Triển khai một Webinars thành công

Học tập trực tuyến

Hãy tưởng tượng sếp yêu cầu bạn đào tạo quy trình mới cho đội nhóm. Nhưng các thành viên trong nhóm ở nhiều nơi trên khắp thế giới và không có sẵn nguồn lực tập hợp họ vào một buổi tập huấn.

Một lựa chọn là tạo video trực tuyến nhưng bạn lại muốn mọi người tham gia trong thời gian thực.

Cuối cùng, bạn quyết định sử dụng webinar vì dễ thiết lập, không tốn kém và giải quyết tất cả những mối quan tâm khác của bạn.

Nhiều tổ chức thường sử dụng webinar để đào tạo đội nhóm, giáo dục và thu hút khách hàng. Nhưng có nhiều điều bạn nên cân nhắc trước khi điều hành nó.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét những việc bạn cần làm để tổ chức, chuẩn bị và triển khai một webinar thú vị và thành công.

Tại sao nên sử dụng Webinar?

Webinar, còn được gọi là hội nghị trực tuyến, là sự kiện học tập trực tuyến diễn ra trong thời gian thực. Người thuyết trình truyền đạt thông tin tới những người tham dự, sử dụng video, hình ảnh, văn bản và giọng nói.

Webinar khác với cuộc họp ảo hoặc phiên học trực tuyến ở chỗ người tham gia có thể sử dụng các tương tác khác nhau. Người tham gia có thể liên lạc với nhau hoặc với người trình bày thông qua tin nhắn tức thì và làm việc cùng nhau theo nhóm trực tuyến.

Webinar có nhiều tính năng khuyến khích mọi người tương tác và tham gia, bao gồm:

• Trình chiếu Slide: người trình bày thường sử dụng PowerPoint hoặc phần mềm tương tự chia sẻ nội dung.
• Streaming video: người xem có thể thấy người tổ chức trong thời gian thực.
• Trò chuyện bằng văn bản: có thể sử dụng tin nhắn tức thời đặt ra câu hỏi hoặc thảo luận chủ đề với nhau.
• Bảng tương tác: khuyến khích động não, hợp tác và tham gia bằng cách cho phép người xem thêm nội dung hoặc ghi lại ý tưởng trong thời gian thực.
• Giao thức thoại qua Internet (VoIP): cung cấp âm thanh trực tuyến trong phiên họp
• Chia sẻ màn hình: cho phép người dùng xem máy chủ. Người thuyết trình có thể kiểm soát, chia sẻ màn hình máy tính cho những người tham gia cụ thể.
• Ghi lại: người dùng có thể dễ dàng ghi lại webinar để xem lại tài liệu sau sự kiện.
• Thử nghiệm trực tiếp: người thuyết trình có thể sử dụng các cuộc thăm dò ý kiến ​​và đặt ra câu hỏi và đánh giá xem có bao nhiêu người đang tham gia học.
• Phân tích: một số nền tảng webinar sử dụng “bảng điều khiển tương tác.” Chúng theo dõi thời gian phiên và cho phép người thuyết trình biết có bao nhiêu người trò chuyện hoặc trả lời câu hỏi.

Bạn có thể sử dụng webinar để tổ chức sự kiện, đào tạo trực tuyến, hội thảo, cuộc họp, bài thuyết trình, bài giảng và các hội nghị về tổ chức hoặc kinh tế. Chúng cũng rất hiệu quả khi cần giáo dục và thu hút khách hàng, nhà cung cấp.

Nói chung, webinar phù hợp nhất những phiên họp kéo dài ít hơn 3 giờ. Bạn có thể sử dụng chúng cho sự kiện dài hơn nếu chia mỗi phần học thành các phiên học nhiều nhất 2 giờ mỗi ngày.

Webinar ít hiệu quả khi giảng dạy kỹ năng thực hành vì khó theo dõi hiệu quả học viên và đưa ra phản hồi kỹ lưỡng.

Ưu điểm và nhược điểm

Webinar rất hữu ích khi đào tạo nhóm ảo và đào tạo toàn tổ chức. Bởi mọi người không cần đi đường dài, tiết kiệm thời gian, tiền bạc và tài nguyên. Chúng thậm chí có thể rút ngắn thời gian đào tạo vì rất tiết kiệm thời gian.

Bản chất tương tác của webinar là có thể biến việc học thành một trải nghiệm sáng tạo và thú vị. Nền tảng này rất linh hoạt, người dùng có thể tham dự từ bất cứ đâu – tại nơi làm việc, nhà riêng hoặc cửa hàng cà phê – và có thể sử dụng nhiều thiết bị khác nhau.

Do có sự lựa chọn các công cụ và chức năng, webinar rất hữu ích trong việc hỗ trợ một số phong cách học khác nhau.

Tuy nhiên cũng có những bất lợi sau.

Trước tiên, dù sử dụng video và audio-streaming, người tham gia vẫn có thể bỏ lỡ những tín hiệu ngôn ngữ cơ thể quan trọng như cử chỉ, gây ra nhầm lẫn và không bắt kịp. Tương tự, người thuyết trình không thể đánh giá được phản ứng của người dùng và thay đổi cách tiếp cận như trong môi trường lớp học.

Khó khăn về mặt kỹ thuật cũng có thể là thách thức. Người dùng có tốc độ Internet chậm hoặc thiết bị không tương thích có thể không truy cập được một số công cụ, chức năng của webinar. Tường lửa của công ty cũng có thể gây khó khăn cho người dùng khi muốn tải tài liệu hoặc xem video.

Người đào tạo có thể kiểm soát môi trường và hạn chế gián đoạn trong suốt quá trình học tập. Nhưng trong webinar, người thuyết trình không thể ảnh hưởng đến môi trường của người tham gia. Người sử dụng có thể dễ dàng thực hiện nhiều nhiệm vụ và không tập trung hoặc để đồng nghiệp, gia đình ngắt lời và chuyển sự chú ý ra khỏi buổi học.

Hội nghị trực tiếp và sự kiện đào tạo giúp mọi người dễ dàng kết nối với đồng nghiệp và chuyên gia trong ngành. Tuy nhiên, bất lợi của webinar là có thể bị mất đi cơ hội giao lưu nói trên.

Lựa chọn

Bạn có một số lựa chọn khi quyết định sử dụng nền tảng webinar.

• • Adobe Connect: Đây là nền tảng hội nghị web dễ điều chỉnh, dễ sử dụng có sự hỗ trợ khách hàng và thiết bị di động được chấp nhận.
  • Cisco WebEx: Đây là một trong những nền tảng được thiết lập trên thị trường. Nó cho phép tới 6 nguồn cấp dữ liệu video conferencing, người dùng không cần phải cài đặt plugin, tiện ích bổ sung hoặc ứng dụng.
  • Citrix GoTo Meeting: Đây là nền tảng đơn giản cho các nhóm lên đến 15 người (trừ khi bạn đăng ký vào tài khoản doanh nghiệp lớn hơn nhưng đắt tiền hơn).
  • Fuze: Đây là nền tảng mới cho phép tối đa 10 nguồn cấp dữ liệu video. Nó hoạt động trên tất cả những nền tảng di động lớn.
  • Get Response: Đây là một nền tảng cực kỳ mạnh mẽ giúp bạn tổ chức và theo dõi các webinar tự động và hiệu quả.

Hãy nhớ rằng hầu hết các nền tảng đều tính phí hàng tháng hoặc hàng năm, dựa trên số lượng người tham gia. Khoản phí này có xu hướng dao động từ 60 đến 200 $ một tháng.

Mẹo 1:

Hầu hết các công ty cung cấp bản dùng thử webinar miễn phí 30 ngày, vì vậy hãy làm quen với những nền tảng hàng đầu bằng cách thử nghiệm trước.

Mẹo 2:

Nếu không muốn trả phí, hãy sử dụng Skype hoặc Google Hangouts để thay thế.

Chuẩn bị cho Webinar

Nếu muốn tổ chức webinar thuận buồm xuôi gió, đảm bảo bạn dành nhiều thời gian chuẩn bị. Làm quen với webinar giúp bạn hiểu được chức năng của nó. Giúp bạn hạn chế lo lắng khi trình bày, đảm bảo webinar cung cấp nhiều thông tin và tạo cho người dùng trải nghiệm tuyệt vời.

Hãy suy nghĩ về người tham dự. Họ biết gì về chủ đề này? Họ muốn gì ngoài sự kiện này? Lên kế hoạch truyền đạt những mục tiêu này sớm, từ đó người tham gia hiểu được điều gì sẽ đến.

Webinar có tính trực quan cao do đó bài trình bày của bạn cần rõ ràng, thích hợp và ngắn gọn. Vì vậy, bạn nên sử dụng nhiều slides hơn so với cuộc họp trực tiếp.

Lưu ý mỗi slide có thể xuất hiện tại những thời điểm khác nhau đối với mỗi người tham gia, tùy thuộc vào tốc độ Internet. Vì vậy đừng lướt qua slide quá nhanh và thiết kế bài trình bày theo cách không phụ thuộc nhiều vào thời gian trình chiếu.

Nhiều nền tảng webinar có tính năng cho phép người dùng “giơ tay” phản hồi câu hỏi. Bạn có thể sử dụng công cụ này để lấy lại sự tập trung của mọi người, đánh giá sự tham gia hoặc phân tích trình độ kiến ​​thức của họ. Bạn cũng có thể gọi tên người tham gia để trả lời các câu hỏi.

Hãy suy nghĩ cẩn thận về số lượng người tham dự webinar. Mặc dù tương đối dễ giao tiếp với một số lượng lớn người, nhưng có thể khó sử dụng nếu bạn muốn tổ chức làm việc nhóm hoặc chơi trò chơi.

Khi điều hành phiên họp lớn, hãy luyện tập trước. Mời 5 hoặc 10 người tham gia và lướt qua toàn bộ bài trình bày. Bằng cách này, bạn có thể khắc phục sự cố kỹ thuật và nhận thông tin phản hồi, cải tiến trước khi sự kiện diễn ra.

Mẹo:

Với tư cách là người thuyết trình, hãy cân nhắc làm việc với chủ nhà – người xử lý vấn đề hậu cần. Điều này có nghĩa là bạn chỉ cần tập trung vào bài trình bày, chứ không cần chú ý đến bất kỳ vấn đề kỹ thuật nào phát sinh.

Ngoài ra, mời một đồng nghiệp tham dự webinar như một khách mời nhằm đưa ra thông tin phản hồi cho bạn.

Truyền tải Webinar

Một trong những điểm khác biệt chính của webinar so với bài trình bày thường lệ là thiếu phản ứng của khán giả: đôi khi bạn có thể cảm thấy như thể mình đang nói chuyện với một lỗ đen! Đó là vì bạn không thể nhìn thấy người tham gia hoặc đánh giá phản ứng của họ xem mình có đang đi đúng hướng hay không.

Nhưng một trong những ưu điểm lớn nhất của webinar là có nhiều công cụ và ứng dụng sẵn có thu hút người dùng. Vì vậy, hãy tận dụng lợi thế của chúng khi truyền tải!

Nếu khán giả không quen với chức năng của nền tảng webinar (chẳng hạn như trò chuyện, bỏ phiếu, bảng hiệu trực tuyến và “giơ tay”), hãy dành vài phút giải thích cách sử dụng – nó sẽ khuyến khích sự tham gia của mọi người.

Nghe sẽ không tự nhiên nếu bạn đọc từ một kịch bản, do đó, hãy viết ghi chú hoặc nhắc nhở vào cuối slide, giúp bạn đi đúng hướng trong suốt bài trình bày. Bạn thậm chí có thể dán poster lên tường, nhắc nhở bản thân và duy trì năng lượng.

Tạm dừng có thể đem lại hiệu quả trong bài thuyết trình trực tiếp, nhưng người tham dự có thể lo lắng khi nghĩ rằng âm thanh bị gián đoạn, nếu bạn im lặng quá lâu trên webinar! Hãy sử dụng tạm ngắt micro, thay thế.

Trình bày từ từ, đặc biệt khi đề cập đến chủ đề phức tạp và kết nối với khán giả bằng cách nhìn trực tiếp vào camera. Hãy nhớ rằng, mọi người có thể đặt câu hỏi vào bất kỳ lúc nào bằng video, âm thanh hoặc trò chuyện, vì vậy hãy kiểm tra thường xuyên nguồn dữ liệu của bạn.

Khuyến khích tương tác bằng cách khơi gợi thảo luận nhóm. Giải thích rằng mọi người cần bật tiếng trên điện thoại hoặc máy tính để tham gia. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng bỏ phiếu để bắt đầu cuộc trò chuyện – ví dụ, thay vì nói về sự thật hoặc con số thống kê, hãy tiến hành một cuộc thăm dò với nhiều lựa chọn và yêu cầu khán giả đoán câu trả lời.

Bạn cũng có thể tạo ra một cuộc thảo luận nhóm sử dụng tùy chọn trò chuyện. Để giữ cho cuộc trò chuyện tiếp tục, hãy đọc phản hồi thường xuyên, đưa ra ý kiến và đặt câu hỏi theo sau. Sử dụng tên mọi người càng nhiều càng tốt, giúp họ tập trung và tham gia. Hãy nói cảm ơn tới những khán giả đã tham gia!

Đánh giá webinar

Thu thập phản hồi của khán giả khi webinar kết thúc. Đây là cách duy nhất học hỏi và cải thiện cho lần tiếp theo.

Một số nền tảng có kèm theo công cụ phản hồi. Nếu làm vậy, hãy khuyến khích người tham gia sử dụng vào cuối phiên họp. Nếu không, yêu cầu mọi người gửi email nêu ý kiến của mình ​hoặc tiến hành khảo sát trực tuyến với phản hồi nặc danh.

Đảm bảo hành động dựa theo phản hồi, cải thiện hiệu suất trong lần tiếp theo.

Mẹo:

Đọc các bài viết Cung cấp bài thuyết trình một cách tuyệt vời, điều hành cuộc họp thành công, quản lý hội nghị, tổ chức đào tạo trực tuyến và lên kế hoạch tổ chức workshop chỉ ra một số chiến lược và lời khuyên cụ thể cho bạn trong những sự kiện này.

Những điểm chính

Webinar là những cuộc họp và trải nghiệm học tập theo thời gian thực diễn ra trực tuyến, cho phép mọi người tham gia từ các địa điểm khác nhau. Bạn có thể sử dụng chúng để đào tạo đội nhóm, thuyết trình bán hàng và marketing.

Để tổ chức webinar thành công, dành thời gian nghiên cứu và chọn đúng nền tảng phù hợp với nhu cầu của bạn. Hãy suy nghĩ về những điều bạn muốn đạt được và kết hợp đa dạng vào bài trình bày, nhằm giữ được sự quan tâm của mọi người và thích ứng với các phong cách học khác nhau.

Khi truyền tải bài thuyết trình, hãy chậm lại. Tương tác với khán giả bằng cách nhìn thẳng vào webcam và đặt câu hỏi khuyến khích sự tham gia. Luôn luôn tìm kiếm phản hồi sau khi kết thúc sự kiện, nhằm cải thiện hiệu suất trong lần tiếp theo.