Blog

6 bước tạo lập Wiki

Thiết lập một không gian làm việc trực tuyến mang tính hợp tác

Nhóm bạn có chủ động nắm bắt và xây dựng kiến ​​thức? Bạn có hệ thống để chia sẻ quy trình? Nếu không, đã đến lúc bạn cần xem xét việc sử dụng wiki.

Mục lục

Wiki là gì?

Wiki” là một từ Hawaii có nghĩa là “nhanh”. Wiki dựa trên máy tính là một loại hệ thống quản lý nội dung cho phép mọi người thêm, chỉnh sửa, cấu trúc và xóa nội dung được lưu giữ ở vị trí trung tâm.

Ví dụ thành công lớn nhất của wiki là bách khoa toàn thư trực tuyến, Wikipedia. Nội dung trong Wikipedia được đóng góp hoàn toàn bởi các tình nguyện viên, trang web cũng được tình nguyện viên duy trì và chỉnh sửa.

Wikipedia cho phép mọi người đóng góp vào trang web. Nếu đã đăng nhập, bạn có thể click vào “Chỉnh sửa” ở góc trên cùng bên phải của hầu hết các bài viết trên Wikipedia, để thay đổi thông tin trên trang hoặc thêm bài viết mới của riêng bạn. (Nhưng lưu ý, những người khác cũng có thể chỉnh sửa đóng góp của bạn).

Wikipedia đã thành công đến nỗi trở thành trang web xếp thứ 6 trên thế giới được nhiều người biết đến với 530 triệu độc giả mỗi tháng, hơn 30 triệu bài viết, được viết bằng 287 ngôn ngữ.

Khi nào nên sử dụng Wiki

Wiki được tạo ra lần đầu tiên bởi một lập trình viên máy tính có tên là Howard G. “Ward” Cunningham năm 1995. Mục tiêu của ông là tạo ra một nơi mà các nhà phát triển phần mềm có thể ghi lại và chia sẻ các đoạn code. Đây là điều mà wiki làm tốt nhất: cho phép nhiều người hợp tác và tạo ra nội dung xung quanh một mục đích hoặc ý tưởng cụ thể.

Wikis rất lý tưởng để xây dựng một “bức tranh toàn cảnh” dựa trên nhiều quan điểm và thu thập thông tin đang được phát triển hoặc vẫn đang trong quá trình đồng thuận. Nó giúp ích cho đội nhóm – đặc biệt là các nhóm ảo – cộng tác dự án, chia sẻ ghi chú và ý tưởng, đóng góp nguồn lực.

Bạn có thể sử dụng wiki để chia sẻ ghi chú và so sánh suy nghĩ về cuộc họp hoặc khoá đào tạo gần đây. Và, khi một số tác giả đóng góp tài liệu, wiki sẽ hỗ trợ kiểm soát phiên bản, bằng cách đảm bảo luôn có bản chỉnh sửa mới nhất.

Hãy chọn lọc cách thức và nơi sử dụng wiki. Chúng không thích hợp để nắm băt cuộc trò chuyện hoặc chia sẻ các thông tin không nên chỉnh sửa, chẳng hạn như thủ tục hoặc hồ sơ chính thức. Ví dụ, nếu cần một chiến lược quản lý kiến ​​thức để thu thập thông tin quan trọng từ các chuyên gia về hưu, tốt hơn là sử dụng blog hoặc trang web tĩnh. (Bạn có thể link tới những trang này từ wiki của mình.)

Chú thích:

Các công nghệ khác như email, blog, bản tin và cơ sở dữ liệu cũng có vị trí nhất định trong quản lý tri thức.

Tuy nhiên, hãy nhớ công nghệ chỉ có thể nắm bắt kiến ​​thức rõ ràng – thông tin dễ ghi lại và nắm bắt. Rất nhiều kiến ​​thức về kinh doanh mang tính chủ quan và khó diễn đạt, đó là lý do tại sao cố vấn lại hữu ích.

Xem bài viết Quản lý kiến thức để biết thêm một số cách giúp bạn quản lý tri thức trong doanh nghiệp.

Tạo lập Wiki cho đội nhóm

Làm theo những bước dưới đây để thiết lập wiki cho nhóm bạn.

Bước 1: Thiết lập nhu cầu

Trước tiên, đảm bảo wiki là công cụ tốt nhất phù hợp với nhu cầu của bạn. Xem kỹ tài liệu, dự án và mục tiêu chung, xem xét các câu hỏi sau:

  • Dự án này có liên quan đến nhiều người?
  • Nhóm hoặc tổ chức có thu được lợi ích từ việc cung cấp những thông tin này cho những người khác?
  • Bạn có cần sử dụng hoặc chia sẻ thông tin này trong tương lai?
  • Đây là tài liệu đang được phát triển hay tài liệu tĩnh? (Wiki không phù hợp với các tài liệu tĩnh.)

Nếu khó xác định bạn muốn làm gi với wiki hay nhóm bạn hưởng lợi thế nào từ việc sử dụng thì có thể bạn không cần nó.

Bước 2: Tiến hành phân tích rủi ro

Trước khi bước tiếp, tiến hành phân tích rủi ro, đảm bảo thông tin lưu trữ trên wiki được an toàn.

Các chương trình phần mềm khác nhau có mức độ bảo mật khác nhau. Hãy tìm hiểu lựa chọn thật kỹ lưỡng và yêu cầu bộ phận CNTT đưa ra khuyến nghị về nền tảng bạn nên sử dụng.

Bước 3: Thiết lập Wiki

Bạn có một số lựa chọn khi thiết lập wiki của mình. Lựa chọn lưu trữ wiki miễn phí như Wikia MediaWiki cho phép bạn tạo wiki từ dưới lên.

Một số tổ chức cung cấp wiki lưu trữ, phần mềm, và mẫu wiki có tính phí. Một số dịch vụ trả phí như Central Desktop Same Page, cung cấp cho bạn nhiều công cụ và mẫu biểu bạn cần để bắt đầu. Chúng cũng phù hợp với tổ chức khi triển khai và duy trì wiki.

Khi lựa chọn giữa dịch vụ miễn phí hay trả phí, hãy nghĩ đến lý do bạn cần wiki, có bao nhiêu người tham gia, bạn dành bao nhiêu thời gian để thiết lập và duy trì nó, mức độ bảo mật cần thiết. 

Nếu muốn lưu trữ wiki riêng trên mạng nội bộ của tổ chức, bạn có thể chọn gói phần mềm hoặc phần mềm wiki. Một số phần mềm như TikiWiki là miễn phí. Những ứng dụng khác, như Twiki, tính phí khi tải xuống.

Một khi đã thiết lập wiki, hãy mời một ít người dùng thử, kiểm tra khả năng sử dụng và đọc tiện lợi của wiki. Yêu cầu phản hồi và đưa ra hành động dựa trên ý kiến ​​của họ nếu phù hợp. Kiểm tra khả năng sử dụng của wiki trước khi đưa vào hoạt động, giúp bạn đảm bảo tạo ra wiki thành công.

Bước 4: Đạt được sự tham gia

Trong khi nhiều người quen thuộc với wiki thường tham gia nhiệt tình, thì những người mới biết đến nó có thể thận trọng khi chỉnh sửa tài liệu người khác tạo ra.

Wiki sẽ trở nên kém hiệu quả nếu các thành viên trong nhóm không muốn tham gia đóng góp, vì vậy cần đầu tư cả thời gian lẫn năng lượng, để đạt được tham gia từ cả nhóm.

Tiến hành phân tích các bên liên quan, xác định xem ai có tiếng nói lớn nhất. Cố gắng chiến thắng những người này trước: những người có ảnh hưởng chấp nhận sớm có thể dẫn dắt bằng ví dụ những người còn lại trong nhóm.

Giải thích wiki là gì, nhóm sẽ được hưởng lợi ích gì khi sử dụng nó. Nhấn mạnh thực tế rằng wiki theo dõi lịch sử mỗi lần chỉnh sửa, do đó, công việc của mọi người sẽ không bị mất nếu ai đó vô tình xóa đi.

Hãy chứng minh và khuyến khích tất cả mọi người tham gia.

Bước 5: Đầu tư vào đào tạo

Một số người trong nhóm sẽ có đù hiểu biết và hăng hái để bắt đầu sử dụng wiki ngay lập tức, trong khi những người khác cần được đào tạo để cảm thấy thoải mái.

Hầu hết mọi người sẽ được hưởng lợi từ việc thực hành, đào tạo bằng hoạt động trong khi tìm hiểu về wiki. Cung cấp một bảng các ký tự giúp các cá nhân định dạng văn bản. Hỗ trợ cho các cá nhân khi thực hành viết và chỉnh sửa wiki, cũng như tiếp tục nhấn mạnh mục đích của wiki và lợi ích mà mọi người sẽ nhận được.

Bước 6: Cập nhật Wiki

Wiki là một tài liệu “sống” nên cần phải được duy trì. Khuyến khích các thành viên trong nhóm nắm quyền sở hữu wiki và cập nhật nó. Bạn có thể sử dụng phần mềm thưởng điểm cho người dùng mỗi khi họ thêm hoặc chỉnh sửa wiki. Ngoài ra, hãy nghĩ ra phần thưởng cho những người đóng góp tích cực.

Cân nhắc bổ nhiệm người quản lý hoặc “người làm vườn”. Người quản lý chuyên dụng sẽ thu thập các thông tin không liên quan, giúp người dùng đặt thông tin đúng nơi và đảm bảo không có xung đột phát sinh giữa các thành viên trong nhóm khi chỉnh sửa của nhau.

Một số người có thể chống lại việc sử dụng wiki bằng cách sử dụng những công cụ quen thuộc hơn (như email) để chia sẻ thông tin. Điều này làm giảm tính hiệu quả của wiki, vì nó giới hạn việc chia sẻ kiến ​​thức cho mọi người trong danh sách người nhận.

Hãy thay đổi thói quen của mọi người bằng cách liên tục nhắc nhở họ thêm thông tin vào wiki, thay vì gửi qua email hoặc IM. Sau đó, theo dõi sự phát triển của wiki.

Những điểm chính

Wiki là một trang web cho phép bạn và nhóm chia sẻ thông tin, ý tưởng, tổ chức hoạt động nhóm và cộng tác trong dự án. Bất cứ ai có quyền truy cập vào trang web đều có thể đóng góp và chỉnh sửa wiki.

Để tạo wiki cho nhóm bạn, hãy làm theo 6 bước sau:

  • Bước 1: Thiết lập nhu cầu.
  • Bước 2: Tiến hành phân tích rủi ro.
  • Bước 3: Thiết lập wiki.
  • Bước 4: Đạt được sự tham gia
  • Bước 5: Đầu tư vào đào tạo.
  • Bước 6: Cập nhật Wiki

Wikis là tài liệu “sống” nên cần được duy trì. Bổ nhiệm người quản lý và đảm bảo những người khác cập nhật nó. Nó khiến wiki ngày càng trở nên hữu ích bằng cách cập nhật các thông tin có liên quan, có thứ tự tốt.

Hpo Banner