Điều lệ dự án – Phạm Thống Nhất

Tạo ra một khởi đầu tốt đẹp

Bạn có thể sử dụng điều lệ dự án trong các cuộc thảo luận với nhóm và các bên liên quan khác.

Bạn vừa được bổ nhiệm làm quản lý cho một dự án mới.

Các nhà quản lý cấp cao đã ký kết hợp đồng kinh doanh và bạn đang bận rộn tuyển dụng một nhóm dự án toàn thời gian. Bạn cũng xác định một nhóm người trong tổ chức để giúp bạn thực hiện một số tác vụ nhất định trong dự án. Một số trong những người này đã tham gia vào các dự án trước đây và một số hoàn toàn mới.

Là người quản lý dự án, bạn cần một dự án đủ điều kiện được phê duyệt. Bạn sẽ có các thành viên trong đội với mức độ tham gia khác nhau. Vấn đề là tồn tại những người có những quan điểm khác nhau về mục tiêu dự án, đặc biệt nếu dự án đã được lên kế hoạch trong một thời gian xác định.

Vậy, làm thế nào bạn có thể giúp đội nhóm làm việc tích cực và hiệu quả và làm thế nào bạn có thể đảm bảo rằng mọi người đều hiểu được mục đích của dự án?

Đây là lúc Điều lệ dự án có thể giúp đỡ. Trong bài này, chúng tôi sẽ xem xét những lý do bạn nên sử dụng Điều lệ dự án và xem xét những điều chính mà bạn cần phải có khi thực hiện dự án.

Mục lục

Tại sao nên sử dụng Điều lệ dự án?

Điều lệ dự án phác thảo các mục tiêu của dự án và cung cấp một cái nhìn tổng quan về dự án và cảm nhận như thế nào khi làm việc. Bạn có thể sử dụng Điều lệ dự án trong các cuộc thảo luận với các thành viên của nhóm dự án, các nhóm quản trị và các bên liên quan khác – hoặc là riêng lẻ hoặc như một phần của hội thảo – như một cách để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu các yêu cầu của dự án.

Viết một Điều lệ dự án buộc bạn phải suy nghĩ về toàn bộ dự án. Bạn phải hiểu tất cả các tài liệu liên quan hiện có, xem xét cách bạn muốn tiếp cận thực hiện các phần nhất định của dự án và xác định những điểm chính mà tất cả mọi người tham gia vào dự án cần phải hiểu.

Bạn cũng có thể sử dụng Tài liệu thực hiện dự án (PID) thay vì Điều lệ dự án cho các mục đích trên vì chúng là những tài liệu rất giống nhau. Tuy nhiên, Tài liệu Thực hiện Dự án thường chi tiết hơn. Vì vậy, một Điều lệ dự án phù hợp trong trường hợp bạn không có nguồn lực để viết một tài liệu chi tiết hoặc khi bạn muốn bắt đầu thực hiện dự án một cách nhanh chóng.

Mẹo:

Phương pháp quản lý dự án mà tổ chức sử dụng cũng có thể giúp xác định xem bạn nên sử dụng Điều lệ dự án hay tài liệu thực hiện dự án.

Định dạng của Điều lệ dự án

Bạn có thể cung cấp một Điều lệ dự án dưới dạng một báo cáo hoặc một bản trình bày.

Định dạng báo cáo – Sử dụng nó nếu Điều lệ dự án phải tự giải thích. Ví dụ, bạn có thể muốn sử dụng nó làm tài liệu tham khảo cho nhóm, để cung cấp cơ sở cho những gì bạn và các bên liên quan yêu cầu và mong đợi từ dự án. Sau đó, bạn có thể đệ trình Điều lệ dự án như là một phần của quá trình phê duyệt dự án.
Định dạng bài thuyết trình – Sử dụng nó nếu bạn sẽ trình bày Điều lệ dự án như một phần của một cuộc thảo luận. Ví dụ, bạn có thể sử dụng Điều lệ dự án để cung cấp tổng quan dự án cho nhóm tại cuộc họp. Hoặc sử dụng nó để tóm lược cho nhóm quản lý và các bên liên quan hiểu lúc mở đầu cuộc họp dự án.

Nội dung của Điều lệ dự án

Nội dung của mỗi Điều lệ dự án cụ thể bao gồm:

Bối cảnh và lý do.
Yêu cầu của dự án.
Giao dự án.
Bước tiếp theo.

1. Bối cảnh và lý do

Phần này mô tả dự án được nghiên cứu như thế nào. Cụ thể, nó sẽ:

Xác định các cơ hội mà dự án sẽ khai thác hoặc các vấn đề mà nó sẽ giải quyết.
Cung cấp bản ghi chép các sự kiện và thảo luận chính cho đến nay, bao gồm bất kỳ quyết định quan trọng nào bạn đã thực hiện.
Tham khảo các nhiệm vụ của dự án hoặc báo cáo khác của các nhà quản lý cấp cao để giúp xác định yêu cầu của dự án.
Xác định nhà tài trợ dự án và bất kỳ người quan trọng nào khác đã tham gia bắt đầu dự án, chẳng hạn như những người liên quan đến việc tạo ra nhiệm vụ, kế hoạch kinh doanh hoặc tài liệu chiến lược cho dự án.
Cung cấp tài liệu tham khảo và liên kết đến các tài liệu hiện có khác mà các thành viên có thể cần để biết thêm chi tiết. Điều này có thể bao gồm các nhiệm vụ, kế hoạch kinh doanh và các tài liệu chiến lược.

2. Yêu cầu của dự án

Phần này cung cấp thêm thông tin về bản thân dự án

Mục tiêu – Liệt kê các mục tiêu của dự án. Ưu tiên các mục tiêu này, nếu thích hợp.
Khách hàng và các bên liên quan khác – Xác định khách hàng của dự án. Mô tả các mối quan tâm chính của các bên liên quan chính. Việc đưa phân tích các bên liên quan cấp cao vào giai đoạn này rất hữu ích.
Phạm vi – Xác định phạm vi của dự án. (những gì bạn cần làm để cung cấp cho dự án). Hãy nhớ rằng phạm vi leo thang (những thay đổi không kiểm soát được trong phạm vi dự án của bạn) là một vấn đề phổ biến đối với việc quản lý dự án, do đó đảm bảo bạn nên dành thời gian cho nó.

Bạn có thể chỉ định phạm vi bằng cách xác định chức năng, hệ thống, giao diện, quy trình, phòng ban và bên liên quan bên ngoài (như nhà cung cấp và khách hàng) của dự án. Đôi khi cũng hữu ích để nói lên điều gì không thuộc phạm vi của dự án.

Hạn chế – Liệt kê những hạn chế chính có thể ảnh hưởng đến dự án. Đây có thể là những hạn chế từ nhiệm vụ ban đầu của dự án hoặc có thể là một phần của các cuộc thảo luận sau này.

Ví dụ về một hạn chế có thể là “dự án không thể bị chậm trễ vượt quá ngày 30 tháng 9 năm 2017 vì đầu ra phải đáp ứng một yêu cầu pháp lý.” Hoặc, “nhân viên bộ phận tài chính không thể tham gia vào các cuộc hội thảo trong tháng 3 vì họ cam kết bận chuẩn bị cho báo cáo cuối năm”

Các mốc quan trọng và các sản phẩm – Cung cấp thời gian cho các giai đoạn của dự án và xác định mốc quan trọng. Điều quan trọng là phải xác định thời gian cho buổi thảo luận, thời gian xác nhận.

Nếu có kỳ vọng về chất lượng khi dự án hoàn thành hoặc các sản phẩm chuyển tiếp tạm thời, hãy liệt kê những điều này ở đây.

Chi phí, lợi ích và giả định – Soạn thảo bản chi phí và lợi ích của dự án kinh doanh. Hãy nhớ bao gồm các lợi ích định tính và định lượng. Ngoài ra, liệt kê tất cả các giả định bạn đã đưa ra trong báo cáo chi phí và lợi ích dự kiến của bạn.

Mẹo:

Điều tra các giả định càng sớm càng tốt trong khoảng thời gian thực hiện dự án. Giả định sai có thể mất thời gian sửa chữa và làm cho dự án bị trì hoãn.

Ví dụ, nếu dự án giả định rằng có đủ phần cứng CNTT để đáp ứng nhu cầu của dự án, hãy điều tra càng sớm càng tốt. Nếu giả thiết này không đúng, bạn sẽ cần thời gian để đàm phán tăng ngân sách của dự án.

3. Thực hiện dự án

Phần này của Điều lệ dự án tập trung vào cách dự án sẽ được thực hiện.

Thách thức, rủi ro và các vấn đề – Xác định những thách thức, rủi ro và các vấn đề chính có thể ảnh hưởng đến dự án. Tập trung vào các điểm lớn không nhất thiết phải vào tất cả mọi thứ bạn nghĩ đến.

Ví dụ, nếu thời hạn dự án không có nhiều nhưng bộ phận của bạn không hoàn thành kịp, điều này có thể là một nguy cơ.

Mẹo: Thảo luận và thống nhất những thách thức, rủi ro và các vấn đề với nhóm dự án ngay trong giai đoạn đầu của dự án. Điều này sẽ giúp các thành viên trong nhóm tham gia vào dự án tích cực hơn.

Tiếp cận dự án và các nguyên tắc chính – Xác định các nguyên tắc chính khi thực hiện dự án. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các dự án phức tạp, cũng như cho các dự án đòi hỏi những thay đổi đáng kể trong tổ chức của bạn.

Ví dụ, giả sử ba khu vực địa lý được xét đến trong giai đoan 1 của dự án. Nhóm dự án trung ương cần tạo ra một chiến lược thực hiện cốt lõi mà mỗi khu vực sau đó sẽ tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của nó.

Khung Quản trị – Giải thích dự án sẽ được quản lý như thế nào và ai là người có liên quan. Đặc biệt, mô tả quá trình phê duyệt cho các giai đoạn và quy trình đề xuất và chấp nhận dự án.
Vai trò và trách nhiệm của nhóm – Cần bao gồm tất cả các vai trò của dự án chứ không chỉ là vai trò thời gian. Đảm bảo bao gồm vai trò của những người tham gia quản lý dự án; Và xác định những người có trách nhiệm quản lý truyền thông trong dự án, quản lý mối quan hệ với các bên liên quan chính của bạn.
Quy trình quản lý nhóm – Nếu bạn đã trao đổi các quy trình báo cáo; lập kế hoạch; Quản lý rủi ro, thời gian rồi. Thì bạn cần xác định những yêu cầu bạn cần từ mỗi thành viên trong nhóm.

Nhiều nhóm dự án muốn tạo ra một danh sách “quy tắc cơ bản” phác thảo những gì mọi người có thể mong đợi từ các thành viên khác của nhóm.

4. Bước tiếp theo

Điều lệ dự án thường được sử dụng như là một phần của hội thảo nhóm hoặc cuộc họp, vì vậy nên bao gồm một bộ các bước tiếp theo để các thành viên trong nhóm biết được trách nhiệm của họ và có thể bắt đầu làm việc ngay khi chúng đã sẵn sàng.

Các bước tiếp theo điển hình dành cho các thành viên trong nhóm để:

Xem lại các tài liệu dự án trước đó (như ủy thác dự án và kế hoạch kinh doanh).
Tạo ra cách tiếp cận của họ để thực hiện và ghi lại điều này trong một tài liệu chiến lược.
Lập kế hoạch chi tiết các giai đoạn tiếp theo của dự án.
Lập ra các nguồn lực cần thiết trong suốt dự án.

Những điểm chính

Điều lệ dự án là tài liệu hữu ích giúp bạn đảm bảo rằng mọi người đều biết được mục đích của một dự án. Nó giúp giảm thiểu bất kỳ nhầm lẫn về những gì phải được thực hiện trong một dự án và giải thích làm thế nào mọi thứ nên được thực hiện.

Sử dụng Điều lệ dự án sẽ giúp nhóm dự án có một khởi đầu tốt đẹp bằng cách tạo ra môi trường làm việc tích cực và hiệu quả, nơi mọi người đều biết vai trò và trách nhiệm của họ.

Blog