Lên kế hoạch tổ chức hội nghị và sự kiện hiệu quả

Lên kế hoạch cho một sự kiện thành công

Ngày nay, chúng ta có thể giao tiếp với khách hàng, nhà cung cấp và chuyên gia trong ngành qua Twitter, Facebook và LinkedIn; chúng ta có thể nói chuyện và chia sẻ thông tin bằng cách sử dụng VoIP và hội thảo qua webinars.

Với nhiều lựa chọn trong tầm tay, tại sao chúng ta vẫn nỗ lực và tiêu tốn chi phí để tổ chức sự kiện hoặc hội nghị khách hàng?

Các sự kiện trực tiếp dường như trở nên lỗi thời trong thế giới ảo ngày nay. Tuy nhiên, chúng vẫn là một cách hiệu quả, giúp bạn cải thiện mối quan hệ với khách hàng, xây dựng lòng tin, củng cố danh tiếng và tạo một tiếng vang cho sản phẩm hay dịch vụ của bạn.

Trong bài này, chúng ta sẽ xem xét lợi ích của việc tổ chức sự kiện khách hàng hoặc hội nghị. Chúng ta cũng sẽ xem xét từng bước giúp bạn lên kế hoạch và tổ chức sự kiện thành công.

Mục lục

Lợi ích từ sự kiện trực tiếp

Các sự kiện tương tác mặt đối mặt cung cấp một cách tuyệt vời để bạn tăng cường mối quan hệ cá nhân với khách hàng và nhà cung cấp.

Sự kiện được tổ chức tốt có thể củng cố thương hiệu và xây dựng lòng trung thành và tăng doanh thu. Chúng cũng cho bạn cơ hội kết nối với khách hàng hoặc nhà cung cấp trên góc độ cá nhân và xây dựng nhận thức cộng đồng.

Những sự kiện này cũng có thể giúp bạn kết nối mạng lưới với khách hàng hay các chuyên gia trong ngành, giúp ích cho sự phát triển chuyên nghiệp của bản thân và chia sẻ ý tưởng; thêm vào đó, những kết nối không được lên kế hoạch có thể dẫn đến sự đổi mới, cơ hội và quan hệ đối tác quan trọng.

Mẹo:

Ở một số quốc gia hoặc khu vực, tổ chức một sự kiện có thể bị coi là hối lộ, đặc biệt nếu nó có vẻ xa hoa – hãy để ý đến việc này. Đồng thời, đảm bảo việc tặng quà trong suốt sự kiện là phù hợp và không vi phạm luật chống hối lộ của chính bạn, quốc gia hay khu vực của khách hàng.

Các loại sự kiện

Khi lên kế hoạch cho một sự kiện, điều quan trọng là phải sáng tạo. Sự kiện và hội nghị có thể mang tính giáo dục, với diễn giả và lớp học; hoặc vui nhộn, chẳng hạn như bữa tiệc ngoài trời cho khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên.

Ví dụ:

Một công ty điện thoại di động tổ chức sự kiện “cảm ơn” cho các thành viên vị thành niên thuộc thị trường mục tiêu. Công ty tổ chức một số cuộc thi bằng tin nhắn văn bản và trao thưởng miễn phí smartphone cho người chiến thắng.
Công ty thế chấp tổ chức một sự kiện nhằm giáo dục khách hàng tiềm năng về chi phí và trách nhiệm liên quan đến quyền sở hữu nhà ở. Có những diễn giả khách mời, khóa học nhỏ và dự án thực tế. Đại diện của công ty có mặt để hỗ trợ khách hàng sử dụng ứng dụng thế chấp.
Một nhà sản xuất xe hơi sang trọng mời khách hàng hiện tại đến sự kiện VIP vào cuối tuần ở khu nghỉ mát sang trọng. Công ty công bố mô hình mới nhất và khuyến khích người tham dự lái thử xe trên đường đua chuyên nghiệp.
Tổ chức thương mại tổ chức một buổi hội thảo ba ngày nhằm chia sẻ thông tin về xu hướng mới nhất, những thay đổi sắp tới và tin tức liên quan đến ngành. Các công ty và nhà cung cấp thuê gian hàng và thông báo cho mọi người về sản phẩm và dịch vụ của họ.
Nhà hàng pizza tổ chức một sự kiện miễn phí nhằm quảng cáo dịch vụ mới. Công ty phục vụ thức ăn từ thực đơn và nó cho phép khách hàng có cơ hội làm pizza. Mỗi nhân viên trong nhà hàng đều sẵn sàng gặp gỡ khách hàng và quảng cáo dịch vụ mới.

Như bạn thấy, có rất nhiều ý tưởng sáng tạo cho một sự kiện. Hãy giữ tâm trí cởi mở khi suy nghĩ và đưa ra một chủ đề thú vị, có liên quan và độc đáo.

Lên kế hoạch và thực hiện

Cần có thời gian, công sức và kỹ năng quản lý dự án tốt để lên kế hoạch và tổ chức sự kiện thành công. Xem phần quản lý dự án để tìm hiểu thêm những công cụ bạn có thể sử dụng để cải thiện các kỹ năng này.

Thực hiện theo các bước dưới đây để lên kế hoạch và thực hiện hội nghị hoặc sự kiện khách hàng thành công.

Bước 1: Xác định mục tiêu của bạn

Bước đầu tiên và quan trọng nhất khi lên kế hoạch cho một sự kiện thành công là suy nghĩ cẩn thận về lý do bạn muốn tổ chức nó. Bạn cần phải đặt ra một mục tiêu có ý nghĩa và sử dụng nó làm hướng dẫn cho quyết định của mình.

Bạn muốn nói “cảm ơn” với khách hàng? Giới thiệu với khách hàng tiềm năng hoặc nhà cung cấp về tổ chức bạn? Xây dựng mối quan hệ với khách hàng hiện tại? Thu hút khách hàng mới? Tạo tiếng vang cho sản phẩm mới? Thiết lập mạng lưới với các chuyên gia trong ngành? Hay đào tạo đội nhóm?

Vì sự kiện đòi hỏi sự đầu tư lớn về thời gian, tiền bạc và năng lượng nên hãy đảm bảo, tổ chức sự kiện là cách tốt nhất để đạt được mục tiêu trước khi tiến hành.

Bước 2: Xác định thị trường mục tiêu của bạn

Một khi đã xác định mục tiêu của mình, hãy suy nghĩ cẩn thận về danh sách khách mời. Thông thường, bạn sẽ mời khách hàng mục tiêu nhưng cũng có thể sử dụng sự kiện để tiếp cận với nhân viên tiềm năng, nhà cung cấp hiện tại, đối tác kinh doanh tiềm năng hoặc những nhóm người khác quan trọng với doanh nghiệp bạn.

Bước 3: Chọn thời gian và địa điểm

Thời gian và địa điểm của sự kiện ảnh hưởng lớn đến số người tham dự.

Khi lựa chọn địa điểm, hãy xem xét từ quan điểm của khách hàng. Đảm bảo địa điểm đó an toàn và có ánh sáng, có nhiều bãi đậu xe, dễ tiếp cận. Để khuyến khích mọi người tham gia, hãy tổ chức sự kiện ở vị trí phổ biến, dễ đi lại, gần các điểm giao thông công cộng.

Địa điểm cũng cần phù hợp với thương hiệu, thị trường mục tiêu và mục đích sự kiện. Ví dụ: nếu mục tiêu bạn hướng đến là các giám đốc điều hành có thu nhập cao, bạn nên chọn vị trí phản ánh điều này.

Dành thời gian suy nghĩ về những trở ngại mà mọi người có thể phải vượt qua để tham dự và đưa ra chiến lược giải quyết từng vấn đề. Hãy nhớ rằng, bạn muốn mọi người tham dự sự kiện một cách dễ dàng nhất.

Đảm bảo bạn chuẩn bị kế hoạch dự phòng một số ngày và thời gian tiềm năng, có thể thay thế nếu lựa chọn đầu tiên không thể sử dụng. Tránh ngày nghỉ lễ trong nước hoặc khu vực, kiểm tra xem có sự kiện lớn nào khác (như một cuộc thi đấu thể thao hay hội nghị của đối thủ cạnh tranh) được lên kế hoạch trong cùng ngày không.

Bước 4: Lập kế hoạch ngân sách

Chi phí có thể vượt ra khỏi tầm kiểm soát khi bạn không theo dõi ngân sách. Vì vậy, hãy nghĩ xem bạn có thể chi tiêu bao nhiêu tiền cho sự kiện và tự hỏi bản thâm xem liệu khoản chi tiêu này có giúp bạn đạt được mục tiêu.

Bắt đầu bằng cách động não chủ đề cơ bản của sự kiện: giáo dục hay vui vẻ, … ? Ước tính giá phòng, khách mời và chi phí ăn uống, thuê đồ đạc/vật liệu và an ninh (nếu có).

Nếu lên kế hoạch tạo ra doanh thu (ví dụ như bán vé hoặc sản phẩm), hãy đưa ra số liệu gần đúng trong ngân sách vào để bù đắp chi phí. Hãy ước lượng cụ thể nhất những khoản chi phí hay tình huống khẩn cấp không có trong kế hoạch.

Bước 5: Lên kế hoạch trải nghiệm

Loại trải nghiệm nào bạn muốn người tham dự trải qua? Và mọi người sẽ làm gì, học được gì từ sự kiện? Hãy nghĩ xem bạn có nên bao gồm những điều sau đây hay không:

Diễn giả chính.
Sản phẩm trưng bày.
Trò chơi hoặc cuộc thi.
Thảo luận bàn tròn.
Workshop
Khai vị, ăn tối hay đồ uống.
Huấn luyện hay cố vấn.

Tùy thuộc vào tính chất của doanh nghiệp, bạn có thể muốn xem xét các sự kiện 1-1. Trong một cuộc khảo sát, 91% số người được hỏi cảm thấy tham dự hoặc tổ chức sự kiện với những cuộc hẹn1-1, có kế hoạch từ trước tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng, các bên liên quan của tổ chức.

Hãy sáng tạo và cố gắng thêm yếu tố thú vị vào để gây sự chú ý. Ví dụ: bạn có thể hợp tác với các doanh nghiệp khác, tạo ra trải nghiệm độc đáo cho thị trường mục tiêu của mình?

Nếu là sự kiện giáo dục, hãy xem xét sử dụng webinar hoặc nền tảng ảo để mọi người từ các nền văn hóa và địa điểm khác nhau có thể tham dự. Thu hút những người này bằng cuộc trò chuyện trực tiếp hoặc video.

Mẹo:

Nếu quyết định phục vụ thức ăn tại sự kiện, hãy đảm bảo bạn tôn trọng một số biến thể văn hoá và tôn giáo. Ngoài ra, cung cấp những món ăn không chứa gluten, chay và thuần chay cho những người có chế độ ăn kiêng đặc biệt. Để lập kế hoạch từ trước, hãy yêu cầu khách mời cho biết sở thích của họ.

Bước 6: Quảng bá

Sử dụng các trang web như LinkedIn, Twitter, Facebook và YouTube để quảng bá cho sự kiện. Bạn cũng có thể quảng cáo nó trên trang web hoặc blog của tổ chức, trong tạp chí thương mại hoặc thông qua email, bản tin hướng tới mục tiêu.

Khi lên danh sách khách mời và gửi lời mời, bạn nên biết, chỉ một tỷ lệ nhỏ khách được mời có thể tham dự – đôi khi chỉ khoảng 20% đối tượng mục tiêu hoặc thậm chí thấp hơn nhiều. Bạn có thể phải mời rất nhiều người để có đủ người tham dự!

Có một số checklist kế hoạch sự kiện trực tuyến mà bạn có thể sử dụng cùng với bài viết này, để lên kế hoạch và quảng bá sự kiện của mình. Chúng thường bao gồm timeline các bước mà bạn nên thực hiện ở các giai đoạn cụ thể trước sự kiện.

Trong sự kiện

Nếu là chủ nhà, hãy đến địa điểm nhiều lần, giám sát việc thiết lập, giải quyết bất kỳ vấn đề nào phát sinh và đảm bảo mọi thứ được tổ chức đúng cách.

Khi khách đến, hãy chào mừng và cảm ơn họ vì đã tham dự. Sắp xếp nhân viên đứng gần cửa để lấy áo khoác, phục vụ đồ uống và đồ ăn, trả lời câu hỏi nào của khách hàng. Hãy nhớ rằng, mục tiêu của bạn là giúp mọi người cảm thấy thoải mái và được chào đón ngay khi đến – sau cùng, bạn muốn đảm bảo mọi người đều có trải nghiệm tuyệt vời!

Nếu có tài liệu phát tay, quà tặng hoặc tài liệu quảng cáo khác, đừng phát cho khách hàng khi họ vừa đến vì họ không muốn phải cầm chúng suốt sự kiện. Đặt bàn gần lối ra với những đồ vật này hoặc phát chúng sau đó trong sự kiện.

Nếu muốn khách tham dự một bài giảng hoặc buổi tập huấn kéo dài hơn 15 hoặc 20 phút, hãy đảm bảo chuẩn bị ghế và đồ uống giải khát. Sử dụng công cụ trực quan để trình bày hiệu quả, giúp khách mời có thể tương tác với những điều họ đang học, đọc bài viết Làm thế nào để cung cấp bài thuyết trình một cách tuyệt vời, giúp bạn chạy một phiên học thú vị, hiệu quả.

Sau sự kiện, hãy nhận phản hồi từ tất cả những người tham dự. Bạn có thể gửi bảng câu hỏi, bình luận, email, thư hoặc phiếu khảo sát. Cảm ơn khách mời đã đến và mời họ chia sẻ những điều họ thích, không thích về sự kiện. Phản hồi của họ sẽ giúp bạn đánh giá thành công của mình và cải thiện sự kiện trong tương lai.

Với thời gian cần thiết để lên kế hoạch và tổ chức sự kiện, bạn có thể dễ dàng quên đi lý do tại sao bạn muốn tổ chức nó. Mọi thứ có thể thay đổi trong quá trình lập kế hoạch, mọi người có thể bị cuốn hút bởi sự phấn khích của sự kiện và bạn có thể mất đi cái nhìn tổng thế về mục tiêu. Sử dụng Quản lý lợi ích đảm bảo sự kiện này đáp ứng được mong đợi và mang lại những lợi ích mong muốn.

Những điểm chính

Trong thế giới ảo ngày nay, hội nghị hoặc sự kiện khách hàng có thể không đáng giá về mặt thời gian và tiền bạc. Nhưng những sự kiện này có thể là công cụ mạnh mẽ giúp bạn xây dựng lòng trung thành của khách hàng, thu hút thị trường mới và tăng quy mô.

Khi bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện, hãy xác định mục tiêu rõ ràng. Xác định thị trường mục tiêu và chọn địa điểm phù hợp, giúp khách hàng dễ dàng tham dự. Trong suốt sự kiện, hãy chào đón khách hàng và cảm ơn họ đã đến. Sau sự kiện, hãy cảm ơn bằng thư hoặc email và yêu cầu phản hồi.

Blog