Lựa chọn đúng kênh truyền thông cho thông điệp và đối tượng của bạn
Có tin đồn rằng bộ phận bạn chuẩn bị đóng cửa, nhưng bạn không thể nói gì với ai biết để tìm kiếm sự thật. Bạn chỉ nhận được một email chuyển tiếp từ người quản lý, được gửi bởi người đứng đầu bộ phận.
Đây là loại tình huống gây nên cảm giác không chắc chắn, mọi người sẽ lo lắng về công việc của họ. Sẽ hữu ích hơn nếu họ được nói chuyện trực tiếp và có cơ hội đặt câu hỏi về mối quan tâm của mình.
Không có cách tiếp cân chung cho mọi thông điệp cần truyền tải. Sử dụng một kênh cho mọi tình huống không phải là một lựa chọn khả thi, nếu bạn muốn thông điệp tới đúng người, đúng thời điểm.
Có một loạt các kênh giao tiếp bạn có thể sử dụng, ví dụ, email, điện thoại, tin nhắn tức thời (IM), in ấn và phương tiện truyền thông xã hội.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu các kênh giao tiếp phổ biến nhất một cách chi tiết, giúp bạn quyết định kênh phù hợp nhất cho thông điệp và tình huống của mình.
Mục lục
Trước khi bắt đầu
Tự hỏi bản thân 4 câu hỏi sau đây, trước khi đặt tay viết ra hay gõ ra cái gì đó:
- Bạn muốn đạt được gì? Ví dụ, nếu bạn cần cung cấp một phần nhỏ thông tin một cách nhanh chóng, IM có thể phù hợp với nhu cầu của bạn. Tuy nhiên, phương tiện truyền thông xã hội có thể khiến thông điệp của bạn được nhiều đối tượng chú ý hơn. Tùy thuộc vào kênh bạn chọn, thông điệp có thể đến trong vài giây, vài ngày hay vài tuần – đó là một yếu tố quan trọng bạn cần cân nhắc?
- Bạn đang cố gắng kết nối với ai? Hãy xem xét làm thế nào tăng hoặc giảm sức hấp dẫn thông điệp của bạn tới đối tượng giao tiếp cho mỗi kênh? Ví dụ, email của bạn liệu có bị thất lạc hộp thư đến quá tải hay IM có thể gây mất tập trung? Sử dụng phương tiện truyền thông xã hội hoặc in ấn có thích hợp hơn cho nhu cầu của bạn?
- Bạn có thiết thực? Mỗi kênh sẽ đòi hỏi kỹ năng và kiến thức nhất định – bạn có chúng? Ngân sách cũng có thể giới hạn sự lựa chọn của bạn, dù là mua phần mềm, in ấn tờ rơi hay đào tạo đội ngũ. Bạn sẽ thu được lợi nhuận từ đầu tư, ví dụ, từ việc tăng năng suất hoặc bán hàng.
Biết kênh của bạn
Xem xét tính năng và lợi ích của các kênh chính và khi nào thích hợp để sử dụng chúng.
Phương tiện truyền thông xã hội
Phương tiện truyền thông xã hội đang nhanh chóng trở thành công cụ giao tiếp quan trọng nhất mà các doanh nghiệp sử dụng để tương tác với khách hàng.
Phạm vi của các kênh hướng ngoại như vậy rất lớn và nó vượt xa phương tiện truyền thống như in ấn. Vào giữa năm 2016 chẳng hạn, 1,65 tỷ người sử dụng Facebook mỗi tháng, 433 triệu người sử dụng LinkedIn và khoảng 310 triệu người sử dụng Twitter.
Điều này khiến phương tiện truyền thông xã hội lý tưởng cho việc:
- Phát triển cuộc trò chuyện về một thương hiệu. Tung ra content hấp dẫn và phần thưởng, chẳng hạn như video ngắn hoặc podcast và có thể trả lời các truy vấn khách hàng kịp thời, có thể cải thiện đáng kể hồ sơ sản phẩm của bạn.
- Thực hiện nghiên cứu thị trường. Nền tảng truyền thông xã hội cho phép bạn nghiên cứu hành vi khách hàng và phân tích xu hướng trên thị trường khi chúng xuất hiện. Chúng cũng cung cấp các số liệu một cách thường xuyên, chi tiết như lượt “like” sản phẩm hay dịch vụ, cho phép bạn điều chỉnh chiến lược marketing. Bạn cũng có thể tiếp thu từ những cuộc thảo luận của khách hàng, hiểu rõ hơn về mối quan tâm và ý kiến của họ.
- Xuất bản blog và podcast của công ty. Chia sẻ blog công ty có thể giúp bạn giới thiệu lĩnh vực chuyên môn cụ thể của mình và thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng mới và các chuyên gia ngành, khi họ bắt đầu hiểu rõ hơn về những gì bạn cung cấp. Tuy nhiên, hãy nhớ để có một blog tốt đòi hỏi nhiều thời gian và sự chú tâm.
Hãy nhớ các kênh “truyền thông phương tiện mới” có thể gây ra vấn đề mới. Với một lượng lớn đối tượng tiềm năng, bạn cần nhắm mục tiêu thông điệp hiệu quả và thoát khỏi nguy cơ thông tin bị mất hoặc bị bỏ qua. Ngoài ra, có thể vô tình bị rò rỉ thông tin hoặc bí mật quan trọng nếu họ sử dụng các tài khoản cá nhân cho công việc.
Vì vậy, đảm bảo đào tạo đồng nghiệp thực hành tốt công cụ tưởng chừng như đơn giản này. Có thể bao gồm kiểm tra cài đặt bảo mật, không đăng tải thông tin không cần thiết và hãy nhớ thông tin đăng trực tuyến có hiệu quả lâu dài.
Mẹo:
Nếu muốn tìm hiểu thêm về việc sử dụng phương tiện truyền thông xã hội, tìm hiểu thêm về các công cụ tạo ra chiến lược truyền thông xã hội, chống lại chỉ trích phương tiện truyền thông xã hội.
Email có thể là một phần quan trọng trong công việc hằng ngày của bạn. Hầu hết các email có một mục tiêu rõ ràng, ví dụ nêu chi tiết cuộc họp sắp tới, gửi bản cập nhật cho một sự kiện đang diễn ra. Chúng cũng có thể là công việc của cá nhân hay nhóm.
Vấn đề là email không phải để bắt đầu một cuộc thảo luận dài. Bạn nên sử dụng nó để chia sẻ thông tin và khi muốn mọi người dõi theo nó. Viết rõ ràng và chính xác là điều cần thiết.
Tiêu đề rõ ràng cũng rất quan trọng, nó giúp thu hút sự chú ý của người đọc và làm nổi bật mức độ quan trọng để họ mở mail.
Những sai lầm ngớ ngẩn phổ biến với email, chẳng hạn như tiêu đề viết quá nhiều, mơ hồ, có thể dẫn tới thông quan trọng bị mất, người nhận bối rối về những gì họ đọc. Nó có thể khiến bạn trở nên không chuyện nghiệp và khách hàng có thể quá tải với thông tin.
Sẽ dễ gây nhầm lẫn khi chuyển tiếp một email “riêng tư” tới những người không nên thấy nó, vì vậy hãy cẩn thận khi chia sẻ thông tin nhạy cảm trên kênh này.
Nhắn tin
Sử dụng tin nhắn với thông điệp ngắn gọn, nhanh, ví dụ, gửi hướng dẫn cho thành viên nhóm hay bản tóm tắt nhanh thông tin quan trọng.
Tin nhắn văn bản có thể đặc biệt hữu ích cho giao tiếp nội bộ với nhân viên từ xa, người thường xuyên di chuyển và gặp phải vấn đề gián đoạn kết nối mạng internet.
Bản in
Ngay cả trong thời đại kỹ thuật số, tài liệu in ấn vẫn được các tổ chức thuộc mọi quy mô sử dụng rộng rãi. Ví dụ, ngân hàng và nhà bán lẻ vẫn tiếp thị dịch vụ theo cách này, nhiều công ty lưu hành bản cứng tin tức trong nội bộ.
Tài liệu có thể khó lờ đi và bỏ đi hơn email, nếu được thiết kế tốt, nó có thể tạo ra thương hiệu tích cực cho bạn. Tài liệu in cũng có thể hấp dẫn hơn, bởi nó cho bạn cơ hội thảo luận về một vấn đề và thể hiện sự hiểu biết của mình về một chủ đề.
Tài liệu in sẽ là hình thức lý tưởng khi đối tượng cần thông tin trong một vài tuần hay tháng tới, là định hướng cho một cuộc họp sắp tới. Không cần phải tìm kiếm kết nối internet để lấy thông tin này. In ấn cũng là một phương tiện lý tưởng khi bạn muốn lưu giữ lại như một chứng nhận thành tích.
Bạn cũng có thể tích hợp phương tiện truyền thông cũ và mới, ví dụ tài liệu quảng cáo có thể hướng người dùng đến trang web hoặc kênh truyền thông xã hội. Tuy nhiên, tài liệu in ấn thường chậm và tốn kém về mặt chi phí để sản xuất và phân phối hơn so với kỹ thuật số, vì vậy bạn sẽ cần phải lên kế hoạch trước một cách cẩn thận .
Điện thoại
Điện thoại, cho dù là di động, điện thoại cố định, vẫn là một phần của bộ phận bán hàng và dịch vụ chăm sóc khách hàng. Khi sử dụng nó, bạn có thể truyền tải sắc thái mà văn bản không thể, chẳng hạn như sự ấm áp, sự hiện diện cá nhân và sự hài hước.
Nó tạo cơ hội tương tác cá nhân trong một thế giới ngày càng vô cảm và nó cho phép bạn phản hồi khách hàng và đồng nghiệp ngay lập tức. Bạn thậm chí có thể điều hành cuộc họp qua điện thoại, tham gia vào một cuộc thảo luận nhóm và làm rõ những điều mà có thể mất thời gian hoặc khó khăn để giải thích bằng văn bản.
Tuy nhiên, hệ thống điện thoại có thể, cũng rất tốn kém để cài đặt và duy trì. Đặc biệt nếu bạn không có ngân sách chuẩn hay không có hệ thống giám sát sử dụng hiệu quả.
Cũng có thể gặp vấn đề nếu bạn cần phải lưu lại những điều đã nói. Và, nó không cho phép bạn đọc ngôn ngữ cơ thể của người khác khi gọi điện thoại.
Thuyết trình
Một bài trình bày bắt mắt có thể củng cố uy tín của bạn, tiếp cận khách hàng mới và tăng cường nhận diện thương hiệu. Thuyết trình là một trong những công cụ hiệu quả nhất mà bạn có thể sử dụng để thông điệp của bạn được lắng nghe.
Thuyết trình có ích khi bạn chia sẻ những thông tin liên quan tới mối quan tâm của đối tượng giao tiếp và kích thích đặt câu hỏi và tranh luận.
Nhưng để có một bài thuyết trình tốt cần rất nhiều nỗ lực, nó cần đủ thông tin có giá trị chia sẻ và đồng nghiệp hay khách hàng sẽ muốn dành thời gian tiếp nhận nó.
Bạn cũng có thể gặp phải khó khăn về vấn đề: mất điện, pin hết, laptop bị rơi vỡ. Sẽ hữu ích khi bạn chuẩn bị bản cứng đi kèm, từ đó bạn có thể đọc qua điểm chính. Bản mềm phần trình bày bạn có thể gửi tới người tham dự sau đó.
Webinar
Webinar đang ngày càng được sử dụng cho mục đích đào tạo và truyền tải thông tin cho các đội phân tán. Mặc dù chúng có một vài cạm bẫy giống với kỹ thuật thuyết trình bình thường, chúng vẫn là công cụ hữu ích cho phép bạn tham gia và tương tác với mọi người ở các địa điểm khác.
Bạn không cần phải làm chủ một loạt các kỹ năng, từ kiến thức kỹ thuật về nền tảng webinar, bạn lên kịch bản và nói trước công chúng. Vì vậy, điều quan trọng là phải xem xét nhu cầu đào tạo cẩn thận nếu bạn sử dụng chúng.
Mặt đối mặt
Cuộc trò chuyện mặt đối mặt là hình thức giao tiếp lâu đời nhất mà chúng ta có và nó thường hữu ích nhất. Giao tiếp theo cách này nhanh hơn, đơn giản hơn và trực tiếp hơn các kênh khác. Bạn có thể làm rõ chủ đề gây nhầm lẫn, không rõ ràng ngay lập tức.
Rõ ràng, phạm vi giao tiếp mặt đối mặt là có giới hạn: Ví dụ, bạn không thể sử dụng nó như là một kênh marketing toàn cầu. Ngoài ra một yếu tố về sự tin tưởng, cuộc đàm thoại có xu hướng không được ghi lại. Vì vậy, đảm bảo sự rõ ràng và giữ sự toàn vẹn của bạn.
Tuy nhiên, khi trực tiếp truyền tải thông điệp, đối phó với vấn đề nhạy cảm, tuyển dụng nhân viên mới, kết nối với khách hàng quan trọng và đối tác kinh doanh, hãy nói chuyện với mọi người một cách tự tin và thu thập thông tin phản hồi ngay lập tức, mặt đối mặt khó để đánh bại.
Và, khi bạn kết hợp kỹ năng nói tốt với sự hiểu biết tốt về ngôn ngữ cơ thể, bạn có một công cụ vô giá để xây dựng mối quan hệ tốt hơn.
Những điểm chính
Trước khi bắt đầu giao tiếp, dừng lại xem bạn muốn đạt được gì, cho cả bạn và đối tượng giao tiếp. Sau đó chọn lựa kênh giao tiếp phù hợp.
Bạn cần tốc độ, phạm vi toàn cầu, chia sẻ dữ liệu chi tiết, một lời kêu gọi hành động, hay sự ấm áp và thấu hiểu người khác?
Và đừng ngại áp dụng “công nghệ cũ”, chẳng hạn như điện thoại và in ấn hoặc thậm chí cuộc họp mặt đối mặt. Nó thường có thể nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Bằng cách phân tích nhu cầu và mục tiêu, đối tượng giao tiếp và thực tiễn liên quan đến việc sử dụng một kênh cụ thể, bạn có thể xác định kênh nào tốt nhất cho bạn, cho thông điệp và doanh nghiệp của bạn.
