Quản lý các ưu tiên bị xung đột

Đảm bảo sự hài lòng cho cả hai bên

Khách hàng của Loan cần cô ấy hoàn thành dự án vào cuối tuần. Vấn đề là cô ấy lại đang có một dự án khẩn cấp khác cần hoàn thành cho một khách hàng khác. Không có cách nào để cô ấy có thể hoàn thành cả hai dự án đúng thời hạn.

Vậy làm thế nào để cô ấy nói với khách hàng rằng dự án này không khẩn cấp như dự án khác cô ấy đã cam kết? Và làm thế nào cô ấy có thể làm được điều này mà không làm tổn hại mối quan hệ của họ?

Giống như Loan, nhiều người trong chúng ta đều có những tình huống mà người khác hoặc nhóm đang cần sự chú ý khẩn cấp của chúng ta. Trong bài này, chúng ta sẽ xem xét một cách tiếp cận chung để quản lý các ưu tiên mâu thuẫn nhau và đảm bảo sự hài lòng cho cả 2 bên.

Xung đột ưu tiên dẫn đến điều gì?

Có thể bạn đã biết điều gì sẽ xảy ra khi bạn có những ưu tiên bị xung đột.

Trước hết, chất lượng công việc có thể bị ảnh hưởng khi bạn làm việc nhanh hơn hoặc đa nhiệm hoặc bạn có thể thấy thời hạn hoàn thành công việc muộn hơn mình đã hứa.

Hoặc, bạn có thể làm việc rất nhiều giờ để có thể thực hiện được mọi thứ. Mặc dù điều này có thể chứng minh hiệu quả trong ngắn hạn nhưng nó có thể dẫn đến sự gia tăng căng thẳng và hiệu suất thấp hơn.

Điều này có nghĩa những người phụ thuộc vào bạn đang thất vọng và nó sẽ ảnh hưởng đến danh tiếng và mối quan hệ làm việc sau này. Sau đó sẽ khiến bạn bỏ lỡ các cơ hội trong tương lai chẳng hạn như các dự án mới thú vị từ sếp hoặc khách hàng.

Cách Quản lý các ưu tiên bị xung đột

Vậy, làm thế nào bạn có thể quản lý những mâu thuẫn này một cách hiệu quả hơn và đảm bảo mọi người đều vui vẻ.

1. Lập kế hoạch làm việc hiệu quả

Bước đầu tiên là bạn cần làm rõ các ưu tiên hiện tại và quản lý lịch trình làm việc hiệu quả.

Điều này giúp bạn biết bạn có thể làm gì và khi nào, để bạn có thể thương lượng thời hạn hợp lý và quản lý kỳ vọng của mọi người khi họ đến với bạn với các dự án mới.

Trường hợp bạn không thể ép công việc vào lịch trình làm việc của mình, điều hiển nhiên là làm chậm các hoạt động không khẩn cấp hoặc không đặc biệt quan trọng.

Đôi khi, có thể không rõ ràng để xác định nhiệm vụ và dự án nào có ưu tiên cao nhất. Nếu đúng như vậy, có một số công cụ có thể giúp bạn phân loại ưu tiên một cách hiệu quả – xem thêm bài viết ưu tiên.

Một trong những công cụ ưu tiên hữu ích nhất là Nguyên tắc khẩn cấp/ quan trọng của Eisenhower. Điều này giúp bạn quyết định xem liệu một công việc hoặc dự án có thực sự cần phải được thực hiện ngay bây giờ hay không.

Khi  đã đánh giá các ưu tiên, bạn có thể kiểm tra chúng với chủ dự án, chẳng hạn như sếp và khách hàng. Việc đánh giá các ưu tiên của bạn có phù hợp với họ không?

Sau đó, đặt các nhiệm vụ và dự án vào To-Do-List hoặc Chương trình Hành động và thêm chúng vào lịch trình. Tiếp theo, bạn sẽ biết được nhiệm vụ nào đang thực hiện, nhiệm vụ nào bạn cần thương lượng thêm thời hạn mới và nhiệm vụ nào cần trợ giúp để hoàn thành đúng thời hạn.

Ưu tiên các nhiệm vụ và dự án mới và thêm chúng vào lịch trình. Đồng thời, xem lại các ưu tiên của bạn một cách thường xuyên.

2. Thương lượng Thời hạn

Khi bạn đã làm rõ các ưu tiên của mình, hãy xem xét trách nhiệm và xác định thời hạn mà bạn cần phải thương lượng lại.

Đôi khi điều này có thể đơn giản bằng việc nói rằng “Tôi đang làm cho một dự án của Tuấn mà anh ấy cần vào trưa nay. Tôi có thể làm điều này cho bạn sau đó? Các lần khác, bạn có thể đẩy thời hạn sau một vài tuần hoặc đàm phán chuyển dự án thành một phần nhiệm vụ nhỏ hơn.

Để đàm phán có hiệu quả, hãy sử dụng Đàm phán Win-Win để đảm bảo mọi người đạt được thỏa hiệp công bằng.

Ở giai đoạn này, bạn có thể thấy hữu ích cho việc xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ theo cách của mình và bạn có thể muốn nêu bật hậu quả của việc không sắp xếp lại thời hạn. (Điều này sẽ không thích hợp trong mọi trường hợp: một khách hàng sẽ không đánh giá cao việc bạn đẩy các dự án của họ ra sau để có thể hoàn thành báo cáo cho khách hàng khác.)

3. Quản lý Kỳ vọng

Điều quan trọng là bạn phải quản lý kỳ vọng của mọi người trước khi bạn thực hiện các nhiệm vụ mới.

Ví dụ: nếu bạn đang gặp gỡ với sếp về một dự án mới bạn có thể nhận, hãy truyền đạt các ưu tiên hiện tại của bạn với cô ấy và đồng ý thời hạn hoàn thành dựa trên khối lượng công việc hiện tại. Hoặc, nếu bạn vừa mới bắt đầu làm việc với một khách hàng mới, hãy cho anh ta biết bạn có thể bắt đầu trễ hơn với nhiệm vụ mới này.

Điều quan trọng là phải quản lý kỳ vọng về bất kỳ tác vụ hoặc dự án nào bạn đang làm.

Ví dụ: nếu bạn đã thực hiện chậm so với kế hoạch dự án cho người quản lý ở một bộ phận khác, hãy cho cô ấy biết rằng bạn có thể bàn giao công việc chậm hơn kế hoạch. Tuy nhiên, bạn rõ ràng không muốn tạo nên thói quen này – hãy học cách ước lượng thời gian một cách chính xác để đặt ra thời hạn thực tế và đảm bảo rằng bạn đã làm tất cả mọi thứ mà bạn có thể làm để đảm bảo thời hạn cho dự án.

4. Chuyên nghiệp

Có thể rất căng thẳng khi điều chỉnh các ưu tiên nhiệm vụ và kỳ vọng của mọi người. Sự căng thẳng này có thể khiến bạn cảm thấy muốn bỏ qua thời hạn hoặc cảm thấy tiếc cho chính mình.

Đây là lúc yếu tố chuyên nghiệp rất cần thiết. Tính chuyên nghiệp, đặc biệt là trong thời gian chịu áp lực mạnh, là điều tốt nhất thể hiện con người bạn cho những người xung quanh biết.

Ngoài ra, học cách quản lý cảm xúc hiệu quả, ngay cả khi bạn đang quá tải.

5. Linh hoạt

Cuối cùng, điều quan trọng là phải linh hoạt: có thể có những lúc bạn sẽ không thể thương lượng lại thời hạn hoặc phân công nhiệm vụ cho người khác.

Vì vậy, hãy chuẩn bị để bổ sung thêm việc nếu phù hợp để giữ cho mọi người hài lòng. Chỉ cần đảm bảo rằng điều này không xảy ra quá thường xuyên.

Bảo vệ các ưu tiên của bạn

Khi bạn phải sắp xếp lại các nhiệm vụ và dự án, sẽ có những lúc người khác không đồng ý với các lựa chọn này. Nếu điều này xảy ra, hãy thử đàm phán một thời hạn mới phù hợp với cả hai bên. Nếu họ tiếp tục khăng khăng rằng dự án hoặc nhiệm vụ của họ quan trọng hơn công việc bạn cần làm, thì bạn cần học cách bảo vệ các ưu tiên của mình, lý tưởng mà không làm tổn hại mối quan hệ giữa hai người.

Ví dụ: hãy tưởng tượng rằng bạn vừa nói với đồng nghiệp rằng bạn không thể hoàn thành báo cáo này cho đến ngày mai, bởi vì sếp đã yêu cầu bạn hoàn thành nhiệm vụ khác trong ngày hôm nay. Tuy nhiên, cô ấy không để cho điều này xảy ra, bởi vì báo cáo mà cô ấy cần sẽ chỉ mất 30 phút của bạn. Trong mắt cô ấy lúc này, bạn đang bất hợp lý.

Bắt đầu bằng cách đồng cảm. Giao tiếp với cô ấy rằng bạn hiểu tại sao cô ấy cảm thấy thất vọng hoặc buồn bã.

Sau đó, giải thích nhu cầu của bạn một cách rõ ràng, quyết đoán. Ví dụ: nhắc lại rằng bạn phải hoàn thành dự án của sếp trước 17hh30. Bạn cần phải giữ lời hứa với sếp, vì vậy điều quan trọng là bạn cần chú ý đến công việc này. Một khi bạn giải thích nhu cầu của bạn, hãy cố gắng để đạt được thỏa hiệp làm báo cáo cho cô ấy vào ngày mai hoặc đề nghị giúp cô ấy thực hiện một công việc khác vào cuối tuần.

Mẹo:

Bài viết của chúng tôi “Nói có với người, nói không với nhiệm vụ” cung cấp cho bạn các chiến lược để khẳng định mình, đồng thời duy trì mối quan hệ tốt với đồng nghiệp.

Những điểm chính

Nhiều người có những ưu tiên mâu thuẫn với nhau, khi mà người khác hay đội nhóm đang kêu gọi sự chú ý của chúng ta. Điều quan trọng là biết cách quản lý những nhu cầu này một cách hiệu quả, để mọi người đều vui vẻ.

Bắt đầu bằng cách làm rõ các ưu tiên và sắp xếp công việc một cách hiệu quả. Sau đó, sử dụng chiến lược đàm phán thích hợp để sắp xếp lại thời hạn.

Học cách quản lý kỳ vọng của mọi người một cách có hiệu quả, chuyên nghiệp ngay cả khi bạn bị áp lực và linh hoạt – đôi khi bạn phải làm thêm một số việc để giữ cho mọi người hài lòng.

Khi bạn cần phải bảo vệ các ưu tiên của mình, hãy thể hiện sự đồng cảm, nhưng hãy quyết đoán trong cách tiếp cận.