục lục
Sai lầm 1: Không Chỉnh sửa
Sai sót về chính tả, ngữ điệu và câu từ khiến bạn trông thật bất cẩn. Đó là lý do tại sao kiểm tra tất cả các thông tin trước khi gửi chúng là điều cần thiết.
Đừng dựa vào công cụ kiểm tra chính tả, có thể bạn gõ sai chính tả nhưng từ đó lại có nghĩa, dẫn tới câu từ vô nghĩa. Thay vào đó hãy đọc lại và kiểm tra cẩn thận.
Lập một danh sách các từ, cụm từ mà bạn thường viết sai chính tả cũng rất hữu ích, đặc biệt các từ có âm “tr, ch” hay “l, n”,…
Có thể khó tìm ra lỗi sai trong chính công việc của mình, có thể nhờ đồng nghiệp xem qua tài liệu quan trong trước khi phát hành chúng. Ngoài ra, đọc to chúng lên – điều này giúp bạn phát hiện lỗi chính tả, giọng điệu dễ hơn. Sau đó, dành thời gian sửa đổi lỗi nếu có.
Sai lầm 2: Truyền tải tin xấu bằng email
Bạn thông báo sa thải tới nhóm qua email hay IM? Nếu làm thế, bạn có thể đảo lộn mọi thứ!
Giao tiếp bằng văn bản không cho phép bạn truyền tải các thông điệp phức tạp với các tín hiệu phi ngôn ngữ (chẳng hạn như ngôn ngữ cơ thể) và chúng không cho phép bạn đối phó ngay lập tức với những cảm xúc mãnh liệt.
Nếu cần đưa tin xấu, hãy gặp trực tiếp và suy nghĩ cẩn thận xem làm thế nào bạn có thể làm điều đó một cách tế nhị, từ đó bạn có thể chuyển tải thông điệp, đồng thời giảm thiểu sự khó chịu dài hạn.
Khi đưa ra thông điệp khó khăn, bạn thấy rằng mọi người có thể đã hiểu nhầm phần chính của thông điệp hoặc có thể đã chấp nhận thông tin cực kỳ tồi tệ. Sau đó bạn có thể thực hiện các bước để làm rõ thông điệp của mình, hoặc giúp mọi người đối phó với tin tức khó.
Sai lầm 3: Tránh những cuộc hội thoại khó, phức tạp
Một số trường hợp, bạn sẽ cần đưa ra phản hồi tiêu cực. Xu hướng thường gặp là tránh những cuộc trò chuyện này, nhưng điều này có thể gây ra nhiều vấn đề hơn nữa – đặc biệt, có thể khiến vấn đề nhỏ phát triển thành vấn đề lớn hơn.
Chuẩn bị là chìa khóa để giải quyết vấn đề này. Học cách đưa ra các phản hồi rõ ràng và xem xét công cụ phản hồi SBI khuyến khích mọi người phản ánh về hành vi của họ.
Bạn cũng có thể thử tập trước gương để tự tin hơn trong cả lời nói và ngôn ngữ cơ thể.
Sai lầm 4: Không quyết đoán
Quyết đoán là về việc nói những gì cần nói, trong khi xem xét mong muốn và nhu cầu người khác.
Có thể một số trường hợp bạn không đạt được mong muốn khi quyết đoán, nhưng hãy tìm một cơ hội tốt hơn hoặc đi đến một thỏa hiệp, bởi bạn bạn biết rõ nhu cầu của mình. Xác định nhu cầu của bạn và quyết đoán trong giao tiếp.
Quyết đoán cũng có nghĩa là nói “không” khi cần. Bài viết Nói “có” với người và nói “Không” với nhiệm vụ giải thích cách từ chối các yêu cầu một cách nhẹ nhàng nhưng quyết đoán, trong khi vẫn duy trì các mối quan hệ tốt.
Chú thích:
Quyết đoán là không giống như gây hấn. Khi bạn hung hăng, bạn đẩy mọi thứ theo cách của mình mà không cần suy nghĩ về quyền, mong muốn và nhu cầu của người khác.
Sai lầm 5: Phản ứng, không phải phản hồi
Bạn đã bao giờ hét vào mặt đồng nghiệp khi giận dữ hay trả lời email ngắn gọn, mà chưa suy nghĩ thấu đáo? Nếu vậy, bạn có thể đã phản ứng theo cảm xúc, thay vì phản hồi một cách bình tĩnh.
Đây là loại phản ứng cảm xúc có thể gây tổn hại danh tiếng. Bạn có thể khiến mọi người khó chịu với những cảm xúc giận dữ này và để lại ấn tượng là một người thiếu kiểm soát và trí tuệ cảm xúc.
Bài viết về quản lý cảm xúc nơi làm việc cho bạn lời khuyên về việc làm thế nào để giữ phản ứng dưới sự kiểm soát.
Sai lầm 6: Không Chuẩn bị kỹ lưỡng
Bài thuyết trình hay bản báo cáo hay email, nếu không được chuẩn bị kỹ lưỡng, sẽ khiến khán giả thất vọng và qua thời gian, gây tổn hại danh tiếng của bạn. Đây là lý do tại sao điều cần thiết bạn cần làm là chuẩn bị và lên kế hoạch truyền thông một cách cẩn thận.
Đầu tiên, dành thời gian lên kế hoạch một cách cẩn thận. Xem xét sử dụng công cụ Tam giác hùng biện và Chuỗi động lực của Monroe tạo ra một thông điệp đáng tin cậy, thông minh, hấp dẫn và thu hút được cảm xúc của khán giả, cũng như trí tuệ của họ.
Dành thời gian đọc lại, tìm kiếm hình ảnh và kiểm tra xem tài liệu tương thích chưa. Nếu bạn có một bài diễn văn hay bài thuyết trình, hãy luyện tập kỹ lưỡng, lúc đó bạn sẽ thành thạo và truyền cảm hứng cho mọi người.
Sai lầm 7: Sử dụng một phương pháp tiếp cận với mọi vấn đề
Nếu bạn sử dụng một phương pháp tiếp cận với mọi vấn đề, bạn đã bỏ qua sự khác nhau về tính cách, nhu cầu và mong đợi của mọi người. Trong thực tế, giao tiếp cần giải quyết những khác biệt này càng nhiều càng tốt.
Nếu bạn đang chuẩn bị cho một bài thuyết trình, đảm bảo bạn đã xem xét sự khác nhau về cách học của mọi người. Có nghĩa tất cả mọi người – từ những người học theo phương pháp đọc tới những người tiếp cận theo hướng thực hành – đều hưởng lợi từ bài trình bày của bạn.
Sai lầm 8: Không cởi mở với người mới
Nơi làm việc hàng ngày có sự khác nhau nào về dân tộc, tôn giáo, lứa tuổi, khả năng và quan điểm. Những khác biệt này tạo ra một tấm thảm phong phú về kinh nghiệm và ý kiến tăng đáng kể cuộc sống của chúng ta.
Tuy nhiên, bạn có thể bị cám dỗ trong việc rập khuôn các đồng nghiệp hoặc khách hàng mới hoặc đưa ra giả định về họ dựa trên một vài mẩu thông tin. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn không có nhiều thời gian tìm hiểu về họ.
Giả định hạn chế giao tiếp cởi mở, bởi bạn không cân nhắc đến sự độc đáo, tính cách và kinh nghiệm riêng của người khác. Theo thời gian, điều này có thể gây nguy hiểm tới mối quan hệ của bạn với họ.
Vì vậy, dành thời gian lắng nghe khi gặp một người mới. Cho họ không gian nói về quan điểm của mình và dành thời gian tiếp thu nó.
Sau đó, tìm hiểu xem làm thế nào quản lý sự khác biệt văn hóa, từ đó nắm bắt nhu cầu và mong đợi của mỗi người. Nếu bạn thường xuyên làm việc với người nước ngoài, hãy tìm hiểu thêm về trí tuệ văn hóa, từ đó bạn có thể điều chỉnh hành vi của mình khi tiếp xúc với mọi người từ một nền văn hóa khác.
Sai lầm 9: Giả định mọi người đã hiểu thông điệp của bạn
Luôn dành thời gian kiểm tra xem mọi người đã hiểu thông điệp của bạn chưa.
Ví dụ, khi gửi email, bạn có thể khuyến khích mọi người phản hồi bằng câu hỏi hoặc trả lời nếu họ chưa hiểu một phần thông điệp.
Hoặc, nếu bạn trình bày một bài thuyết trình, cho mọi người thời gian thảo luận hoặc đặt câu hỏi ở cuối buổi.
Mẹo:
Để kiểm tra xem bạn đã hiểu chính xác thông điệp chưa, sử dụng câu hỏi mở bắt đầu với “làm thế nào”, “tại sao” hay “những gì”. Điều này khuyến khích sự phản ánh, giúp đối tượng giao tiếp giải thích những gì họ nhận được từ cuộc giao tiếp với bạn.
Sai lầm 10: Vô tình xâm phạm quyền riêng tư của người khác
Bạn đã bao giờ gửi một email nhạy cảm tới sai người hay gửi một file đính kèm không chính xác? Những loại lỗi này có thể gây ra các vấn đề thương mại nghiêm trọng, xâm phạm quyền riêng tư của mọi người và dẫn đến sự bối rối và nhầm lẫn.
Để tránh vấn đề này, viết thông điệp nhạy cảm trước khi chọn người nhận và sau đó kiểm tra địa chỉ email 2 lần. Nếu chương trình email tự động điền địa chỉ người nhạn, bạn cần chuyển đổi tính năng này, có ý thức chọn đúng người nhận.
Dự thảo các email này trong một tài liệu xử lý văn bản hoặc email trống cũng sẽ hữu ích và sau đó copy văn bản vào một thông điệp mới. Bằng cách này, bạn sẽ không vô tình bao gồm bất kỳ thông tin nào từ thông điệp trước.
Và, nếu bạn gửi file đính kèm nhạy cảm hoặc bí mật, hãy kiểm tra xem có sự thay đổi hay nhận xét nào trong đó không và đảm bảo bạn gửi đúng phiên bản.
Những điểm chính
Mọi người đều mắc lỗi giao tiếp theo thời gian. Tuy nhiên, bạn sẽ bảo vệ được danh tiếng nếu tránh được những lỗi phổ biến nhất, gồm không chỉnh sửa công việc của mình, vô tình xâm phạm quyền riêng tư của người khác khi chuyển tiếp email và không quyết đoán.
Chìa khóa để giao tiếp tốt là suy nghĩ về nhu cầu của đối tượng giao tiếp. Chuẩn bị cho mỗi email, tài liệu và phần trình bày một cách cẩn thận và dành thời gian kiểm tra nó.
Hãy nhớ giao tiếp là một quá trình hai chiều. Hãy sẵn sàng cho các câu hỏi và lắng nghe những gì người khác nói.
Theo thời gian, bạn sẽ thấy giao tiếp tốt có thể nâng cao đáng kể mối quan hệ làm việc và sự hài lòng trong công việc.
