Lên kế hoạch truyền thông với các bên liên quan
Quản lý các bên liên quan là yếu tố quyết định cho sự thành công của mỗi dự án trong mỗi tổ chức mà tôi từng làm việc. Bằng cách thu hút đúng người đúng cách vào dự án, bạn có thể tạo ra sự khác biệt lớn cho sự thành công của nó và cho sự nghiệp của bạn.
Sau khi thực hiện phân tích các bên liên quan, bạn nắm được hầu hết các thông tin cần thiết để lên kế hoạch quản lý truyền thông với các bên liên quan.
Bạn xác định được những người liên quan tới công việc và dự án của bạn và đánh dấu vị trí của họ trên bản đồ các bên liên quan.
Bước tiếp theo là lên kế hoạch truyền thông, từ đó bạn có thể thuyết phục họ hỗ trợ cho dự án. Lên kế hoạch các bên liên quan là quá trình giúp bạn làm điều này.
Để tiến hành lên kế hoạch cho các bên liên quan, bạn chuẩn bị bảng gồm các thông tin. Nó gồm các cột có tiêu đề như sau :
- Tên các bên liên quan.
- Phương pháp truyền thông.
- Mối quan tâm và các vấn đề quan trọng.
- Tình trạng hiện tại – hoàn toàn ủng hộ, ủng hộ, trung lập, phê bình, phản đối.
- Mức hỗ trợ mong muốn – cao, trung bình hay thấp.
- Vai trò dự án mong muôn (nếu có).
- Hành động mong muốn (nếu có).
- Thông điệp cần thiết.
- Hành động và Truyền thông.
Thực hiện các bước dưới đây để hoàn thành bảng phân tích các bên liên quan:
Mục lục
1. Cập nhật thông tin với lưới quyền lực/ mối quan tâm
Dựa vào Lưới quyền lực/ mối quan tâm bạn đã tạo khi Phân tích các bên liên quan, nhập tên các bên liên quan, mức độ ảnh hưởng và mối quan tâm của họ tới công việc hay dự án của bạn và đánh giá hiện tại của bạn về vị trí của họ.
2. Lên kế hoạch tiếp cận để quản lý các bên liên quan
Lượng thời gian bạn phân bổ để quản lý các bên liên quan phụ thuộc vào quy mô và độ khó của dự án và mục tiêu của bạn, thời gian có sẵn cho truyền thông và sự giúp đỡ bạn cần để đạt được kết quả mong muốn.
Hãy nghĩ kĩ về sự giúp đỡ bạn cần, lượng thời gian cần thiết để quản lý điều này và thời gian bạn cần cho truyền thông. Sự giúp đỡ với dự án có thể là nguồn tài trợ, lời khuyên và đầu vào của chuyên gia, đánh giá vật liệu nhằm nâng cao chất lượng, vv
3. Suy nghĩ xem bạn muốn gì từ mỗi bên liên quan
Tiếp theo, xem xét danh sách các bên liên quan, suy nghĩ kĩ về mức hỗ trợ bạn muốn từ họ và vai trò bạn muốn họ đảm nhận (nếu có). Suy nghĩ kĩ về hành động bạn muốn họ thực hiện. Viết những thông tin này vào cột “Vai trò dự án mong muốn”, “Mức hỗ trợ mong muốn” và “Hành động mong muốn”.
4. Xác định thông điệp cần truyền tải
Tiếp theo, xác định thông điệp cần truyền tải tới các bên liên quan, thuyết phục họ hỗ trợ cho bạn và tham gia vào dự án hay mục tiêu của bạn. Thông điệp điển hình sẽ chỉ ra lợi ích mà cá nhân hay tổ chức sẽ nhận được và tập trung vào các hoạt động quan trọng như tăng lợi nhuận hoặc đưa ra cải thiện thực sự.
5. Xác định hành động và truyền thông
Cuối cùng, phải hiểu những việc bạn cần làm để thuyết phục và quản lý sự hỗ trợ của các bên liên quan. Với thời gian và nguồn lực có sẵn, xác định xem làm thế nào bạn quản lý truyền thông và đầu vào từ các bên liên quan.
Tập trung vào các bên liên quan có quyền lực cao/ mối quan tâm lớn đầu tiên và các bên liên quan có mối quan tâm ít/ quyền lực thấp sau cùng, đưa ra một kế hoạch thực tế giúp bạn truyền thông với mọi người một cách hiệu quả nhất có thể và không truyền thông quá nhiều hoặc quá ít thông tin.
Hãy suy nghĩ kĩ về những việc bạn cần làm để giữ những người ủng hộ bạn nhất tham gia và làm việc cùng bạn. Vạch ra chi tiết xem làm thế nào để có được sự ủng hộ hay vô hiệu hóa phản đối của những người hoài nghi. Trong trường hợp bạn cần sự hỗ trợ tích cực của những người hiện không quan tâm tới việc bạn đang làm, hãy tìm cách thuyết phục họ tham gia và tăng mức độ quan tâm của họ.
Ngoài ra, xem xét mức độ ảnh hưởng của những việc bạn đang làm tới các bên liên quan. Khi thích hợp, để mọi người biết càng sớm càng tốt bất kỳ vấn đề khó khăn nào phát sinh và thảo luận với họ xem bạn có thể giảm hoặc quản lý các tác động bằng cách nào.
Mẹo:
Thường là một ý tưởng hay khi bạn quản lý mong đợi của mọi người về các vấn đề có thể xảy ra càng sớm càng tốt. Điều này giúp họ có thời gian suy nghĩ xem làm thế nào quản lý vấn đề và đảm bảo danh tiếng của bạn về độ tin cậy.
Một khi bạn đã chuẩn bị xong Kế hoạch các bên liên quan, tất cả những gì bạn cần làm là thực hiện nó. Như tất cả các kế hoạch khác, sẽ dễ dàng hơn nếu bạn chia nó ra thành các bước nhỏ và từng bước thực hiện chúng.
Những điểm chính
Khi công việc bạn làm và dự án bạn thực hiện trở nên quan trọng hơn, bạn sẽ ảnh hưởng đến nhiều người hơn. Một vài người trong số đó quyền lực làm giảm hiệu quả dự án và vị trí của bạn. Những người khác có thể ủng hộ bạn.
Quản lý các bên liên quan là quá trình mà bạn cần xác định các bên liên quan chủ chốt và giành được sự ủng hộ của họ.
Phân tích các bên liên quan là giai đoạn đầu tiên, bạn xác định và bắt đầu hiểu các bên liên quan quan trọng nhất. Một khi bạn đã hoàn thành, giai đoạn tiếp theo là Lên kế hoạch cho các liên quan. Đây là quy trình bạn sử dụng để lên kế hoạch quản lý các bên liên quan và có được sự hỗ trợ của họ.
Để chuẩn bị, hãy thực hiện các bước sau đây:
- Cập nhật thông tin với lưới quyền lực/ mối quan tâm
- Lên kế hoạch tiếp cận để quản lý các bên liên quan
- Suy nghĩ xem bạn muốn gì từ mỗi bên liên quan
- Xác định thông điệp cần truyền tải
- Xác định hành động và truyền thông
Quản lý các bên liên quan tốt sẽ giúp bạn quản lý các vấn đề chính trị thường đi cùng với dự án lớn. Nó giúp bạn giành đươc sự ủng hộ cho dự án và loại bỏ các nguyên nhân chính gây ra căng thẳng trong dự án và công việc.
