Tính toán thời gian thực tế của dự án
Bạn đã bao giờ tham gia một dự án phải hoàn thành trong một khoảng thời gian quá ngắn chưa?
Nhà tài trợ không hài lòng và các thành viên trong nhóm đã làm việc một cách vô ích. Điều này xảy ra có thể là do ai đó đã đánh giá thấp số lượng công việc cần làm để hoàn thành dự án.
Mọi người thường đánh giá thấp khoảng thời gian cần thiết để thực hiện dự án, đặc biệt là khi họ cảm thấy không quen thuộc với công việc cần phải làm.
Ví dụ, họ có thể không tính đến những sự việc bất ngờ hoặc công việc cần ưu tiên cấp bách hay tính đến sự phức tạp của công việc. Rõ ràng, điều này có thể sẽ gây ra hậu quả tiêu cực nghiêm trọng.
Đây là lý do tại sao việc ước tính thời gian một cách chính xác là rất quan trọng nếu muốn dự án thành công. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu quá trình ước lượng thời gian và khám phá một số phương pháp ước lượng mà bạn có thể sử dụng được.
Mục lục
Tại sao cần ước lượng thời gian chính xác?
Ước lượng thời gian chính xác là một kỹ năng quan trọng trong quản lý dự án. Nếu không có nó, bạn sẽ không biết dự án của mình sẽ kéo dài bao lâu và không nhận được cam kết từ những người phụ trách.
Thậm chí quan trọng hơn đối với sự nghiệp của bạn, nhà tài trợ thường đánh giá một dự án thành công hay thất bại tùy thuộc vào việc nó có hoàn thành đúng thời hạn hay không. Để trở thành nhà quản lý dự án thành công, bạn cần có khả năng đàm phán ngân sách hợp lý và hoàn thành đúng thời hạn.
Làm thế nào để ước lượng thời gian chính xác
Sử dụng những bước sau để ước lượng thời gian chính xác:
Bước 1: Hiểu những gì được yêu cầu
Bắt đầu bằng cách xác định tất cả những công việc cần làm trong dự án. Sử dụng một số công cụ như Phân tích yêu cầu kinh doanh, Các cấu trúc phân tách công việc, Phân tích khoảng trống và Drill Down để thực hiện điều này một cách hiệu quả.
Hãy dành thời gian tham gia các cuộc họp, báo cáo, truyền thông, thử nghiệm và những hoạt động khác có ý nghĩa quan trọng đối với sự thành công của dự án. (Bạn có thể tìm hiểu thêm về những hoạt động này trong bài viết Các giai đoạn và quy trình quản lý dự án.)
Bước 2: Sắp xếp các hoạt động
Bây giờ, hãy liệt kê tất những các hoạt động đã được xác định theo thứ tự cần phải xảy ra.
Giai đoạn này không cần phải thêm khoảng thời gian bạn nghĩ hoạt động sẽ diễn ra. Tuy nhiên, bạn có thể muốn lưu ý những thời hạn quan trọng. Ví dụ, bạn có thể cần làm việc với bộ phận tài chính trước khi bắt đầu thực hiện vào “cuối năm”.
Bước 3: Quyết định những người cần liên quan
Bạn có thể tự ước tính, động não cùng nhóm hoặc yêu cầu người khác góp ý.
Hãy tìm kiếm sự giúp đỡ từ những người thực sự sẽ thực hiện công việc, vì họ có thể đã rút ra được những kinh nghiệm từ trước. Vì có liên quan đến bản thân, họ sẽ có quyền sở hữu lớn hơn đối với thời gian ước lượng mình đưa ra và làm việc chăm chỉ hơn để hoàn thành kịp thời hạn đó.
Mẹo:
Nếu liên quan đến người khác, đây là thời điểm tốt để xác nhận giả định của bạn với họ.
Bước 4: Thực hiện việc ước lượng
Giờ bạn đã sẵn sàng đưa ra con số ước lượng của mình. Chúng tôi đã vạch ra một loạt các phương pháp dưới đây để giúp bạn thực hiện việc này. Cho dù bạn chọn phương pháp nào, hãy nhớ những điều cơ bản sau:
- Để bắt đầu, ước tính thời gian cho mỗi nhiệm vụ cần thiết hơn là cho toàn bộ dự án.
- Mức độ chi tiết bạn cần, phụ thuộc vào hoàn cảnh. Ví dụ: bạn chỉ cần bản phác thảo thô ước tính thời gian cho những giai đoạn dự án trong tương lai, nhưng sẽ cần ước tính chi tiết cho giai đoạn sắp tới.
- Liệt kê tất cả những giả định, loại trừ và những ràng buộc có liên quan cũng như lưu ý những nguồn dữ liệu đáng tin cậy. Điều này sẽ giúp bạn khi bị đặt câu hỏi về con số ước tính và giúp bạn xác định những khu vực gặp rủi ro nếu hoàn cảnh thay đổi.
- Giả định rằng tài nguyên của bạn chỉ được dùng trong 80% thời gian. Hãy xây dựng thời gian cho những sự kiện bất ngờ như bệnh tật, xảy ra vấn đề về cung cấp, thiết bị hỏng hóc, tai nạn, giải quyết vấn đề, họp hành.
Nếu một số người chỉ làm việc “bán thời gian” trong dự án, hãy nhớ rằng họ có thể mất thời gian khi chuyển đổi qua lại giữa những vai trò khác nhau.
- Hãy nhớ rằng mọi người thường quá lạc quan và có thể đánh giá thấp lượng thời gian họ cần để hoàn thành nhiệm vụ.
Mẹo:
Những ước tính đáng tin cậy nhất là những ước tính bạn trải qua thử thách. Điều này giúp bạn xác định những giả định và khuynh hướng không hợp lệ.
Bạn có thể yêu cầu các thành viên trong nhóm, những nhà quản lý khác hoặc đồng nghiệp chất vấn con số ước lượng của mình.
Phương pháp ước lượng thời gian
Bây giờ chúng ta sẽ xem xét những cách tiếp cận khác nhau mà bạn có thể sử dụng để ước tính thời gian. Có thể bạn sẽ thấy hữu ích nhất khi trộn lẫn những kỹ thuật này với nhau.
- Ước lượng từ dưới lên
Ước tính từ dưới lên cho phép bạn đưa ra con số ước lượng cho toàn bộ dự án. Để phân tích từ “từ dưới lên”, hãy chia nhỏ nhiệm vụ lớn thành những nhiệm vụ nhỏ và ước tính thời gian cần để hoàn thành mỗi nhiệm vụ.
Vì đang xem xét mỗi nhiệm vụ theo từng bước nên bạn có thể ước tính thời gian cần cho mỗi nhiệm vụ chính xác hơn. Sau đó bạn có thể cộng tổng thời gian cần thiết để hoàn thành kế hoạch.
Mẹo:
Mức độ chi tiết phụ thuộc vào tình huống. Tuy nhiên, càng chi tiết, mức độ chính xác càng cao.
Nếu không biết cần chi tiết đến mức nào, hãy xem xét việc chia nhỏ công việc thành các khối mà một người có thể hoàn thành trong nửa ngày. Đảm bảo, đây là một vòng tròn nhỏ nhưng nó sẽ cho bạn ý tưởng về mức độ chi tiết mà mình nên nhắm tới.
- Ước lượng từ trên xuống
Trong phân tích từ trên xuống, bạn sẽ ước tính tổng thời gian dự kiến trước, sử dụng những dự án trong quá khứ hoặc kinh nghiệm trước đó làm hướng dẫn.
Sẽ rất hữu ích nếu so sánh ước tính từ trên xuống với từ dưới lên để đảm bảo độ chính xác.
Chú thích:
Đừng cho rằng ước tính từ dưới lên là sai nếu kết quả khác biệt nhiều so với ước tính từ trên xuống. Trên thực tế, nhiều khả năng ngược lại là đúng.
Thay vào đó, hãy sử dụng ước tính từ trên xuống để thách thức tính hợp lệ của ước tính từ dưới lên và điều chỉnh chúng thích hợp.
- Ước lượng so sánh
Với ước tính so sánh, hãy xem xét thời gian thực hiện những nhiệm vụ tương tự trên những dự án khác.
- Ước lượng tham số
Với phương pháp này, bạn ước tính thời gian cần cho một sản phẩm, sau đó nhân với số lượng được yêu cầu.
Ví dụ: nếu cần tạo trang cho một website, bạn sẽ ước tính thời gian cần để tạo một trang, sau đó nhân thời gian này với tổng số trang cần thực hiện.
- Ước tính ba điểm
Để xây dựng dựa trên sự không chắc chắn, bạn có thể ước tính cho 3 trường hợp – một cho trường hợp tốt nhất, một cho trường hợp xấu nhất và một cho trường hợp có thể xảy ra nhất.
Mặc dù cách tiếp cận này đòi hỏi nỗ lực tạo ra ba ước tính riêng biệt, nó cho phép bạn đặt ra những kỳ vọng hợp lý dựa trên ước tính thực tế hơn về kết quả.
Mẹo:
Trong giai đoạn đầu của quá trình lập kế hoạch, bạn thường không biết ai sẽ đảm nhận từng nhiệm vụ – điều này có thể ảnh hưởng đến thời gian kéo dài nhiệm vụ. Ví dụ, một lập trình viên giàu kinh nghiệm sẽ có thể phát triển mô-đun phần mềm nhanh hơn những người không có kinh nghiệm.
Bạn có thể đưa điều này vào ước tính của mình bằng cách đưa ra ước tính tốt nhất, tệ nhất và có nhiều khả năng nhất, làm rõ cơ sở cho từng quan điểm.
Chuẩn bị lịch trình
Một khi đã ước tính thời gian cần thiết cho mỗi công việc, bạn có thể chuẩn bị lịch trình dự án của mình. Đưa ước tính của bạn vào danh sách hoạt động dự thảo được lập trong bước 2.
Sau đó bạn có thể tạo sơ đồ Gantt để lên kế hoạch cho các hoạt động và phân bổ nguồn lực cho dự án cũng như hoàn thành các cột mốc và thời hạn.
Mẹo:
Nếu dự án phức tạp, bạn có thể nhận ra rằng việc xác định hướng đi trong kế hoạch là rất cần thiết. Điều này sẽ giúp bạn làm nổi bật những nhiệm vụ không thể bị trì hoãn khi gần đến thời hạn hoàn thành.
Những điểm chính
Bạn cần phải ước tính thời gian một cách chính xác nếu muốn hoàn thành dự án đúng thời gian và ngân sách. Nếu không có kỹ năng này, bạn sẽ không biết dự án của mình sẽ kéo dài bao lâu cũng như không thể có được cam kết từ những người được yêu cầu giúp bạn đạt được mục tiêu.
Hơn thế nữa, bạn có nguy cơ chấp nhận những thời hạn ngắn không thể thực hiện được dẫn đến căng thẳng, mất mát và ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín.
Để ước tính thời gian hiệu quả, hãy làm theo quy trình gồm bốn bước sau:
- Hiểu những gì được yêu cầu.
- Ưu tiên hoạt động và nhiệm vụ.
- Quyết định người cần liên quan.
- Thực hiện việc ước lượng
Hãy sử dụng nhiều phương pháp ước tính để có được con số ước tính thời gian chính xác nhất.
