Làm việc một cách thông minh mà không gặp khó khăn
Bạn thường dành bao nhiêu thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ, nếu tập trung liệu bạn có thể hoàn thành chỉ với một nửa thời gian không? Bạn có thể hoàn thành được công việc nào khác nếu đã trở nên chuyên nghiệp hơn?
Hầu hết mọi người đều muốn làm việc hiệu quả. Nhưng sự khéo léo nằm ở chỗ làm thể nào để làm được nhiều việc hơn trong thời gian ít hơn mà vẫn giữ được chất lượng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu các bước để thực hiện điều này.
Mục lục
Chiến lược để làm được nhiều công việc hơn
Hãy thực hiện theo các bước sau đây để làm việc hiệu quả hơn.
Bước 1: Thiết lập không gian của bạn
Có một nơi làm việc lành mạnh và thoải mái là rất quan trọng. Nghiên cứu cho thấy khi tạo ra không gian làm việc phù hợp, bạn có thể cải thiện năng suất làm việc của mình. Bạn cũng sẽ cảm thấy thoải mái và tập trung hơn.
Hãy bắt đầu bằng cách chuẩn bị bàn ghế thoải mái. Máy tính chuyên dụng nên được chiếu sáng, làm nóng hoặc mát phù hợp. Nơi làm việc cũng nên truyền cảm hứng cho bạn – bạn dành cả ngày ở đây vì vậy nó phải là nơi mà bạn yêu thích! Bài viết về Tối thiểu hóa căng thẳng tại nơi làm việc và Tạo môi trường làm việc năng động sẽ cho bạn một số lời khuyên để tạo không gian làm việc thoải mái.
Tiếp theo, hãy làm giảm tiếng ồn xung quanh: sự xáo trộn ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất. Bạn có thể đóng cửa văn phòng hoặc đeo tai nghe để có không gian yên tĩnh. Bạn có thể muốn nghe nhạc hoặc âm thanh trắng/ xám trong khi làm việc; Nghiên cứu cho thấy làm như vậy có thể cải thiện hiệu suất làm việc và tạo ra năng suất cao hơn.
Hãy tìm cách giảm thiểu phiền nhiễu và gián đoạn. Ví dụ: nếu đồng nghiệp liên tục gõ cửa phòng làm việc để thảo luận nhanh, hãy nói chuyện với từng người một một cách lịch sự rằng bạn đang bận. Hãy đề nghị thảo luận trong giờ nghỉ trưa hoặc tổ chức cuộc họp hàng tuần để giải quyết câu hỏi của họ.
Cuối cùng, hãy đảm bảo bạn có đầy đủ nguồn lực cần thiết để làm việc hiệu quả trước khi ngồi vào bàn làm việc. Bạn nên tìm một cuốn sách ảnh hưởng đến cả năng suất làm việc và khả năng tập trung.
Bước 2: Lên lịch trình công việc phù hợp với luồng năng lượng của bạn
Hãy suy nghĩ về sự thay đổi năng lượng của bản thân trong ngày. Tất cả chúng ta đều có những khoảng thời gian nhất định làm việc tích cực hơn và khi năng lượng giảm xuống, việc tiếp tục công việc trở nên khó khăn hơn.
Bạn sẽ làm nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ít hơn và tạo ra chất lượng công việc cao hơn bằng cách sắp xếp công việc theo dòng chảy tự nhiên. Lên kế hoạch làm những nhiệm vụ khó khăn, đòi hỏi sự tập trung khi bạn có nhiều năng lượng. Bài viết Thời điểm làm việc tốt nhất trong ngày giúp ích cho bạn trong việc tận dụng chu kỳ năng lượng của mình.
Để nuôi dưỡng bản thân trong giai đoạn năng lượng thấp, hãy uống nước, ra ngoài đi dạo, hoặc – nếu có thể – dành vài phút ngồi thiền. Hãy ngủ trưa trong thời gian nghỉ trưa: nghiên cứu đã cho thấy rằng giấc ngủ ngắn có thể chống lại sự mệt mỏi và cải thiện trí nhớ.
Bước 3: Loại bỏ những công việc không quan trọng
Không phải tất cả nhiệm vụ đều có tầm quan trọng như nhau. Một số công việc có giá trị và đáng giá với thời gian bạn bỏ ra trong khi những công việc khác không quan trọng và về lâu dài chỉ tạo ra ít giá trị cho tổ chức.
Hãy bắt đầu bằng cách ghi lại nhật ký hoạt động để tìm hiểu cách bạn dành thời gian mỗi ngày. Sau một hoặc hai tuần, hãy xem xét kỹ từng công việc. Những công việc nào giúp bạn đạt được mục tiêu của tổ chức và sự nghiệp? Và trong số đó, có công việc nào làm lãng phí thời gian không?
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc xác định hoạt động nào có giá trị nhất, hãy sử dụng Ma trận hoạt động ưu tiên để sắp xếp và quyết định xem những hoạt động đáng giá với nỗ lực của bạn.
Nếu có những nhiệm vụ không phải ưu tiên nhưng vẫn cần làm, bạn có thể ủy thác cho người khác. (Đối với công việc lớn, bạn có thể sử dụng Ma trận ra quyết định thuê ngoài để xác định xem nên thuê ngoài, tự mình thực hiện, chuyển cho thành viên khác hay loại bỏ hoàn toàn.)
Khi làm những công việc quan trọng, hãy chống lại sự thôi thúc khiến bạn phải thực hiện đa nhiệm. Điều này có thể kéo dài thời gian hoàn thành và tạo ra kết quả tồi tệ.
Bước 4: Sử dụng chiến lược quản lý thời gian
Hãy cân nhắc sử dụng chiến lược quản lý thời gian để cố gắng thực hiện nhiều công việc hơn trong thời gian ít hơn.
Bắt đầu bằng cách quản lý email hiệu quả. Chỉ kiểm tra hộp thư đến vào những thời điểm nhất định trong ngày. Điều này giúp hạn chế sự phân tâm và cho phép bạn quản lý luồng công việc hiệu quả hơn. Để tránh sự gián đoạn, hãy tắt dấu hiệu báo hiệu có tin nhắn mới đến.
Tiếp theo, hãy sử dụng Luật của Parkinson, trong đó nói rằng “Công việc mở rộng để lấp đầy khoảng thời gian giành để hoàn thành nó.” Có một số điều khá đúng- nếu bạn lên kế hoạch dành hai giờ cho một hoạt động, bạn sẽ thường phải mất hai giờ để hoàn thành. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ giành một giờ, rất có thể bạn sẽ tập trung hơn và hoàn thành nó trong thời gian quy định.
Bằng việc thử thách bản thân theo cách này và tập trung chú ý hoàn toàn vào công việc, bạn sẽ có nhiều khả năng trải nghiệm trạng thái dòng chảy trong công việc. Khi ở trong dòng chảy, bạn hoạt động ở mức tối đa và cảm thấy thoải mái với những gì mình làm.
Một công cụ khác mà bạn có thể sử dụng là Kỹ thuật xử lý đầu vào của Allen. Nó giúp bạn quản lý luồng công việc để có thể hoàn thành hiệu quả hơn.
Có nhiều chiến lược quản lý thời gian khác có thể giúp bạn làm việc nhanh hơn. Một trong số đó là giả vờ rằng ngày làm việc sẽ kết thúc vào buổi trưa. Nếu vậy, bạn sẽ phải làm gì hôm nay? Bạn sẽ tập trung như thế nào nếu chỉ có một vài giờ để hoàn thành những nhiệm vụ này?
Kỹ thuật Pomodoro cũng có thể giúp bạn nâng cao hiệu quả. Phương pháp đơn giản này khuyến khích bạn sử dụng bộ đếm thời gian và làm việc trong khoảng thời gian 25 phút. Sau khoảng thời gian nghỉ từ 5 đến 7 phút, bạn làm việc thêm 25 phút nữa. Mặc dù nghe đơn giản nhưng rất hiệu quả khi thực hiện những công việc nhàm chán, bởi vì bạn chỉ phải tập trung trong một khoảng thời gian ngắn trước khi nhận được phần thưởng “nghỉ ngơi”.
Ngoài ra, một số người làm việc nhanh hơn khi biết mình có trách nhiệm với người khác. Bạn có thể sử dụng điều này bằng cách yêu cầu một thành viên khác trong nhóm thiết lập thời hạn cho bạn. Ví dụ: nếu bạn biết sếp hoặc đồng nghiệp muốn mình hoàn thành công việc trong vòng 30 phút, bạn sẽ cố gắng hoàn thành đùng thời hạn vì không muốn làm họ thất vọng.
Bước 5: Tổ chức cuộc họp hiệu quả
Giáo sư Nicholas Romano và Jay Nunamaker đã tiến hành phân tích những cuộc họp có sự tham dự của các nhà quản lý và nhân viên tri thức. Họ nhận thấy rằng những nhóm chuyên gia này dành từ 25 đến 80% thời gian của mình để họp hành. Rơi vào khoảng này nghĩa là bạn đang tham gia họp hành trong phần lớn tuần làm việc của mình.
Hãy đầu tư thời gian viết chương trình làm việc để có cuộc họp hiệu quả hơn và đảm bảo các mục tiêu rõ ràng và có liên quan.
Tiếp theo, suy nghĩ cẩn thận về những người nên tham dự. Lên danh sách và kiểm tra vai trò của mỗi người. Họ có thực sự cần phải có mặt không? Số người tham dự cuộc họp càng ít hiệu quả càng cao.
Khi lập kế hoạch cho cuộc họp, nên chỉ dành một nửa thời gian bạn nghĩ là cần thiết. Nếu bạn nghĩ mình cần một giờ, hãy chỉ giành 30 phút. Theo Luật của Parkinson, bạn sẽ tập trung tốt hơn nếu biết mình phải làm việc trong khoảng thời gian hạn chế hơn.
Những điểm chính
Nếu bạn làm được nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ít hơn, năng suất làm việc sẽ tăng lên, dẫn đến cảm giác hài lòng và hạnh phúc trong công việc.
Để làm việc thông minh hơn, trước tiên hãy đảm bảo rằng không gian làm việc thoải mái và đáp ứng được nhu cầu của bạn. Tiếp theo, lên kế hoạch công việc dựa trên dòng chảy năng lượng của bản thân trong ngày. Ghi nhật ký hoạt động để hiểu rõ hơn cách bạn dành thời gian thực hiện, ủy thác, thuê ngoài hoặc loại bỏ những công việc không cần thiết.
Sử dụng chiến lược quản lý thời gian để làm việc hiệu quả hơn và tổ chức những cuộc họp ngắn và hiệu quả hơn.
